Hình 3.10: Nhập thơng tin giấy chứng nhận
Sau khi nhập xong thông tin, bộ hồ sơ gốc sẽ được đính kèm trong phân hệ quản lý hồ sơ quét (các giấy tờ trong hồ sơ gốc được scan qua máy chuyên dụng thành định dạng file PDF). Việc tổ chức quản lý hồ sơ gốc dạng số được thiết lập theo mơ hình quản lý hồ sơ gốc tại kho của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp theo đúng tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu của ngành.
- Kết nối cơ sở dữ liệu đồ họa và cơ sở dữ liệu thuộc tính ta thu được cơ sở dữ liệu địa chính hồn thiện:
Hình 3.11: CSDL địa chính xã Tam Kỳ
3.3.6 Cập nhật, quản lý và khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu địa chính
a) Thực hiện, cập nhật và quản lý biến động:
Hệ thống ViLis cho phép thực hiện và quản lý các loại biến động sử dụng đất xảy ra trong quá trình quản lý đất đai, gồm biến động giao dịch đảm bảo; biến động chuyển quyền; góp vốn; giao, cho thuê đất; tách gộp thửa, cấp đổi, cấp lại; cấp đổi GCN có thế chấp; thu hồi GCN, biến động một phần thông tin GCN; xác nhận bổ sung, biến động do thiên tai...
Trên cơ sở dữ liệu địa chính đã xây dựng để tạo và in các Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ Cấp giấy chứng nhận, các báo cáo phục vụ cơng tác quản lý đất đai:
Hình 3.13: Lập và in các tài liệu, báo cáo liên quan
Quản lý hồ sơ địa chính với các cơng cụ cập nhật thơng tin cho hồ sơ; lập báo cáo tờ trình; báo cáo danh sách giấy chứng nhận đã cấp; tổng hợp danh sách hồ sơ địa chính.
Từ cơ sở dữ liệu địa chính in ra: - Giấy chứng nhận;
- Bản đồ địa chính;
- Sổ Mục kê đất đai và Sổ Địa chính ;
- Biểu thống kê, kiểm kê đất đai, các biểu tổng hợp kết quả cấp Giấy chứng nhận và đăng ký biến động về đất đai;
- Trích lục bản đồ địa chính, trích sao hồ sơ địa chính của thửa đất hoặc một khu đất (gồm nhiều thửa đất liền kề nhau);
Từ những kết quả triển khai thử nghiệm xây dựng CSDL địa chính ở xã Tam Kỳ bằng phần mềm ViLis 2.0, đề tài có một số nhận xét sau:
1. Mơ hình CSDL đi ̣a chính được xây dựng bởi phần mềm ViLis 2.0 đã mô tả được mối quan hệ khá phức tạp giữa thửa đất và người sử dụng trong rất nhiều tình huống xảy ra trong thực tế.
2. Tuy nhiên, để có thể triển khai rộng rãi trong thực tế và phù hợp hơn nữa với nhu cầu quản lý đất đai ở huyện Kim Thành thì ViLis cũng như CSDL của nó cần có một số vấn đề phải giải quyết, hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu rất đa dạng của các địa phương trong quản lý thông tin đất đai:
- Bổ sung các chức năng biên tập, phân tích, xử lý dữ liệu khơng gian.
- Đồng bộ hóa tốt hơn nữa các thao tác làm việc với dữ liệu không gian và với dữ liệu thuộc tính.
- CSDL địa chính của ViLis cũng thể hiện được các biến động trên bản đồ và hồ sơ như tách thửa, gộp thửa, biến động do thiên tai, cấp đổi, cấp lại, xác nhận bổ sung,…Tuy nhiên cần bổ sung thêm các biến động về thay đổi mốc giới hành lang an toàn, thay đổi về mốc giới, đường địa giới hành chính các cấp, thay đổi ranh giới hoặc tạo lập mới về đường giao thơng, kênh ngịi, sơng suối,…
- Nâng cao chất lượng để phần mềm chạy ít lỗi và ổn định hơn.
- Khi xây dựng CSDL địa chính cần có sự thống nhất và phối hợp giữa các cơ quan như Địa chính, Xây dựng, Thuế,…để đảm bảo một lần làm, sử dụng nhiều lần.
