3 Thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong công ty Cổ phần Nội thất DTF
3.2 3 Thiết kế giao diện vào
3.2.1a, Form chính (mainform)
Sau khi người dùng thực hiện chức năng Đăng nhập thành công, giao diện chính của phần mềm (Xem hình 3.11) sẽ xuất hiện trên màn hình.
Hình 3.16 Giao diện form chính
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Thanh menu của phần mềm gồm 4 mục chính: Hệ thống, Danh mục, Chức năng nghiệp vụ và Trợ giúp.
- Mục Hệ thống bao gồm các chức năng như: Quản lý người dùng, Đổi mật khẩu, Phân quyền người sử dụng, Đăng xuất và Thốt. (Xem hình 3.12)
Hình 3.17 Mục Hệ thống
Trong phạm vi phần mềm này, tác giả đã hoàn thành các chức năng Đăng xuất, Đổi mật khẩu.
- Mục Danh mục gồm : Danh mục Hợp đồng, Danh mục Khách hàng, Danh mục Loại sản phẩm, Danh mục Nhà cung cấp, Danh mục Nhân viên, Danh mục Phòng ban, Danh mục Chi nhánh, Danh mục Sản phẩm. (Xem hình 3.13)
Hình 3.18 Mục Danh mục
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Mục Chức năng nghiệp vụ bao gồm: Lập Bảng báo giá, Lập Hợp đồng, Lập báo cáo Doanh thu, Lợi nhuận. (Xem hình 3.14)
Hình 3.19 Mục Chức năng nghiệp vụ
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Mục Trợ giúp bao gồm: Giới thiệu công ty, Hướng dẫn sử dụng (Xem hình 3.15)
Hình 3.20 Mục Trợ giúp
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Trên form menu chính của phần mềm, tác giả có thiết kế các chức năng nhanh như
Lập Bảng báo giá, Lập Hợp đồng, Thêm sản phẩm mới. Đây đều là các chức năng được thực hiện với tần suất cao.
- Chức năng nhanh Lập bảng báo giá
Các chức năng hay giao diện của Lập bảng báo giá (Xem hình 3.16) tại form chính của phần mềm được thiết kế giống với form Lập báo giá.
Hình 3.21 Giao diện chức năng nhanh Lập bảng báo giá
Trong phạm vi phần mềm này, tác giả chưa hoàn thành các chức năng trong chức năng Lập bảng báo giá.
- Chức năng nhanh Lập Hợp đồng (Xem hình 3.17)
Hình 3.22 Giao diện chức năng nhanh Lập Hợp đồng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Chức năng chính của form Lập Hợp đồng tại đây là lập một hợp đồng mới. Nó được thiết kế dựa trên form Lập Hợp đồng trong phần Danh mục.
Trong phạm vi phần mềm, tác giả chưa hoàn thành các chức năng cho form này. - Chức năng nhanh Lập sản phẩm mới (Xem hình 3.18)
Hình 3.23 Giao diện chức năng nhanh Thêm sản phẩm mới
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Với chức năng chính là thêm một sản phẩm mới, để giúp việc lập hợp đồng thuận tiện hơn, chức năng Thêm sản phẩm mới được thiết kế đơn giản với các nút chức năng Thêm sản phẩm và Lưu sản phẩm mới.
3.2.2b, Các form Hệ thống
1, Form Đăng nhập (frmDN)
Form Đăng Nhập sẽ xuất hiện đầu tiên khi người dùng mở phần mềm.
- Mỗi người dùng khi muốn sử dụng các chức năng phần mềm đều cần thực hiện chức năng Đăng nhập đầu tiên. Mỗi nhân viên hay người quản lý sẽ được công ty cấp một tài khoản, người sử dụng dùng tài khoản đã được cấp đó để đăng nhập vào hệ thống.
- Phần mềm sử dụng các thông tin sau để đăng nhập + Tên đăng nhập: khanhhoa
Hình 3.24 Giao diện form Đăng nhập
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Phần mềm gồm nơi để người sử dụng nhập tài khoản và mật khẩu cá nhân, cùng với 3 nút chức năng Đăng nhập, Đổi mật khẩu và Thoát.
- Người sử dụng nhập tên đăng nhập vào phần textbox bên cạnh biểu tượng
và nhập mật khẩu vào phần textbox bên cạnh biểu tượng . Mật khẩu mà người sử dụng nhập sẽ được thay thế bằng ký tự *** để đảm bảo tính bảo mật. Trong trường hợp người sử dụng muốn mật khẩu hiện lên với các ký tự bình thường đã nhập, người sử dụng sẽ tích vào ơ checkbox . Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin tài khoản, người sử dụng nhấp vào nút Đăng nhập
bên dưới. Nếu thông tin tài khoản được phần mềm xác minh là đúng, phần mềm sẽ chuyển đến Form chính (mainform). Nếu người sử dụng nhập sai một trong hai thông tin về tài khoản mà vẫn thực hiện chức năng Đăng nhập, thì phần
mềm sẽ gửi đến một thơng báo (Xem hình 3.20) sau khi người sử dụng thực hiện nút Đăng nhập.
