3.2. Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác tuyển dụng nhân sự
3.2.3. Đổi mới quy trình tuyển dụng
➢ Xác định nhu cầu tuyển dụng
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng tại công ty chưa tốt, nhiều khi công tác tuyển dụng rơi vào bị động do phải thực hiện trong thời gian ngắn. Để tránh tình trạng này,công ty cần có một bộ phận phụ trách chuyên biệt về nhân sự. Tiếp đó bộ phận này cần có những dự báo về nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên những dự báo về định hướng, mục tiêu phát triển, thực trạng nun nhân lực hiện tại của DN. Tiếp
đó là các bộ phận phải xây dựng cho mình một bản tiêu chuẩn công việc và mo tả công việc thật chi tiết cụ thể vị trí phòng ban của mình,có như vậy khi công ty có nhu cầu việc tuyển dụng mới được tiến hành một cách nhanh chóng và chủ động.
➢ Thông báo tuyển dụng
Về việc thiết kế bản thông báo tuyển dụng cần phải đảm bảo dễ nhìn, bắt mắt, nội dung chi tiết, đầy đủ thông tin mô tả, tiêu chuẩn công việc, địa chỉ công ty, cách thưc lien hệ nộp hồ sơ… Ngoài ra cần đăng tải cả một số chính sách đãi ngộ nhằm thu hút ứng viên hơn.
Việc thông báo tuyển dụng cần rộng rãi hơn, hiện công ty chỉ đăng thông báo trên một số báo in và một số trang web miến phí trên mạng, để thu hút được nhiểu ứng viên hơn công ty nên đăng them trên báo Mua và Bán chi phí không qua đắt, báo này cũng được nhiểu người lao động quan tâm.
Ngoài ra công ty cũng nên bỏ ít chi phí để đăng thông báo tuyển dụng trên các trang web chuyên về tuyển dụng như: www.timviecnhanh.com, www.raovat.net... Thuận lợi cho các ứng viên dễ dàng truy cập tìm hiểu.
➢ Thu nhận và xử lý hồ sơ
Để giảm thời gian nhận hồ sơ, công ty nên vừa tiến hành nhận hồ sơ qua mạng internet(email), lại vừa tiến hành nhận tại trụ sở. Khi kết hợp hai hình thức thu nhận hồ sơ này, sẽ tạo sự tiện lợi cho ứng viên, họ có thể lựa chọn bất kỳ hình thức nào và giúp họ tiết kiệm khoản chi phí, thời gian đi lại.
Việc xử lý hồ sơ còn tiến hành hết sức đơn giản bằng việc so sánh với bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc một cách qua loa còn việc xác minh tính chinh xác không có, vì vậy cần phải kiểm tra lại thông tin trên hồ sơ có đúng với thực tế hay không bằng cách hỏi đáp nhanh qua điện thoại với các ứng viên.
Trong bước này công ty cần xem xét kỹ hồ sơ không đạt yêu cầu, cần phải loại ngay, để tiết kiệm chi phí, cũng cần tránh tình trạng sơ suất để lọt những hồ sơ có chất lượng.
➢ Tổ chức thi tuyển và đánh giá ứng viên
phỏng vấn các ứng viên, công ty nên bổ sung phương pháp trắc nghiệm trong qua trình thi tuyển. Phương pháp trắc nghiệm kết hợp với phỏng vấn giúp công ty tuyển chọn những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu đặt ra
Có nhiều hình thức trắc nghiệm khác nhau nhưng công ty nên đi sâu vào một số loại sau: trắc nghiệm về kiến thức tổng quát, trắc nghiệm tâm lý, trắc nghiệm về trí thông minh, trắc nghiệm về khả năng chuyên môn và năng khiếu, trắc nghiệm các tính. Thực hiện các bài này giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn bao quát ban đầu về ứng viên
Đối với phương pháp phỏng vấn thì yêu cầu đặt ra với hội đồng tuyển dụng là đối với từng vị trí phải có những câu hỏi phỏng vấn khác nhau và những câu hỏi phải chuẩn bị sẵn. Các câu hỏi co thể lien quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau để đánh giá kiến thức, hiểu biết, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp. Câu hỏi phải ngắn gọn,cô đọng, dễ hiểu.
Trong quá trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng cần tạo một không khí thân mật và cởi mở, tạo cơ hội cho các ứng viên tranh luận vui vẻ, thoải mãi trả lời các câu hỏi mà họ đặt ra.Đồng thời các nhà tuyển dụng không được tỏ thái độ định kiến về các ứng viên, mà phải có cái nhìn khách quan về họ.
