Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lƣu trữ tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai Thanh Oai
Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Cự Khê 5 1 2 2 2 Bích Hịa 5 1 2 2 3 Cao Viên 5 1 2 2 4 Thanh Cao 4 1 2 2 5 Bình Minh 6 1 2 2 6 Thanh Mai 8 1 2 2 7 Thị Kim Bài 6 1 2 2 8 Mỹ Hƣng 6 1 2 2 9 Tam Hƣng 6 1 2 2 10 Thanh Thùy 4 1 2 2 11 Thanh Văn 5 1 2 2 12 Đỗ Động 4 1 2 2 13 Kim Thƣ 4 1 2 2 14 Kim An 3 1 2 2 15 Phƣơng Trung 6 1 2 2 16 Hồng Dƣơng 5 1 2 2 17 Liên Châu 4 1 2 2 18 Tân Ƣớc 4 1 2 2 19 Dân Hòa 5 1 2 2 20 Cao Dƣơng 6 1 2 2 21 Xuân Dƣơng 4 1 2 2 Tổng cộng 105 21 42 42
Ngồi ra tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai cịn lập hệ thống sổ phục vụ cơng tác chuyên môn nhƣ: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, Sổ tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo, Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động. Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu. Sổ ln chuyển thơng tin địa chính với cơ quan thuế, Sổ đăng ký đất đai.
b. Thực trạng cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy đƣợc Văn phòng đăng ký thƣờng xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng tại Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hƣớng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thơng tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các cơng việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trƣờng hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
+ Trong thời gian chƣa xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tƣ này.
+ Khi nhận đƣợc thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trƣờng hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên công tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện hiện tại thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chƣa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý đƣợc đối với các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do ngƣời dân thực hiện quyền của ngƣời sử dụng đất nhƣ: chuyển đổi, chuyển nhƣợng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở; Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nông nghiệp sang đất công nghiệp, đất cơng trình cơng cộng, giao thơng có rất nhiều thiếu sót và khơng đạt u cầu do hầu hết chƣa cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức
tạp trên địa bàn và do lịch sử để lại việc đo vẽ bản đồ địa chính đối với đất nơng nghiệp khơng chi tiết theo từng thửa ruộng của từng hộ gia đình tại thời điểm giao chia ruộng giai đoạn 1993-1995, vì vậy khi thực hiện thu hồi đất nông nghiệp để chuyển sang sử dụng vào mục đích khác khó thực hiện chỉnh lý biến động. Cơng tác luân chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách cơng tác trên cịn hạn chế nên công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nơng nghiệp tại huyện Thanh Oai không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chƣa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của từng cán bộ.
c. Thực trạng cơng tác quản lý hồ sơ địa chính.
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lƣu trữ tại Chi nhánh huyện Thanh Oai gồm: 105 quyền sổ địa chính, 21 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 42 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 42 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trƣớc năm 2009 không đƣợc thực hiện đầy đủ nên số lƣợng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 42 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của văn phịng đăng ký chủ yếu ở dạng giấy. Trƣớc đây, hồ sơ địa chính đƣợc lập theo mẫu cũ và theo Thông tƣ 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 của Bộ tài nguyên và Môi trƣờng gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã giai đoạn 1995-1997; Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tƣ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng: số 17/2009/TT- BTNMT ngày 21/10/2009, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính. Văn phịng đăng ký đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hƣớng dẫn các xã cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tƣ này để vệc quản lý đƣợc đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phịng đăng ký đƣợc phân công thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ đƣợc giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thông báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Năm 2012, Văn phịng đăng ký đã số hố sổ mục kê của 21 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên do hệ
thống bản đồ địa chính của huyện đƣợc đo đạc thủ cơng từ khoảng 20 năm trƣớc, cùng với công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trƣớc cịn bng lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lƣu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Lực lƣợng cán bộ cịn mỏng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính xã, thị trấn trên địa bàn huyện còn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nhƣ giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trƣờng... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chƣa thƣờng xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính cịn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.
2.3.2 Thực trạng nguồn nhân lực làm công tác đăng ký đất đai
2.3.2.1. Căn cứ pháp lý
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Thanh Oai, tiền thân là Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất huyện Thanh Oai đƣợc thành lập tại Quyết định số 573/QĐ-UBND, ngày 13/6/2005 của UBND huyện Thanh Oai, trực thuộc và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp, tồn diện của Phịng Tài nguyên và Môi trƣờng huyện. Thực hiện Quyết định số 1358/QĐ-UBND ngày 31/3/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc thành lập Văn phòng Đăng ký Đất đai Hà Nội trực thuộc Sở Tài nguyên và Mơi trƣờng trên cơ sở tổ chức lại Văn phịng Đăng ký Đất đai Hà Nội trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng và các Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc UBND các quận, huyện, thị xã; Trong đó có Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Thanh Oai; Là đơn vị sự nghiệp dịch vụ cơng, có con dấu và hạch tốn phụ thuộc Văn phịng đăng ký đất đai Hà Nội. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Thông tƣ liên tịch số 15/2015/TTLT-BTNMT- BNV-BTC ngày 04 tháng 4 năm 2015 của Liên Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng - Bộ Nội vụ - Bộ Tài chính hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng.
