Nguồn: www.americanstandard.com.vn
2.1.4. Giới thiệu cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty
2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
SVTH: Phạm Minh Khang 28
2.1.4.2. Chức năng các phòng ban
Tổng giám đốc
Tổng giám đốc có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty, là ngƣời đƣa ra các quyết định, điều hành công việc kinh doanh của công ty, đồng thời thực hiện việc giám sát hoạt động của các thành viên trong cơng ty. Tổng giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty. Quyết định lƣơng và phụ cấp (nếu có) đối với ngƣời lao động trong công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng giám đốc. Tổng giám đốc phải điều hành công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị và trƣớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao.
Ban giám đốc
Ban giám đốc có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và
tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý cơng ty, theo dõi tình hình hoạt động của các phịng ban. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, các nhiệm vụ đƣợc Tổng giám đốc giao phó, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của công ty, kiến nghị phƣơng án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ cơng ty. Kiểm sốt tiến độ và hiệu quả hoạt động trình lên Tổng giám đốc.
Phòng kinh doanh Chức năng
- Tham mƣu, giúp việc cho Tổng giám đốc và Ban giám đốc về công tác nghiên cứu chiến lƣợc kinh doanh, tiếp cận và phát triển thị trƣờng, công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng, thu hút khách hàng mới.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo quá trình kinh doanh hiệu quả mang lợi nhuận cao nhất về cho công ty. Đồng
SVTH: Phạm Minh Khang 29
thời, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về các hoạt động trong nhiệm vụ, thẩm quyền đƣợc giao.
Nhiệm vụ
- Lập và phân bổ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, triển khai thực hiện, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho cơng ty.
- Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của cơng ty.
- Đàm phán, tìm kiếm các hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng. Thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối.
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho cơng ty. Phối hợp với các phịng ban cùng hồn thành cơng việc đƣợc giao và nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
- Phân tích và đề xuất với lãnh đạo cơng ty về các biện pháp quản lý và những phƣơng án sản xuất hiệu quả nhất nhằm tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Tổng hợp số liệu, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
Phịng hành chính - nhân sự Chức năng
- Tham mƣu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thơng và quan hệ công chúng của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về các hoạt động trong nhiệm vụ, thẩm quyền đƣợc giao.
SVTH: Phạm Minh Khang 30
- Tham mƣu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch và phát triển cán bộ thơng qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
Nhiệm vụ
- Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lƣu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của cơng ty và những thơng tin có liên quan đến công ty. Quản lý hồ sơ, thông tin ngƣời lao động theo quy định hiện hành. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định…
- Tổ chức bộ máy nhân sự, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp lƣơng, nâng bậc lƣơng, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo, thanh toán lƣơng, phụ cấp, chế độ phúc lợi, đề xuất khen thƣởng…
- Xây dựng nội quy lao động, các quy chế làm việc, quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phịng đại diện, Phịng giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của điều lệ công ty.
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực của tồn cơng ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lƣơng, chi phí đào tạo, chi phí đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, chi phí đồng phục…).
- Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lịng hàng năm đối với tồn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thƣởng, kỷ luật, đánh giá đối với ngƣời lao động công ty.
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với giới truyền thơng, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thơng, marketing, bán hàng nhằm có đƣợc sự hỗ trợ tốt nhất cho việc quảng bá thƣơng hiệu.
SVTH: Phạm Minh Khang 31
- Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng… trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh cơng ty.
- Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.
Phòng IT Chức năng
Phịng Cơng nghệ thơng tin là phòng tham mƣu, giúp việc cho Tổng giám đốc
về lĩnh vực công nghệ thông tin của tồn cơng ty (bao gồm: hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm, giải pháp công nghệ thông tin) nhằm tối ƣu hóa hệ thống, bảo mật, an tồn dữ liệu. Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về các hoạt động đó theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc giao.
