TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_______________________________________________
Tiêu đề được đặt ở phía trên cùng trang thứ nhất của quyết định. Tất cả các chữ trong quyết định được dùng font .VnTime. Dịng "CỘNG HỒ XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" là được trình bày dưới dạng chữ in hoa, đậm
nét, cỡ 13, dòng dưới "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" là chữ in thường cỡ 14, đậm nét, giữa các cụm từ ở dịng dưới có gạch nối (-), phía dưới có gạch ngang dài.
2.1.1.4.2. Cơ quan ban hành
Quyết định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành thì cơ quan ban hành là CHÍNH PHỦ; quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thì cơ quan ban hành là tên của Bộ, ngành đó: BỘ QUỐC PHỊNG, BỘ CƠNG AN, NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
VIỆT NAM, TỔNG CỤC DU LỊCH...; quyết định của Uỷ ban nhân dân thì cơ
quan ban hành là UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HỒ BÌNH... Tên cơ quan ban hành viết in hoa, cỡ chữ 13, đậm nét, được đặt trên góc trái, trang thứ nhất của quyết định ngang hàng với quốc hiệu.
2.1.1.4.3. Số và ký hiệu của quyết định
Số của quyết định được đánh liên tục từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của mỗi năm. Mỗi loại quyết định (qui phạm pháp luật, cá biệt) có một sổ riêng để theo dõi, đánh số. Ký hiệu của quyết định là các chữ viết tắt tên loại quyết định và tên cơ quan ban hành quyết định đó, để nhìn vào số và ký hiệu là mọi người có thể biết ngay đó là tên loại (nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thơng tư) loại quyết định gì (qui phạm hay cá biệt), do cơ quan nào ban hành, ban hành vào năm nào (chỉ đối với quyết định qui phạm). Chữ viết tắt tên loại quyết định viết trước, chữ viết tắt tên cơ quan viết sau, giữa có gạch nối (-), giữa số và ký hiệu có gạch chéo (/). Ví dụ: nghị quyết, nghị định qui phạm pháp luật đầu tiên của Chính phủ, quyết định, chỉ thị qui phạm pháp luật đầu tiên Thủ tướng Chính phủ trong năm 2002 thì viết số và ký hiệu như sau: số 01/2002/NQ-CP, 01/2002/NĐ- CP, 01/2002/QĐ-TTg. Đối với các quyết định của các cơ quan khác thì cách ghi số, ký hiệu cũng tương tự. Riêng quyết định cá biệt không ghi năm ban hành ở giữa, ví dụ: quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 01/QĐ-TTg.
Nhưng những quyết định quan trọng, đã đi vào lịng dân thì khi nói đến số của quyết định là mọi người hiểu ngay nội dung của quyết định đó nói gì. Ví dụ: Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ số 406/TTg ngày 08 tháng 8 năm
1994 về cấm sản xuất, buôn bán và đốt pháo, thường gọi tắt là Chỉ thị
406/TTg; Nghị định số 36/CP ngày 29 tháng 5 năm 1995 về đảm bảo trật tự
tắt là Nghị định 36/CP; Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số
135/1998/QĐ-TTg ngày 31 tháng 8 năm 1998 về phê duyệt Chương trình phát triển kinh tế - xã hội các xã đặc khó khăn miền núi, vùng sâu, vùng xa, thường
gọi tắt là Chương trình 135...
2.1.1.4.4. Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành
Địa danh, ngày, tháng năm ban hành được in nghiêng, đặt dưới tiêu đề. Địa danh là tên của đơn vị hành chính được chọn để đặt trụ sở của cơ quan hành quyết định. Đối với quyết định của các cơ quan trung ương, của thành phố Hà Nội đóng tại Hà Nội thì địa danh là Hà Nội, đối với các địa phương thì đó là tên thành phố, tỉnh lỵ, huyện lỵ, tên xã, phường, thị trấn. Ví dụ: đối với các văn bản của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình thì địa danh là Đồng Hới, của Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn, tỉnh Hà Tĩnh thì địa danh là Phố Châu (nơi đặt trụ sở Uỷ ban nhân dân huyện Hương Sơn)... Sau địa danh
phải viết dấu phẩy (,), những số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải viết số 0 ở trước. Ví dụ: thành phố Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 02 năm 2002.
