I/ Khái quát chung về công ty
2.4Các công tác quản lý trong Công ty bánh kẹo Hải Hà
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
2.4Các công tác quản lý trong Công ty bánh kẹo Hải Hà
Xây dựng kế hoạch kinh doanh
Là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công Nghiệp nên tài sản của công ty thuộc sở hữu Nhà nước và chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ Công nghiệp. Công ty được giao vốn và phải thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Để có thể bảo tồn vốn và phát triển vốn được giao công ty phải có những kế hoạch sản xuất kinh doanh cụ thể rõ ràng. Công tác xây dựng kế hoạch do Ban kế hoạch thuộc phòng kinh doanh thực hiện, bao gồm có Trưởng phòng kinh doanh – Trưởng ban, Phó phòng kinh doanh – Phó ban và hai thành viên khác. Công ty lập ra một bộ phận thu thập xử lý thông tin gồm 14 người thuộc phòng kinh doanh. Mỗi nhân viên được phân công theo dõi từng khu vực, từng thị trường. Họ thường xuyên đi làm công tác thăm dò, khảo sát khu vực thị trường đó, thông qua hệ thống các đại lý nắm bắt tình hình tiêu thụ và nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng. Các thông tin sau khi được tổng hợp và xử lý sẽ chuyển đến Ban kế hoạch. Kế hoạch được xây dựng dựa vào các căn cứ sau:
- Nhu cầu của thị trường về các loại sản phẩm bánh kẹo nói chung và loại bánh kẹo của công ty nói riêng.
- Dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của công ty cùng kỳ năm trước.
- Căn cứ vào nguồn lực của công ty như vốn, nhân lực, máy móc thiết bị….
- Dựa vào định mức kỹ thuật của công ty. Hệ thống định mức được xây dựng, kiểm tra ở phòng thí nghiệm và thực tế sản xuất của phân xưởng, đồng thời có sự tham khảo so sánh hệ thống tiêu chuẩn của ngành.
Căn cứ vào số lượng hàng hoá được đặt hàng Ban kế hoạch lên kế hoạch về nguyên liệu, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm rồi trình lên Tổng giám đốc thông qua hoặc sửa đổi (nếu cần thiết). Sau đó, bản dự thảo ngân sách được đưa tới các phòng ban liên quan để phân bổ lực lượng sản xuất, tính toán chi phí, giá thành, giá bán, doanh thu, lợi nhuận….trong kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch đã được lập các xí nghiệp bộ phận cùng nỗ lực thực hiện để đạt được các mục tiêu đã nêu ra trong kế hoạch.
Tiếp nhận, cung ứng bảo quản nguyên vật liệu và quản lý thành phẩm
Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất. Nếu xét về chất thì nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm, chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm. Xét về mặt tài chính thì vốn bỏ ra mua nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ lệ lớn trong vốn lưu động (khoảng 40 – 60%). Về mặt kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng từ 70 – 75%). Như vậy, công tác thu mua, bảo quản, sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
- Công tác thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Định mức nguyên vật liệu là lượng vật liệu cần thiết tối thiểu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định của kỳ kế hoạch. Định mức tiêu dùng
nguyên vật liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong công ty.
Công tác xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật thực hiện. Căn cứ xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật định mức gồm: Tiêu chuẩn định mức ngành; Thành phần của sản phẩm; Tình hình thực hiện định mức của các kỳ trước; và kinh nghiệm của cán bộ làm công tác này.
Bản kế hoạch định mức phải được Tổng giám đốc phê duyệt trước khi đưa vào thực hiện. Trong những năm qua, công ty đã thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp kinh tế, kỹ thuật, hành chính trong việc sử dụng hợp lý nguyên vật liệu nên đã tiết kiệm được khá nhiều nguyên vật liệu: như xí nghiệp bánh tiết kiệm được 2,2 tấn váng sữa; 4,5 tấn magarin; xí nghiệp kẹo tiết kiệm được 4,4 tấn đường loại I; 4,1 tấn sữa gầy và 1,3 tấn dầu bơ.
Định mức nguyên vật liệu là một chỉ tiêu động, nó đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện theo sự tiến bộ của kỹ thuật, sự đổi mới công tác tổ chức sản xuất và trình độ lành nghề của công nhân.
- Công tác thu mua
Trên cơ sở định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, phòng kinh doanh ký kết các hợp đồng thu mua để đảm bảo thực hiện sản xuất đúng tiến độ. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là các nhà máy như đường Lam Sơn, Quỳ Hợp, Quảng Ngãi và Công ty sữa Việt Nam. Ngoài ra công ty còn phải nhập một số nguyên liệu, hương liệu của nước ngoài như là shortening, bơ… Như vậy việc theo dõi tình hình biến động trên thị trường nguyên vật liệu một cách thường xuyên là điều cần thiết, nó giúp cho công ty có thể tìm được nguồn cung cấp mới khi cần thiết để đáp ứng kế hoạch sản xuất của công ty trong từng tháng, quí, từng thời kỳ. Thông thường trước khi nguyên vật liệu được nhập vào kho cán bộ quản lý chất lượng phải kiểm tra lần cuối cùng để đảm bảo rằng sản phẩm sản xuất ra không có sai sót gì về nguyên vật liệu.
