2 3 Phân tích phần mềm quản lý bán hàng trong cơng ty Nội thất DTF
2.2 3 Mơ hình hóa hệ thống quản lý bán hàng
2.2.1a, Sơ đồ chức năng Business Function Diagram (BFD)
Sơ đồ chức năng BFD ban đầu được đưa ra với mục đích mơ hình hóa trong lĩnh vực kinh tế và thương mại. Sau dần, do tính hữu dụng, nó được sử dụng trong nhiều các lĩnh vực khác, trong đó có lĩnh vực kĩ nghệ phần mềm. Sơ đồ chức năng làm nhiệm vụ mơ tả một cách chính xác những chức năng mà hệ thống, tổ chức cần thực hiện, nhưng sơ đồ chức năng chưa đề cập đến các phương tiện hay phương thức thực hiện các chức năng đó. Chính vì thế, sơ đơ chức năng được coi là mơ hình tĩnh.
Các ký pháp của sơ đồ chức năng BFD như sau:
: biểu diễn chức năng của hệ thống, tổ chức ( ) : hành động phân rã các chức năng
Từ những chức năng mà hoạt động bán hàng cần thực hiện, tác giả thiết kế sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý hoạt động bán hàng (Xem hình 3.1) như sau:
Hình 3.6 Sơ đồ chức năng BFD của Hệ thống quản lý bán hàng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Việc quản lý hoạt động bán hàng bao gồm bốn chức năng chính nhằm quản lý các nguồn lực/ bảng phân lớp liên quan đến quản lý bán hàng qua các kỳ kinh doanh khác nhau. Các bảng phân lớp gồm có: quản lý Danh mục, quản lý Giao dịch bán hàng, quản lý Chăm sóc khách hàng và Báo cáo, thống kê với các nội dung cụ thể như sau:
- Quản lý danh mục: là việc quản lý các cơ sở dữ liệu được thiết lập ban đầu để phục vụ cho hoạt động bán hàng. Các danh mục được thiết lập ở đây bao gồm: + Danh mục Khách hàng: nhằm lưu trữ thông tin của các khách hàng đã từng phát sinh giao dịch với cơng ty, từ đó xây dựng kho dữ liệu về khách hàng. + Danh mục Sản phẩm: lưu trữ thông tin mỗi loại sản phẩm, mỗi sản phẩm cùng thơng số, nguồn cung cấp, từ đó xây dựng kho dữ liệu về sản phẩm.
+ Danh mục Nhân viên: lưu trữ thông tin cá nhân và thông tin liên hệ của mỗi nhân viên làm việc trong cơng ty, từ đó xây dựng kho dữ liệu về nhân viên. - Quản lý Giao dịch bán hàng: là việc quản lý các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra
khi xử lý một đơn hàng của khách
+ Xử lý yêu cầu khách hàng: khi khách hàng gửi u cầu đến phía cơng ty, việc đầu tiên cần làm là tư vấn và lấy thông tin các yêu cầu từ khách hàng để tiến hành các xử lý tiếp theo. Từ đó lấy cơ sở xây dựng lên hợp đồng giao dịch. + Quản lý Hợp đồng: Khi khách hàng xác nhận sẽ đặt hàng tại công ty, công ty soạn hợp đồng để xác minh lại với khách hàng, sau đó lấy xác minh từ phía ban Lãnh đạo của cơng ty. Từ đó xây dựng được kho dữ liệu về hợp đồng.
+ Bàn giao sản phẩm: Sau khi sản phẩm hoàn tất sẽ được vận chuyển trực tiếp đến khách hàng.
- Quản lý chăm sóc khách hàng:
+ Tư vấn sản phẩm, thiết kế: khi khách hàng có yêu cầu, nhân viên bán hàng của công ty sẽ tiến hành tư vấn về các sản phẩm, hoặc bản thiết kế.
+ Bảo trì, sửa chữa: sau khi sản phẩm được lắp đặt và bàn giao sẽ vẫn có thể xuất hiện các vấn đề ngồi ý muốn hoặc bên phía khách hàng muốn bảo trì sản phẩm, khi đó nhân viên cơng ty sẽ tiến hành thực hiện các cơng việc để bảo trì, sửa chữa sản phẩm cho khách hàng.
- Báo cáo, thống kê: báo cáo được lập theo định kỳ hoặc có thể là từ yêu cầu từ phía ban Lãnh đạo. Mỗi báo cáo được lập đều thực hiện theo các bước sau: + Thu thập nhu cầu thơng tin: phân tích xem mục đích của báo cáo là gì và báo cáo cần có những thơng tin gì.
