2.1.1 .Vị trí, chức năng Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
3.2. Giải pháp về cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT trong công tác
văn phòng
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
+ Tiếp tục tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý điều hành, đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện tốt chế độ công chức, công vụ.
+ Nâng cao ý thức, trách nhiệm của Cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan trong việc sử dụng và giữ gìn tài sản công.
hoạt động của VP, cần phải đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn cho từng lĩnh vực cụ thể.
+ Trang bị thêm khu vực gửi xe của cơ quan Camera chống trộm, sẵn sàng phối hợp với các lực lượng an ninh khu vực để đảm bảo số lượng xe và đảm bảo an toàn cho xe của toàn bộ cơ quan.
+ Mở rộng diện tích Kho lưu trữ tài liệu để có thể chứa và sắp xếp, bó trí hợp lý hồ sơ, tài liệu. Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cần đôn đốc, nhắc nhở nhân viên phòng lưu trữ thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp lại tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý. Có như vậy thì mới đảm bảo được hiệu quả công việc và giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
+ Cơ quan cần có kế hoạch thay mới các máy móc đã cũ, trang bị thêm một số máy móc cần thiết khác, như máy hủy tài liệu, máy hút bụi, các kệ đựng hồ sơ, tài liệu cho văn phòng.
- Ứng dụng công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin đang được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý hành chính của các cơ quan nhà nước.
Sau một thời gian hoạt động và sử dụng phần mềm Văn điện tử trước đó, phần mềm đã phát sinh nhiều tồn tại và hạn chế. Trên cơ sở tiếp thu những ý kiến đóng góp của các CBCC của đơn vị, để khắc phục những nhược điểm, bất cập của phần mềm thì văn phòng Bộ đã triển khai xây dựng phiên bản mới của phần mềm văn phòng điện tử chạy trên nền tảng Sharepoint 2015.
Phần mềm phiên bản mới được phát triển trên cơ sở kế thừa phiên bản cũ, tức là về mặt quy trình, vận hành của các Module của hệ thống phần mềm không thay đổi. điểm khác biệt của phiên bản mới so với phiên bản cũ là xây dựng trên nền tảng công nghệ từ Share point 2013 lên Sharepoint 2015 nên giao diện của phần mềm sẽ có nhiều đổi mới, tiện ích và tối ưu hóa các thao tác sử dụng phần mềm của
người sử dụng hơn so với phiên bản cũ. Nhằm giúp người sử dụng thao tác thuận tiện hơn, dễ sử dụng phần mềm hơn.
Việc số hóa tài liệu lưu trữ có thể được xem là nhiệm vụ mới, đảm bảo tính bảo mật của thông tin và phục vụ cho công tác lưu trữ, tìm kiếm tài liệu. Đó được xem là công việc nhằm nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân. Hiểu đơn giản thì số hóa tài liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang file điện tử lưu trữ trong phần mềm máy tính. Giảm bớt khối lượng kho lưu trữ, phần mềm tiện ích. Khi cần tìm kiếm thông tin, dữ liệu chúng ta chỉ cần gõ từ khóa để tìm kiếm, công tác này sẽ giúp tiết kiệm thời gian tối đa và giảm bớt công sức tìm kiếm thủ công.
Nâng cao hiệu quả của ứng dụng ISO 9000 trong công tác văn phòng
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng với mục đích nhằm hỗ trợ các tổ chức trong hoạt động văn phòng. Triển khai ISO 9000 là việc xây dựng quy trình thực hiện công tác hành chính văn phòng một cách hợp lý và khoa học được làm rõ trên các nội dung: Ai làm? Làm gì? Làm như thế nào? Làm ở đâu… Việc này giúp cho cán bộ làm công tác văn phòng có cái nhìn tổng thể về những công việc phải làm, dự đoán được những rủi ro không mong muốn và có những phương án đề phòng khi rủi ro xảy ra.