3.4 Đánh giá hiệu quả xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính bằng phần mềm ViLis 3.4.1 Hiệu quả về kinh tế:
Liên hệ với thực tiễn quản lý đất đai hiện nay với những nội dung xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính của Thơng tư số 04/2013/TT-BTNMT ngày 24/4/2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, chúng ta thấy rõ về hiệu quả kinh tế - tài chính của việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính ở các mặt như sau:
- Bản đồ địa chính sau khi đo đạc chính quy được quản lý chặt chẽ hơn, đáp ứng kịp thời cho yêu cầu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất.
- Bản đồ địa chính được chỉnh lý biến động thường xuyên, phù hợp với hiện trạng sử dụng đất ở thực địa.
- Dữ liệu bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính được liên kết chặt chẽ và là mắt xích khơng thể tách rời nhau trong q trình quản lý và giao dịch điện tử.
- Các tác nghiệp về quản lý đất đai bằng thủ công được tin học hóa, tiết kiệm được lao động và thời gian, nhưng năng suất và hiệu quả rất lớn.
3.4.2 Hiệu quả về xã hội
- Hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai huyện Kim Thành cung cấp dữ liệu cơ bản cho các hệ thống thông tin khác trên địa bàn tỉnh, tránh sự đầu tư trùng lặp từ đo vẽ ngoại nghiệp đến chuẩn hóa dữ liệu.
- Duy trì cập nhật thơng tin trên bản đồ số và hệ thống cơ sở dữ liệu tài nguyên đất, điều này sẽ tiết kiệm kinh phí khơng nhỏ để cập nhật thông tin các chương trình thống kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của UBND các cấp và đảm nhiệm được các cơng việc đó một cách nhanh chóng, chính xác.
- Vấn đề về tài nguyên và môi trường, đặc biệt trong lĩnh vực đất đai thường là vấn đề bức xúc trong xã hội, CSDL đất đai được được xây dựng với tinh thần phục vụ nhân dân và công khai thông tin về tài nguyên và môi trường. Điều này sẽ làm cho nhân dân và các chủ đầu tư tin tưởng, hiểu rõ và tự nguyện thực hiện các nghĩa vụ về tài nguyên và môi trường theo đúng Luật pháp quy định.
- Hệ thống quản lý CSDL đất đai giúp ổn định về kinh tế - xã hội nói chung, góp phần vào việc kêu gọi đầu tư và UBND các cấp có thể đưa ra các chính sách thích hợp để phát triển kinh tế - xã hội.
3.5 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác đăng ký đất đai và xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính cấp xã
3.5.1 Khó khăn trong q trình đăng ký đất đai và xây dựng CSDL địa chính
3.5.1.1 Khó khăn trong q trình đăng ký đất đai
Người dân chậm trễ trong việc đến đăng ký biến động, nên thực tế thửa đất đã có sự thay đổi về chủ sử dụng, mục đích song trên bản đồ và hồ sơ chưa cập nhật.
Ở cấp xã việc quản lý hồ sơ trên giấy nên thông tin riêng lẻ, rời rạc. Hồ sơ đã đăng ký biến động nhưng cịn chưa được cập nhật vào sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy.
3.5.1.2 Khó khăn trong q trình xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính
Qua thực tế nghiên cứu việc triển khai cơng tác xây dựng CSDL địa chính tại huyện Kim Thành, tơi nhận thấy khó khăn lớn nhất là cách tiếp cận để thay đổi tư duy, thói quen, cách làm việc cũ. Bên cạnh đó, cịn một số những hạn chế ảnh hưởng đến quá trình xây dựng CSDLĐC sau:
- Thành phần hồ sơ lưu trữ không tập trung: Quyết định, hóa đơn thực hiện nghĩa vụ tài chính….lưu riêng rẽ nên mất thời gian để ghép lại cùng bộ hồ sơ do đó để tìm được dữ liệu tốt nhất và chính xác nhất gặp nhiều khó khăn.
- Về phần mềm: hệ thống phần mềm ViLis các thanh cơng cụ chỉnh sửa bản đồ cịn khó khăn.
