CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MARKETINGSỰ KIỆN
2.5. Phân tích thực trạng hoạt động Marketing sự kiện tại công ty truyền
2.5.2. Phân tích các hình thức thực hiện marketing sự kiện
❖ Lên kế hoạch
Mức độ khả thi của kế hoạch (toàn bộ quá trình thực hiện event có đúng theo kế hoạch hay không,có chỗ nào không thể thực hiện được, vì sao)
Mức độ hấp dẫn của nội dung (các hoạt động có đa dạng không, có gì đặc sắc không, có làm cho khách thấy chán vì không có hoạt động gì để tham gia?)
Thiết kế của chương trình (màu sắc, phong cách có phù hợp đối tượng khách tham dự không, thông tin có đầy đủ chưa)
❖ Địa điểm, giấy tờ
Thuê địa điểm tổ chức (địa điểm thuê đã tối ưu cho việc tổ chức sự kiện đó hay chưa, có gặp phải vấn đề nào không)
Việc xin giấy phép (có suôn sẻ không, có đúng hạn không)
❖ Truyềnthông, quảng cáo
Bài PR trên báo (có lên được các báo đã cam kết, có lên được đúng nội dung mong muốn)
Treo bandrol, dán poster (độ phủ của bandrol, poster)
Phát tờ rơi (sự phù hợp của địa điểm phát, tỷ lệ khách hàng biết đến chương trình qua tờ rơi)
Rải link trên các forum, mạng xã hội (số lượt xem, số lượt phản hồi)
Gởi mail cho khách hàng (tỷ lệ mở mail, tỷ lệ click vào link trong mail, tỷ lệ forward email cho người khác)
❖ Set up, trang trí
Không gian tổng thể của Event
Lắp đặt và trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, mức độ thuận tiện quan sát, décor thế nào, backdrop thế nào)
Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm (nếu có)
Sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân, quầy bán vé(Set up quầy bán vé thuận tiện chưa? Quầy lễ tân có dễ tìm kiếm không)
Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet (Chỗ đậu xe đã tiện lợi chưa, Toilet có thuận tiện cho khách dùng hay không)
❖ Kỹ thuật
Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng (Âm thanh ánh sáng có thông suốt không hay trục trặc, âm thanh có tốt không, nghe có rõ không, có bị vang không)
Hệ thống trình chiếu (thiết bị trình chiếu set up đã tốt chưa, có bị ngắt giữa chừng không, có bị che chắn tầm nhìn hay không)
Nguồn điện
❖ Hậu cần, thuê mua (Logistic)
Việc sản xuất, in ấn các vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng cáo (màu sắc đã chuẩn chưa, số lượng, chất lượng có đạt yêu cầu không)
Việc chuẩn bị quà tặng (quà tặng có phù hợp với đối tượng khách không, thừa thiếu ra sao)
Việc chuẩn bị phương tiện đi lại (có tiện cho khách đi lại hay không)
Gởi giấy mời, confirm sự có mặt của khách mời (có gởi sớm để khách có thời gian chuẩn bị hay không, tỷ lệ không gởi được)
Mua sắm công cụ nhỏ
Tiệc và đồ uống (Có ngon miệng không, có phải đợi lâu để lấy đồ ăn không)
❖ Nhân sự
Cách làm việc của MC (Nói chuyện có lưu loát, ứng xử có linh hoạt, có thu hút khán giả tập trung vào chương trình không)
Chương trình biểu diễn của ca sĩ, nhóm nhảy (có xuất hiện đúng với lịch trình hay không, biểu diễn có hấp dẫn và nhiệt tình không)
Sự có mặt của khách mời, đại diện công ty, khách VIP (Có ai đến trễ không, cách họ phát biểu khai mạc, chào đón khách tham dự đã ổn chưa)
Thái độ làm việc của PG, PB (Trang phục có đẹp và phù hợp chương trình không, có lịch sự, chuyên nghiệp không, có giải quyết than phiền (nếu có) của khách tốt không, có nghiêm túc không, có các hành vi ko chuyên nghiệp như cười đùa, nói chuyện, ăn uống, chống cằm… trước mặt khách không, có ai quản lý họ không)
❖ Phản hồi sau Event
Số lượng khách tham gia Thành phần khách tham gia Tỷ lệ hợp đồng được k Tỷ lệ đăng ký trò chơi
Mức độ nhận biết sản phẩm/thương hiệu
Việc đón khách, đăng ký (Có người tiếp đón không, có chu đáo không, quy trình đón khách như vậy đã hợp lý chưa, có bắt khách chờ đợi lâu không, có xảy ra tình trạng ùn tắc không)
Việc tổ chức trò chơi (trò chơi có được khách hưởng ứng nhiều hay không, có góp phần truyền tải hình ảnh khách hàng/nhà tài trợ không)
Việc phát quà mẫu, tặng quà (Tặng trước hay sau chương trình, có bị lộn xộn không, khách có hài lòng không)
Việc bán vé (Việc bán vé thế nào?Có dễ dàng mua vé không? Vấn đề vé chợ đen...)
Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách mời (Việc hướng dẫn khách tốt chưa, khách tham dự có dễ dàng tìm được chỗ của mình không)
Biện pháp thu hút khách, làm nóng tại chương trình (có hoạt động gì để đón tiếp khách)
❖ Điều phối sự kiện, giải quyết rủi ro
Mức độ ăn ý, chặt chẽ trong phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân sự (đã hợp lý hay chưa, có chỗ nào trục trặc)
❖ Chạy thử, tổng duyệt – Rehearsal
Thời gian thực hiện (Thời gian bắt đầu Event, thời gian kết thúc Event, thời gian chạy phần khai mạc, thời gian chạy phần giới thiệu nội dung, thời gian phần giải trí, chương trình có thông suốt hay không, có trục trặc gì xảy ra ko, có nhiều thời gian chết không)
Sự linh hoạt giải quyết các tình huống (Khi có phát sinh tình huống ngoài dự định, BTC đã có hướng khắc phục tốt chưa v/d bãi xe hết chỗ gởi)
Các phát sinh ngoài kế hoạch, nguyên nhân
❖ Công việc sau Event
Thu dọn hiện trường Trả vật dụng thuê mượn
Thanh toán tiền cho nghệ sỹ, nhà cung cấp Làm báo cáo tổng kết tài chính
❖ Đánh giá chung sau Event
Mức độ truyền tải của thông điệp, concept qua Event (qua thông điệp, slogan, cách bài trí, hoạt động..., và xem mọi thứ có nhất quán hay không, hay slogan một kiểu mà décor và nội dung lại một phong cách khác)
Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch và thực tế