I.1. Mục đớch
Thụng thường một hệ thống mới được xõy dựng là nhằm để thay thế một hệ thống cũ đó bộc lộ nhiều điều bất cập. Chớnh vỡ vậy việc tỡm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sỏt và đỏnh giỏ hệ thống cũđú. Và vỡ hệ thống này đang tồn tại nờn ta gọi đú là hiện trạng. Việc khảo sỏt hiện trạng là nhằm để: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyờn mụn, mụi trường hoạt động của hệ thống; Tỡm hiểu cỏc chức năng, nhiệm vụ và cung cỏch hoạt động của hệ thống; Chỉ ra cỏc chỗ hợp ly của hệ thống, cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiờn cứu khắc phục.
I.2. Cỏc nội dung khảo sỏt và đỏnh giỏ hiện trạng
a. Xỏc định cỏc vấn đề cần giải quyết trong tổ chức và phạm vi giải quyết của từng vấn đề
Nghiờn cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống thực
Nghiờn cứu chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và sự phõn cấp quyền hạn trong thế giới thực
Thu thập và nghiờn cứu cỏc hồ sơ, sổ sỏch, tài liệu, cỏc chứng từ giao dịch và cỏc phương tiện xử lý thụng tin.
Thu thập và mụ tả cỏc quy tắc quản lý, cỏc quy trỡnh xử lý cỏc thụng tin trong hệ thống
Thu thập cỏc nhu cầu xử lý và sử dụng thụng tin
Đỏnh giỏ, phờ phỏn hiện trạng và đề xuất cỏc giải phỏp
b. Xỏc định nhúm người dựng
Xỏc định cỏc nhúm cỏn bộ trong tổ chức mà cụng việc của họ cú mối liờn hệ mật thiết với cỏc hoạt động của hệ thống thụng tin.
Việc xỏc định cỏc nhúm người dựng nhằm làm rừ những nguồn thụng tin mà họ cú thể cung cấp cũng như yờu cầu của họđối với hệ thống thụng tin mới cần xõy dựng.
c. Viết bỏo cỏo tổng hợp
Cần chỳ ý là bỏo cỏo tổng hợp phải dựa trờn những kết quả của khảo sỏt hiện trạng để cú những thụng tin tổng quỏt về hệ thống.
Nhằm giỳp cho việc đưa ra những quyết định cho những giai đoạn tiếp theo.