Ngoài ra hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 giúp cho cán bộ, công chức kiểm soát được quy trình làm việc từ đó biết được chất lượng công việc tăng lên hay bị giảm sút để kịp thời đưa ra phương án giải quyết và từ đó có thể nâng cao được chất lượng công tác tham mưu tổng hợp.
Tiểu kết:
Từ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần tại Văn phòng Bộ NN&PTNT đã đưa ra những nhận xét khách quan nhất về những ưu điểm và hạn chế của công tác này. Từ đó chỉ rõ nguyên nhân của những ưu điểm và hạn chế đó. Đưa ra một số nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các giải pháp nêu trên bao gồm phía lãnh đạo cơ quan và phía đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các giải pháp được xây dựng dựa trên những nguyên nhân của hạn chế để có thể khắc phục những Hạn chế và phát huy ưu điểm, góp phần tăng tính hiệu quả trong công tác tham mưu, tổng hợp, góp phần vào hoàn thành nhiệm vụ được lãnh đạo giao phó.
KẾT LUẬN
Công tác tham mưu, tổng hợp là một chức năng cơ bản và quan trọng của văn phòng. Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, tham mưu dựa trên kết quả của tổng hợp, tham mưu tốt chỉ khi có đầy đủ thông tin tổng hợp và tổng hợp chính là cơ sở của tham mưu. Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn là đầu mối thông tin đảm bảo và cung cấp đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo Bộ ra các quyết định quản lý. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị tại giảng đường cũng như những hiểu biết thông qua quá trình khảo sát tại cơ quan, đơn vị, tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Sau thời gian triển khai nghiên cứu, đến nay về cơ bản khóa luận đã đạt được các mục tiêu đặt ra cụ thể như sau:
Một là, khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và đưa ra một số khái niệm như: Khái niệm văn phòng; khái niệm tham mưu, tổng hợp; khái niệm công tác tham mưu, tổng hợp. Tiếp đó, khóa luận đã đi sâu tìm hiểu và làm rõ: Nội dung, quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng; vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp; yêu cầu và nguyên tắc trong công tác tham mưu, tổng hợp.
Hai là, khóa luận đã trình bày tổng quan về BNN và VP BNN&PTNT. Tiếp đó khóa luận đã đi sâu nghiên cứu và tìm hiểu về tình hình công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Bộ rồi từ đó đưa ra những đánh giá chung về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng này.
Ba là, Với thực trạng còn nhiều vấn đề cần phải đổi mới và hoàn thiện, khóa luận đã đưa ra một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn như: Giải pháp về nhân sự và giải pháp về cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn phòng.
sở để Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nghiên cứu, áp dụng thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan.
Trong quá trình khảo sát tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, tôi đã học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích áp dụng vào thực tế về Hành chính nhà nước nói chung, những hoạt động hàng ngày tại môi trường công sở của văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn nói riêng. Qua đó tôi đã được tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ chuyên môn của một cơ quan nhà nước. Nhờ đó mà tôi đã tạo cho mình một kỹ năng làm việc khoa học, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, sáng tạo và năng động, trách nhiệm cao trong công việc, rèn luyện được kỹ năng giao tiếp, ứng xử văn hóa nơi công sở. Mặc dù đã rất cố gắng, song do hạn chế về trình độ chuyên môn nên đề tài khóa luận này không tránh khỏi những sai sót. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô để hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
A. VĂN BẢN PHÁP LUẬT:
1. Nghị định số 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng nhiệp vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN & PTNT;
2. Quyết định số 4332/QĐ-BNN-KHCN của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 30 tháng 10 năm 2015 phê duyệt kế hoạch ứng dụng CNTT của Bộ Nông nghiệp và PTNT giai đoạn 2016-2020;
3. Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
4. Luật Lưu trữ 2011
5. Nghị quyết 39-NQ/TW của Ban Chấp hành TW ban hành ngày 17 tháng 4 năm 2015 về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức;
6. Nghị định số 123/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01 tháng 9 năm 2016 Quy định chức năng, nghiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
