2.1.1 .Vị trí, chức năng Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
2.2. Tình hình công tác tham mƣu tổng hợp tại văn phòng Bộ Nông
nghiệp và Phát triển Nông thôn.
2.2.1. Tham mưu xây dựng và ban hành chương trình, kế hoạch công tác công tác
Việc tham mưu, xây dựng chương trình công tác được xác định là nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng. Văn phòng Bộ Nông nghiệp đã phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, các phòng ban, trung tâm thuộc Bộ lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nội dung mà lãnh đạo Bộ giao phó.
Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đảm bảo tính thống nhất trong công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo BNN trong tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2021; Đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng và phối hợp chặt chẽ đồng bộ giữa các phòng, ban, đơn vị thuộc Bộ; Phát huy tính chủ động, linh hoạt, sẵn sàng ứng phó với những biến động phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ…
Văn phòng Bộ Nông nghiệp có trách nhiệm xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác để tham mưu giúp lãnh đạo Bộ tổ chức thực hiện tốt các công việc của cơ quan một cách thực sự logic, khoa học và hiệu quả.
Văn phòng BNN&PTNT tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan thường là các chương trình chiến lược như: Chương trình cải cách hành chính; chương trình thực hiện Nghị quyết của Đảng; chương trình xây dựng luật, pháp lệnh hàng năm của Quốc hội; Để đảm bảo tính khả thi, chương trình, kế hoạch công tác còn được Văn phòng BNN xây dựng căn cứ vào tình hình thực tế, tình hình nhân lực, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị có liên quan. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp thông tin, sự kiện, số liệu các văn bản có liên quan để xác định nội dung, vấn đề bảo đảm hợp lý, đúng trọng tâm, trọng điểm; xây dựng dự thảo chương tình, kế hoạch công tác.
Hàng năm, trong hoạt động thường xuyên của cơ quan, Văn phòng BNN&PTNT là đơn vị chủ trì soạn thảo chương trình, kế hoạch công tác của BNN&PTNT. Đó là:
- Chương trình công tác năm của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn - Chương trình công tác tuần, tháng, quý, 6 tháng của Bộ Nông nghiệp - Kế hoạch thực hiện các sự kiện lớn của BNN
- Kế hoạch xây dựng các đề án, văn bản trình Chính phủ ban hành;
- Kế hoạch công tác của Bộ Nông nghiệp (bao gồm xây dựng các văn bản, hoạt động kiểm tra việc thực hiện chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch của Bộ Nông nghiệp và các hoạt động khác…)
Trong việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, Văn phòng Bộ đặc biệt chú trọng đến chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Bộ. Đây là văn bản làm cơ sở cho các hoạt động chủ yếu của cơ quan trong cả năm công tác. Việc xây dựng và ban hành văn bản này luôn nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ cũng như các đơn vị cả về nội dung và tiến độ nhằm đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với một chương trình, kế hoạch công tác là phải có hình thức phù hợp và nội dung rõ ràng, đầy đủ như: có các tiêu chí phấn đấu cụ thể, các sản phẩm đầu ra hợp lý, lộ trình thực hiện rõ ràng… Thông thường, một chương trình, kế hoạch công tác được văn phòng Bộ xây dựng gồm ba phần: Phần mở đầu nêu vấn đề, bối cảnh tình hình, những nhân tố tác động, mục đích của việc thực hiện; phần nội dung chính liệt kê theo thứ tự các mặt công tác phải thực hiện theo một trình tự hợp lý; phần tổ chức thực hiện xác định những đơn vị và cá nhân có trách nhiệm thực hiện, bao gồm những vấn đề có liên quan đến tổ chức triển khai như xác định trách nhiệm xây dựng kế hoạch hoặc chương trình hành động để triển khai thực hiện, việc tổ chức kiểm tra thực hiện chương trình theo định kỳ và trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện với các cá nhân, cơ quan có thẩm quyền. Kế hoạch công tác năm 2021 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn được cụ thể hóa bằng Quyết định số 827/QĐ-VPBNN ngày 13 tháng 12 năm 2020 của BBN&PTNT về việc ban hành kế hoạch công tác năm 2021 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Với mục tiêu đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành tập trung, thống nhất của lãnh đạo Bộ Nông nghiệp trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác; đảm bảo bám sát các mục tiêu và phương hướng lớn, gắn với quy hoạch định hướng phát triển BNN&PTNT đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; đảm bảo sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, sự phối hợp chặt, đồng bộ giữa các đơn vị giúp việc Bộ trong quá trình triển khai các nhiệm vụ thường xuyên.
