1.3 Chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực tại các ngân hàng
1.3.3 Lộ trình chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực
Nghiên cứu của Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp với Cơ quan Phát triển Quốc tế Hoa Kỳ vào năm 2021 đã vạch ra 3 giai đoạn chính phổ biến của chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực nhằm cung cấp một lộ trình cấp cao về những gì cần xảy ra để thực hiện đổi mới theo cách hoàn chỉnh nhất.
1.3.3.1 Xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực
Trong giai đoạn đầu tiên này, ban lãnh đạo của các tổ chức thường dành thời gian xác định những mục tiêu – chiến lược ngắn hạn và dài hạn cần được triển khai liên quan đến chuyển đổi số trong quản lý nguồn nhân lực. Đây là một bước vô cùng quan trọng và cấp thiết, đúng như theo cơng ty tư vấn McKinsey từng chia sẻ năm 2018: “Chính mục tiêu và chiến lược chặt chẽ, sáng tạo sẽ là yếu tố quyết định
liệu hoạt động chuyển đổi số trong quản trị nhân sự tại mỗi đơn vị có thành cơng hay khơng”. Theo đó, những mục tiêu/chiến lược này có thể bao gồm: những đổi mới cần đạt được, những giá trị hướng tới, khả năng ứng dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản lý nhân viên, dự tốn ngân sách đầu tư, cơng việc chi tiết nên được xác định rõ, mốc thời gian và mục tiêu cụ thể cho mỗi đầu việc ra sao dựa trên nhu cầu, mong muốn phát triển, mức độ sẵn sàng của từng đơn vị. Việc thiết lập mục tiêu cùng chiến lược rõ ràng sẽ giúp các tổ chức có thể hình dung được sự phân bổ nguồn lực và từng bước đi trong tiến trình chuyển đổi mà mỗi đơn vị cần phải trải qua. Đồng thời, vì chuyển đổi số là cả một quá trình nên sẽ cần đầu tư nhiều hơn vào các mục tiêu và chiến lược dài hơi. Cụ thể, có thể phân chia những mục tiêu/chiến lược thành từng giai đoạn nhỏ để giúp các đơn vị thích ứng linh hoạt được theo từng thay đổi của thị trường và dễ dàng đánh giá tính hiệu quả của việc thực thi. Đây cũng chính là tinh thần linh hoạt mà giai đoạn này mang đến cho hoạt động quản trị nhân lực của các tổ chức khi bước vào chu trình chuyển đổi số. Bên cạnh đó, điều quan trọng nên thực hiện song song là tiến hành đánh giá chiến lược và mục tiêu chung của cả tổ chức cũng như toàn ngành. Việc đánh giá nhằm xác định những cơ hội và thách thức mà chuyển đổi số có thể mang lại cho việc quản lý lực lượng lao động nói riêng nhằm tích hợp cùng đồng bộ chúng với định hướng phát triển chung của cả đơn vị và ngành.
1.3.3.2 Xây dựng và hồn thiện quy trình quản lý nguồn nhân lực
Sau khi đã thảo luận và thống nhất về những mục tiêu/chiến lược sắp tới, các đơn vị tiếp tục bắt tay vào xây dựng cũng như hồn thiện quy trình quản lý nguồn nhân lực nội bộ. Theo đó, chu trình này bao gồm việc hiện thực hóa các yếu tố cơ bản trong quản trị nhân sự tùy theo nhu cầu và mơ hình của từng đơn vị. Thơng thường, xuất phát theo trình tự sau: từ việc hoạch định nguồn lực, tuyển dụng – lựa chọn, đào tạo – phát triển đến chế độ đãi ngộ – phúc lợi và hỗ trợ nhân viên. Trên cơ sở đó, thiết lập và hồn thiện mọi khía cạnh của tổ chức (cơ cấu, con người, hệ thống thơng tin, chính sách và quy trình nội bộ) một cách tồn diện. Việc nắm giữ quy trình quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, xuyên suốt sẽ giúp các tổ chức tăng trưởng mạnh mẽ và phát triển bền vững. Thông thường, q trình tạo dựng và hồn thiện gồm các khâu sau:
- Thiết lập, rà sốt và hồn thành cơ cấu tổ chức - Quyết định chức năng – nhiệm vụ của từng bộ phận
- Tạo ra bảng mô tả công việc chi tiết, chuyên nghiệp và phù hợp với từng vị trí
Và để thực hiện tốt các công việc trên, quan trọng là mỗi đơn vị phải xây dựng được cho mình bộ chỉ số đánh giá hiệu suất, kết quả và mục tiêu then chốt (KPI/OKR) nhằm thúc đẩy đến mức cao nhất hiệu quả làm việc của mọi nhân viên. Đặc biệt, những yêu cầu về nguồn dữ liệu hay thông tin quan trọng về quản trị nhân sự cũng sẽ được các tổ chức xác định ngay trong giai đoạn này để phục vụ cho mục đích tích hợp và chuyển đổi số tồn diện ở khâu kế tiếp.
1.3.3.3 Chuyển đổi số quy trình quản lý nguồn nhân lực
Khi thiết lập được một quy trình quản trị nguồn nhân lực tồn diện, các đơn vị đã có đủ những điều kiện cần thiết để bắt tay vào tiến trình chuyển đổi số. Việc chuyển đổi số quy trình thường bắt đầu từ cơng tác vận dụng những giải pháp cơng nghệ hiện đại vào từng khía cạnh của quản trị nguồn nhân lực: hoạch định, tuyển dụng – lựa chọn, đào tạo – phát triển, chế độ đãi ngộ – phúc lợi và hỗ trợ nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc những thủ tục rườm rà, tốn thời gian sẽ được thay thế bằng các
hệ thống tự động nhằm nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự. Theo đó, bao gồm việc sử dụng những cơng cụ phổ biến sau: hệ thống hoạch định nhân lực, phần mềm đào tạo trực tuyến, hệ thống chấm cơng hay tính lương,… Có thể thấy rằng các giải pháp trên cho phép từng đơn vị theo dõi và kiểm soát lượng dữ liệu lớn thu về từ nhiều nguồn khác nhau. Nhờ vậy, tất cả các dữ liệu từ mọi khía cạnh của quy trình quản lý đều được tập hợp và liên kết chặt chẽ hướng tới mục tiêu dài hạn là đồng bộ thành một cơ sở lưu trữ thơng tin duy nhất của tồn bộ tổ chức. Qua đấy, giúp các cấp quản lý có thể đưa ra được những quyết định đúng đắn và chính xác hơn trong cơng tác quản trị của mình. Bên cạnh đó, khơng ngừng đẩy mạnh việc cập nhật những nền tảng cơng nghệ mới, góp phần nâng cao hoạt động chuyển đổi số nhằm tạo ra một sự phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu trong quy trình quản lý nguồn nhân lực trên.