3.1.1 .Thu thập tài liệu vào lưu trữ
3.1.6. Hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ được dùng là mục lục tài liệu trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, về cơ bản thực hiện, tiếp tục xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu truyền thống.
Đối với khối tài liệu khoa học, Phòng lưu trữ cần xây dựng bộ thẻ tìm tài liệu theo chuyên đề, thẻ tác giả để có thể thống kê báo cáo theo vấn đề hoạc theo tên tác giả. Các bộ thẻ theo chuyên đề như tôn giáo, văn hóa, dân tộc... Công việc này sẽ giúp cho việc thống kê tổng hợp theo chuyên đề, hoặc tác giả, giúp cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý khoa học của Viện.
Bổ sung các loại công cụ tra cứu hiện đại như phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, trong thời gian tới, việc tra cứu tài liệu sẽ được thực hiện trên phần mềm quản lý sẽ tạo thuận lợi khi tra tìm hồ sơ tài liệu được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.
3.1.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Hiện tại, kho lưu trữ của Viện Hàn lâm đã quá tải, cần phải bố trí thêm diện tích kho để bảo quản tài liệu được an toàn và tốt hơn.
Tại đơn vị trực thuộc cần phải xem xét dành riêng một phần diện tích để bảo quản tài liệu, hiện tại tài liệu để rải rác nhiều phòng.
Hệ thống trang thiết bị đảm bảo cho tài liệu được lưu trữ an toàn. Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, các thiết bị phòng chống cháy nổ. Công cụ dùng cho kho lưu
trữ phải được trang bị đầy đủ hơn như: Tủ, kệ, hộp, giá tài liệu... Các trang thiết bị bảo quản riêng đối với từng loại hình tài liệu. Để bảo vệ an toàn cho tài liệu,
cần có quy định, nội quy trong sử dụng tài liệu, nội quy ra vào kho lưu trữ. 3.2. Các giải pháp hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
3.2.1.Tăng cường vai trò lãnh đạo quản lý
Để nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Đảng ủy, lãnh đạo Viện Hàn lâm và lãnh đạo các cấp. Trong thời gian tới, rất cần có sự quan tâm chỉ đạo sâu sát hơn nữa của các cấp lãnh đạo đối với hoạt động lưu trữ. Đưa hoạt động lưu trữ vào kế hoạch hàng năm của Viện cũng như trong các nghị quyết của Đảng ủy Viện Hàn lâm và của các đơn vị.
Tăng cường vai trò của người dứng đầu. Tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2019 đã quy định rõ vao trò lãnh đạo: Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức đối với lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm.
3.2.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự
- Về tổ chức: Có thể nói rằng tổ chức bộ máy trong một cơ quan, là công cụ để thực hiện nhiệm vụ được giao. Trong định hướng phát triển ngành lưu trữ nói chung và công tác Văn thư - Lưu trữ ở các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan Trung ương đã xác định rõ việc củng cố tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ như sau: “tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ văn thư, lưu trữ”, theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/2/2005 của Bộ Nội vụ tại các cơ quan, đồng thời chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc bố trí đủ nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn ngạch văn thư, lưu trữ.
Vì vậy, việc đầu tiên là phải kiện toàn và thành lập tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ. Tuy nhiên, việc thành lập tổ chức lưu trữ và bổ sung nhân sự lưu trữ cần phải nghiên cứu xem xét sao cho phù hợp với tình hình hiện nay đang tinh gọn bộ máy.
Hiện tại, Văn phòng Viện Hàn lâm đã thành lập Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm. Công tác văn thư hiện tại được bố trí tại Phòng Tổ chức - Hành chính. Để thuận lợi cho công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao cần xem xét và bố trí lại công tác văn thư nên sát nhập sang Phòng Lưu trữ thành Phòng Văn thư - Lưu trữ.
lãnh đạo cần xem xét nếu không thành lập một phòng riêng, có thể thành lập tổ văn thư - lưu trữ có trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ và công tác văn thư.
- Về nhân sự: Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ hiện nay cơ bản chưa đáp ứng được yêu cầu theo quy định của ngành lưu trữ. Về chuyên môn nghiệp vụ của ngành chưa đúng, dẫn đến hiệu quả, chất lượng công việc chưa cao.
Để chuẩn hóa đội ngũ viên chức lưu trữ, các đơn vị đã có biên chế, cần xem lại về trình độ chuyên môn, yêu cầu có trình độ từ trung cấp lưu trữ, hạn chế bố trí viên chức kiêm nhiệm. Viên chức làm lưu trữ nếu chưa đủ trình độ, cần phải đưa đi bồi dưỡng, tham gia các khóa đào tạo để hoàn thiện về chuyên môn lưu trữ.
Trong việc tuyển dụng mới nhân sự lưu trữ, các đơn vị cần tuyển dụng viên chức có chuyên ngành lưu trữ để không phải đào tạo, bồi dưỡng lại.