Nhiệm vụ
- Nghiên cứu, đề xuất và triển khai xây dựng hệ thống, duy trì, quản trị, tối ƣu hóa hệ thống máy chủ, hệ thống lƣu trữ, camera, giám sát vào ra, mạng, phần mềm hệ thống…
- Chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động an ninh mạng – truyền thông. Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định, cấp quyền sử dụng. Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu và các ứng dụng về công nghệ thông tin của công ty, đảm bảo sự vận hành liên tục và hiệu quả của tồn bộ hệ thống cơng nghệ thơng tin.
- Thực hiện việc đánh giá, phân tích định kỳ về hiệu quả các hệ thống phần cứng, phần mềm, đề xuất các giải pháp để cải tiến, tối ƣu hoá hiệu quả hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin.
- Nghiên cứu, thử nghiệm, triển khai các dự án, áp dụng công nghệ vào khai thác sản phẩm dịch vụ của công ty và chuyển giao sản phẩm dịch vụ đã hoàn thiện cho khách hàng.
SVTH: Phạm Minh Khang 32
- Tiếp nhận yêu cầu và xử lý các sự cố trong quá trình sử dụng phần mềm, vận hành máy tính, hệ thống phần cứng. Thống kê, tổng hợp các loại rủi ro, các trƣờng hợp lỗi trong hệ thống công nghệ thơng tin, đề xuất hƣớng phịng ngừa, xử lý và khắc phục.
- Xây dựng các quy trình, quy chế, quy định, quản lý thiết bị, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của công ty.
- Xây dựng tài liệu sử dụng, đào tạo hƣớng dẫn sử dụng các phầm mềm ứng dụng cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
Phịng tài chính – kế tốn Chức năng
- Tham mƣu cho Tổng giám đốc, Ban giám đốc về lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực tài chính doanh nghiệp đảm bảo nguồn vốn kinh doanh, phản ánh dòng vốn kinh doanh để cơng ty kinh doanh có hiệu quả.
- Tham mƣu các công việc chun mơn thuộc lĩnh vực kế tốn đảm bảo đúng quy định của nhà nƣớc về Luật kế toán, chuẩn mực kế toán và nguyên tắc kế toán.Thực hiện một số chức năng khác khi đƣợc Ban giám đốc giao.
Nhiệm vụ
- Quản lý hoạt động tài chính trong tồn cơng ty. Lập kế hoạch tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc về tình hình tài chính của cơng ty.
- Phân tích và đánh giá về mặt tài chính các dự án do cơng ty thực hiện. Theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính đã đƣợc duyệt, báo cáo tình hình sử dụng vốn và đề xuất biện pháp điều chỉnh hợp lý.
- Thƣờng xuyên thu thập, phân loại, xử lý, cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về tài chính trong sản xuất kinh doanh, báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc về tình hình tài chính của cơng ty.
SVTH: Phạm Minh Khang 33
- Đánh giá hoạt động tài chính của cơng ty, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính. Lập và đánh giá báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và điều lệ của công ty.
- Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong q trình sản xuất kinh doanh của công ty, phù hợp với quy định của nhà nƣớc và Quy chế quản lý tài chính của cơng ty.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hồn chỉnh thủ tục kế tốn trƣớc khi trình ban giám đốc phê duyệt.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ, xác định tài sản thừa thiếu đồng thời đề xuất với Ban giám đốc biện pháp xử lý.
- Quản lý tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, hạch tốn theo chế độ hiện hành. Theo dõi nguồn vốn của cơng ty. Tiến hành các thủ tục thanh quyết tốn các loại thuế với cơ quan Thuế.
- Theo dõi, lập kế hoạch và thu hồi công nợ của khách hàng đầy đủ, nhanh chóng bảo đảm hiệu quả sử dụng vốn của công ty.
- Lập và nộp các báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nƣớc. Chấp hành quyết định của Ban kiểm sốt và các cơ quan có thẩm quyền về việc kiểm tra hoạt động kế tốn tài chính.
- Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến vào cơng tác kế tốn, bồi dƣỡng nghiệp vụ chuyên mơn cho cán bộ kế tốn, đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của cơng ty.
