2.1. Thực trạng xác định nội dung đăng ký khai sinh thuộc thẩm quyền của
2.1.5. Thực trạng đăng ký lại khai sinh ·······························································································
Để thực hiện việc đăng ký lại khai sinh phải đáp ứng ba điều kiện. Một là, việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. Hai là, nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại. Ba là, người yêu cầu đăng ký khai sinh còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Năm Tổng
Có tra cứu, trích lục khai sinh tại nơi cư
trú trước đây và không phát hiện có đăng ký khai sinh Không có tra cứu, trích lục khai sinh (có văn bản cam kết) Bị thu hồi vì đăng ký khai sinh không đúng quy định pháp luật (trường hợp trùng)
Nội dung khai sinh đăng ký lại Dựa theo văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền Dựa theo cam kết của người đi khai sinh 2017 14,573 13,365 1,208 45 10,952 3,621 2018 15,099 13,951 1,148 37 11,349 3,750 2019 17,957 14,436 3,521 48 12,993 4,964 2020 10,154 7,583 2,571 41 7,324 2,830 2021 15,657 12,758 2,899 47 12,943 2,714
Bảng 7: Số liệu đăng ký lại khai sinh – Năm 2021 (Sở Tư pháp thành phố
Cần Thơ)
Từ năm 2017 đến năm 2021 có 73.440 trường hợp đăng ký lại khai sinh, thì có đến 62.093 trường hợp (chiếm 84,55%) có thực hiện việc tra cứu thông tin khai
sinh tại nơi đăng ký khai sinh trước đây hoặc là nơi cư trú trước đây, đảm bảo không có thông tin khai sinh trước khi tiến hành đăng ký lại tại nơi cư trú hiện tại. Có 11.347 trường hợp đăng ký lại khai sinh mà không phải tiến hành tra cứu, trích lục khai sinh, nhưng có văn bản cam đoan về việc đã có khai sinh nhưng đã thất lạc bản chính giấy khai sinh.
Từ trước khi luật hộ tịch có hiệu lực pháp luật và bắt đầu áp dụng phương thức lưu trữ dữ liệu điện tử, thì công tác quản lý và đăng ký hộ tịch nói chung, công tác đăng ký khai sinh nói riêng đều thực hiện việc lưu trữ thông qua sổ hộ tịch (tùy theo mỗi loại sẽ có tên loại riêng biệt). Phương thức lưu trữ bằng sổ, giấy có ưu điểm là bảo quản được dữ liệu gốc, an ninh thông tin. Tuy nhiên, việc lưu trữ như vậy bộc lộ một số nhược điểm như sau:
- Khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, mỗi năm một tăng kích thước lưu trữ.
- Mỗi sự kiện hộ tịch được ghi nhận trong một sổ riêng dẫn đến dữ liệu hộ
tịch của cá nhân bị phân tán, không xâu chuỗi, kết nối được với nhau, gây khó khăn trong kiểm soát thông tin, khả năng tra cứu, khai thác phục vụ cho yêu cầu của
người dân và của cơ quan, tổ chức còn hạn chế.49
Như vậy, xuất phát từ thực tế của việc tra cứu rất khó khăn, cộng với việc người dân không còn lưu giữ hoặc thất lạc bản chính giấy khai sinh sẽ dẫn đến trường hợp đăng ký lại khai sinh. Và thực tế đã xuất hiện rất nhiều trường hợp như thế này, dẫn đến có 47,28% đăng ký lại (Bảng 1) trong tổng số sự kiện khai sinh đăng ký từ năm 2017 đến năm 2021. Và không có dấu hiệu thay đổi lớn về tỷ lệ đăng ký qua bảng số liệu số 1. Như vậy, việc đăng ký lại khai sinh có thể hiểu rằng, sự kiện sinh đó đã được đăng ký khai sinh ở cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam từ trước ngày 01/01/2016, nhưng hiện cá nhân đó không còn lưu giữ bản chính giấy khai sinh, và có thể là không còn lưu giữ bản sao giấy khai sinh đã được cấp hợp lệ
trước đây. Cộng với việc sổ đăng ký khai sinh có trường hợp đó bị mất50, thì cá
nhân đó sẽ được làm thủ tục đăng ký lại khai sinh.
Thông thường việc xác định nội dung đăng ký khai sinh của trường hợp đăng ký lại khai sinh sẽ căn cứ vào giấy tờ hiện có của người được khai sinh. Qua bảng số liệu ta thấy, có 55.561/73.440 trường hợp (chiếm 75,65%) xác định nội dung
49Đề án 01/ĐA-UBND ngày 07/4/2020 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơvề Xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc trên địa bàn thành phố Cần Thơ
50Trường hợp mất này có thể hiểu rằng là những thông tin bị mất hoặc hư hỏng mà dẫn đến không có thông tin để trích lục đầy đủ thông tin khai sinh cho một trường hợp cụ thể, chứ không thể xem trường hợp mất cả sổ đăng ký khai sinh thì mới được đăng ký lại khai sinh.
đăng ký khai sinh có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về nội dung khai sinh
của người đó phù hợp với thông tin đang quản lý tại địa phương, cơ quan, đơn vị.