- Đối với các hồ sơ chỉ có GCN mới cấp sau khi có biến động mà khơng có hồ sơ đính kèm gây khó khăn cho việc chỉnh lý trên bản đồ do không xác định được thửa gốc cần chỉnh lý.
- Một số hồ sơ bị mờ chữ, mất góc…gây khó khăn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu thuộc tính do khơng xác định được chính xác thơng tin, dễ dẫn đến nhầm lẫn trong việc nhập dữ liệu.
- Trong quá trình cấp GCN, địa phương cịn sai sót trong nhập thời gian ngày tháng, tên chủ sử dụng…VD: trong GCN để ngày sinh là 30.2, phần mềm không thể nhập dữ liệu được.
- Một số thửa đất là đất nông nghiệp, nhưng đã được bán đấu giá và cấp GCN cho chủ nhưng thửa đất đó vẫn nằm trong bản đồ nông nghiệp, chưa chỉnh lý vào bản đồ địa chính mới, gây khó khăn trong cơng tác rà sốt thửa đất trên bản đồ.
3.5.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả đăng ký đất đai, xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu địa chính
Xuất phát từ những khó khăn trong q trình đăng ký đất đai và xây dựng CSDLĐC và thực tế nghiên cứu tìm hiêu, tác giả đưa ra những nhóm giải pháp sau:
3.5.2.1 Nhóm giải pháp về pháp luật
- Trong việc quản lý và sử dụng quỹ đất thường xảy ra mâu thuẫn nên nhà nước đã ban hành nhiều nghị định, thơng tư nhằm giải quyết các mẫu thuẫn đó. Nhưng do các thông tư, nghị định chỉ được ban hành trong thời gian ngắn để giải quyết nhanh các mâu thuẫn phát sinh nên chưa có tính đồng bộ, thống nhất với nhau, từ đó dẫn đến việc khai thác kém hiệu quả quỹ đất được nhà nước giao. Các bộ luật như Luật Đất đai, Luật Xây dựng, Luật Nhà ở, Luật đầu tư, Luâ ̣t Khiếu nại, tố cáo,…và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành thay đổi liên tục và tồn tại một số mâu thuẫn gây khó khăn trong việc lập hồ sơ đăng ký, cấp GCNQSDĐ, từ đó ảnh hưởng đến việc thiết lập CSDL địa chính.
Ví dụ. Tính đến đầu năm 2009, ở nước ta đang có 5 loại Giấy chứng nhận tồn
tại gồm: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (theo Luật Đất đai năm 2003); giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở; giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở (theo Luật Nhà ở); giấy chứng nhận quyền sở hữu cơng trình (theo Luật Xây dựng); giấy chứng nhận sử dụng trụ sở thuộc sở hữu Nhà nước (theo Quyết định số 20/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chính). Mỗi loại GCN được cấp chỉ xác lập một quan hệ sử dụng hoặc sở hữu, trong khi yêu cầu đơn giản hoá thủ tục hành chính, tập trung một đầu mối quản lý, tạo thuận lợi cho các quan hệ giao dịch về đất đai và tài sản trên đất là rất cấp thiết. Bản thân tên gọi của từng loại GCN cũng không đủ khả năng điều chỉnh quan hệ chung cả về quyền sử dụng đất và sở hữu tài sản trên đất. Việc có quá nhiều loại GCN và do nhiều đầu mối tham gia quản lý làm
phức tạp các quan hệ xã hội liên quan đến đất đai và tài sản trên đất, gây bức xúc trong nhân dân, làm lãng phí thời gian, tiền bạc của nhân dân và Nhà nước.
Hiện nay, để dần khắc phục sự chồng chéo giữa các loại Giấy chứng nhận, Chính phủ đã ban hành Nghị định 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 quy định về việc thống nhất cấp một loại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất. Tuy nhiên, khi triển khai nghị định trong thực tế cũng gặp rất nhiều khó khăn do thủ tục còn phức tạp và thiếu hướng dẫn cụ thể.