Đánh giá ứng viên, để giảm thời gian cũng như chi phí khám sức khỏe cho công tác tuyển dụng công ty nên cần đánh giá ứng viên về đặc điểm cá nhân,năng lực, kin nghiệm… nhằm chọn ra một vài ứng viên tốt nhât. Khi đó người được đánh giá với số điểm cao nhất mới được chọn đi khám sức khỏe và nằm trong danh sách đánh giá cuối.
Đây chỉ là bảng đánh giá mang tính tham khảo, còn phụ thuộc vào vị trí tuyển dụng sẽ có những tiêu chí khác nhau
Bảng : Phiếu đánh giá ứng viên(lần1)
Họ và tên ứng viên ………..Giới tính……….. Vị trí tuyển dụng ………. Tuổi ………..
Tiêu chí đánh giá Số điểm
Tổng
điểm Ghi chú Cán bộ 1 Cán bộ 2 Cán bộ 3
I.Đặc điển cá nhân 1. Ngoại hình 2. Giọng nói 3. Tác phong 4. Khác II. Trình độ 1.Trình độ học vấn 2.Trình độ chuyên môn 3.Ngoại ngữ 4.Tin học 5.Khác (nếu có) III. Kinh nghiệm
1.Công việc đã đảm nhận 2.Thời gian làm việc 3.Thành công và thất bại 4.Khác IV. Kỹ năng 1.Giải quết vấn đề 2.Làm việc nhóm 3.Tổ chức 4.Khác
➢ Kiểm tra sức khỏe
Nếu ứng viên được tuyển có vấn đề về sức khỏe trong quà trình làm việc có thể dẫn tới nghỉ việc hay tình thần làm việc suy giảm. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới công việc chung.
Nhằm hạn chế rủi ro liên quan đến sức khỏe của các ứng viên, công ty nên thực hiện việc khám sức khỏe cho các ứng viên. Để kiểm tra công ty có thể thuê phòng khám tư nhân nào đó hay đơn giản chỉ thuê một vài bác sỹ giỏi để thực hiện công tác này
➢ Đánh giá tổng thể và lựa chọn ứng viên
Sau khi khám sức khỏe, hội đồng tuyển dụng sẽ có cơ sở đầy đủ để đánh toàn diện một ứng viên. Tiêu chí đánh giá trong bước này gồm các điểm mà ứng viên có trong bước đánh giá lần 1 và tình trạng sức khỏe hiện có của người đó. Ứng viên có số điểm cao nhất, tình trạng sức khỏe, không mắc các bệnh lây nhiễm, nguy hiểm sẽ được chọn để ký hợp đồng thủ việc.
➢ Thử việc
Thử việc là giai đoạn để các ứng viên chứng tỏ mình bằng cách hoàn thành một số lượng công việc được giao nhất định, dô vậy cần sự giúp đỡ của cấp trên và đồng nghiệp để nhanh chóng thích nghi với công việc và môi trường mới.
➢ Quyết định tuyển dụng
Sau khi kết thúc quá trình thử việc, dựa trên báo cáo của trương bộ phận có nhân sự mới, ban lãnh đạo sẽ quyết định tuyển dụng chính thức đối với nhân viên đó hay không
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Kim Dung – Quản trị nguồn nhân lực, NXB Giáo dục 2001 2. Th.S. Vũ Thùy Dương và TS Hoàng Văn Hải(đồng chủ ien) – Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Thống kê 2005
3. Th.S nguyễn vân điềm và PGS. TS Nguyễn Ngọc Quân – Giáo trình Quản trị nhân lực, NXB Lao động – Xã hội 2004
4. Vũ Việt Hằng – Quản trị nhân sự, NXB Thống kê 2005 5. Nguyễn Thanh Hội – Quản trị nhân sự NXB Thống kê 2002. 6. Nguyễn Văn Lê – Quản trị nhân sự, NXB Giáo dục 1997.
7. GS. TS Phạm Vũ Luận – Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Thống kê 2004
8. TS. Nguyễn Hữu Thân – Quản trị nhân sự, NXB Thống kê 2006 9. Paul Falcone – 96 câu hỏi quan trọng trước khi tuyển dụng nhân sự, NXB Thành phố Hồ Chí Minh 2002.
10.Paul Hersey Ken Blane Hard – Quản lý nguồn nhân lực, NXB Chính trị quốc gia 1995.
11.Các Website tham khảo:
http://dantri.com.vn/ http://saga.vn/
PHỤ LỤC 1
Xin chào ông (bà)……… Chức vụ; ………Bộ phận………
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM
Với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự tại quý công ty và để thực hiện tốt đề tài chuyên đề tốt nghiệp cuối khóa của tôi. Rất mong nhận được sự hợp tác giúp đỡ của ông (bà)
Ông (bà) xin vui lòng khoanh tròn để trả lời các câu hỏi trắc nghiệm sau theo tình hình thực tế tại công ty.