Tại Điều 10 Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định
về việc xác định nội dung đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, thì điều luật dẫn chiếu
đến Điều 9 của Thông tư 04/2020/TT-BTP, và căn cứ để xác định nội dung đăng ký
lại khai sinh là “bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
cấp hợp lệ, bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam”, về cơ bản thì các thông tin trong giấy tờ này gần đúng với những thông tin khai sinh theo quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, tùy vào mỗi thời điểm mà pháp luật quy định giấy
khai sinh có bao nhiêu thông tin ghi nhận trên đó51. Như vậy, việc dựa vào thông tin trong giấy tờ đó làm cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh là chưa đủ, nên pháp luật quy định thêm là: Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ theo quy định thì Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân làm cơ sở để xác định nội dung khai sinh. Và thực tế thì xuất hiện trường hợp thứ hai rất nhiều, khi đó, cơ sở duy nhất để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh là thông tin trong Giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ chiếu, sổ hộ khẩu,… của người được đăng ký khai sinh.
Lợi dụng vào nhược điểm của việc lưu trữ sổ hộ tịch giấy, dẫn đến khó khăn trong việc trích lục thông tin khai sinh đã đăng ký trước đây, có một số trường hợp thông tin trong giấy khai sinh không trùng khớp với thông tin của giấy tờ tùy thân hiện tại. Người yêu cầu tiến hành căn cứ vào thông tin của giấy tờ tùy thân để tiến hành trích lục thông tin khai sinh, trên cơ sở xác thực của cơ quan quản lý hộ tịch về
trường hợp đó không còn lưu trữ thông tin khai sinh, người yêu cầu tiến hành đăng
ký khai sinh lại với thông tin, giấy tờ hiện có của cá nhân đó.
Hoặc có những trường hợp người được khai sinh không còn lưu giữ giấy khai sinh, và họ không nhớ được năm đăng ký khai sinh (thực tế trường hợp này phổ
51Ví dụ như tại thời điểm Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch, có các biểu mẫu kèm theo được quy định bởi Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29/3/2006 thì có quê quán
trong Giấy khai sinh. Tuy nhiên, đến Thông tư 08.a/2010/TT-BTP ngày 25/3/2010 thì bỏ phần quê quán của trẻ em, và thêm thông tin về năm sinh và nơi thường trú/tạm trú của cha, mẹ
biến)52vì năm đăng ký khai sinh không được cá nhân sử dụng thường xuyên trong các giấy tờ giống như là họ tên; ngày, tháng, năm sinh; họ tên cha; họ tên mẹ… nên việc không cung cấp được năm đăng ký khai sinh là điều hợp lý. Thông thường trong hồ sơ đăng ký lại khai sinh của cá nhân người yêu cầu bao gồm: Tờ khai đăng ký khai sinh; Văn bản xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch trước đây là không còn
thông tin khai sinh được lưu trữ53; Văn bản chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, con.
Việc xác định tuổi trong trường hợp đăng ký lại khai sinh, ngoài việc căn cứ vào
các thông tin theo Điều 10 Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư
pháp, thì cán bộ là đảng viên còn phải căn cứ vào “hồ sơ Lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc)
khi được kết nạp vào Đảng”54, và cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày,
tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với
hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý theo Điểm c Khoản 1 Điều 26 của Nghị định
123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. Quy định này ban hành nhằm ràng buộc trách
nhiệm của người đảng viên, cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong
lực lượng vũ trang trong việc cung cấp thông tin về lý lịch của cán bộ là đảng viên. Tuy nhiên, xét về yếu tố hành chính, việc này khó khả thi, vì thực tế thì công chức làm nhiệm vụ hộ tịch không thể tự xác định cá nhân khi đăng ký khai sinh có phải là đảng viên hay không, để thẩm tra xem việc khai ngày tháng năm sinh có phù hợp với hồ sơ lý lịch đảng viên hay không, việc này nằm ngoài phạm vi quản lý của công chức làm nhiệm vụ hộ tịch. Bên cạnh đó, thì việc định kỳ luân chuyển công chức làm công tác hộ
tịch làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý các thông tin đăng ký hộ tịch55.
52Vì Giấy khai sinh trước đây do người thân thích đi khai khi người đó còn nhỏ, và việc sử dụng Giấy khai sinh qua thời gian bị thất lạc, hư hỏng, nên không còn thông tin để tra cứu, trích lục. Thay vào đó, cơ quan quản lý hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, trích lục. Tuy nhiên, năng lực quảnlý của cơ quan nhà nước đối với vấn đề này còn hạn chế, nên họ đẩy trách nhiệm về thông tin khai sinh đã được đăng ký cho cá nhân, người có yêu cầu, đó là buộc họ phải nhớ thời điểm đăng ký khai sinh (tối thiểu phải là năm đăng ký khai sinh) để tiến hành tìm kiếm trên sổ giấy cho một trường hợp cụ thể. Nhưng trên thực tế thì người đăng ký khai sinh không hẳn là người được khai sinh. Nên họ không thể nhớ được năm đăng ký khai sinh (và cũng không thể loại trừ trường hợp họ cố tình không nhớ) để được cơ quan quản lý hộ tịch xác thực việc không còn thông tin khai sinh được lưu trữ để cá nhân đó đến cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú tiến hành đăng ký lại khai sinh.
53Văn bản này có nơi thì chỉ có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, có nơi thì ngoài xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã thì cần phải có xác nhận của Phòng Tư pháp quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh thì mới được xem là không còn thông tin khai sinh của cá nhân đó
54Trích Kết luận số 13-TB/TW ngày 17/8/2016 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về việc xác định tuổi của đảng viên
55Thực tế trong một số trường hợp chỉ thông qua nghiệp vụ hộ tịch mới xác định trường hợp đó không được đăng ký khai sinh theo thẩm quyền của cấp xã. Tuy nhiên, việc luân chuyển, điều động công chức làm công