SVTH: Phạm Minh Khang 37
phẩm của công ty nhập khẩu trực tiếp 100 sẽ đƣợc ƣa chuộn hơn vì giá thành rẻ hơn với chất lƣợng tƣơng tự hàng sản xuất trong nƣớc.
Con ngƣời giữa hai quốc gia Việt – Mỹ, các sản phẩm hàng hóa Việt Nam nói chung và sản phẩm sứ vệ sinh nói riêng đã và đang đƣợc ngƣời dân Mỹ tiêu dùng rất nhiều. Mỹ và Việt Nam - quốc gia có đặc điểm kinh tế - xã hội khác nhau: mức thu nhập của ngƣời dân Mỹ cao, dân số già còn mức thu nhập của ngƣời dân Việt Nam thì thấp, cơ cấu dân số lại rất trẻ. Hoạt động ngoại thƣơng giữa hai quốc gia này đƣợc thực hiện dƣờng nhƣ sự khác biệt về kinh tế - văn hoá lại sự bù đắp cho nhau và thúc đẩy nền kinh tế của hai nƣớc này càng phát triển. Theo PGS.TS Phạm Tất Thắng “Phải đa
dạng hóa thị trường và thị trường Mỹ là một trong những thị trường lớn, Việt Nam có thể xuất khẩu nhiều mặt hàng vào thị trường này”.
Thị trƣờng nƣớc ngoài khác
Ngồi Mỹ, cịn có Ấn Độ, Thái Lan, Philippin, Indonesia,… đó là những thị trƣờng đối tác lâu đời của ASVN, cơng ty vẫn ln duy trì mối quan hệ và thúc đẩy sự hợp tác lâu dài với những quốc gia trên. Đây là những quốc gia nằm trong khu vực Châu Á Thái Bình Dƣơng nên q trình thâm nhập thị trƣờng có phần dễ hơn so với Mỹ hay châu Âu. Mặc dù không phải là thị trƣờng lớn nhƣng tiềm năng của các quốc gia này là không nhỏ nếu ta biết nắm bắt cơ hội trong thời gian tới.
Đặc thù đều là những quốc gia đông dân và gần gũi với Việt Nam, nên ít nhiều sẽ có những nét tƣơng đồng về văn hóa va truyền thống.
Thị trƣờng trong nƣớc
Do đặc thù là công ty sản xuất nên quá trình nghiên cứu thị trƣờng trong nƣớc của cơng ty có ít hơn những cơng ty khác vì các sản phẩm đa phần đều có sẵn do chính cơng ty sản xuất nên không phụ thuộc vào nguồn hàng khác.
Tuy nhiên, ta phải nghiên cứu thị trƣờng để:
- Đƣa ra các chính sách hợp lý, định giá dựa vào các biến động giá từ đối thủ cạnh tranh.
SVTH: Phạm Minh Khang 38
- Nghiên cứu thị trƣờng góp phần giúp doanh nghiệp thu mua hàng hoá xuất khẩu nhƣ thế nào sao cho đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh cao nhất.
2.2.2. Thƣơng lƣợng ký kết hợp đồng
Đối với ASVN, hoạt động này đƣợc rút lại để giảm tối đa thời gian. Đây là một hoạt động tƣơng đối quan trọng, tuy nhiên các đối tác của công ty thƣờng là các nhà nhập khẩu lớn và đã là bạn hàng lâu năm nên phƣơng thức đàm phán, thƣơng lƣợng đƣợc gói gọn trong các thƣ tín, hay điện thoại giải đáp thắc mắc. Có thể đối với một vài cơng ty khác giai đoạn này rất quan trọng và cần ngƣời nhạy cảm biết cách đàm phán, ở ASVN việc thƣơng lƣợng và ký kết diễn ra nhanh chóng và đơn giản khi các đối tác biết đƣợc uy tín của cơng ty
Kết thúc đàm phán 2 bên sẽ bƣớc vào giai đoạn ký kết hợp đồng, đây là giai đoạn quan trọng, hợp đồng có đƣợc thực hiện hay khơng đều phải thơng qua bƣớc này. Thực tế tại ASVN giai đoạn này mang tính chất xác minh lại cho đơn đặt hàng của đối tác. Mọi điều khoản trong hợp đồng đã đƣợc thông qua từ trƣớc và nếu có bổ sung thêm điều khoản hay khiếu nại cũng sẽ đƣợc giải đáp riêng. Thông báo giá cả cũng vậy, công ty sẽ gửi bảng báo giá kèm theo đơn đặt hàng và đƣợc gửi qua thƣ điện tử.