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý
Hoàn thiện hệ thống văn bản về lưu trữ phải xác định là những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong đổi mới, nâng cao hoạt động lưu trữ của Viện hiện nay.
Trước mắt, cần rà soát lại hệ thống văn bản về công tác lưu trữ. Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển hoạt động lưu trữ trong toàn Viện Hàn lâm. Xây dựng quy định về thành phần và nội dung chi tiết của Phông Lưu trữ Viện Hàn lâm, để xác định rõ thành phần, nội dung và giá trị của từng loại tài liệu. Quy định về nộp lưu tài liệu đối với tài liệu khoa học, trên thực tế tài liệu khoa học có nộp, nhưng không đầy đủ, cần có chế tài quy định để các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm giao nộp sau khi đề tài đã hoàn thành, để tránh khi đi thu tài liệu chỉ thu được các hồ sơ tài liệu hành chính, còn sản phẩm khoa học chưa thu được.
Viện Hàn lâm chỉ mới ban hành được một Quy chế về công tác Văn thư - Lưu trữ ở cấp Viện Hàn lâm. Các đơn vị trực thuộc chưa có, để thực hiện được tốt, các đơn vị căn cứ vào Quy chế của Viện Hàn lâm để xây dựng riêng cho mình.
Quy chế Văn thư - Lưu trữ cần phải sửa đổi, bổ sung thêm, vì hiện nay đang thực hiện ứng dụng CNTT trong chuyển giao văn bản tài liệu điện tử và chữ ký điện tử. Sửa đổi, bổ sung lại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Nội quy ra vào kho lưu trữ, Quy định về khai thác tài liệu tại phòng đọc.
Trong thời gian tới, Viện Hàn lâm nên ban hành quy định hướng dẫn các đơn vị trong thực hiện văn bản điện tử, triển khai thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ- TTG ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Thông tư số 01/2019/TT- BNV ngày 24/1/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống văn bản quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
3.2.4. Nâng cao nhận thức và phổ biến văn bản
- Nâng cao nhận thức: Nâng cao nhận thức từ cấp lãnh đạo, quản lý đến cán bộ, công chức, viên chức trong toàn Viện Hàn lâm thực hiện tốt các quy định về văn thư, lưu trữ. Công chức, viên chức có ý thức trách nhiệm trong thực hiện lập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ.
- Phổ biên văn bản: Tăng cường về phổ biến tuyên truyền các văn bản về lưu trữ. Tiếp tục phổ biến sâu rộng nhằm nâng cao hiểu biết và nhận thức về Luật lưu trữ, ý nghĩa tầm quan trọng của hoạt động lưu trữ. Các đơn vị cần xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động của từng đơn vị ngay từ đầu năm, đưa vào kế hoạch nhiệm vụ chung của đơn vị. Xác định là nhiệm vụ hàng đầu của phòng Tổ chức - Hành chính.
- Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và trình độ về CNTT cho đội ngũ làm lưu trữ và CCVC. Tăng cường tổ chức các lớp bồi dưỡng và hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho tất cả các đối tượng trong toàn Viện Hàn lâm.
- Hàng năm, cần tổ chức các bổi giao lưu học tập chia sẻ kinh nghiệm trong nước và có thể ngoài nước để được học tập những kinh nghiệm của các đồng nghiệp và các nước có công tác lưu trữ phát triển.
3.2.5. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát và công tác TĐKT
Thực hiện và tăng cường công tác kiểm tra giám sát hoạt động lưu trữ tại các đơn vị phải được thực hiện thường xuyên, nghiêm túc. Các đợt kiểm tra cần có các kết luật và đánh giá trên các tiêu chí của hoạt động lưu trữ. Kết luật sau đợt kiểm tra cần phổ biến để lãnh đạo và cá nhân được biết để rút kinh nghiệm.
Công tác TĐKT và xử lý kỷ luật cần thực hiện nghiêm túc. Đổi mới và tổ chức các hình thức TĐKT, xây dựng kế hoạch thi đua lập thành tích chào mừng theo các ngày lễ lớn trong năm và ngày thành lập Ngành lưu trữ 7/1, thực hiện sơ kết sau mỗi đợt phát động thi đua, biểu dương cá nhân và tập thể có thành tích tốt trong các đợt thi đua.
nên tham mưu tổ chức phòng trào thi đua về thu thập và chuyển giao tài liệu và các hiện vật liên qua đến quá trình hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm. Đây là dịp để mọi người trong cơ quan có cơ hội để tìm hiểu, nâng cao sự hiểu biết và nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ và hoạt động lưu trữ.
Đi đôi với kiểm tra, TĐKT cần có những xử lý kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm nội quy, quy định về lưu trữ. Đối với các đơn vị và cá nhân không thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ theo đúng quy định, đơn vị cần có chế tài để xử lý và đưa vào nội dung bình xét thi đua cuối năm.