Hình 3.25 Thơng báo phần mềm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Người sử dụng có thể nhấp nút Retry để thử đăng nhập lại hoặc nhấp nút Cancel
để bỏ hành động đăng nhập.
Trong trường hợp người sử dụng muốn đổi mật khẩu cho tài khoản của mình, nhấn nút Đổi mật khẩu để thực hiện thao tác đổi mật khẩu cho tài khoản cá nhân. Khi đó, form Đổi mật khẩu sẽ xuất hiện sau thao tác. Nút Thoát được thiết kế khi người sử dụng muốn thốt, khơng thực hiện chức năng đăng nhập. 2, Form Đổi mật khẩu (FrmDMK)
- Form Đổi mật khẩu được sử dụng khi người dùng muốn thay đổi mật khẩu cho tài khoản cá nhân. Mọi người dùng có tài khoản đều có quyền được sử dụng các chức năng trong form này.
Hình 3.26 Giao diện form Đổi mật khẩu
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Để thực hiện chức năng Đổi mật khẩu, người dùng nhập tên đăng nhập vào ô
textbox bên cạnh biểu tượng . Sau đó nhập mật khẩu cũ của tài khoản vào ô
Mật khẩu cũ, và nhập mật khẩu mới vào hai ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới. Nút Đăng nhập được thực hiện sau khi đã hoàn tất việc nhập dữ liệu. + Khi người dùng chưa cung cấp mật khẩu cũ hoặc nhập sai mật khẩu cũ, phẩn mềm sẽ gửi một thơng báo (Xem hình 3.22) đến người sử dụng.
Hình 3.27 Thơng báo phần mềm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Khi có thơng báo này, người dùng cần kiểm tra lại mật khẩu cũ của mình. + Khi người dùng chưa nhập các ký tự cho mật khẩu mới, phần mềm sẽ gửi thơng báo (Xem hình 3.23) về trên màn hình.
Hình 3.28 Thơng báo phần mềm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
+ Khi người dùng nhập mật khẩu mới và xác minh lại mật khẩu mới không trùng khớp, phần mềm sẽ gửi thơng báo (Xem hình 3.24).
Hình 3.29 Thơng báo phần mềm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Lúc này, người dùng cần kiểm tra và nhập lại vào ô Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới.
+ Khi mật khẩu để xác minh lại chưa được nhập, thơng báo (Xem hình 3.25) sẽ được gửi về.
Hình 3.30 Thơng báo phần mềm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
+ Sau khi hoàn tất các yêu cầu từ phần mềm, nếu người dùng đã thực hiện đổi mật khẩu thành công, hệ thống sẽ gửi một thơng báo (Xem hình 3.26) lên màn hình.
Hình 3.31 Thơng báo phần mềm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Nút Thoát được sử dụng khi người dùng muốn đóng form Đổi mật khẩu.
3.2.3 c, Các form Danh mục
1, Form Danh mục Hợp đồng (FrmHD)
Danh mục Hợp đồng có chức năng lưu trữ các Hợp đồng đã được lập trong quá trình giao dịch kinh doanh của công ty.
Giao diện form Danh mục Hợp đồng (Xem hình 3.27) được thiết kế như sau:
Hình 3.32 Giao diện form Danh mục Hợp đồng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Những kế toán viên hoặc nhân viên bán hàng sẽ là đối tượng chủ yếu sử dụng form Danh mục Hợp đồng. Form Danh mục
- Hợp đồng được sử dụng khi có nhu cầu xem lại một hợp đồng đã từng được ký kết.
- Form được xây dựng theo kết cấu sau:
+ Phần trên là phần thể hiện Thông tin chung của hợp đồng như Mã hợp đồng, Tên dự án, Ngày lập, Khách hàng, Nhân viên lập, Phương thức thanh toán. + Phần datagridview thể hiện danh sách các Hợp đồng đã lập và datagridview còn lại thể hiện chi tiết một hợp đồng đã được chọn.
+ Phần bên phải của form là các nút chức năng giúp người dùng thực hiện thao tác với dữ liệu.
- Chức năng của form Danh mục Hợp đồng
+ Chức năng tìm kiếm: khi người dùng nhập từ khóa tìm kiếm vào ơ Nhập từ khóa, danh sách những hợp đồng phù hợp với từ khóa tìm kiếm sẽ được kiệt kê trong datagridview bên dưới.
ô Từ ngày và ô Đến ngày. Sau đó thực hiện thao tác với nút
(Lọc dữ liệu). Kết quả sẽ trả về những hợp đồng được lập trong thời gian được đưa ra.