Bên bán hàng là ASVN sẽ soạn thảo hợp đồng theo nhƣ thỏa thuận của 2 bên và gửi cho đối tác. Thông thƣờng hợp đồng sẽ đƣợc soạn thành 2 bản, 1 bản tiếng Việt và 1 bản tiếng Anh.
Trong năm 2015 ASVN đã ký thành công 435 hợp đồng xuất khẩu. Tất cả các hợp đồng đều sử dụng hình thức xuất khẩu FOB.
2.2.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thƣơng, đơn vị kinh doanh với tƣ cách là một bên ký kết hợp đồng phải thực hiện tổ chức hợp đồng đó, cụ thể tại ASVN là khi hoàn thành các PO (Purchase Order) đóng vai trị nhƣ một hợp đồng. Đây là một công việc rất phức tạp nó địi hỏi phải tn theo luật quốc gia và quốc tế, đồng thời đảm bảo quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Hình thức xuất khẩu chủ yếu của
SVTH: Phạm Minh Khang 39
công ty TNHH American Standard Vietnam áp dụng phổ biến nhất là hình thức xuất khẩu trực tiếp theo các điều kiện thƣơng mại quốc tế.
SVTH: Phạm Minh Khang 40
Sơ đồ 2.3: Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Nguồn: phòng Supply Chain
2.2.3.1. Xác nhận giá bán và đơn đặt hàng
Sau khi nhận đƣợc PO (Purchase Order: Đơn đặt hàng) của khách hàng gửi đến. Nhân viên sẽ kiểm tra Model sản phẩm khách hàng yêu cầu là gì dựa vào mã HS (Harmonized System: Hệ thống hài hịa mơ tả và mã hóa hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế), kiểm tra BOM (Bill Of Material: Định mức sản phẩm) khách hàng cần số lƣợng là bao nhiêu và xác định cƣớc phí nội địa bao gồm phí giám sát ở cảng, phí đóng seal (phí niêm chì an tồn), phí Bill (phí Bill: Phí chứng từ hàng xuất), phí thủ tục hải quan, phí vận chuyển, phí xếp dỡ Container…để báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý sẽ xác nhận TP báo giá (giá FOB: Free on Board hay giá C&F: Cost and
Giục ngƣời mua mở L/C (áp dụng đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C)
Xin giấy phép xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá
Kiểm tra hàng hoá
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng cho ngƣời vận tải
SVTH: Phạm Minh Khang 41
Frieght). Từ giai đoạn xác nhận PO này công ty sẽ tiến hành xem xét và bắt đầu cho nhà máy, warehouse đi vào công đoạn thu gom và sản xuất.
- Điểm đến là ở nƣớc nào, ở cảng nào là gần nhất để thuận tiện cho việc giao hàng. - Xác nhận tên, loại sản phẩm, số lƣợng và giá TP trên giấy PO.
- Kiểm tra hàng tồn kho có sẵn trong kho hay khơng. Nếu cịn thì sẽ lấy ra để xuất.
Ví dụ thực tế từ cơng ty
Nhận đƣợc PO từ tập đoàn LIXIL Philippin vào ngày 4/3/2016: - 280 sets Simpliciti Toilet Dual flush 6Lpf (nút nhấn xả)
- 210 sets Winplus LL ¾.5L Top push (bồn vệ sinh)
ASVN sẽ xác nhận và đồng ý sẽ giao hàng (490 sets) sau 2 tháng.
2.2.3.2. Hướng dẫn khách hàng mở L/C
Đối với hợp đồng thanh toán bằng L/C, sau khi hợp đồng mua bán đƣợc ký kết, công ty giục ngƣời mua mở L/C, thông thƣờng công ty sử dụng ngân hàng Citibank là ngân hàng thông báo. Tuy nhiên, đa phần các đối tác của công ty đều đã rất quen thuộc với hình thức thanh tốn này chỉ có những khách hàng mới thì ASVN sẽ gửi mail thơng báo phƣơng thức thanh tốn và lựa chọn ngân hàng cho phƣơng thức này.
Khi nhận đƣợc L/C từ ngân hàng thông báo, công ty tiến hành kiểm tra L/C gồm: - Kiểm tra ngân hàng, nơi ngƣời mua mở L/C có hoạt động hợp pháp hay khơng. Kiểm tra L/C gồm: Loại L/C, số tiền L/C, ngƣời đƣợc thụ hƣởng L/C, điều kiện giao hàng,...
