8. Bố cục bài nghiên cứu
2.3. Hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác Văn phòng tại Bộ Nộ
2.3.4. Công tác lưu trữ
Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ của công tác, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất mang tính khoa học, hiện đại trong chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ.
Ứng dụng CNTT mang tính khoa học và tiến đến tin học hóa văn phòng trong hoạt động. Đối với công tác văn phòng nhiệm vụ cần làm là phải đối mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ trong hoạt động quản lý văn thư lưu trữ cần đảm bảo thông tin bằng văn bản một cách chính xác nhất.
Văn phòng Bộ Nội vụ quản lý số lượng hồ sơ, tài liệu khá lớn để phục vụ công tác quản lý, vì vậy muốn tìm kiếm và khai thác thông tin tài liệu lưu trữ một cách chính xác và nhanh chóng là rất khó khăn đòi hỏi phải có giải pháp tối ưu. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư lưu trữ là một giải pháp tối ưu trong công việc và khai thác tài liệu.
2.3.5. Công tác xây dựng quy chế cơ quan
Để cơ quan đi vào nề nếp, kỉ cương, nghiêm chỉnh trong công tác thì việc ra nội quy, quy chế là chuẩn mực giúp cơ quan trong tổ chức hoạt động. Văn phòng cùng các phòng ban khác tiến hành xây dựng nội quy, quy chế làm việc bằng các văn bản, sau đó được sự cho phép của lãnh đạo, văn bản được ban hành sẽ gửi tới các phòng ban, rồi tiến hành nhân bản gửi đến từng viên chức trong phòng. Phần mềm Word và Excel là phầm mềm cho việc ban hành văn bản và giám sát hoạt động.
35
Chuyên viên văn phòng đảm nhận việc giám sát đánh giá CC, VC theo nội quy, quy chế đã có và công tác đánh giá được thực hiện trên phần mềm Excel, chuyên viên theo dõi đánh giá thời gian đi làm, mức độ hoàn thành công việc, hoạt động, nghỉ phép của viên chức có tuân theo quy định của cơ quan.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác xây dựng nội quy, quy chế cơ quan giúp cho cơ quan nắm bắt nhanh chóng chính xác, hạn chế giấy tờ và giúp công việc tra tìm thuận tiện hơn.
2.3.6. Công tác quản lý tài sản trang thiết bị
Một trong những yến tố đảm bảo năng suất, chất lượng công tác của văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ đó là thì trang thiết bị văn phòng.
Bội Nội vụ đã áp dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý các trang thiết bị văn phòng để việc giữ gìn và sử dụng trang thiết bị văn phòng được lâu bền, hiệu quả, kiểm soát được thời hạn kiểm tra việc sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế các trang thiết bị cũ, hỏng hóc được kịp thời. Việc này giúp cho công tác quản lý thiết bị văn phòng dễ dàng quản lý và thuận lợi hơn khi xảy ra mất mát hoặc biến đổi, thay đổi liên quan đến thiết bị được giao thì nhân viên có thể kịp thời báo cáo với cán bộ lãnh đạo, quản lý.
Tuy nhiên, việc quản lý trang thiết bị vẫn chưa thực sự được tốt, tại cơ quan chưa ứng dụng các phần mềm chuyên dụng trong việc bảo quản, quản lý theo dõi trang thiết bị, phương tiện làm việc dẫn đến việc thống kê, kiểm tra các trang thiết bị không được chính xác.