CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MARKETINGSỰ KIỆN
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quản hoạt dộng marketing sự kiện tại công
3.2.1. Về chính sách nhân viên
Trong một tập thể cùng nêu ra ý kiến , để tránh sự bất hòa giữa các nhân viên thì trưởng phòng có nhiệm vụ phải lắng nghe từng ý kiến của mỗi cá nhân ,đưa ra phương thức hợp lý để lựa chọn và loại bỏ những thứ cần thiết và những thứ không cần thiết , vì ở giai đoạn cuối cùng thì người đưa ra quyết định vẫn là người trưởng phòng nên
người này phải có những cân nhắc kĩ lưỡng và phải có những hành động nhằm đưa ra giải pháp hợp lý nhất cho cả team.
Ngoài ra để công tác hoạt động marketing được hoàn thiện hơn thì học hỏi, quan sát từ các event của các công ty đối thủ cũng là một cách mang lại hiệu quả cao. Ví dụ các công ty đối thủ của FPT Telecom hiện nay tại Việt Nam như truyền hình SCTV, VNPT , AVG,…vv. Và một số công ty đối thủ tiềm năng khác.
3.2.2. Về chính sách hoạt động marketing sự kiện
Khi hoạt động marketing sự kiện nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp: phát cataloge, xây dựng phòng tham quan, triển lãm, sự tham gia của các cơ quan thông tin: truyền hình, báo chí.
Thống nhất và yêu cầu các công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện .Trên cơ sở thông tin đó, lên hạng mục công việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt bằng khu vực…. cho khách hàng xem qua .Để chạy một chương trình event thì cần rất nhiều nhân lực, khi đó công ty phải có kế hoạch nhân sự cụ thể cho từng người có thể thuê nhân sự bên ngòai là các bạn cộng tác viên. Nhưng chỉ nên giao những công việc mang tính chất nhỏ, và trong quá trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thông tin, người trưởng nhóm này nên là nhân viên cuả công ty.
Nên sắp xếp công việc của từng người phù hợp với năng lực của họ, tránh tình trạng một người thì quá ôm đồm nhiều công việc làm không hết, cuối cùng thì mọi việc không đến đâu làm chậm tiến độ công việc .Nên chú ý các khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng lọat là ít nhất 48 giờ trước event.
Thông cáo báo chí: 1 đến 2 tuần
Thông cáo báo chí cho báo giấy: 4 đến 6 tuần Lập 1 web: 3 đến 4 tuần
Poster, ban rol: 2 đến 4 tuần Tờ rơi: 4 tuần
Gửi thư: 1 đến 2 tuần Print ad, tvc: 6 đến 8 tuần.
Để tránh áp lực về thời gian: Làm từng bước một: sắp xếp thứ tự công việc cần làm Theo một danh sách cụ thể và chi tiết .Làm từng công việc một theo từng bước và kiểm sóat chặc chẽ công việc về thời gian để hoàn thành công việc đó đúng tiến độ, sau đó sẽ làm công việc tiếp theo.
Cách này có thể kiểm soát đựơc về mặt thời gian và tiến độ công việc một cách chặt chẽ .Làm song song: những việc gì có thể làm song song thì ta làm song song cùng một lúc .Thường thì những công việc không liên quan gì đến nhau thì ta có thể sắp xếp làm cùng một lúc để rút ngắn thời gian như dàn dựng sân khấu và viết thiệp mời .Kết hợp cả hai phương án trên: trong từng giai đọan cụ thể có thể có những việc cần thực hiện cùng lúc tuy nhiên có những giai đọan quan trọng cần có sự chi tiết tỉ mỉ và đầu tư nhiều thời gian và công sức.
Phải lên một bảng kế họach B, để đối phó những việc bất ngờ xảy ra .Nếu không có kế họach dự phòng thì kế hoạch chính có thể sẽ bị phá hủy trong chốc lát .Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến các cơ quan báo chí nó giúp chúng ta có thời gian để chuẩn bị và đồng thời cũng để khẳng định bản quyền của chương trình.
Lên một ngân sách để quảng bá cho event càng sớm thì càng mở ra nhiều cơ hội, với một ngân sách cho phép có thể book quảng cáo trên báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brochure, poster, gửi mail trực tiếp…tuy rằng có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nhưng nên hạn chế vì chúng ta không kiểm soát được thời gian và nội dung của thông điệp .Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn như thế nào, nội dung ra sao, hình thức như thế nào, gởi vào thời gian nào, cho ai?
