2 3 Phân tích phần mềm quản lý bán hàng trong cơng ty Nội thất DTF
2.1 3 Xác định yêu cầu hệ thống quản lý bán hàng
Để tìm hiểu và phân tích được các chức năng của phần mềm ứng dụng, tác giả đã sử dụng ba phương pháp để tiếp cận và thu thập thông tin: Phương pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và quan sát người sử dụng.
+ Phương pháp phỏng vấn:
“Tác giả đã tiến hành gặp trực tiếp kế toán, nhân viên kinh doanh tại công ty CP Nội thất DTF để đặt ra câu hỏi và ghi chép lại các câu trả lời nhằm mục đích thu thập thơng tin để xây dựng nên phần mềm ứng dụng. Nhân viên kế toán tại
phịng Tài chính kế tốn và Nhân viên kinh doanh tại phịng Marketing là hai đối tượng chủ yếu được phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn tác giả tập trung vào các công việc hàng ngày của hai đối tượng phỏng vấn và những những việc cần thực hiện khi phát sinh giao dịch. Tác giả đặt câu hỏi về những thao tác hay công việc các đối tượng mong muốn được tự động hóa để làm tư liệu cho việc thiết kế phần mềm ứng dụng. Sau khi có kết quả phỏng vấn, tác giả tiến hành phân tích và tổng hợp để bổ sung thông tin vào sơ đồ hệ thống đã được phác thảo.
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu:
Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại cơng ty, tác giả có thu thập được thơng tin về Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty CP Nội thất DTF, tình hình tài chính của cơng ty qua các năm, nhiệm vụ của các phịng ban và cá nhân. Để từ đó có tiền đề để phát triển các thơng tin đầu và và đầu ra của phần mềm ứng dụng. Tác giả đã thu thập được hình ảnh giấy đăng ký kinh doanh, mẫu Phiếu báo giá và Hóa đơn giá trị gia tăng VAT của công ty. Qua các giấy tờ, tài liệu thu thập được, tác giả đã hiểu được thủ tục và quy trình làm việc, giao dịch của các nhân viên, cán bộ trong tổ chức.
+ Phương pháp quan sát người sử dụng:
Qua các phương pháp lấy thông tin trực tiếp như phương pháp phỏng vấn và phương pháp nghiên cứu tài liệu, tác giả có sử dụng phương pháp lấy thông tin một cách gián tiếp, quan sát người sử dụng. Những thông tin như tuần tự cơng việc hay cách xác minh hợp đồng, hóa đơn, hay những yêu cầu về thói quen cá nhân của người sử dụng…được thu thập bằng phương pháp quan sát.
Qua các phương pháp để thu thập thông tin, tác giả phác thảo ra các chức năng mà phần mềm ứng dụng cần đáp ứng như sau:
+ Quản lý các cơ sở dữ liệu ban đầu: như danh mục về khách hàng, danh mục về hàng hóa hay danh mục về nhân viên và các danh mục khác. Đối với việc
giao dịch cần thực hiện được các chức năng cơ bản như thêm mới, chỉnh sửa thơng tin, xóa dịng thơng tin, lưu trữ thơng tin hay lọc các dữ liệu theo yêu cầu. + Quản lý và tính tốn các giao dịch phát sinh: Khi có giao dịch phát sinh, thì hợp đồng được lập. Phần mềm ứng dụng cần đáp ứng được yêu cầu lập Hợp đồng với các chức năng tương tự như thêm mới, chỉnh sửa, xóa dữ liệu hay lọc hợp đồng theo yêu cầu.
+ Đưa ra và in các báo cáo khi có yêu cầu: các yêu cầu về danh sách Sản phẩm, hay danh sách Nhân viên, Hợp đồng để phục vụ các yêu cầu khác; các yêu cầu về tính toán Doanh thu theo từng kỳ hoạt động. “ (Tú, 2010)