Ví dụ thực tế từ cơng ty
Đối tác là tập đoàn LIXIL Philippin, khách hàng lâu năm của ASVN nên vấn đề mở L/C đã đƣợc 2 bên thông qua từ lâu, ngân hàng đƣợc sử dụng là Citibank. Nếu là một đối tác lạ, ASVN sẽ gửi mail cho họ và yêu cầu họ tạo nhanh một tài khoản thanh tốn, có thể thơng qua ngân hàng Vietcombank hay Citibank
SVTH: Phạm Minh Khang 42
Đối với các công ty khác, khâu này sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí hơn do phải thu mua, gom hàng và lƣu kho, cịn phụ thuộc vào các cơng ty xí nghiệp cung cấp hàng hóa.
Tại ASVN giai đoạn này kiểm tra hàng tồn kho để dự tính số lƣợng cần sản xuất là bao nhiêu sau đó gửi đến bộ phận kế hoạch để lên kế hoạch sản xuất đúc khuôn và xác nhận khả năng sản xuất khuôn.
- Dựa vào kế hoạch và sản lƣợng yêu cầu.
- Cung cấp: Thành phần phụ kiện, thùng Carton để đóng gói, Pallet để kê hàng.
Ví dụ thực tế từ cơng ty
- Bộ phận Supply Chain ngay lập tức tiếp nhận đơn đặt hàng và liên hệ Warehouse để kiểm tra số lƣợng sản phẩm còn tồn kho của lần xuất trƣớc. - Kho cho sản xuất thêm 250 sets bồn vệ sinh và sản xuất thêm 220 sets nút xả.
2.2.3.4. Kiểm tra hàng hóa
Khi hàng hóa chuẩn bị xong, bƣớc tiếp theo của cơng ty là phải kiểm tra hàng hóa xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trƣớc khi xuất khẩu, công ty kiểm tra về phẩm chất, số lƣợng, trọng lƣợng bao bì đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đảm bảo uy tín cho cơng ty, ngăn chặn tệ nạn xấu có thể xảy ra. Công ty thƣờng kiểm tra theo các cách sau :
Kiểm tra giữa kỳ: Kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đúng với hợp đồng ngoại thƣơng mình đã ký. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì nhƣ sai về mẫu mã, kiểu dáng,... thì cơng ty tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu khơng sẽ dẫn nhiều rủi ro làm mất uy tín của cơng ty, mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu.
Kiểm tra cuối kỳ: Công việc này đƣợc công ty tiến hành trƣớc 7 ngày so với thời hạn đóng gói sản phẩm đƣa vào container. Việc kiểm tra này bao gồm:
- Kiểm tra chất lƣợng: Nhân viên nhà máy của công ty trực tiếp tiến hành kiểm tra từng sản phẩm trong q trình kiểm tra nếu có sai sót hoạc trục trặc gì thì có thể tiến hành sửa chữa luôn tại nhà máy sản xuất, khơng sửa chữa đƣợc thì loại hẳn.
SVTH: Phạm Minh Khang 43
- Kiểm tra số lƣợng: Trong quá trình kiểm tra chất lƣợng cán bộ trong công ty tiến hành kiểm tra luôn số lƣợng, nếu thấy không đủ hoặc số lƣợng hàng bị loại nhiều quá thì phải cho sản xuất thêm ngay.
- Kiểm tra bao bì: Đóng gói hàng hóa thì phải đảm bảo các u cầu sau: bảo đảm phẩm chất lƣợng hàng hóa trong q trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoạc bằng số hình vẽ đƣợc ghi trên bao bì nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ bảo quản.
Khách hàng thông báo lịch xuất hàng, đơn vị sản xuất cung cấp phiếu đóng gói(P/L, định mức NVL, thơng số..) cho nhân viên phịng Supply Chain của Công ty để lập bộ chứng từ xuất khẩu.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nhận yêu cầu xuất hàng (Shipping request) và đặt chỗ (Booking note) theo chỉ định của khách hàng. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lập tờ khai hải quan khi nhận đƣợc P/L thực xuất và định mức nguyên phụ liệu từ các đơn vị xuất. Trƣớc khi lập tờ khai hải quan cần chuẩn bị:
Kiểm tra tổng quát P/L thực xuất và bảng đinh mức nguyên phụ liệu Kiểm tra hợp đồng / phụ kiện, chi tiết mã, giá
Kiểm tra thông tin về phƣơng tiện xuất khẩu để lập Booking đặt chỗ hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp Booking note, sau đó xác định cảng và thời gian giao hàng. Kiểm tra L/C
Ví dụ thực tế từ cơng ty:
Thực tế tại ASVN khâu này đƣợc kiểm tra rất gắt gao, 250 sets sản phẩm không thể bị lỗi, dù trầy xƣớc nhỏ cũng phải đƣợc khắc phục, tất cả sản phẩm sản xuất mới và tồn kho phải đồng bộ nên công ty đã yêu cầu đối tác cung cấp men sứ phải kĩ càng trong màu men trắng đục.
