1.2.1 .Hiệu quả hoạt động lưu trữ
2.2. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
2.2.1. Tổ chức và nhân sự
2.2.1.1. Tổ chức lưu trữ
Để thực hiện tốt và quản lý hoạt động lưu trữ, năm 2001, Phòng Lưu trữ được thành lập trên cơ sở bộ phận lưu trữ của phòng Tổng hợp - Hành chính. Chủ tịch Viện Hàn lâm giao cho Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện thống nhất hoạt động lưu trữ trong toàn Viện Hàn lâm.
- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng: Căn cứ theo Nghị định của Chính phủ, cơ cấu tổ chức của Văn Phòng Viện Hàn lâm hiện nay gồm có 10 phòng. Phòng Lưu trữ là một trong số 10 phòng của Văn phòng.
+ Chức năng nhiệm vụ của Lưu trữ Viện Hàn lâm (xem phụ lục số 02)
Chức năng: Phòng lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm xây dựng các văn bản của của Viện Hàn lâm hướng dẫn thực hiện hoạt động lưu trữ trong toàn Viện Hàn lâm. Theo Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Viện Hàn lâm được ban hành năm 2016 có các nhiệm vụ sau:
Nhiệm vụ: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và tổ chức sử dụng, quản lý hồ sơ tại Lưu trữ cơ quan; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của cơ quan, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị, tổ chức thuộc Viện Hàn lâm; hướng dẫn các đơn vị, tổ chức chuẩn bị hồ sơ nộp vào Lưu trữ cơ quan và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” theo quy định.
Ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ.
Giao nộp hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu của cơ quan Bộ vào Lưu trữ lịch sử. Báo cáo thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
+ Các đơn vị trực thuộc: Hiện tại chưa có quy định của Viện Hàn lâm về tổ chức thành lập phòng lưu trữ tại các đơn vị. Trên thực tế, Phòng Hành chính chịu trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ lưu trữ tại đơn vị. Các đơn vị thường tổ chức bộ phận văn thư kiêm lưu trữ.
Thống kê về tổ chức lưu trữ Viện Hàn lâm.
lưu trữ: 01 phòng ; Tổng số bộ phận lưu trữ kiêm nhiệm văn thư: 37 bộ phận.
2.2.1.2. Nhân sự về lưu trữ (xem phụ lục số 03)
-Nhân sự của Phòng lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm
Hiện nay, Phòng lư trữ được biên chế ba viên chức, trong đó có một Trưởng phòng và hai nhân viên lưu trữ. Trưởng phòng lưu trữ có trình độ đại học chuyên ngành về lưu trữ, một trung cấp lưu trữ và một nhân viên có trình độ sơ cấp lưu trữ.
Trưởng phòng lưu trữ là người trực tiếp tổ chức, thực hiện, điều hành mọi hoạt động nghiệp vụ của Phòng lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm về mọi hoạt động nghiệp vụ của phòng.
- Nhân sự tại các đơn vị trực thuộc: Hiện tại chưa có nhân sự chuyên trách riêng về văn thư và lưu trữ, do số lượng biên chế nên không có chuyên trách. Trưởng phòng hành chính là người chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị trong thực hiện công tác lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ tại đơn vị. Trong phòng hành chính cử cán bộ kiêm nhiệm vừa công tác văn thư và lưu trữ của đơn vị.
2.2.2. Công tác quản lý, chỉ đạo điều hành hoạt động lưu trữ
Trong những năm qua, lãnh đạo Viện luôn chú trọng đến hoạt động lưu trữ, vì vậy hoạt động lưu trữ có thể nói có chuyển biến. Công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ thực hiện đúng quy định. Thành lập phòng lưu trữ, ban hành văn bản quản lý, tổ chức hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ như phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu được thực hiện và tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ.
2.2.3. Ban hành, phổ biến văn bản
- Ban hành văn bản: Nhằm cụ thể hóa các văn bản của nhà nước, từ năm 2001 đến nay, Viện Hàn lâm đã xây dựng các văn bản quản lý cấp Viện Hàn lâm để triển khai các văn bản của Nhà nước đến các đơn vị trực thuộc đảm bảo nguyên tắc: không trái với quy định của Nhà nước, tính đồng bộ, thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm, cụ thể Viện đã ban hành được một số văn bản sau:
+ Quyết định về việc thành lập Phòng lưu trữ thuộc Văn phòng; + Quy chế về công tác Văn thư - Lưu trữ của Viện Hàn lâm; + Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của Viện Hàn lâm;
+ Quy định danh mục cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ và phương án phân loại Phông lưu trữ Viện Hàn lâm...
ISO 9001: 2008: Quy trình giao nhận hồ sơ, tài liệu; Quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ; Quy trình thuê chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Những năm gần đây, Viện Hàn lâm đã ban hành được một số văn bản quản lý hoạt động lưu trữ, nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ và cơ bản hoạt động lưu trữ của Viện đã đi vào nền nếp không còn buông lỏng như trước đây.
- Phổ biến văn bản: Việc phổ biết văn bản được thực hiện thường xuyên khi có các văn bản mới. Các hình thức thực hiện theo đường công văn, sao gửi và một hình thức nữa là tập trung phổ biến vào các đợt tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ.
Về phía các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị chỉ mới áp dụng, phổ biến, tuyên truyền các văn bản quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm về công tác lưu trữ. Chưa ban hành văn bản riêng của đơn vị về chỉ đạo, điều hành nhằm quản lý công tác lưu trữ của đơn vị mình.
2.2.4. Kiểm tra, hướng dẫn thống kê báo cáo
2.2.4.1. Công tác kiểm tra
Thực hiện công tác kiểm tra theo kế hoạch kiểm tra chéo định kỳ 2 năm một lần các bộ, ngành cơ quan trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ đạo. Tuy nhiên công tác này vẫn chưa thực sự đạt kết quả, vẫn mang tính hình thức vừa kiểm tra công tác văn thư và công tác lưu trữ, chưa kiểm tra sâu sát các quy trình nghiệp vụ của lưu trữ.
2.2.4.2. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ, thường được tổ chức tại Viện Hàn lâm. Nội dung chủ yếu là tập huấn về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ khi có văn bản mới. Chưa có hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ riêng. Hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, lập danh mục, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu... Trên thực tế, việc hướng dẫn về nghiệp vụ còn thụ động, lãnh đạo các cấp và cả người làm lưu trữ còn xem nhẹ chưa thực sự coi trọng để yêu cầu thực hiện thường xuyên.
2.2.4.3. Công tác thống kê báo cáo
Đây là nhiệm vụ quan trọng, nhằm tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu quả công tác quản lý về Lưu trữ. Báo cáo được thực hiện vào tháng đầu năm theo quy định.Tổ chức, thực hiện báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp định kỳ hàng năm và đột xuất theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
2.2.5. Cơ sở vật chất và trang thiết bị (xem phụ lục số 04)
- Tại cấp Viện Hàn lâm.
Hiện tại, tài liệu lưu trữ được lãnh đạo Viện Hàn lâm bố trí hai kho lưu trữ tại tầng 4, diện tích hai kho là 120m2. Tuy nhiên qua khảo sát, diện tích hai kho không đủ để bảo quản tài liệu theo đúng quy định. Tài liệu hiện quá tải, để cả xuống sàn kho và kín lối đi, do khối lượng tài liệu nhiều, các giá tủ để kín và không còn diện tích phòng để bố trí thêm giá, kệ để tài liệu.
Trang thiết bị cho công tác lưu trữ như máy photocopy, máy tính, máy scan tài liệu, hút ẩm, điều hòa, giá, tủ kệ, bìa hộp..., để bảo quản hồ sơ, tài liệu về cơ bản được trang bị và hàng năm đều bổ sung, vì kinh phí có hạn nên trang thiết bị chưa được trang bị đầy đủ theo quy định.
Tại các đơn vị trực thuộc, trang thiết bị và cơ sở vật chất hầu như chưa được quan tâm đầy đủ. Không có kho riêng, tài liệu để chung cùng với phòng làm việc.