+ Truy xuất dữ liệu: thực hiện các thao tác để có được dữ liệu cần cho báo cáo + Lập báo cáo: sau khi đã có được dữ liệu cho báo cáo thì hồn thành báo cáo theo các form mẫu đã có sẵn.
2.2.2b, Sơ đồ ngữ cảnh Context Diagram (CD)
“Sơ đồ ngữ cảnh Context Diagram thể hiện một cách khái quát nội dung của hệ thống, tổ chức. Sơ đồ CD sẽ khơng phân tích chi tiết các chức năng, nhưng vẫn đảm bảo người sử dụng nhìn sơ đồ sẽ nhận ra nội dung chính của hệ thống, tổ chức. Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm các tác nhân tác động đến hệ thống và dòng dữ liệu qua lại giữa hệ thống và các tác nhân.”
: biểu diễn chức năng, tiến trình xử lý : dòng dữ liệu
: tác nhân tác động và nhận thông tin từ hệ thống
Sau khi tìm hiểu về hoạt động bán hàng của cơng ty Nội thất DTF, tác giả đã mơ hình hóa hoạt động bán hàng bằng sơ đồ ngữ cảnh (Xem hình 3.2) như sau:
Hình 3.7 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý bán hàng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Trong hoạt động quản lý hoạt động bán hàng của cơng ty, có xuất hiện hai tác nhân chính, bao gồm: Khách hàng, Ban Lãnh đạo.
- Khách hàng cung cấp thông tin về những yêu cầu về đơn hàng cho bên phụ trách bán hàng của cơng ty, sau đó bộ phận Marketing sẽ gửi phản hồi lại cho phía khách hàng. Nếu khách hàng muốn đặt hàng bên cơng ty, phía cơng ty phụ trách lập hợp đồng và tiến hành ký kết và gửi lại khách hàng.
- Ban Lãnh đạo sẽ gửi các nhu cầu thơng tin đến hệ thống, có thể là tính tốn doanh thu, lợi nhuận hay tình hình hoạt động của cơng ty qua các kỳ... Hệ thống sẽ tính tốn và thống kê để cho ra kết quả là các báo cáo.
2.2.3c, Sơ đồ luồng dữ liệu Data Flow Diagram (DFD)
Sơ đồ luồng dữ liệu Data Flow Diagram (DFD) chỉ đơn giản mô tả hệ thống, tổ chức làm những nhiệm vụ gì và dùng cho mục đích gì. “Việc xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD xuất phát từ ý tưởng cho rằng sự vận động của dữ liệu nói lên bản chất của hệ
thống đang phân tích, nghiên cứu. Khi xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu người ta dựa trên hai thành tố ban đầu là sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ chức năng”.
Trên sơ đồ luồng dữ liệu sẽ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các chức năng xử lý của phần mềm, các kho dữ liệu và các tác nhân tác động.
Các ký pháp sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng như sau: : các chức năng, tiến trình xử lý
: dòng dữ liệu
: các tác nhân ngồi (có thể là nguồn hoặc đích) : kho dữ liệu
Dựa theo những thông tin được thiết kế trong sơ đồ chức năng BFD và sơ đồ ngữ cảnh, tác giả tiếp tục thiết kế sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Xem hình 3.3) cho hệ thống quản lý hoạt động bán hàng trong công ty Nội thất DTF.
Hình 3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 quản lý bán hàng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
“Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0, hay còn gọi là mức đỉnh với bốn chức năng được thiết kế tại sơ đồ chức năng là 1.0 Quản lý Danh mục, 2.0 Quản lý giao dịch bán hàng, 3.0 Quản lý Chăm sóc khách hàng và 4.0 Báo cáo, thống kê. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD cũng bao gồm hai tác nhân chính có trong sơ đồ ngữ cảnh hệ thống là: Khách hàng, Ban Lãnh đạo; hai kho dữ liệu xuất hiện trong hệ thống là kho dữ liệu ban đầu trong cơ sở dữ liệu của công ty và kho dữ liệu xuất hiện sau khi xảy ra giao dịch là kho dữ liệu về Hợp đồng.
- Chức năng Quản lý Danh mục cung cấp dữ liệu cho Kho dữ liệu danh mục - Chức năng Quản lý giao dịch bán hàng lấy dữ liệu từ Kho dữ liệu chung và nhận
thông tin về các yêu cầu đơn hàng của Khách hàng sau đó gửi lại khách hàng Hợp đồng mà biên soạn. Chức năng này cũng cung cấp dữ liệu cho kho dữ liệu về Hợp đồng.
- Chức năng Quản lý chăm sóc khách hàng: sau khi nhận yêu cầu của Khách hàng sẽ gửi lại phía Khách hàng dịch vụ theo yêu cầu. Chức năng này cũng lấy dữ liệu từ kho dữ liệu về Hợp đồng và kho dữ liệu về bảo trì, chăm sóc khách hàng. - Chức năng Báo cáo, thống kê: khi Ban Lãnh đạo đưa ra yêu cầu báo cáo, hệ thống sẽ tính tốn, truy xuất dữ liệu và gửi lại Ban Lãnh đạo bản báo cáo hoàn chỉnh.”
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 được thiết kế với các chức năng tổng thể, sau đó tác giả tiến hành phân rã với các chức năng chi tiết hơn.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 1.0 Quản lý Danh mục
(Xem hình 3.4)
Hình 3.9 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 1.0 Quản lý danh mục
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Chức năng Quản lý danh mục được phân rã thành 3 chức năng là: quản lý DM Khách hàng, quản lý DM Sản phẩm và quản lý DM Nhân viên. Cả ba chức năng này của hệ thống đều cung cấp dữ liệu cho kho dữ liệu danh mục chung của hệ thống.
Khách hàng cung cấp thông tin cho kho dữ liệu về Khách hàng. Bộ phận Nhân sự cung cấp thông tin cho kho dữ liệu về Nhân viên. Nhà cung cấp làm nhiệm vụ cung cấp thông tin cho kho dữ liệu về Sản phẩm.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 2.0 quản lý Giao dịch bán hàng
(Xem hình 3.5)
Hình 3.10 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 2.0 Quản lý Giao dịch
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Chức năng quản lý Giao dịch nghiệp vụ được phân thành ba chức năng khác nhau là Xử lý yêu cầu khách hàng, Quản lý Hợp đồng và Bàn giao sản phẩm.
- Chức năng Xử lý yêu cầu đặt hàng: nhận dữ liệu từ kho dữ liệu chung của hệ thống và nhận thông tin về yêu cầu đơn hàng từ tác nhân Khách hàng.
- Chức năng Quản lý hợp đồng cung cấp dữ liệu cho kho dữ liệu về Hợp đồng giao dịch và lấy dữ liệu từ kho dữ liệu chung. Sau khi có thơng tin về yêu cầu
đơn hàng của khách hàng, hệ thống sẽ gửi bản hợp đồng hoàn thiện đến Khách hàng.
- Chức năng Bàn giao sản phẩm: sau khi sản phẩm được hoàn thiện và Hợp đồng được ký kết, công ty sẽ tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 3.0 Quản lý chăm sóc khách hàng
(Xem hình 3.6)
Hình 3.11 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 3.0 Quản lý Chăm sóc khách hàng
(Nguồn: Tác giả, 2020)
Chức năng Quản lý Chăm sóc khách hàng được chia thành 2 chức năng khác nhau, là Tư vấn sản phẩm, thiết kế và Bảo trì, sửa chữa.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 4.0 Báo cáo, thống kê (Xem hình 3.7)
Chức năng Báo cáo, thống kê được phân thành ba chức năng chính: Thu thập nhu cầu thơng tin, Truy xuất dữ liệu, Lập báo cáo.
Hình 3.12 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1 tiến trình 4.0 Báo cáo, thống kê
(Nguồn: Tác giả, 2020)
- Thu thập nhu cầu thơng tin sẽ nhận thơng tin u cầu từ phía ban Lãnh đạo - Truy xuất dữ liệu: sau khi có yêu cầu về thơng tin cần báo cáo, thống kê thì
bước truy xuất dữ liệu sẽ được tiến hành. Chức năng truy xuất dữ liệu sẽ được thao tác với kho dữ liệu về Hợp đồng.
- Lập báo cáo: kết quả của báo cáo sẽ được lập thành các bản báo cáo với từng mục đích và được gửi lại ban Lãnh đạo.
