PHẦN 2 : KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
2.2 Phân tích hoạt động bán hàng của công ty TNHH sản xuất và
2.2.2 Quy trình bán hàng của công ty TNHH sản xuất và thương
hạt giống Việt Nhật:
2.2.3.1 Quy trình bán hàng cá nhân
(Nguồn: Phịng hành chính)
Sơ đồ 2.2 Quy trình bán hàng cá nhân của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại hạt giống Việt Nhật:
Bước 1: Tìm kiếm nhu cầu khách hàng:
Đây chính bước đầu tiên và vơ cùng quan trọng trong quy trình bán hàng, các nhân viên thị trường sẽ tìm kiếm khách hàng mục tiêu dựa trên các thông tin từ thị trường như quy hoạch vùng trồng rau mới ở những địa phương nào? Sản phẩm rau chủ lực của địa phương đó là gì? Và mùa vụ gì trồng cây rau nào, từ đó tỏng hợp thơng tin lại xác định phân khúc thị trường chuẩn bị hướng đến. Bước 2: Lên kế hoạch chuẩn bị:
Tìm kiếm nhu cầu khách hàng hàng
Lên kế hoạch chuẩn bị
ffdsppdcsdpphẩmphẩkếkếPhâmpphẩmpjhphẩ mphẩm
Tiếp cận khách hàng
Giới thiệu sản phẩm
Tiếp nhận ý kiến phải hồi
Chốt đơn hàng
30 Nhân viên bán hàng cá nhân cần chuẩn bị nội dung cho cuộc hội thoại với khách hàng. Chắc chắn không phải khách hàng nào cũng đồng ý dành nhiều thời gian để nghe bạn nói, đặc biệt là đối tượng các hộ nông dân, các chủ trang trại rau lớn, thơng tin họ cần chủ yếu là “Giống rau gì?”, “Năng suất sản
lượng”,..chính vì vậy, các nội dung chính muốn truyền tải tới khách hàng cần phải ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, theo một trình tự hợp lý, logic để khách hàng có thể nắm bắt được các ý chính. Ngồi ra, việc liệt kê ra các mục tiêu cần phải đạt được trong cuộc hội thoại sẽ giúp cho việc dẫn dắt cuộc hội thoại đi đúng hướng.
Bước 3: Tiếp cận khách hàng:
Công ty sẽ cử các đoàn đến tận địa phương để tư vấn sản phẩm, người được cử đi thường là các nhân viên được đào tạo về lĩnh vực nơng nghiệp, có kiến thức nền về sản xuất nơng nghiệp để có thể giải đáp các thắc mắc của khách hàng, Ngồi ra cịn u về ngoại hình, giọng nói và kỹ năng giao tiếp để tạo được thiện cảm với khách hàng.
Bước 4 Giới thiệu sản phẩm:
Nhân viên bán hàng phải là người hiểu rõ sản phẩm của công ty hơn ai hết, các thông tin về tên giống, xuất sứ, thời vụ và cách gieo trồng là những yếu tố cơ bản để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.
Bước 5: Tiếp nhận ý kiến phản hồi:
Ngoài việc giới thiệu sản phẩm, nhân viên bán hàng còn phải biết lắng nghe các ý kiến đến từ khách với thái độ nghiêm túc và cởi mở để khách hàng cảm thấy họ luôn được tôn trọng.
Bước 6: Chốt đơn hàng:
Nhân viên sẽ xin thông tin từ khách hàng về địa chỉ, số điện thoại, số lượng mặt hàng để tư vấn trong q trình trồng thử nếu có phát sinh vấn đề. Bước 7. Chăm sóc khách hàng sau mua:
31 Đây chính là một bước nữa mà ít các doanh nghiệp làm, cơng ty Việt Nhật sau nhiều năm sản xuất và kinh doanh đã nhận thấy rằng đây là cơ hội để đưa thương hiệu đến gần với người nơng dân hơn, vì trong q trình trồng rau sẽ phát sinh thêm vấn đề như tỷ lệ nảy mầm kém, cây rau bị bệnh,… chính vì thế cơng ty ln giữ lại thơng tin khách hàng để hỗ trợ người nông dân kịp thời nhất.
2.2.3.2 Quy trình bán hàng qua các đại lý:
Nguồn: Phịng hành chính
Sơ đồ 2.3 Quy trình bán hàng qua các đại lý của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại hạt giống Việt Nhật:
Bước 1: Xác nhận đơn hàng:
Thông thường các đại lý sẽ liên hệ với công ty qua email hoặc số điện thoại, nhân viên sau khi nhận cuộc gọi sẽ ghi lại với bên đại lý các thông tin: Số lượng đặt hàng, số lượng mặt hàng, phân loại sản phẩm, mẫu mã, thương hiệu, thời gian nhận hàng… sau đó nhân viên sẽ check trên hệ thống xem lượng hàng tồn kho và dự kiến thành phẩm để xuất đi, sau khi check lại đầy đủ với hóa đơn của khách, nhân viên sẽ xác nhận lại với khách hàng một lần nữa.
Ngồi ra, nhân viên cịn đưa ra các thơng tin về chương trình chiết khấu giảm giá hoặc các sản phẩm khác cùng giá thành mà vượt trội hơn để khách hàng có thể lựa chọn, điều này sẽ làm cho mối quan hệ với khách hàng tốt đẹp hơn và họ sẽ có thiện cảm hợp tác lâu dài hơn với công ty.
Xác nhận đơn hàng
Xử lý đơn hàng
Bán hàng
32 Bước 2: Xử lý đơn hàng:
Đơn hàng sau khi được xác nhận sẽ được chuyển đến bộ phận kho để tiến hành bốc hàng lên xe và kiểm kê lại đúng số lượng, đúng mẫu mã yêu cầu để vận chuyển đến địa chỉ nhận hàng, mỗi đơn hàng sẽ được kẹp bill lại để giao đến khách hàng.
Nếu trong qúa trình xử lý gặp vấn đề phát sinh như thiếu hàng hay chậm tiến độ giao hàng thì nhân viên hoặc giám đốc sẽ liên lạc với bên mua để có phương án xử lý sớm nhất.
Bước 3: Bán hàng:
Cơng ty sẽ trích hóa đơn mua cho đại lý mua hàng và nhận tiền thanh tốn qua nhiều hình thức như thanh tốn khi nhận hàng, chuyển khoản sau khi nhận hàng và trả trước khoản cố định. Nếu trường hợp các đại lý mua nợ tiền thanh tốn thì sẽ viết giấy nợ có chữ ký của đại lý và cuối năm tiến hành thu công nợ.
Bước 4: Chăm sóc khách hàng sau mua:
Cũng giống như bán hàng cá nhân, bước chăm sóc khách hàng sau mua cũng để tạo niềm tin cho các đại lý và hợp tác lâu dài về sau. Nhưng đối với các đại lý, việc chăm sóc khách hàng phức tạp hơn vì liên quan đến các điều khoản và chính sách, cơng ty có thể áp chỉ tiêu doanh số cho các đại lý cấp 1 và có nhiều ưu đãi cho những đại lý đạt hoặc vượt chỉ tiêu đưa ra.
33