2.3.1.2 .Thành phần tài liệu nộp lưu
2.4. Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
2.4.1. Ưu điểm
Qua thực trạng tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm từ năm 2001 trở lại đây đã có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của Viện Hàn lâm. Tuy nhiên cũng để khách quan nhận định đánh giá hoạt động lưu trữ của Viện có những ưu điểm sau:
Một là, có hệ thống văn bản pháp lý trong quản lý và thực hiện hoạt động lưu trữ. Việc ban hành văn bản như quy định, quy chế về hoạt động lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu..., đã góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng trong thực hiện hoạt động lưu trữ.
Hai là, có tổ chức và nhân sự và nghiệp vụ làm công tác lưu trữ tại Viện Hàn lâm. Cụ thể là thành lập Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm. Có biên chế viên chức lưu trữ cơ bản có chuyên môn, nghiệp vụ. Về nghiệp vụ tổ chức nghiệp vụ lưu trữ đã thực hiện đạt được một số kết quả nhất định.
Ba là, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ đã được quan tâm. Có kho lưu trữ riêng và các trang thiết bị, kinh phí hàng năm cho hoạt động lưu trữ được thực hiện.
Bốn là, các hoạt động về đào tạo, bồi dưỡng, kiểm tra, báo cáo thống kê về công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước có thực hiện.
Năm là, bước đầu đang triển khai ứng dụng CNTT vào lưu trữ và thực hiện số hóa tài liệu và quản lý tài liệu lưu trữ trên phần mềm.
2.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được thì hoạt động lưu trữ trong thời gian qua tại Viện Hàn lâm vẫn còn tồn tại một số hạn chế, cần khắc phục như sau:
Một là, về việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo hoạt động lưu trữ mặc dù đã được hoàn thiện, nhưng vẫn còn thiếu, chưa đồng bộ.
Hai là, về tổ chức, nhân sự cấp Viện Hàn lâm tuy đã thành lập Phòng lưu trữ, nhưng nhân sự đúng chuyên ngành về lưu trữ còn thấp. Tại các đơn vị trực thuộc chưa có. Về thực hiện chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, mới thực hiện được tại cấp Viện Hàn lâm, các đơn vị chưa tổ chức thực hiện.
Ba là, về cơ sở vật chất và kinh phí cho lưu hoạt động lưu trữ tuy là có nhưng mới cấp Viện Hàn lâm và còn khiêm tốn, các đơn vị trực thuộc hầu như chưa có được đầu tư.
Bốn là, việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, khen thưởng... trong thực hiện các chế độ, quy định về hoạt động lưu trữ tuy có hạn chế.
Năm là, việc ứng dụng CNTT nhìn chung chưa thực sự được quan tâm, chủ yếu áp dụng vào công tác văn thư, công tác lưu trữ còn chậm. Công tác lưu trữ tài liệu điện tử và công tác số hóa bước đầu thực hiện. Đây là vấn đề cần phải được quan tâm, nhất là trong giai đoạn hiện nay thực hiện Chính phủ điện tử.
2.4.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm
Để đánh giá hiệu quả của hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm có hiệu quả hay không, các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ được đánh giá hiệu quả ở mức độ nào, qua khảo sát thực trạng hoạt động lưu trữ tại Phòng Lưu trữ cấp Viện Hàn lâm và tại các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm, hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm được đánh giá về cơ bản chưa đạt hiệu quả theo các tiêu chí được đề ra tại chương 1. Tự đánh giá để chấm điểm theo tiêu chí nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, được 76 điểm đối với hoạt động lưu trữ cấp Viện Hàn lâm, tại các đơn vị trực thuộc hoạt động lưu trữ được 24 điểm. (Xem phụ lục số09).
2.4.4. Nguyên nhân
- Một là về cơ sở pháp lý: Hệ thống văn bản chưa được hoàn thiện bổ sung thêm những quy định trong thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như: Kế hoạch công tác lưu trữ. Quy chế, quy định trong công tác bảo quản tài liệu... Công tác phổ biến và hướng dẫn các văn bản và nghiệp vụ về lưu trữ cần chủ động, thường xuyên.
- Hai là công tác quản lý, chỉ đạo điều hành: Do nhận thức của một số lãnh đạo các cấp và CCVC chưa đúng về hoạt động lưu trữ, nên bố trí nhân sự không có chuyên môn, vì cho rằng công tác này ai làm cũng được. Vai trò của lãnh đạo Văn phòng, phòng lưu trữ, nhân sự lưu trữ chưa làm tốt chức năng tham mưu cho lãnh đạo Viện Hàn lâm về hoạt động lưu trữ.
- Ba là về tổ chức, nhân sự: Các đơn vị trực thuộc chưa có tổ chức và nhân sự chuyên trách thực hiện lưu trữ, còn kiêm nhiệm, dẫn đến chất lượng và hiệu quả không cao, yếu kém, Trình độ chuyên môn nhân sự còn thấp, chưa đúng với tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Bốn là cơ sở vật chất và kinh phí: Cơ sở vật chất tuy đã được đầu tư nhưng vẫn còn hạn chế, khá khiêm tốn. Kinh phí hàng năm cấp cho lưu trữ còn ít. Cơ sở vật chất thiếu và xuống cấp. Phòng làm việc và khai thác tài liệu bố trí chung với nhau.
nghiệp vụ lưu trữ chưa tốt như: thu thập tài liệu còn hình thức, tài liệu thu về chưa đạt chất lượng, chưa lập hồ sơ, bảo quản tài liệu chưa thực sự theo đúng quy định của nhà nước, tổ chức xác định giá trị tài liệu chưa bài bản...Tại các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm, các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ cơ bản chưa được thực hiện.
Tiểu kết chương 2
Trong một số năm gần đây, hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm đã được lãnh đạo Viện quan tâm, về cơ bản hoạt động lưu trữ có nhiều chuyển biến. Khách quan để đánh giá, hoạt động lưu trữ chưa được triển khai đồng bộ, chủ yếu tại cấp Viện Hàn lâm, các đơn vị chưa thực hiện, chưa có kế hoạch tổng thể phát triển hoạt động lưu trữ trong toàn Viện Hàn lâm. Thực trạng hoạt động lưu trữ như trên đã tác động không nhỏ đến hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm.
Tuy nhiên, thực trạng hoạt động lưu trữ còn nhiều vấn đề cần phải quan tâm, công tác quản lý, điều hành còn chưa thực sự sâu sát, nhiều cấp lãnh đạo các đơn vị còn buông lỏng, có ban hành một số văn bản quản lý nhưng chưa chi tiết, triển khai thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn sơ sài, chưa chuyên nghiệp, đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất cơ bản còn thiếu, nhiều đơn vị không có.
Từ lý luận của chương 1, tác giả tập trung khảo sát thực trạng của hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm và các đơn vị trực thuộc. Tìm hiểu trên nhiều khía cạnh từ công tác quản lý, điều hành, công tác kiểm tra giám sát và đi sâu tìm hiểu trong việc trỉển khai thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ như: Thu thập tài liệu, phân loại, xác định giá trị, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trên cơ sở đó, tác giả đã có những nhận định khoa học về ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân. Đây là cơ sở để tác giả đề xuất một số giải pháp tại chương 3 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Chương 3:
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
Để khắc phục, hạn chế những tồn tại và nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm trong thời gian tới, chúng tôi đưa ra các giải pháp sau, các giải pháp dựa trên các nhóm tiêu chí để đánh giá hiệu quả của hoạt động lưu trữ.