Do đó, cần có sự ổn định và thống nhất trong hệ thống chính sách pháp luật của nhà nước, đồng thời bổ sung và hoàn chỉnh cho đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đất đai hiện nay nói chung và thiết lập CSDL địa chính nói riêng. Các bộ luật, nghị định, thông tư ban hành phải có sự thống nhất, và thời hạn thi hành hiệu lực lâu dài, nhằm tạo ra sự thống nhất nói chung, từ đó giải quyết được mâu thuẫn trong việc thực thi các quyết định của nhà nước và thiết lập một CSDL địa chính ổn định và có tính kế thừa cao.
Ngồi ra, hệ thống văn bản pháp luật cũng cần có những quy định, lộ trình cụ thể để việc xây dựng CSDL địa chính phải được coi là cơng tác bắt buộc tại các cơ quan quản lý Nhà nước về đất đai, chứ không chỉ là thứ tự ưu tiên, khuyến khích hay xây dựng mơ hình điểm ở một vài huyện như hiện nay. Song song với quá trình xây dựng, Nhà nước cũng cần nghiên cứu tạo hành lang pháp lý để duy trì, khai thác CSDL địa chính cho hiệu quả, hình thành CSDL địa chính cấp quốc gia hiện đại và phục vụ đa mục tiêu.
- Để bảo đảm thực hiện việc đăng ký đất đai và xây dựng CSDL đi ̣a chính với chất lượng cao nhằm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý của hồ sơ địa chính, khơng chỉ địi hỏi phải triển khai thực hiện các yêu cầu về tính đầy đủ, hợp lý, đồng bộ của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật; mà cịn tính đầy đủ, phù hợp của quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai; tính đầy đủ, hợp lý của hệ thống định giá đất, thuế đất; giải quyết kịp thời, hiệu quả, dứt điểm các vụ việc về tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về đất đai và hoàn thiện các quy định chuẩn dữ liệu địa chính một cách thống nhất trong cả nước.
- Hồ sơ địa chính là tài liệu được sử dụng thường xuyên trong công tác quản lý nhà nước về đất đai. Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp với hiện trạng sử dụng đất. Do đó, vấn đề quản lý và xây dựng CSDL địa chính trở nên rất dễ dàng trong mơ hình quản lý đất đai tập trung ở 1 cấp và phức tạp trong mơ hình quản lý đất đai phân thành nhiều cấp. Bởi vì, trong hệ thống quản lý nhiều cấp, việc đồng bộ về hồ sơ địa chính giữa các cấp quản lý trở thành yêu cầu nhất thiết phải thực hiện. Hồ sơ địa chính nước ta được phân thành 3 cấp quản lý là tỉnh, huyện, xã. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh có chức năng lập và quản lý tồn bộ hồ sơ địa chính gốc đối với tất cả các thửa đất thuộc phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh; cấp bản sao hồ sơ địa chính từ hồ sơ địa chính gốc cho Văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện và ủy ban nhân dân cấp xã.
Hơn nữa, ở hầu hết các nước trên thế giới hệ thống đăng ký là một cấp. Vì vậy, vấn đề xây dựng CSDL địa chính thống nhất trở lên đơn giản và nhanh chóng. Ngược lại, ở nước ta hệ thống đăng ký 2 cấp (cấp huyện và cấp tỉnh) thì vấn đề cũng trở lên phức tạp hơn rất nhiều. Do đó, trong tương lai việc đơn giản hóa bộ máy quản lý và tổ chức thực hiện để nhà nước – đại diện chủ sở hữu có thể nắm bắt được các thông tin về đất đai một cách chính xác, kịp thời và đảm bảo được mối quan hệ gần gũi giữa Nhà nước và người dân là yêu cầu cấp thiết đặt ra và phù hợp với xu thế chung của thế giới. Khi đó việc thiết lập CSDL địa chính sẽ trở lên đơn giản hơn.
- Ở nước ta, đối với đất, đăng ký là bắt buộc và đối với nhà ở, đăng ký là không bắt buộc. Trong khi ở các nước phát triển thì đăng ký đất đai đã đạt tới mức độ tự giác tức là không bắt buộc. Đối với những người đi đăng ký thì nhà nước sẽ bảo hộ về mặt pháp lý, lúc kiện tụng nhà nước sẽ xác định là đã đăng ký và ranh