1.Ông (bà) đánh giá thế nào về vai trò công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty?
a. Rất quan trọng c. Bình thường
b. Quan trọng d. Không quan trọng
2. Quý công ty tuyển dụng nhân sự từ những nguồn nào?
a. Bên trong c. Cả hai
b. Bên ngoài d.
3. Nun nào tuyển dụng được nhiều nhân viên hơn?
a. Bên trong c. Như nhau
b. Bên ngoài
4. Đối tượng tuyển dụng của quý công ty?
a. Sinh viên mới ra trường c. Cả hai phương án trên b. Người đã có kinh nghiệm d. Khác…
5. Nguồn tuyển dụng chủ yếu lấy từ
a. Các cơ sở đào tạo c. Ứng viên tự nộp đơn b. Sự giới thiệu của nhân viên d. Tất cả các phương án trên e. Khác
6. Quy trình tuyển dụng của quý công ty bao gồm các bước sau không?
Bước 1: Định danh công việc cần tuyển dụng Bước 4: Tổ chức thi tuyển Bước 2: Thông báo tuyển dung Bước 5: Đánh giá ứng viên
Bước 3: Thu nhận và xử lý hồ sơ Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Bước 7: Hội nhập nhân viên mới
a. Có b. Không
a. Các phương tiện thông tin đại chúng c. Gửi thông báo đên các trường đào tạo
b. Mạng internet d. Kết hợp với trung tâm giới thiệu việc làm
e. Khác
8. Hình thức tuyển dụng của quý công ty là
a. Tự luận c. Thi vấn đáp
b. Thi trắc nghiệm d. Kết hợp các hình thức trên e. Khác
9. Ông (bà) đánh giá không khí của buổi phỏng vấn ứng viên như thế nào?
a. Rất thoải mái c. Bình thường
b. Thoải mái d. Căng thẳng
10. Quý công ty sử dụng các tiêu chí nào để đánh giá ứng viên? a. Trình độ học vấn c. Khả năng giao tiếp b. Kinh nghiệm nghề nghiệp d. Kết hợp các ý kiến trên e. Khác
11. Ông ( bà) đánh giá như thế nào về khả năng hội nhập của nhân viên mới?
a. Rất nhanh c. Bình thường
PHỤ LỤC 2 : Bảng câu hỏi phỏng vấn
1.Công ty hầu như chỉ tuyển những người đã có kinh nghiệm? còn đối với sinh viên thì rất ít. Xin ông (bà) vui lòng nói rõ hơn về chính sách này của công ty?
2. Xin ông (bà) vui lòng cho biết thông báo tuyển dụng được đăng trên những phương tiện thông tin đại chúng nào?Trên những website nào?
3. Ông (bà) cho biết quy trình tuyển dụng của công ty gồm những bước nào? 4. Xin ông (bà) vui lòng nói rõ hơn về cách thức đánh giá các ứng viên trong công tác tuyển dụng nhân sự
5. Công ty đã làm gì để giúp các nhân viên mới hội nhập nhanh hơn với môi trường làm việc mới?
6. Xin ông (bà) vui lòng cho biết đối với một vị trí tuyển dụng thông thường có khoảng bao nhiêu ứng viên tham gia? Đã có bao giờ công ty đã không chọn được nhân viên từ các ứng viên tham gia chưa thưa ông(bà)?
7. Hằng năm có khoảng bao nhiêu nhân viên mới xin thôi việc thưa ông(bà)? 8. Thưa ông (bà) đâu là khó khăn cho công tác tuyển dụng hiện nay tại công ty?
9. Công ty đã làm những gì để khắc phục những khó khăn này?
10. Ông (bà) đánh giá về nội dung thông báo tuyển dụng như thế nào? 11. Quý công ty có những hình thức thu nhận hồ sơ ứng viên nào? 12. Xin ông (bà) vui lòng cho biết cách thức xử lý hồ sơ của ứng viên?
13. Đối với các ứng viên lọt vào vòng phỏng vấn, quý công ty có chủ động liên lạc với họ không thưa ông?
14. Quý công ty có tổ chức khám lại sức khỏe cho các ứng viên không?
15. Tại sao hiện nay công ty chỉ quan tâm đến nguồn tuyển dụng là do nhân viên giới thiệu và ứng viên tự nộp hồ sơ, còn các nguồn khác thì sao thưa ông (bà)?
16. Xin ông (bà) cho biết công tác tuyển dụng quý công ty áp dụng bộ luật lao động như thế nào?