+ Nút chức năng (Thêm mới) được sử dụng khi người dùng muốn lập một Hợp đồng cho giao dịch mới. Khi thực hiện thao tác với nút này, form Lập hợp đồng sẽ được gọi ra.
+ Nút (Làm tươi) được sử dụng để người dùng tải lại dữ liệu cho datagridview sau khi thực hiện các thay đổi tại đó.
+ Nút (In hợp đồng) được sử dụng nếu người dùng có nhu cầu in lại hoặc xem chi tiết một hợp đồng đã lập.
+ Nút chức năng (Sửa) được sử dụng khi người dùng muốn thay đổi và chỉnh sửa thông tin trong một hợp đồng đã lập. Khi thực hiện thao tác với nút
Sửa, form Lập Hợp đồng sẽ được mở ra với dữ liệu trong đó là thơng tin của Hợp đồng đã được chọn.
+ Nút chức năng (Xóa) được sử dụng khi có nhu cầu xóa một hợp đồng đã lập.
+ Nút (Thoát) được sử dụng khi người dùng muốn thoát form Danh mục Hợp đồng hiện tại.
2, Form Danh mục Khách hàng (FrmKH)
Form Danh mục Khách hàng thực hiện chức năng lưu trữ thông tin cá nhân của các khách hàng đã phát sinh giao dịch với công ty.
Giao diện form Danh mục Khách hàng (Xem hình 3.28) được thiết kế như sau:
Hình 3.33 Giao diện form Danh mục Khách hàng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Form Danh mục Khách hàng được nhân viên kế toán hoặc nhân viên bán hàng sử dụng khi muốn xem danh sách khách hàng hoặc thêm một khách hàng mới cho một giao dịch mới.
- Form được xây dựng với kết cấu như sau:
+ Phần trên là phần Thông tin chung của Khách hàng như: Mã Khách hàng, tên Khách hàng, Số điện thoại, Địa chỉ, Mã số thuế, Số tài khoản, Email. Nếu người dùng chọn một Khách hàng cụ thể trong datagridview thì phần thơng tin chi tiết của Khách hàng đó sẽ hiện ra tương ứng tại mỗi textbox.
+ Phía dưới phần thơng tin chung là datagridview, thể hiện danh sách tất cả các Khách hàng đã được hệ thống ghi lại qua các giao dịch với công ty.
+ Phần dưới cùng của form là các nút chức năng giúp người dùng thao tác với dữ liệu trong form.
+ Phần Thông tin chung của form để hiển thị thông tin chi tiết về khách hàng hoặc để nhập liệu thông tin của khách hàng khi người dùng thêm một khách hàng mới.
+ Chức năng Tìm kiếm: người dùng nhập từ khóa muốn tìm kiếm vào ơ Nhập từ
khóa rồi thao tác với nút (Tìm kiếm) bên cạnh. Kết quả trả về tại datagridview là những khách hàng phù hợp với từ khóa tìm kiếm.
+ Chức năng Thêm mới: Khi người dùng thao tác với nút (Thêm mới), các ô nhập dữ liệu trong phần Thông tin chung sẽ được làm sạch để người dùng nhập dữ liệu mới.
+ Chức năng Chỉnh sửa: Khi người dùng thao tác với nút (Chỉnh sửa), dữ liệu của Khách hàng được chọn cũng hiển thị lên phần Thông tin chung, người dùng chỉnh sửa dữ liệu ngay trong các ô textbox.
+ Chức năng Lưu: Khi người dùng thêm mới một khách hàng hoặc chỉnh sửa dữ liệu về khách hàng, sau khi sửa xong dữ liệu sẽ thao tác với nút (Lưu) để dữ liệu được lưu lại trong phần mềm và trong cơ sở dữ liệu.
+ Chức năng Xóa dữ liệu: Khi đã chọn một khách hàng cụ thể, người dùng thao
tác với nút (Xóa dữ liệu) để loại bỏ một thông tin khách hàng ra khỏi cơ sở dữ liệu.
+ Nút (Thoát) được sử dụng khi người dùng muốn thoát form Danh mục Khách hàng hiện tại.
3, Form Danh mục Loại sản phẩm (FrmLoai)
Form Danh mục Loại sản phẩm dùng để lưu trữ dữ liệu về các loại sản phẩm, là một trong những thuộc tính của Sản phẩm.
Giao diện form Danh mục Loại sản phẩm (Xem hình 3.29) được thiết kế như sau:
Hình 3.34 Giao diện form Danh mục Loại sản phẩm
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Form Danh mục Loại sản phẩm được nhân viên kế toán hoặc nhân viên bán hàng sử dụng khi cần thông tin về các loại sản phẩm.