Tất cả những điều trên điều cần phải xem xét và đưa ra duyệt với khách hàng .Khi gởi bảng kế hoạch cho khách hàng thì ngoài thời gian và công việc cần làm thì cần kèm bảng chi phí (không cần quá chi tiết) nhưng nó phải bao gồm những hạn mục cần thiết cho chương trình và một bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên trong cũng như
chuyên nghiệp, quan tâm của công ty đối với chương trình của khách hàng tạo cho họ một sự thiện cảm.
Viết kịch bản cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết về thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí… và kể cả các chi tiết nhỏ nhặt nhất .Khi tổ chức địa điểm ngòai trời không xác định đựơc những người tham gia, họ có thể là những công chúng hiếu kì thì cần tính tóan kỹ lưỡng, dự tóan người tham dự có phương án dự phòng trường hợp qúa tải và phải có đội bảo vệ ổn định trật tự trong trường hợp quá tải, sắp xếp chỗ trong khu vực diễn ra sự kiện.
Thậm chí khi sự kiện diễn ra ngòai trời mà ngày hôm đó trời mưa thì ta cò thể dự trù thêm một địa điểm khác ở trong nhà .Lên danh sách công việc cho từng người thật chi tiết, bao gồm ai, làm gì, ở đâu, lúc nào, làm như thế nào… nếu là chương trình lớn thì có bộ phận dự phòng
Khi mỗi nhân sự được phân công đảm nhiệm một công việc, thì phải báo cáo tiến độ làm việc của mình theo thời gian đã quy định và tốt nhất là nên hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc để công việc có thể tiến hành một cách nhanh chóng .Trong quá trình triển khai công việc trong việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng những cụm từ chủ quan như : sẽ được thỏa thuận, hoặc sẽ được quyết định trong những ngày sau đó…sẽ dẫn đến nhiều lý giải khác nhau dẫn đến những xích mích, và trường hợp xấu nhất là chương trình có thể bị hủy vì kiện tụng trong hợp đồng
Khi làm việc với các cơ quan báo chí trong vấn đề PR cho chương trình, phải hểu rõ nhu cầu và tính chất công việc của các nhà báo, các chủ bút khi ta sẽ thu hút giới truyền thông tốt hơn .Nếu làm việc với các nhà báo mới trước hết ta có thể gởi mail cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu và diễn tả đựơc cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động .Thời gian liên hệ với báo chí thì nên tránh vào buổi chiều vì thời điểm đó họ rất bận.
Khi xin giấy phép tổ chức họp báo: thời gian cấp giấy phép cho các doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày.Đây là điều các doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần nắm để tránh tình trạng cuộc họp bị trì hoãn. Tốt nhất khi xin bất kỳ giấy phép nào để chạy chương trình thì nên xin trước khi chương trình diễn ra khoảng 1 tháng, khi đó ta có thể bổ sung giấy tờ hoặc thay đổi nội dung để phù hợp theo yêu cầu của Sở. Vì giấy phép quyết định chương trình đó sẽ diễn ra đúng tiến độ, bị hủy hay dời ngày diễn…Trong tay luôn có bảng doanh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất để có thể theo sát tiến độ công việc nhằm kịp thời điều chỉnh.
3.2.3. Về chính sách quản lý chi phí tổ chức sự kiện
3.2.3.1. Xác định rõ ràng kế hoạch và nhu cầu của khách hàng
Biết khách hàng cần gì muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho event, cái nào phải sản xuất cái nào phải thuê là một trong những điều kiện tiên quyết cho việc tiết kiệm thời gian, chi phí mua bán, chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.
Rõ ràng một kết hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ làm cho chi phí phát sinh tăng chóng mặt, những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng, mà phải sử dụng các hạng mục với chi phí phát sinh cao mà không mang lại hiệu quả vì thời gian chuẩn bị không nhiều. Kế hoạch rõ ràng, thống nhất sớm với khách hàng cũng giúp cho việc đi lại, gặp gỡ khách hàng được giảm thiểu – giúp cho chi phí ngầm giảm
3.2.3.2. Xây dựng và kiểm soát chặt chẽ hệ thống nhà thầu phụ
Việc này đóng vai trò quan trọng của phòng mua bán (một sô công ty kiêm luôn cả kế toán hoặc thủ quĩ)
Hầu hết các công ty tổ chức sự kiện hiện nay rất khôn ngoan khi chỉ đâu tập trung một số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt: Blue – Nhà bạt, hệ thống giàn không gian, Tân Hữu Tài, Fantasy: ATAS, Vietimage: Máy chiếu, màn LED…, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí lưu kho,khấu hao, cơ hôi nhưng khi thực hiện dự án lớn, cần một lượng trang thiết bị khổng lồ ở nhiều lĩnh vực thì họ cần phải đi thuê lại các đơn vị khác – gọi là nhà thầu vụ
Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược lâu dài với các supplier – nhà thầu phụ cũng là một cách đẻ lấy giá tốt và giảm thiểu rui ro và chủ động trong việc triển khai
3.2.3.3. Tận dụng tối đa năng lực sẵn có liên kết với các công ty có thế mạnh bổ sung mạnh bổ sung
Hầu hết các công ty làm thương mại (không có trang thiết bị) khi đi thuê lại các trang thiết bị rồi tính giá chênh lệch cho khách hàng thì trong công thức tính các chi phí sản xuất, dịch vụ đều tăng do khoản chênh lêch thuê lại đó.
Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm trang thiết bị của bên mình có sẵn hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó thì chi phí sẽ luôn luôn được chia sẻ, có thể không phải là tiết kiệm cho mình nhưng chúng ta tiết kiệm cho doanh nghiệp từ đó tạo mối quan hệ đối tác thân thiết lâu dài.
Khi nhận được một gói sự kiện tổng thể, thì chúng ta hãy liên kết với các công ty cùng trường có thế mạnh bổ sung để cung cấp cho khách hàng một gói dịch vụ tổng thể nhưng với đơn giá trực tiếp của các nhà cung cấp
3.2.3.4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện
Ở đây vai trò của một quản lý dự án cực kỳ quan trọng, họ phải là người hiểu rõ nhất qui trình thực hiện event họ đang phụ trách.Từ đó họ phải có trach nghiệm kiểm soát trang thiet bị cần thiết, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát và lãng phí
3.2.3.5. Đảm bảo tiến độ thực hiện
Đây thực sự là yêu tố quan trọng, một qui trình chuyên nghiệp cùng những giải pháp thi công thông minh sẽ góp phần giup giảm chi phí
Tiến độ ảnh hưởng đến: ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro. Event đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh, chất lượng event đảm bảo
3.2.3.6. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event
Bản chất của sự kiện là quảng cáo,là công cụ để khách hàng thoả mãn mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của mình trước công chúng.
Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một event của doanh nghiệp thì chi phí tổ chức sẽ chia đều cho các mục tiêu theo công thức:
Hiệu quả = Mục tiêu / Chi phí.
Nhìn vào công thức ta thấy chi phí giữ nguyên, tăng mục tiêu thì hiệu quả sẽ tăng lên
3.2.3.7. Tận dụng lao động thời vụ-cộng tác viên, thực tập viên
Sử dụng các lao động thời vụ đặc biệt là các sinh viên là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp.
Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp
KẾT LUẬN
Ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên "nóng" hơn và được coi là có nhiều triển vọng .Có nhiều cách khác nhau để học làm nghềtổ chức sự kiện nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế. Lý thuyết về Marketing và nghề tổ chức sự kiện có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy vềtổ chức sự kiện như Vietnam Marcom, Arti Vietnam, Megalink…; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event.
Trải nghiệm thực tế về nghề tổ chức sự kiện thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp .Nhưng để có thể làm sự kiện được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bị cho mình các kiến thức cơ bản vềtổ chức sự kiện bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động sự kiện thực tế để trải nghiệm. Ngoài ra, một vài bộ phận của công ty tổ chức sự kiện còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế, dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng…Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tập hoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc.
Nói một cách đơn giản thì Event marketing (marketing sự kiện) là một cách để thương hiệu của bạn kết nối với người tiêu dùng. Bạn có thể cho người tiêu dùng nghe, nhìn, ngửi, nếm, cảm nhận,…sản phẩm hay thương hiệu của mình trong sự kiện và bắt đầu xây dựng mối liên hệ với khách hàng .Mục tiêu cuối cùng là biến họ thành những khách hàng trung thành và xây dựng mối quan hệ lâu dài .
DANH MỤC TÀI LIỆU THAMKHẢO
WEBSITES THAM KHẢO:
http://baodautu.vn/coimex-diem-sang-cua-thuy-san-viet-nam-d4734.html http://www.brt.vn/21/85337/Cong-ty-Coimex-canh-tranh-quoc-te-bang-chat- luong-san-pham.htm http://vtc.vn/coimex-thuong-hieu-manh-nho-chu-tin.1.330195.htm www.cafeF.VN www.coimex.com.vn