Phịng Marketing Chức năng
- Tạo hình ảnh, phát triển thƣơng hiệu, nghiên cứu thị trƣờng, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trƣờng. Thực hiện các chƣơng trình marketing do Ban giám đốc phê duyệt. Tham mƣu cho Ban giám đốc về các chiến lƣợc marketing, sản phẩm, khách hàng.
SVTH: Phạm Minh Khang 34
- Định hƣớng chiến lƣợc các hoạt động Marketing tại công ty. Xây dựng chiến lƣợc và các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thƣơng hiệu. Sáng tạo các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thƣơng hiệu.
Nhiệm vụ
- Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm. Nghiên cứu tiếp thị và thơng tin, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.
- Lập hồ sơ thị trƣờng và dự báo doanh thu. Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng, phân khúc thị trƣờng, xác định mục tiêu, định vị thƣơng hiệu. Phát triển sản phẩm, hồn thiện sản phẩm với các thuộc tính mà thị trƣờng mong muốn.
- Tổ chức hệ thống thu thập thông tin về sản phẩm, giá, đối thủ cạnh tranh. Đánh giá thông tin ra quyết định thay đổi chỉnh sửa sản phẩm. Định hƣớng về thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu mới, xây dựng chiến lƣợc mở rộng thị trƣờng.
- Quản trị sản phẩm (chu kỳ sống sản phẩm), xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lƣợc marketing nhƣ 4P: sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị; 4C: nhu cầu, mong muốn, tiện lợi và thông tin.
- Cập nhật và đƣa ra những phản hồi về thị trƣờng và thông tin đối thủ cạnh tranh, đề xuất những hoạt động phản ứng lại đối thủ cạnh tranh nhằm chiếm ƣu thế trên thị trƣờng.
Phòng thu mua Chức năng
Tham mƣu cho Ban giám đốc trong công tác hoạch định kế hoạch thu mua và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức điều hành kho bãi trong hệ thống sản xuất kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ
- Điều hành, quản lý nhân viên phịng thu mua và cung ứng để thực hiện cơng tác chuyên môn. Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu thu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở Ban giám đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.
SVTH: Phạm Minh Khang 35
- Quản lý các Nhà cung ứng theo qui trình của cơng ty theo các chỉ tiêu: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phƣơng pháp thanh toán, tiềm năng phát triển.
- Kiểm tra chất lƣợng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tồn cơng ty.
- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế kí kết với các Nhà cung ứng, đàm phán và xem xét đơn đặt hàng, hợp đồng mua sản phẩm và dịch vụ… Quản lý và kiểm sốt tồn bộ hoạt động từ lúc chuẩn bị đặt hàng đến khi hàng về kho.
- Thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ và kịp thời theo qui định của công ty. Khi cần thiết phải báo cáo định kì hàng tháng tình hình hoạt động của phịng cho Ban giám đốc. - Xây dựng môi trƣờng cung ứng lành mạnh, năng động, trách nhiệm và hiệu quả. Bảo đảm cung ứng đúng số lƣợng, chất lƣợng, thời hạn, có tính đến tiết kiệm chi phí để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh theo phƣơng châm: chủ động – kịp thời – hiệu quả.
- Chi tiêu trong hoạt động thu mua và cung ứng theo dự toán đƣợc Ban giám đốc công ty phê duyệt. Chủ động tổ chức và điều phối nhân sự trong phạm vi hoạt động của phòng.
SVTH: Phạm Minh Khang 36
2.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong năm 2013, 2014, 2015 2013, 2014, 2015
Nguồn: Phòng Kinh Doanh
2.2. Thực trạng hoạt động xuất khẩu tại công ty TNHH American Standard Vietnam Vietnam
2.2.1. Hoạt động trƣớc khi ký kết hợp đồng
Khi tiến hành nghiên cứu thị trƣờng công ty cần phải tiến hành nghiên cứu cả thị