Mọi sản phẩm sau khi sản xuất được bao gói cẩn thận sẽ được nhập vào kho. Việc này làm cho công tác quản lý số lượng sản phẩm bán ra thị trường được theo dõi dễ dàng qua đó đánh giá được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Kho thành phẩm của công ty gồm có 4 kho được phân loại theo đơn vị mặt hàng và nguồn nhập. Kho thành phẩm của công ty thuộc phòng kinh doanh quản lý. Cán bộ quản lý kho thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập kho. Mỗi một kho có một cán bộ phụ trách và tên kho được gọi theo tên của cán bộ phụ trách kho như: kho Yến gồm tất cả các loại kẹo cứng và sữa dừa; kho Nguyệt Anh gồm tất cả các loại bánh kem xốp và các loại kẹo chíp chíp nhập từ Việt Trì; kho Giang gồm kẹo caramen gối xoắn, cốm mềm và kẹo cam mềm; kho Tuyết gồm tất cả các loại bánh (trừ bánh kem xốp). Trong quá trình lưu kho, nguyên vật liệu cũng như thành phẩm được kiểm tra thường xuyên liên tục để tránh có sự xuống cấp về chất lượng, đồng thời kiểm tra kho tàng, thùng chứa để đảm bảo chất lượng của sản phẩm.
Quản lý chất lượng sản phẩm
Chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố quan trọng góp phần giữ được khách hàng truyền thống và thu hút được những khách hàng mới. Nhận thức được điều này công ty đã có nhiều biện pháp thích hợp để đảm bảo chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Tại công ty, công tác quản lý chất lượng được tổ chức theo hai cấp:
- Cấp xí nghiệp: gồm các kỹ sư đi theo các ca sản xuất, có nhiệm vụ quản lý việc thực hiện qui trình công nghệ và quản lý chất lượng sản phẩm theo ca.
- Cấp công ty: Phòng kỹ thuật quản lý qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm ở các xí nghiệp, phòng KCS quản lý nguyên vật liệu nhập phục vụ cho sản xuất ở các xí nghiệp và kiểm tra chất lượng thành phẩm trước khi nhập kho.
Công ty đã tổ chức một mạng lưới kiểm tra thống nhất từ công ty đến các xí nghiệp cơ sở theo 5 kiểm: Cá nhân tự kiểm tra; Tổ sản xuất tự kiểm tra; Ca sản xuất tự kiểm tra; Phân xưởng sản xuất tự kiểm tra; Công ty kiểm tra cho xuất xưởng
Chất lượng sản phẩm được đánh giá dựa vào hệ thống các chỉ tiêu như chi tiêu lý hoá, chỉ tiêu vệ sinh. Sản phẩm phải đảm bảo các hệ thống chỉ tiêu trên thì mới được gọi là đảm bảo chất lượng.
Hiện nay công ty đang thực hiện và duy trì mở rộng chất lượng xí nghiệp tiến tới đạt chất lượng ngành. Mục tiêu của công ty là đến năm 2005 chất lượng của công ty phải đạt tiêu chuẩn quốc gia để có khả năng cạnh tranh giành thị trường với những sản phẩm có chất lượng cao của các đối thủ trong nước như Biên Hoà, Tràng An, Kinh Đô…
Quản lý kênh phân phối
Quản lý kênh phân phối là quản lý hoạt động của các thành viên kênh, các bộ phận tham gia vào hệ thống tiêu thụ của công ty như cửa hàng giới thiệu sản phẩm, đại lý, các nhà bán buôn bán lẻ. Việc quản lý kênh của công ty đối với các đại lý dựa vào cơ chế bán hàng của công ty. Khi bán hàng bộ phận bán hàng lập hoá đơn tuỳ theo hình thức thanh toán và hình thức vận chuyển mà đại lý thoả thuận với công ty. Còn đối với các nhà bán buôn bán lẻ thì việc lấy hàng của họ được tính theo giá mà công ty qui định cho từng đối tượng. Riêng đối với các nhà bán buôn ngoài việc thực hiện cam kết, họ còn được hưởng ưu đãi của công ty. Nếu các nhà bán lẻ lấy hàng thường xuyên thì họ có thể được hưởng các khoản ưu đãi như đại lý với mức hoa hồng là 2-3%.
Để giữ cho mức giá ổn định trong toàn bộ kênh phân phối, có nghĩa là giá bán bánh kẹo của công ty đến tay người tiêu dùng là như nhau ở các vùng khác nhau công ty phải thực hiện chính sách hỗ trợ chi phí vận chuyển cho từng khu vực.
Bảng 3: Mức hỗ trợ chi phí vận chuyển theo khu vực năm 2001
Stt Khu vực Mức hỗ trợ
(đồng/tấn)
1 Hà Nội 20000
2 Hải Dương, Hà Tuyên, Hà Bắc, Hà Tây 70000 3 Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Hải Phòng 50000
4 Nghệ An, Hà Tĩnh, Thanh Hoá 110000
5 Thành phố Hồ Chí Minh 500000
(Nguồn Phòng kinh doanh Công ty bánh kẹo Hải Hà) Nhìn vào bảng trên ta thấy tuỳ vào từng khu vực khác nhau mà có mức chi phí hỗ trợ khác nhau: ở Hà Nội do gần trụ sở chính của công ty nên mức hỗ trợ là 20000 đồng/tấn, có nghĩa là tiêu thụ một tấn sản phẩm công ty hỗ trợ 20000 đồng; còn ở thành phố Hồ Chí Minh do xa xôi nên chi phí hỗ trợ lên tới 500000 đồng/tấn