Nhằm đảm bảo cho các nhiệm vụ công tác được thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra, định kỳ hàng tuần, tháng, quý, năm lãnh đạo các đơn vị thuộc Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện Kế hoạch công tác của đơn vị mình trên cơ sở bám sát kế hoạch công tác năm của Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn. Tại các cuộc họp giao ban của Văn phòng, lãnh đạo văn phòng sẽ báo cáo việc tổ chức triển khai thực hiện và kết quả các nhiệm vụ theo đúng Kế hoạch công tác năm. Định kỳ hàng quý (03 tháng/lần) lãnh đạo VP sẽ tổ chức đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch công tác năm 2020 của các đơn vị giúp việc lãnh đạo Bộ. Kết quả kiểm tra đánh giá kỳ đối với tiến độ và chất lượng thực hiện các nhiệm vụ công tác năm 2021 của đơn vị sẽ là căn cứ quan trọng phục vụ công tác thi đua, khen thưởng cuối năm của VP BNN & PTNT Nhìn chung, Kế hoạch và các nội dung trong Kế hoạch công tác của VP được đánh giá tốt khi có sự phân công cụ thể, quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ. Điều này giúp cho công việc không bị chồng chéo và đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, đây là cơ sở để Văn phòng có thể tổng hợp, tham mưu các nội dung công tác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ trong năm 2021.
2.2.2. Tham mưu trong công tác ban hành nội quy, quy chế hoạt động
Trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt động hiệu quả cần phải xây dựng và áp dụng hệ thống các nội quy, quy chế vào hoạt động. Việc áp dụng nội quy quy chế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Thực hiện chức năng của mình, trong những năm qua, VP đã tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành nhiều nội quy, quy chế bao gồm:
+Nội quy tiếp công dân (căn cứ nội quy số 4986/QĐ-BNN-TTr ngày 09/12/2020 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn)
Quyết định số 2540/QĐ-BNN-VP ngày 08/06/2021 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
Các quy chế sau khi ban hành đã góp phần giúp hoạt động của Bộ đi vào nề nếp, giúp cán bộ thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ tốt hơn. Để tham mưu, ban hành được các quy chế phù hợp VP đã tổng hợp những ý kiến, đề xuất của các cán bộ, công chức và thực tiễn tại Bộ sau đó xây dựng dự thảo, tổ chức lấy ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Bộ xem xét ký ban hành.
Kết quả khảo sát tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tác giả nhận thấy quy trình xây dựng nội quy, quy chế tại đây được thực hiện như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin: Thu thập thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản liên quan và từ thực tế hoạt động tại Bộ
Bước 2: Xử lý thông tin: Dự thảo nội quy, quy chế
Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp
Bước 4: Hoàn thiện, trình lãnh đạo ký
Bước 5: Tổ chức thực hiện nội quy, quy chế
Sau khi ban hành, Văn phòng có trách nhiệm giám sát thực hiện theo quy trình, nếu phát hiện sai phạm sẽ tiến hành kỷ luật theo quy định.
Việc ban hành nội quy, quy chế góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công nhân viên từ đó nâng cao chất lượng hoạt động. Nhìn chung, công tác tham mưu và ban hành nội quy, quy chế tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn được thực hiện rất nghiêm túc, kỷ luật và hiệu quả. Nhờ có các nội quy, quy chế mà cán bộ, công chức làm việc thống nhất, tuân thủ đúng các quy tắc về thời gian, quy trình. Lãnh đạo có cơ sở để kiểm tra, đánh giá chính xác hơn. Ngoài ra, nó còn tạo ra nét văn hóa riêng của Bộ Nông nghiệp mà không cơ quan nào có được. Tham mưu ban hành quy chế, nội quy hoạt động của Bộ đã giúp Văn phòng khẳng định được sự đa dạng trong tầm nhìn cũng như chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong
hoạt động chung của cơ quan.
2.2.3. Tham mưu trong công tác tổ chức nhân sự
Công tác tổ chức cán bộ, cụ thể là đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp luôn được Văn phòng và lãnh đạo Bộ Nông nghiệp quan tâm, xác định rõ đây là khâu đột phá nhằm hướng tới một mục tiêu chuyên nghiệp và hiện đại.
Về số lượng
Tính đến tháng 6 năm 2020, số lượng nhân sự làm việc tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp có tổng số: 110 cán bộ, công chức và nhân viên.
Về trình độ đào tạo
Trình độ đào tạo của đội ngũ nhân sự làm việc trong Văn phòng BNN được thống kê trong biểu đồ dưới đây:
Bảng 2.1. Bảng thống kê trình độ học vấn của CBNV tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
PHÕNG TRÌNH ĐỘ Biên
chế Tiến sĩ Thạc sĩ Đại học Trung
cấp nghề học phổ Trung thông
Hành chính - Tổng hợp
2 10 4 0 0 15
Văn thư - Lưu trữ 0 3 6 3 0 12
Truyền thông 0 5 2 0 0 7 Tin học 0 3 2 0 0 5 Kế toán 0 2 5 1 0 8 Quản trị y tế 0 4 4 3 0 11 Bảo vệ 0 0 3 12 8 15 Đoàn xe 0 1 2 3 2 8
VP đại diện phía Nam 0 3 6 3 0 12
Tổng số 2 31 32 34 10 110
Qua số liệu thống kê trình độ học vấn của CBCC tại Văn phòng Bộ NN & PTNT năm 2020 cho thấy, hiện tại đội ngũ nhân sự cố định làm việc tại Văn phòng Bộ đều có trình độ khá cao thấp nhất từ Trung học phổ thông trở lên trong khối bảo vệ vì đây là ngành nghề không đòi hỏi cần quá nhiều trình độ chuyên môn. Quan quan sát tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, hầu hết các CBNV làm việc rất nhiệt tình, sáng tạo, và nghiêm túc. Trong quá trình làm việc Lãnh đạo cần tạo cơ hội cho CBCC, người lao động thường được tham gia các khóa đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính tại Văn phòng Bộ.