SVTH: Phạm Minh Khang 44
Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng do bộ phận QA đảm nhận. Quy trình đóng gói thuộc về kho.
Ký mã hiệu của sản phẩm:
- Simpliciti Toilet Dual flush 6Lpf: C23530SL-1MA03 - Winplus LL 3/4.5L Top push: C23990SL-1MA03
Tổng khối lƣợng của 490 sets: 20895 kg
2.2.3.5. Làm thủ tục hải quan
Khai báo và làm thủ tục hải quan
Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan (ECUS4) mà công ty đã đăng ký và đƣợc cấp mã số vào mạng khai báo hải quan. Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Sau khi lập tờ khai hải quan, cần phải xắp xếp trình tự bộ chứng từ nhƣ sau: - Phiếu tiếp nhận hồ sơ
- Giấy ủy quyền chữ ký
- Tờ khai hải quan bản lƣu hải quan - Packing list (1bản chính)
- Hợp đồng/ phụ kiện
- Bảng kê khai sản phẩm xuất, các nguyên phụ liệu sử dụng Kiểm tra và thực hiện quyết định của hải quan
Hàng đƣợc lƣu chờ cơ quan hải quan kiểm tra: Kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ và tờ khai hải quan, kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng thực tế, kiểm tra tính sác thực của tờ khai.
Yêu cầu đối với công ty: Sắp xếp hàng thuận tiện cho việc kiểm soát của cơ quan hải quan, kiểm tra diễn ra rất nhanh, hầu hết các lô hàng xuất khẩu của công ty chỉ phải kiểm tra xác suất khơng q 10 khối lƣợng hàng hóa xuất khẩu.
SVTH: Phạm Minh Khang 45
Sau khi hàng hóa đã đƣợc chấp nhận thơng quan tại chi cục hải quan cửa khẩu cảng Sài Gịn khu vực 1. Nhân viên cơng ty sẽ tiến hành:
- Kiểm tra container hàng.
- Chụp hình (để dùng làm bằng chứng rằng hàng đã đƣợc bốc lên tàu đúng, đủ và hàng trong tình trạng tốt nếu có tranh chấp xảy ra sau này).
- Đóng Seal (niêm phong kẹp chì).
- Phát hành DO (Delivery Order: Lệnh giao hàng) cho thủ kho (Warehouse) để bốc hàng lên Container.
- Phát hành hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng u cầu thanh tốn sẽ do bộ phận kế tốn chịu trách nhiệm).
Ví dụ thực tế từ cơng ty
490 kiện hàng xuất đi Philippin sẽ đƣợc chuyển ra cảng Cát Lái vào ngày 5/4/2016.
Tờ khai thông quan
Chi cục hải quan giám sát: CC HQ CK Cảng Sài Gòn khu vực I Đơn vị xuất khẩu: công ty TNHH American Standard Việt Nam Số tờ khai: 300778388910
Mã số thuế: 3700230117 - Luồng: Xanh
Ngày tàu đi dự kiến: 13/4/2016 2 container mang số hiệu:
- OOLU9564251 – số seal: OOLEBZ2190 - TGHU9828518 – số seal: OOLEBZ2162
Loại hình: xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu Trị giá hóa đơn: 25540 USD – 52.6 USD/set
SVTH: Phạm Minh Khang 46
2.2.3.6. Giao hàng cho bên vận tải
Hình thức xuất khẩu của cơng ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB Bình Dƣơng. Theo điều kiện này công ty tiến hành giao nhận hàng theo các bƣớc sau:
Trƣớc thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tàu đến và số hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu.
Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thơng báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho ngƣời giao hàng. Nhận đƣợc NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sãn sàng xếp dỡ hàng chƣa và ký vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau:
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá ra cảng để xếp hàng lên tàu.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hoá, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, ngƣời giao hàng (thông thƣờng công ty uỷ nhiệm cho cảng giao hàng) cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng lên tàu.
- Cùng với tàu, cảng theo dõi đơn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để giải quyết vấn đề phát sinh.