2.3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
Oai có trụ sở và con dấu để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao thuộc Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trƣờng Hà Nội, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp, tồn diện của Giám đốc Văn phịng đăng ký đất đai Hà Nội và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc theo qui định của pháp luật; có chức năng tham mƣu, giúp Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội tổ chức thực hiện đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin về đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ: Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội huyện Thanh Oai
có chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:
1. Thực hiện các thủ tục về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu trên địa bàn huyện Thanh Oai đối với hộ gia đình, cá nhân, ngƣời Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài đƣợc sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
2. Thực hiện các thủ tục về Đăng ký biến động quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với hộ gia đình, cá nhân, ngƣời Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài đƣợc sở hữu nhà ở tại Việt Nam
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, chỉnh lý biến động thƣờng xuyên hồ sơ địa chính bao gồm bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai và các tài liệu nhà đất khác theo quy định đối với các đối tƣợng thuộc thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký của Chi nhánh.
4. Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc giấy) cho UBND cấp xã sử dụng.
5. Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng để xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản gắn liền với đất đối với các trƣờng hợp thực hiện thủ tục đăng ký tại Chi nhánh.
6. Lƣu trữ, quản lý và chỉnh lý tồn bộ hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính đối với tất cả các thửa đất trên địa bàn huyện, gửi thông báo chỉnh lý biến động cho UBND các xã, thị trấn để chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính đối với những trƣờng hợp thuộc thẩm quyền, kiểm tra việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa
chính của UBND cấp xã.
7. Cung cấp số liệu địa chính cho cơ quan chức năng để xác định mức thu tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, các loại thuế có liên quan đến đất đai và tài sản khắc gắn liền với đất đối với các trƣờng hợp thực hiện thủ tục đăng ký tại Chi nhánh.
8. Lƣu trữ, quản lý bản lƣu, bản sao giấy chứng nhận và các giấy tờ khác trong quá trình thực hiện đăng ký theo quy định.
9. Thực hiện trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản khác gắn liền với đất theo yêu cầu của hộ gia đình, cá nhân, tổ chức sử dụng đất trên địa bàn quản lý theo qui định chung của Sở Tài ngun và Mơi trƣờng; trích đo địa chính thửa đất, khu đất và tài sản gắn liền với đất theo kế hoạch của Giám đốc Văn phòng đăng ký, kiểm tra chất lƣợng tài liệu trích đo địa chính thửa đất do ngƣời sử dụng đất cung cấp trƣớc khi sử dụng, quản lý.
10. Cung cấp trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính và các thơng tin khác về đất đai, tài sản khác gắn liền với đất phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nƣớc và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
11. Thực hiện các hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị.
12. Thực hiện việc thu phí, lệ phí cấp giấy chứng nhận, đăng ký biến động, đăng ký giao dịch bảo đảm và và các dịch vụ công về cung cấp thông tin đất đai, tài sản gắn liền với đất, trích đo địa chính thửa đất, khu đất, trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính theo quy định của pháp luật.
13. Thực hiện quản lý cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng làm việc tại Chi nhánh theo quy chế hoạt động và quy định hiện hành.
14. Thực hiện quản lý chi tiêu tại Chi nhánh theo uỷ quyền trên cơ sở dự toán thu - chi đƣợc giao.
15. Lập báo cáo tổng hợp trong công tác quản lý đất đai, tài sản gắn liền với đất định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm và theo yêu cầu.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội giao.
2.3.2.3. Nguồn nhân lực
Tổng số cán bộ, viên chức của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội huyện Thanh Oai tính đến tháng 9 năm 2015 có 13 viên chức, và ngƣời lao động, trong đó có 9 cán bộ biên chế và 4 cán bộ hợp đồng. Trình độ chun mơn của cán bộ Văn phòng cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao, gồm 04 cán bộ có trình độ thạc sỹ, 8 cán bộ có trình độ đại học (trong đó có 5 ngƣời đang học thạc sỹ) và 01 cán bộ trình độ trung cấp (đang học đại học). Lãnh đạo quản lý có: 01 Giám đốc và 02 Phó giám đốc. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về đất đai có 05 viên chức của Văn phịng, làm công tác kiêm nhiệm.
Ở cấp xã có cơng chức địa chính xã và lao động hợp đồng giúp việc cho cơng chức địa chính xã.
2.3.2.4. Thực trạng bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận (“bộ phận một cửa”) tại Chi nhánh huyện Thanh Oai:
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận (gọi tắt là Bộ phận một cửa) thuộc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Thanh Oai chính thức đƣợc thành lập và đi vào hoạt động kể từ ngày 16/02/2012, phòng tiếp nhận riêng, diện tích 30m2
gần Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của UBND huyện Thanh Oai. Trung bình mỗi ngày làm việc có khoảng 35 đến 40 lƣợt ngƣời đến nộp hồ sơ và nhận trả kết quả theo thứ tự xếp số bằng thẻ phát số của Chi nhánh văn phịng.
Hiện nay, bộ phận một cửa có 01 Phó Giám đốc phụ trách và 04 viên chức kiêm nhiệm có quần áo đồng phục do Văn phịng đăng ký Hà Nội trang bị, luân phiên trực tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận đối với 24 đầu mục thủ tục hành chính về đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận ở mức độ 1: niêm yết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa bằng bản giấy gắn trên bảng công khai thủ tục hành chính, chƣa thực hiện thủ tục hành chính liên thơng với cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng, việc luân chuyển hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính thực hiện nghĩa vụ tài chính thực hiện luân chuyển trực tiếp dạng giấy.
phần mềm quản lý hồ sơ hành chính một cửa điện tử cấp huyện, 01 máy in A4, 01