Trong những năm qua văn phòng Bộ đã làm tốt công tác tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức, bồi dưỡng nhân sự bằng việc tham gia xây dựng, tổ chức thực hiện chính sách và quy trình tuyển dụng và bồi dưỡng nhân sự. Cụ thể:
Xây dựng và thực hiện chính sách tuyển dụng
Tuyển dụng cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng là một công việc được Văn phòng Bộ Nông nghiệp tham mưu và thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo đủ số lượng và chất lượng lao động đảm nhiệm công việc văn phòng phù hợp với yêu cầu và sự phát triển của BNN&PTNT. Lao động văn phòng đã được Văn phòng Bộ hoạch định rõ ràng với một kế hoạch dài hạn được triển khai cụ thể, chặt chẽ qua các thời kỳ phù hợp với chính sách nhân lực chung của Bộ.
Xuất phát từ nhu cầu công việc thực tế, từ đó có cơ sở để tuyển đúng người, đúng việc, đúng số lượng, đảm bảo cơ cấu hợp lý văn phòng Bộ Nông nghiệp còn trực tiếp tham mưu trong việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự gôm 5 bước của cơ quan:
- Bước 1: Thành lập bộ phận làm nhiệm vụ tuyển dụng; - Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng;
- Bước 3: Xét hồ sơ dự tuyển; - Bước 4: Phỏng vấn;
Văn phòng BNN&PTNT cũng đã và đang từng bước tham mưu cho lãnh đạo Bộ về công tác đào tạo, bồi dưỡng nhân sự trong cơ quan nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên. Hằng năm, ngoài việc cử CBNV đi đào tạo bồi dưỡng, Bộ còn mở lớp tập huấn ngắn hạn để bồi dưỡng kỹ năng mềm và kiến thức chuyên môn,...góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, có phẩm chất đạo đức tốt.
Quy trình đào tạo đƣợc tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo bao gồm: Nhu cầu của tổ chức, công việc, cá nhân.
Bước 2: Xây dựng cách thức nhằm thỏa mãi nhu cầu đào tạo. -Đào tạo trên công việc.
-Đào tạo bên ngoài (qua các trường, trung tâm) -Đào tạo bên trong.
Bước 3: Thực hiện chương trình đào tạo.
-Mục tiêu: Cần phải cụ thể, thể hiện kết quả của Khóa học.
-Thiết kế tên chương trình đào tạo: Mục tiêu, Nội dung cụ thể, Thứ tự các học phần, Chuẩn bị tài liệu, Kế hoạch bài giảng…
Bước 4: Đánh giá kết quả đào tạo: Kết quả tiếp nhận, áp dụng kết quả vào thực tiễn, tác động của chương trình đào tạo đến hiệu quả hoạt động của văn phòng Bộ.
Năm 2020, Tổ chức bộ máy cán bộ của văn phòng tiếp tục được điều chỉnh, Văn phòng Bộ vẫn đang triển khai kiện toàn tổ chức và hoạt động của Văn phòng trong giai đoạn 2016-2022 để đảm bảo phù hợp với thực tiễn đất nước và các Văn bản quy phạm Pháp luật mới được ban hành như Luật Tổ chức Chính phủ, Nghị quyết 39-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương ban hành ngày 17 tháng 4 năm 2015 về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ CBCC với mục đích: Tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ CBCC nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC; Thu hút những người có đức, có tài vào hoạt động công vụ trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và
các Tổ chức Chính trị - Xã hội, đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa đất nước và hội nhập quốc tế; Góp phần nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị, tiết kiệm, giảm chi thường xuyên và cải cách chính sách tiền lương.
Tóm lại, Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của VP BNN&PTNT trong những năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực. Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức người lao động làm việc trong Văn phòng Bộ không ngừng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình giải quyết hiệu quả nhiệm vụ được giao.
2.2.4. Tham mưu, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo
Những năm gần đây, nhờ việc quan tâm sâu sắc và nâng cao nhận thức về ví trí, tầm quan trọng của công tác văn phòng, công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Bộ của Văn phòng đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ. Qua quá trình khảo sát tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp, tác giả nhận thấy các nguồn thông tin được Văn phòng thu thập và tổng hợp để tham mưu cho lãnh đạo Bộ thường thông qua bốn cách thức chủ yếu: Thông qua hoạt động hội họp, thông qua gặp gỡ trao đổi trực tiếp, thông qua các văn bản và thông qua các phương tiện công nghệ thông tin. Cụ thể:
Thông qua hoạt động hội họp: Hoạt động hội họp tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn bao gồm họp giao ban theo định kỳ và các cuộc họp khác có kế hoạch hoặc đột xuất. Thông qua các cuộc họp, đội ngũ nhân sự làm