8. Bố cục bài nghiên cứu
3.4. Giải pháp về công nghệ
3.4.3. Về công tác văn thư lưu trữ
Ứng dụng CNTT trong văn thư lưu trữ với các loại văn bản của cơ quan trong xây dựng phần mềm sử dụng chữ ký điện tử giúp mang lại lợi ích tối ưu trong việc ký, ban hành các văn bản, quyết định cho việc in ấn và sao chép với độ bảo mật tốt. Có 2 loại mã hóa trong chữ ký điện tử là công khai và bí mật, với mã hóa công khai được sử dụng rộng rãi, mã hóa bí mật là khóa được cung cấp dưới dạng tệp cho dịch vụ chữ ký số để đảm bảo tính bảo mật, nhà cung cấp sẽ lưu trữ khóa bí mật đối với mã thông báo USB phần cứng chuyên dụng hoặc thẻ thông minh. Nhờ tính bảo mật cao và thiết bị tối ưu, chìa khóa không bị sao chép hoặc bị nhiễm virus.
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đi đến, theo dõi, giám sát, kiểm tra giúp tiết kiệm thời gian, hiệu quả làm việc hơn với dễ dàng tìm kiếm tài liệu.
Sử dụng phần mềm DocEye giúp thu nhận và phân loại thông tin tài liệu văn bản đi đến có thể dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa, tạo việc từ file tài liệu cá nhân, đồng bộ thư mục và chia sẻ tài liệu với kho tài liệu chung, các phòng ban trong cùng hệ thống. Cùng với đó quản lý, tìm kiếm chia sẻ tài liệu công việc nhanh chóng không bị giới hạn và thông tin được bảo mật an toàn qua cơ chế phân quyền chi tiết đến từng người dùng.
55
Hình 3.1: Logo phần mềm DocEye
Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp khoa học, đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản và có thể điều hành trực tuyến trên mạng máy tính. Phần mềm có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet giúp tiết kiệm chi phí quản lý, vận hành, theo dõi tiến độ xử lý công việc, không những thế còn hỗ trợ công tác thống kê báo cáo, in sổ, cho phép đính file nội dung văn bản kèm theo tiêu đề của văn bản. Cho phép lãnh đạo cơ quan, đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản đến ngay trên phần mềm với khả năng chỉ đạo đối với từng đơn vị cụ thể và có thể gửi văn bản tới các đơn vị cấp dưới hoặc nhận văn bản từ đơn vị cấp dưới, đơn vị khác.
56
Hình 3.2: Hình ảnh về Phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc