2.3.1.2 .Thành phần tài liệu nộp lưu
2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Diện tích kho: Tài liệu lưu trữ của Viện được tổ chức lưu trữ vào kho chuyên dụng để bảo quản lưu trữ tài liệu, với tổng diện tích kho là 123m2, chia thành hai kho chuyên biệt. Diện tích phòng đọc tài liệu và phòng làm việc là 49m2. Tuy nhiên, qua khảo sát, diện tích hai kho không đủ để bảo quản tài liệu. Vì hiện nay, khối lượng tài liệu rất nhiều.
- Trang thiết bị: Kho lưu trữ được trang bị máy móc, thiết bị bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu. Tuy nhiên, hiện cũng xuống cấp và thiếu đồng bộ, trang thiết bị và ánh sáng không đủ để phục vụ khi tra tìm hồ sơ.
- Kinh phí: Hàng năm có phân bổ nhưng không nhiều. Kinh phí dùng cho công tác tập huấn, phổ biến văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ và một phần dùng cho công tác chỉnh lý tài liệu.
- Công tác bảo quản tài liệu vệ sinh tài liệu như: định kỳ phun thuốc phòng chống mối, mọt, kiểm tra tình trạng tài liệu để phát hiện và có biện phát kịp thời khắc phục. Để bảo quản an toàn tài liệu cần có quy định cụ thể về cơ chế bảo quản. Viện Hàn lâm ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Viện Hàn lâm. Tuy nhiên, vẫn chưa cụ thể hóa danh mục tài liệu mật, tốt mật theo quy định của chính phủ, Bộ Công an của Viện Hàn lâm và các đơn vị thuộc và trực thuộc. - Về bảo hiểm tài liệu lưu trữ: Đối với những tài liệu khoa học các đề tài nghiên cứu của các đơn vị như nghiên cứu văn hóa, dân tộc, bảo tàng... thường thực hiện bảo hiểm tài liệu như chuyển tài liệu sang số hóa tài liệu, chụp phim tài liệu...