Nguồn: phòng Supply Chain
2.2.3.1. Xác nhận giá bán và đơn đặt hàng
Sau khi nhận đƣợc PO (Purchase Order: Đơn đặt hàng) của khách hàng gửi đến. Nhân viên sẽ kiểm tra Model sản phẩm khách hàng yêu cầu là gì dựa vào mã HS (Harmonized System: Hệ thống hài hịa mơ tả và mã hóa hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế), kiểm tra BOM (Bill Of Material: Định mức sản phẩm) khách hàng cần số lƣợng là bao nhiêu và xác định cƣớc phí nội địa bao gồm phí giám sát ở cảng, phí đóng seal (phí niêm chì an tồn), phí Bill (phí Bill: Phí chứng từ hàng xuất), phí thủ tục hải quan, phí vận chuyển, phí xếp dỡ Container…để báo giá cho khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý sẽ xác nhận TP báo giá (giá FOB: Free on Board hay giá C&F: Cost and
Giục ngƣời mua mở L/C (áp dụng đối với các hợp đồng thanh toán bằng L/C)
Xin giấy phép xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hoá
Kiểm tra hàng hoá
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng cho ngƣời vận tải
SVTH: Phạm Minh Khang 41
Frieght). Từ giai đoạn xác nhận PO này công ty sẽ tiến hành xem xét và bắt đầu cho nhà máy, warehouse đi vào công đoạn thu gom và sản xuất.
- Điểm đến là ở nƣớc nào, ở cảng nào là gần nhất để thuận tiện cho việc giao hàng. - Xác nhận tên, loại sản phẩm, số lƣợng và giá TP trên giấy PO.
- Kiểm tra hàng tồn kho có sẵn trong kho hay khơng. Nếu cịn thì sẽ lấy ra để xuất.
Ví dụ thực tế từ cơng ty
Nhận đƣợc PO từ tập đoàn LIXIL Philippin vào ngày 4/3/2016: - 280 sets Simpliciti Toilet Dual flush 6Lpf (nút nhấn xả)
- 210 sets Winplus LL ¾.5L Top push (bồn vệ sinh)
ASVN sẽ xác nhận và đồng ý sẽ giao hàng (490 sets) sau 2 tháng.
2.2.3.2. Hướng dẫn khách hàng mở L/C
Đối với hợp đồng thanh toán bằng L/C, sau khi hợp đồng mua bán đƣợc ký kết, công ty giục ngƣời mua mở L/C, thông thƣờng công ty sử dụng ngân hàng Citibank là ngân hàng thông báo. Tuy nhiên, đa phần các đối tác của công ty đều đã rất quen thuộc với hình thức thanh tốn này chỉ có những khách hàng mới thì ASVN sẽ gửi mail thơng báo phƣơng thức thanh toán và lựa chọn ngân hàng cho phƣơng thức này.
Khi nhận đƣợc L/C từ ngân hàng thông báo, công ty tiến hành kiểm tra L/C gồm: - Kiểm tra ngân hàng, nơi ngƣời mua mở L/C có hoạt động hợp pháp hay khơng. Kiểm tra L/C gồm: Loại L/C, số tiền L/C, ngƣời đƣợc thụ hƣởng L/C, điều kiện giao hàng,...
Ví dụ thực tế từ cơng ty
Đối tác là tập đoàn LIXIL Philippin, khách hàng lâu năm của ASVN nên vấn đề mở L/C đã đƣợc 2 bên thông qua từ lâu, ngân hàng đƣợc sử dụng là Citibank. Nếu là một đối tác lạ, ASVN sẽ gửi mail cho họ và yêu cầu họ tạo nhanh một tài khoản thanh tốn, có thể thơng qua ngân hàng Vietcombank hay Citibank
SVTH: Phạm Minh Khang 42
Đối với các công ty khác, khâu này sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí hơn do phải thu mua, gom hàng và lƣu kho, cịn phụ thuộc vào các cơng ty xí nghiệp cung cấp hàng hóa.