2.2.4d, Mơ hình quan hệ thực thể Entity Relationship Model (ERD)
Để quản lý hoạt động bán hàng trong cơng ty có thể cần có những thơng tin đầu ra như sau:
- Hợp đồng bàn giao sản phẩm - Danh sách Sản phẩm
- Danh sách Khách hàng - Danh sách Nhân viên
- Danh sách Nhà cung cấp sản phẩm - Báo cáo doanh thu theo từng thời kỳ
…
Từ đầu ra “Hợp đồng bàn giao sản phẩm” ta lập được các thuộc tính:
• Mã hợp đồng • Ngày lập • Số lượng sản phẩm bán • Tổng tiền hợp đồng • Mã KH • Số điện thoại KH • Mã số thuế KH • Số tài khoản KH • Ngày sinh NV • Số điện thoại NV • Địa chỉ NV • Email NV • Chi nhánh • Phịng ban • Nhà cung cấp SP • Giá bán SP • Đơn vị tính • Loại SP • Tên dự án
• Phương thức thanh tốn
• Thành tiền • Số thứ tự Hợp đồng • Tên KH • Địa chỉ KH • Email KH • Mã NV • Tên NV • Số tài khoản NV • Số CMND NV • Chức vụ NV • Tài khoản NV • Mật khẩu NV • Mã SP • Tên SP • Giá vốn SP • Ngày hồn thành SP • Thơng số sản phẩm
Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1: “Trong danh sách thuộc tính khơng được phép chứa thuộc tính lặp”. Khi chuẩn hóa mức 1, ta tiến hành loại bỏ thuộc tính thứ sinh (như số thứ tự, thành tiền, tổng tiền hợp đồng) và tách các thuộc tính lặp (trong trường hợp này là các thuộc tính liên quan đến Sản phẩm) thành danh sách riêng. Ta có được 2 danh sách sau khi chuẩn hóa mức 1 như sau:
• Mã hợp đồng • Phương thức thanh tốn • Mã KH • Số điện thoại KH • Địa chỉ KH • Mã số thuế KH • Email KH • Số tài khoản KH • Địa chỉ NV • Số CMND NV • Email NV • Chức vụ NV • Tên dự án • Ngày lập • Tên KH • Mã NV • Tên NV • Ngày sinh NV • Số điện thoại NV • Số tài khoản NV • Chi nhánh • Phịng ban • Tài khoản NV • Mật khẩu NV Chi tiết Hợp đồng • Mã hợp đồng • Mã SP • Giá vốn • Giá bán • Loại SP • Nhà cung cấp SP • Tên SP • Số lượng SP bán • Đơn vị • Ngày hồn thành • Thơng số Tiếp tục việc thực hiện chuẩn hóa mức 2.
“Trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào tồn bộ khóa chứ khơng chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa” .
Khi chuẩn hóa mức 2, “Các thuộc tính mà chỉ phụ thuộc một phần vào khóa sẽ được tách thành các danh sách mới”. Ở đây, thuộc tính “Số lượng SP bán” phụ thuộc hàm vào tồn bộ khóa là “Mã Hợp đồng” và “Mã SP”. Cịn các thuộc tính cịn lại trong danh sách Chi tiết Hợp đồng chỉ phụ thuộc vào khóa “Mã SP”. Tiến hành tách thuộc tính “Số lượng SP bán” vào danh sách riêng biệt được kết quả như sau:
Hợp đồng • Mã hợp đồng • Phương thức thanh tốn • Mã KH • Tên dự án • Ngày lập • Tên KH PHẠM THỊ KHÁNH HỊA 47
• Số điện thoại KH • Địa chỉ KH • Mã số thuế KH • Email KH • Số tài khoản KH • Địa chỉ NV • Số CMND NV • Email NV • Chức vụ NV • Mã NV • Tên NV • Ngày sinh NV • Số điện thoại NV • Số tài khoản NV • Chi nhánh • Phịng ban • Tài khoản NV • Mật khẩu NV Chi tiết Hợp đồng • Mã hợp đồng • Mã SP • Số lượng Sản phẩm • Mã SP • Giá vốn • Giá bán • Loại SP • Nhà cung cấp • Tên SP • Đơn vị • Ngày hồn thành • Thơng số
Tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa mức 3: “Trong một danh sách khơng được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính”.
Nhận thấy trong danh sách Hợp đồng và danh sách Sản phẩm xuất hiện những thuộc tính phụ thuộc bắc cầu.
Các thuộc tính “Tên KH”, “Số điện thoại KH”, “Địa chỉ KH”, “Mã số thuế KH”, “Số tài khoản KH”, “Email KH” phụ thuộc hàm vào “Mã KH” và “Mã KH” phụ thuộc hàm vào “Mã Hợp đồng” . Vì thế tách các thuộc tính đó thành danh sách Khách hàng.