CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Thực trạng hoạt động xuất khẩu tại công ty TNHH AmericanStandard Vietnam
2.2.4. Tóm tắt quy trình thực tế tại công ty AmericanStandard Vietnam
Đối tác xuất khẩu của công ty chỉ là những công ty cùng thuộc tập đoàn Lixil (Nhật Bản) cho nên khâu nghiên cứu thị trƣờng, tìm kiếm đối tác và lập phƣơng án kinh doanh đã đƣợc bộ phận Marketing thực hiện khá trơn tru. Khi có nhu cầu mua hàng của công ty, phía đối tác sẽ tiến hành gửi phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase Order) qua Email hay thông qua Fax. Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra Model sản phẩm, tính toán các chi phí để cấu thành nên giá bán (Transfer Price) và sẽ gửi lại cho phía đối tác tham khảo. Nếu đồng ý thì phía đối tác sẽ gửi xác nhận đơn mua hàng
SVTH: Phạm Minh Khang 51
(Purchase Order). Khi đó Purchase Order có vai trò nhƣ là một hợp đồng mà các bên không cần phải lập một văn bản hợp đồng nào khác. Đây chính là khâu đàm phán và ký kết hợp đồng của công ty. Điều này rất khác so với quy trình chuẩn.
Sau khi các bên đã thống nhất với nhau thông qua Purchase Order, nhân viên công ty sẽ kiểm tra hàng tồn kho dựa trên mã hàng mà khách hàng đã đặt mua. Nếu còn hàng thì sẽ xuất kho để xuất khẩu. Nếu hàng không còn hay chƣa đủ thì bộ phận kế hoạch sẽ lập kế hoạch sản xuất. Khâu này còn đƣợc gọi là khâu chuẩn bị hàng để xuất khẩu. Sau đó, hàng hóa sẽ đƣợc tiến hành kiểm tra chất lƣợng ngay tại công ty. Đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng đƣợc đảm bảo, ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng nhƣ tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán. Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu đƣợc tiến hành ngay tại cơ sở của công ty trƣớc khi hàng đƣợc đóng. Kế đến, nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu sẽ lên lịch bố trí hàng LCL hay FLC phù hợp với lô hàng, xác định cảng đến, ngày giao hàng, giờ cắt mạng tàu,…và liên hệ với hãng tàu để yêu cầu đặt chỗ.
Tiếp theo, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ chuẩn bị chứng từ cần thiết: Hóa đơn thƣơng mại, phiếu đóng gói, xác nhận đơn đặt hàng, yêu cầu đặt chỗ để gửi đến công ty dịch vụ làm thủ tục hải quan. Sau khi hàng đã đƣợc thông quan, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ làm đơn xin cấp C/O theo mẫu quy định của phòng Thƣơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh. Bƣớc tiếp theo là giao lô hàng lên container tại kho của công ty để chuyển ra cảng Cát Lái để bốc hàng lên tàu và đƣợc hãng tàu cấp vận đơn đƣờng biển. Bƣớc cuối cùng là nhân viên kế toán sẽ tiến hành theo dõi nợ của khách hàng và lập Debit Note (Phiếu nợ) để yêu cầu phía đối tác thanh toán. Thông thƣờng đối tác nhập khẩu sẽ thanh toán theo phƣơng thức TT trả sau (Telegraphic Transfer - chuyển tiền bằng điện) cho công ty. Do những đối tác làm ăn với nhau lâu năm và có uy tín cho nên chƣa xảy ra tình trạng khiếu nại nào. Đây thực sự đƣợc xem là một điều đáng mừng cho công ty, giúp công ty luôn tạo đƣợc lòng tin
SVTH: Phạm Minh Khang 52
cậy, cũng nhƣ là uy tín và chất lƣợng đối với các khách hàng, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty với các đối thủ cùng ngành nghề.