Tại ASVN giai đoạn này kiểm tra hàng tồn kho để dự tính số lƣợng cần sản xuất là bao nhiêu sau đó gửi đến bộ phận kế hoạch để lên kế hoạch sản xuất đúc khuôn và xác nhận khả năng sản xuất khuôn.
- Dựa vào kế hoạch và sản lƣợng yêu cầu.
- Cung cấp: Thành phần phụ kiện, thùng Carton để đóng gói, Pallet để kê hàng.
Ví dụ thực tế từ cơng ty
- Bộ phận Supply Chain ngay lập tức tiếp nhận đơn đặt hàng và liên hệ Warehouse để kiểm tra số lƣợng sản phẩm còn tồn kho của lần xuất trƣớc. - Kho cho sản xuất thêm 250 sets bồn vệ sinh và sản xuất thêm 220 sets nút xả.
2.2.3.4. Kiểm tra hàng hóa
Khi hàng hóa chuẩn bị xong, bƣớc tiếp theo của cơng ty là phải kiểm tra hàng hóa xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng hay không. Trƣớc khi xuất khẩu, công ty kiểm tra về phẩm chất, số lƣợng, trọng lƣợng bao bì đảm bảo quyền lợi của khách hàng, đảm bảo uy tín cho cơng ty, ngăn chặn tệ nạn xấu có thể xảy ra. Cơng ty thƣờng kiểm tra theo các cách sau :
Kiểm tra giữa kỳ: Kiểm tra để chắc chắn những hàng hóa đó đúng với hợp đồng ngoại thƣơng mình đã ký. Nếu có sai sót bất cứ vấn đề gì nhƣ sai về mẫu mã, kiểu dáng,... thì cơng ty tiến hành điều chỉnh ngay vì nếu khơng sẽ dẫn nhiều rủi ro làm mất uy tín của công ty, mất cơ hội kinh doanh xuất khẩu.
Kiểm tra cuối kỳ: Công việc này đƣợc công ty tiến hành trƣớc 7 ngày so với thời hạn đóng gói sản phẩm đƣa vào container. Việc kiểm tra này bao gồm:
- Kiểm tra chất lƣợng: Nhân viên nhà máy của công ty trực tiếp tiến hành kiểm tra từng sản phẩm trong q trình kiểm tra nếu có sai sót hoạc trục trặc gì thì có thể tiến hành sửa chữa luôn tại nhà máy sản xuất, khơng sửa chữa đƣợc thì loại hẳn.
SVTH: Phạm Minh Khang 43
- Kiểm tra số lƣợng: Trong quá trình kiểm tra chất lƣợng cán bộ trong công ty tiến hành kiểm tra luôn số lƣợng, nếu thấy không đủ hoặc số lƣợng hàng bị loại nhiều quá thì phải cho sản xuất thêm ngay.
- Kiểm tra bao bì: Đóng gói hàng hóa thì phải đảm bảo các u cầu sau: bảo đảm phẩm chất lƣợng hàng hóa trong q trình vận chuyển, tạo điều kiện nhận biết và phân loại hàng hóa, đảm bảo tính thẩm mỹ.
- Kiểm tra ký mã hiệu: ký mã hiệu là những ký hiệu bằng chữ hoạc bằng số hình vẽ đƣợc ghi trên bao bì nhằm thơng báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận bốc dỡ bảo quản.
Khách hàng thông báo lịch xuất hàng, đơn vị sản xuất cung cấp phiếu đóng gói(P/L, định mức NVL, thơng số..) cho nhân viên phịng Supply Chain của Công ty để lập bộ chứng từ xuất khẩu.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nhận yêu cầu xuất hàng (Shipping request) và đặt chỗ (Booking note) theo chỉ định của khách hàng. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lập tờ khai hải quan khi nhận đƣợc P/L thực xuất và định mức nguyên phụ liệu từ các đơn vị xuất. Trƣớc khi lập tờ khai hải quan cần chuẩn bị:
Kiểm tra tổng quát P/L thực xuất và bảng đinh mức nguyên phụ liệu Kiểm tra hợp đồng / phụ kiện, chi tiết mã, giá
Kiểm tra thông tin về phƣơng tiện xuất khẩu để lập Booking đặt chỗ hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp Booking note, sau đó xác định cảng và thời gian giao hàng. Kiểm tra L/C
Ví dụ thực tế từ cơng ty:
Thực tế tại ASVN khâu này đƣợc kiểm tra rất gắt gao, 250 sets sản phẩm không thể bị lỗi, dù trầy xƣớc nhỏ cũng phải đƣợc khắc phục, tất cả sản phẩm sản xuất mới và tồn kho phải đồng bộ nên công ty đã yêu cầu đối tác cung cấp men sứ phải kĩ càng trong màu men trắng đục.