7. Nghị định số 111/2014/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
8. Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 15/3/2016 của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;
9. Quyết định số 484/BNN-VP của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 12 tháng 3 năm 2012 về ban hành Bộ quy chế công vụ của Bộ;
10. Chỉ thị số 20/2004/CT-BNN ngày 13 tháng 07 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
B. SÁCH VÀ TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN:
11. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, Trần Thị Phương Hiền (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Lao động Xã hội, Hà Nội;
12. Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh;
13. Vương Đình Quyền, Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội.A
14. Lê Tân (1997), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội; 15. Ngọc Thái, Quốc Khánh (2015), Từ điển Hán Việt dành cho học sinh, Nxb Khoa học Xã hội, Hà Nội;
16. Cao Văn Thống (2012), Nâng cao chất lượng công tác tham mưu của Ủy ban Kiểm tra trong tình hình hiện nay, Nxb Chính trị Quốc gia – Sự thật, Hà Nội;
17. Văn Tất Thu (2009), Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Nội vụ, Hà Nội;
18. Nguyễn Hữu Tri ( 2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;
C. ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU:
20. Lê Ngọc Hồng (2019), Hoàn thiện công tác tham mưu của cơ quan hành chính Nhà nước ở Trung ương, Luận án tiến sĩ Quản lý hành chính công Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội;
21. Đinh Thị Tuyết Ngân (2017), Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Khóa luận tốt ngiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội;
22. Nguyễn Trọng Tâm (2020), Công tác tham mưu, tổng hợp tại văn phòng Cục Phòng, chống HIV/AIDS Bộ y tế” Khóa luận tốt nghiệp trường Đại
học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
D. TÀI LIỆU MẠNG:
23. https://www.mard.gov.vn/Pages/default.aspx (Trang web chính thức của Bộ Nông ngiệp và Phát triển Nông thôn)
24. https://vpdt.mard.gov.vn/qlvbdh/main?lang=vi (Hệ thống điều hành và quản lý văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 01. Kết quả khảo sát: Đánh giá chung về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 02. Phiếu khảo sát: Đánh giá chung về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 03. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 04. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 06. Công văn số 358 ngày 16 tháng 7 năm 2021 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn về việc hỗ trợ test nhanh Covid cho cán bộ, nhân viên tại BNN&PTNN (Phụ lục số:...)
Phụ lục 07. Đề án tăng cường trang thiết bị phụ vụ công tác quản lý, điều hành chung của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn năm 2021.
Phụ lục 08: Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
NNPTNT
Phụ lục 09: Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng 03 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Phụ lục 10: Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Phụ lục 1: Kết quả khảo sát: Đánh giá chung về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Sơ đồ 02. Phiếu khảo sát: Đánh giá chung về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 03. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 04. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
Phụ lục 05: Thông tư số 08/2018/TT-BNNPTNT ngày 06/8/2018 của Bộ Nông nghiệp và PTNT hướng dẫn công tác thi đua khen thưởng trong
Phụ lục 06. Công văn số 358 ngày 16 tháng 7 năm 2021 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn về việc hỗ trợ test nhanh Covid cho cán bộ, nhân viên tại BNN&PTNN (Phụ lục số:...)
Phụ lục số 07. Đề án tăng cường trang thiết bị phụ vụ công tác quản lý, điều hành chung của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn năm 2021.
Phụ lục 08: Nghị định 15/2017/NĐ-CP của Chính phủ ngày 17/02/2017 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
Phụ lục 09: Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trƣởng Bộ NN&PTNT ngày 20 tháng 03 năm 2017 về việc
Quy định chức năng, nhiệm
Phụ lục 10: Quyết định số 1986/QĐ-BNN-TCCB ngày 30/5/2018 Sửa đổi, bổ sung Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB
ngày 20/03/2017 của Bộ trƣởng Bộ Nông nghiệp và PTNT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của