8. Bố cục bài nghiên cứu
3.4. Giải pháp về công nghệ
3.4.2. Về công tác quản lý nhân sự
Để phục vụ cho công tác quản lý nhân sự thì cơ quan cần phải xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác bằng phần mềm chuyên biệt và các ứng dụng với chức năng thông minh khác:
Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên: thay vì thực hiện việc lưu trữ hồ sơ nhân viên, giầy tờ công chứng một cách thủ công bằng văn bản. Các HR có thể đính kèm các bản scan hồ sơ của từng nhân viên giúp cho quá trình tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng. Dữ liệu hồ sơ của nhân viên được cập nhập liên tục từ lúc mới tiếp nhận cho đến khi nghỉ việc nhờ sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã tạo ra những bước ngoặt lớn. Nhờ lưu trữ thông tin cá nhân và trong quá trình làm việc nhằm giúp đánh giá, khen thưởng và các quyết định có liên quan thuận lợi hơn.
Chấm công: Phần mềm quản lý đồng bộ dữ liệu với máy chấm công giúp báo cáo thời gian chi tiết nhân sự có mặt ở công ty, tự động lập bảng báo cáo chấm công theo thời gian của nhân sự tại công ty. Có thể theo dõi trực tiếp tình trạng hệ thống chấm công từ xa với thiết kế quét mã vân tay, nếu có hoạt động thuyên chuyển hay tiếp nhận nhân viên sẽ thiết lập điều chỉnh dễ dàng.
Quản lý lương:Hệ thống quản lý lương của nhân viên được đồng bộ trong toàn công ty giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Quản lý phúc lợi: Theo dõi và quản lý các chế độ phúc lợi dành cho nhân viên, cho phép chỉnh sửa, bổ sung các chế độ và kế hoạch phúc lợi dành cho nhân viên.
Tuyển dụng: Tính năng tuyển dụng hầu như đều có trên các phần mềm quản lý nhân sự, phương án tuyển dụng online đang được đánh giá cao về hiệu quả. Hệ thống sẽ tiếp nhận những hồ sơ và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu, giúp thiết lập hồ sơ và quy trình theo dõi tuyển dụng hiệu quả.
Quản lý đào tạo: Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi, tổ chức thực hiện khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo. Phần mềm giúp phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của các hoạt động đào tạo của công ty. Các hoạt động của nhân viên trong công
54
ty sẽ được lưu trữ, đánh giá cũng đem lại cái nhìn tổng quan về các hoạt động của mọi người trong công ty.
Quản lý tài sản: Lập hồ sơ bàn giao tài sản, công cụ và các vật dụng khi tiếp nhận nhân sự mới vào hồ sơ đảm bảo thu hồi đầy đủ mọi tài nguyên của công ty khi nhân sự thuyên chuyển hoặc nghỉ việc, hỗ trợ tiếp nhận các trường hợp tài sản bị mất, hư hỏng và theo dõi thường xuyên.
Thuế: Các cán bộ nhân sự đóng tờ khai thuế và kê khai thuế để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên cần thực hiện đầy đủ các yêu cầu về thuế.