SVTH: Phạm Minh Khang 44
Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng do bộ phận QA đảm nhận. Quy trình đóng gói thuộc về kho.
Ký mã hiệu của sản phẩm:
- Simpliciti Toilet Dual flush 6Lpf: C23530SL-1MA03 - Winplus LL 3/4.5L Top push: C23990SL-1MA03
Tổng khối lƣợng của 490 sets: 20895 kg
2.2.3.5. Làm thủ tục hải quan
Khai báo và làm thủ tục hải quan
Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan (ECUS4) mà công ty đã đăng ký và đƣợc cấp mã số vào mạng khai báo hải quan. Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Sau khi lập tờ khai hải quan, cần phải xắp xếp trình tự bộ chứng từ nhƣ sau: - Phiếu tiếp nhận hồ sơ
- Giấy ủy quyền chữ ký
- Tờ khai hải quan bản lƣu hải quan - Packing list (1bản chính)
- Hợp đồng/ phụ kiện
- Bảng kê khai sản phẩm xuất, các nguyên phụ liệu sử dụng Kiểm tra và thực hiện quyết định của hải quan
Hàng đƣợc lƣu chờ cơ quan hải quan kiểm tra: Kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ và tờ khai hải quan, kiểm tra chất lƣợng và số lƣợng thực tế, kiểm tra tính sác thực của tờ khai.
Yêu cầu đối với công ty: Sắp xếp hàng thuận tiện cho việc kiểm soát của cơ quan hải quan, kiểm tra diễn ra rất nhanh, hầu hết các lô hàng xuất khẩu của công ty chỉ phải kiểm tra xác suất khơng q 10 khối lƣợng hàng hóa xuất khẩu.
SVTH: Phạm Minh Khang 45
Sau khi hàng hóa đã đƣợc chấp nhận thơng quan tại chi cục hải quan cửa khẩu cảng Sài Gòn khu vực 1. Nhân viên công ty sẽ tiến hành:
- Kiểm tra container hàng.
- Chụp hình (để dùng làm bằng chứng rằng hàng đã đƣợc bốc lên tàu đúng, đủ và hàng trong tình trạng tốt nếu có tranh chấp xảy ra sau này).
- Đóng Seal (niêm phong kẹp chì).
- Phát hành DO (Delivery Order: Lệnh giao hàng) cho thủ kho (Warehouse) để bốc hàng lên Container.
- Phát hành hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng u cầu thanh tốn sẽ do bộ phận kế tốn chịu trách nhiệm).
Ví dụ thực tế từ cơng ty
490 kiện hàng xuất đi Philippin sẽ đƣợc chuyển ra cảng Cát Lái vào ngày 5/4/2016.
Tờ khai thông quan
Chi cục hải quan giám sát: CC HQ CK Cảng Sài Gòn khu vực I Đơn vị xuất khẩu: công ty TNHH American Standard Việt Nam Số tờ khai: 300778388910
Mã số thuế: 3700230117 - Luồng: Xanh
Ngày tàu đi dự kiến: 13/4/2016 2 container mang số hiệu:
- OOLU9564251 – số seal: OOLEBZ2190 - TGHU9828518 – số seal: OOLEBZ2162
Loại hình: xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu Trị giá hóa đơn: 25540 USD – 52.6 USD/set
SVTH: Phạm Minh Khang 46
2.2.3.6. Giao hàng cho bên vận tải
Hình thức xuất khẩu của cơng ty là xuất khẩu trực tiếp theo điều kiện FOB Bình Dƣơng. Theo điều kiện này công ty tiến hành giao nhận hàng theo các bƣớc sau:
Trƣớc thời gian giao hàng 7-8 ngày công ty nhận lịch thông báo giờ tàu đến và số hiệu của tàu từ nhà nhập khẩu.
Khi tàu vào cảng, chuẩn bị xong mọi điều kiện để có thể xếp hàng, tàu sẽ thơng báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR) cho ngƣời giao hàng. Nhận đƣợc NOR, công ty tiến hành kiểm tra xem thực tế tàu đã sãn sàng xếp dỡ hàng chƣa và ký vào NOR, bắt đầu tính thời gian xếp hàng và thực hiện các công việc sau:
- Tổ chức chuyên chở hàng hoá ra cảng để xếp hàng lên tàu.
- Căn cứ vào bảng kê khai hàng hoá, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng, ngƣời giao hàng (thông thƣờng công ty uỷ nhiệm cho cảng giao hàng) cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng lên tàu.
- Cùng với tàu, cảng theo dõi đơn đốc việc xếp hàng lên tàu, có mặt liên tục để giải quyết vấn đề phát sinh.
- Lập biên bản cần thiết khi có các hƣ hỏng, thiếu hụt hàng hoá. - Lập thủ tục thanh toán các chi tiết cần thiết cho cảng.
Đánh giá cơng tác hàng hố xuất khẩu.
Cụ thể hàng xuất bằng container đóng bãi của cơng ty đi Philippin
- Trƣớc ngày giao hàng phụ trách giao nhận xắp xếp xe đúng với số lƣợng hàng cần vận chuyển
- Xuất 490 kiện hàng ra cảng để xuất sang Philippin cần 4 xe chở hàng gồm: 4 xe 5 tấn. - Đến ngày giao hàng 4 xe này đến công ty và chất hàng lên xe và đƣa ra cảng Cát Lái. Cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai: Chi cục hải quan ICD Sóng Thần.
- Đóng lệ phí hải quan, sau khi làm thủ tục hải quan, liên hệ hải quan giám sát bãi để đóng hàng vào container.
SVTH: Phạm Minh Khang 47
- Đến thƣơng vụ đóng tiền chuyển container đóng bãi cầm lệnh cấp container đã có đóng dấu thu tiền của phịng thƣơng vụ đến phòng điều độ xin cấp container theo nhƣ yêu cầu trên lệnh cấp container.
- Lấy số container là OOLU9564251 và TGHU9828518 của công ty vận tải Trasas nhập số container để tra vị trí container Kiểm tra container sạch, tốt đủ điều kiện đóng hàng thì nhận container này Đề nghị điều độ cấp giấy điều công nhân bốc xếp.
- Liên hệ cơng nhân và điều xe tới vị trí container để đóng hàng vào. Đóng xong liên hệ đội trƣởng của cơng nhân để lấy phiếu bấm seal, cầm phiếu này trở lại điều độ đóng dấu xác nhận.
- Cầm tờ khai đã thơng quan, phiếu bấm seal đã có xác nhận và biên bản bàn giao tới hải quan bãi để đóng dấu tiếp nhận tờ khai.
- Nhận thêm giấy xác nhận đã vào sổ HQ (chỉ có thơng tin số tờ khai, chi cục hải quan, ngày, tháng…) chƣa có dấu trên giấy này. Trở lại phịng thanh lý vào sổ tàu đóng dấu lên giấy xác nhận vào sổ hải quan, ngƣời ta giữ lại một biên bản bàn giao trả lại tờ khai và giấy xác nhận vào sổ hải quan.
- Cầm giấy này và tờ khai có ghi thơng tin tàu, chuyến, seal , số cont tới bàn vào sổ tàu, nhận lại TKHQ và phiếu xác nhận chính thức in thơng tin tờ khai, giờ tàu.
SVTH: Phạm Minh Khang 48