3.2.6. Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động lưu trữ
Các cấp lạnh đạo cần quan tâm đến cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động lưu trữ. Đầu tư thêm cơ sở vật chất như: Thêm diện tích kho, bố trí phòng khai thác sử dụng riêng, bổ sung thêm trang thiết bị, giá, tủ, hộp, kệ, máy hút ẩm, hút bụi, máy tính, máy scan tài liệu... Cần đầu tư thêm kinh phí để mua sắm thêm trang thiết bị, có như thế mới tăng hiệu quả, chất lượng bảo quản tài liệu lưu trữ.
3.2.7. Tăng cường ứng dụng CNTT
Ứng dụng CNTT trong hoạt động lưu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của lưu trữ, từ thủ công sang tự động hoá nâng cao hiệu quả trong công việc. Do vậy, cần tăng cường đầu tư kinh phí, nhân lực, cơ sở hạ tầng về CNTT để triển khai, ứng dụng CNTT vào hoạt động lưu trữ.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý điều hành là một nhiệm vụ quan trọng trong thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Hiện nay, đã triển khai phần mềm quản lý văn bản đi đến, và thực hiện chữ ký điện tử, công tác lưu trữ bắt buộc phải triển khai thực hiện CNTT vào lưu trữ để quản lý, lưu trữ và tổ chức khai thác tài liệu điện tử.
Trước mắt, Viện Hàn lâm cần tổ chức triển khai thực hiện phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, lựa chọn tài liệu lưu trữ đã được lập hồ sơ để số hóa… Tăng cường đầu tư thêm phần mềm quản lý các hồ sơ: Hồ sơ về công tác tổ chức - cán bộ; hồ sơ, tài liệu khối khoa học; hồ sơ, tài liệu về công tác Hợp tác quốc tế..., vì hiện nay chưa có.
Về lâu dài, Viện cần phải tăng cường ứng dụng CNTT phải nhiều hơn, rộng rãi hơn từ việc thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản, chỉnh lý hồ sơ tài liệu trên máy tính. Vì hiện nay, đã triển khai thực hiện chữ ký điện tử, nên bắt buộc
phải lập hồ sơ công việc điện tử, trên máy tính, do vậy lưu trữ phải thực hiện lưu trữ tài liệu trên môi trường mạng.
3.2.8. Tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ
Để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ, tổ chức nghiên cứu khoa học, tìm ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động lưu trữ là công việc cần thiết. Để được như vậy, trong từng nghiệp vụ như: Phân loại, chỉnh lý, xác định giá tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu…, phải được nghiên cứu một cách nghiêm túc và bài bản, vừa đảm bảo được tính khoa học vừa đảm bảo phù hợp với thực tiễn trong thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan.
3.2.9. Biện pháp để thực hiện giải pháp
Để thực hiện được các giải pháp trên, Viện Hàn lâm cần thực hiện tốt các biện pháp sau:
Kiện toàn tổ chức và con người (các tổ chức làm lưu trữ, biên chế nhân sự làm lưu trữ đối với các đơn vị chưa có tổ chức và nhân sự); Xây dựng được khung pháp lý (ban hành các văn bản để quản lý, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện hoạt động lưu trữ); Thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ (đối với lưu trữ cấp Viện Hàn lâm); Đầu tư cơ sở vật chất, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kinh phí, Trang thiết bị); Đẩy mạnh công tác truyền thông, quảng bá, ứng dụng CNTT. Thực hiện tốt chế độ chính sách.
Trên đây là những giải pháp được chúng tôi đưa ra với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm trong thời gian tới. Theo chúng tôi nghĩ đâylà những giải pháp cần thiết và có tính khả thi cao. Các giải pháp trên là những gợi mở thiết thực giúp cho các cấp lãnh đạo của Viện Hàn lâm xem xét để vận dụng vào hoạt động lưu trữ của Viện, giúp cho hoạt động lưu trữ ngày một hoàn thiệt và nâng cao hiệu quả, chất lượng hơn.
Tiểu kết chương 3
Từ cơ sở lý luận của chương 1 và từ thực trạng của hoạt động lưu trữ tại chương 2, tác giả nhận thấy có nhiều hạn chế như: Về tổ chức bộ máy về nhân sự đến thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ còn yếu kém..., xuất phát từ thực trạng hoạt động lưu trữ, trong chương 3, tác giả đi sâu nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện trong thời gian tới. Các giải pháp chúng tôi đưa ra có mối quan hệ chặt chẽ, biện chứng, đan xen, chi phối nhau,
tác động qua lại lẫn nhau và các giải pháp mang tính khả thi cao.
Chúng tôi đưa ra 2 nhóm giải pháp chính: Các giải pháp trước mắt về nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập tài liệu, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; Các giải pháp hỗ trợ nâng