- Form được xây dựng với kết cấu như sau:
+ Phần trên là phần Thông tin chung của một loại sản phẩm như: Mã Loại sản phẩm, Tên Loại sản phẩm, Thuộc tính. Nếu người dùng chọn một Loại sản phẩm cụ thể trong datagridview thì thơng tin chi tiết của Loại sản phẩm đó sẽ hiện ra tương ứng tại mỗi textbox.
+ Phía dưới phần thơng tin chung là datagridview, thể hiện danh sách tất cả các Loại sản phẩm đã được thêm vào trước đó.
+ Phần dưới cùng của form là các nút chức năng giúp người dùng thao tác với dữ liệu trong form.
+ Phần Thông tin chung của form để hiển thị thông tin chi tiết của loại sản phẩm hoặc để nhập liệu thông tin của loại khi người dùng thêm một loại sản phẩm mới.
+ Chức năng Tìm kiếm: người dùng nhập từ khóa muốn tìm kiếm vào ơ Nhập từ
khóa rồi thao tác với nút (Tìm kiếm) bên cạnh. Kết quả trả về tại datagridview là những loại sản phẩm phù hợp với từ khóa tìm kiếm.
+ Chức năng Thêm mới: Khi người dùng thao tác với nút (Thêm mới), các ô nhập dữ liệu trong phần Thông tin chung sẽ được làm sạch để người dùng nhập dữ liệu mới.
+ Chức năng Chỉnh sửa: Khi người dùng thao tác với nút (Chỉnh sửa), dữ liệu của loại sản phẩm được chọn cũng hiển thị lên phần Thông tin chung, người dùng chỉnh sửa dữ liệu ngay trong các ô textbox.
+ Chức năng Lưu: Khi người dùng thêm mới một loại sản phẩm hoặc chỉnh sửa thông tin loại sản phẩm, sau khi sửa xong dữ liệu sẽ thao tác với nút
(Lưu) để dữ liệu được lưu lại trong phần mềm và trong cơ sở dữ liệu.
+ Chức năng Xóa dữ liệu: Khi đã chọn một loại sản phẩm cụ thể, người dùng
thao tác với nút (Xóa dữ liệu) để loại bỏ một thơng tin loại sản phẩm đó ra khỏi cơ sở dữ liệu.
+ Nút (Thoát) được sử dụng khi người dùng muốn thoát form Danh mục Loại sản phẩm hiện tại.
4, Form Danh mục Nhà cung cấp (FrmNCC)
Form Danh mục Nhà cung cấp dùng để lưu trữ thông tin về các nhà cung cấp, sản xuất các sản phẩm của công ty.
Giao diện form Danh mục Nhà cung cấp (Xem hình 3.30) được thiết kế như sau:
Hình 3.35 Giao diện form Danh mục Nhà cung cấp
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Form Danh mục Loại sản phẩm được nhân viên kế toán hoặc nhân viên bán hàng sử dụng khi cần thông tin về các nhà cung cấp sản phẩm.
- Form được xây dựng với kết cấu như sau:
+ Phần trên là phần Thông tin chung của một nhà cung cấp như: Mã NCC, Tên NCC, Số điện thoại, Địa chỉ, Mã số thuế, Số tài khoản, Ghi chú. Nếu người dùng chọn một Nhà cung cấp cụ thể trong datagridview thì thơng tin chi tiết của nhà cung cấp đó sẽ hiện ra tương ứng tại mỗi textbox.
+ Phía dưới phần thông tin chung là datagridview, thể hiện danh sách tất cả các nhà cung cấp đã được thêm vào trước đó.
+ Phần dưới cùng của form là các nút chức năng giúp người dùng thao tác với dữ liệu trong form.
- Chức năng của form Danh mục Nhà cung cấp
+ Phần Thông tin chung của form để hiển thị thông tin chi tiết của nhà cung cấp hoặc để nhập liệu thông tin mới khi người dùng thêm một nhà cung cấp mới.
+ Chức năng Tìm kiếm: người dùng nhập từ khóa muốn tìm kiếm vào ơ Nhập từ khóa rồi thao tác với nút (Tìm kiếm) bên cạnh. Kết quả trả về tại datagridview là những nhà cung cấp phù hợp với từ khóa tìm kiếm.
+ Chức năng Thêm mới: Khi người dùng thao tác với nút (Thêm mới), các ô nhập dữ liệu trong phần Thông tin chung sẽ được làm sạch để người dùng nhập dữ liệu mới.
+ Chức năng Chỉnh sửa: Khi người dùng thao tác với nút (Chỉnh sửa), dữ liệu của nhà cung cấp được chọn cũng hiển thị lên phần Thông tin chung, người dùng chỉnh sửa dữ liệu ngay trong các ô textbox.
+ Chức năng Lưu: Khi người dùng bổ sung thông tin về một nhà cung cấp mới