2.1.1.4.5. Tên loại và trích yếu
Tên loại là tên gọi chính thức của quyết định như: nghị quyết, nghị
định, quyết định, chỉ thị, thơng tư...
Trích yếu là câu văn tóm tắt ngắn gọn, chính xác, đầy đủ, thể hiện đúng
nội dung chủ yếu của quyết định để hiểu một cách nhanh chóng, tiện vào sổ theo dõi, giải quyết cơng việc khi cần tra cứu. Ví dụ: nghị định của Chính phủ
về hướng dẫn chi tiết việc thi hành Luật khoáng sản; quyết định của Thủ tướng Chính phủ về tuần làm việc 40 giờ...
Đây là phần quan trọng nhất của quyết định, thể hiện toàn bộ những vấn đề cần phải giải quyết, quyết định, trong đó có chứa những qui phạm chủ đạo (quyết định chủ đạo), những qui phạm pháp luật (quyết định qui phạm), và những quyết định xử lý vấn đề cá biệt - cụ thể (quyết định cá biệt - cụ thể).
2.1.1.4.6. Nơi nhận
Là cơ quan, tổ chức, hoặc người trách nhiệm giải quyết, thi hành, hoặc cần phải biết đến những nội dung trong quyết định. Ghi đủ nơi nhận là để những người làm công tác văn thư gửi quyết định đến đúng địa chỉ, giúp cho việc in đúng số lượng, tiện tìm ra nơi phát hành quyết định. Đối với những quyết định qui phạm pháp luật thì nơi nhận là các cơ quan cấp trên, cơ quan cùng cấp, cơ quan cấp dưới một bậc, những người có trách nhiệm thi hành, phối hợp thi hành, Công báo, cuối cùng là nơi phát hành văn bản và lưu trữ ở bộ phận văn thư. Đối với những quyết định cá biệt thì nơi nhận là những cơ quan, tổ chức có liên quan, khơng gửi đến tất cả các cơ quan khác và không gửi đăng Công báo. Những quyết định có nội dung bí mật nhà nước thì phải được phát hành theo qui định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, khơng được gửi đăng Công báo mặc dù là quyết định qui phạm pháp luật và không được gửi sai địa chỉ.
2.1.1.4.8. Chữ ký
Chữ ký thể hiện tính pháp lý của quyết định: quyết định phải do người có thẩm quyền ký để đưa ra thi hành. Thẩm quyền ký các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ được qui định tại Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 494/TTg ngày 14 tháng 9 năm 1994. Các Điều 2, 3 của Quyết định này qui định thẩm quyền ký các quyết định, các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ. Căn cứ các qui định tại Quyết định này, các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,
Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chấn chỉnh lại việc ký văn bản trong nội bộ cơ quan, địa phương mình.
Người ký phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cấp trên về chữ ký của mình (thực chất là về những nội dung trong quyết định của mình đã ký). Chữ ký của người có chức vụ, quyền hạn trong quyết định quản lý nhà nước còn hiệu lực pháp luật kể cả khi cơ quan ban hành quyết định đã đổi tên, đã sát nhập, giải thể, hay người ký đã hết nhiệm kỳ giữ chức vụ, đã chuyển sang làm công tác khác, đã nghỉ hưu hoặc đã từ trần nếu chưa có một quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thay thế, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ quyết định đó. Khi người ký đã hết nhiệm kỳ công tác, đã chuyển sang làm công tác khác, đã nghỉ hưu thì khơng cịn thẩm quyền sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các quyết định quản lý nhà nước mà mình đã ký khi đang cịn đương chức, nhưng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung mình đã ký, kể cả trách nhiệm kỷ luật, trách nhiệm hành chính, trách nhiệm dân sự và trách nhiệm hình sự. Chữ ký phải đặt dưới chức vụ của người ký; dưới chữ ký phải ghi rõ, đầy đủ họ, tên đệm và tên.
2.1.1.4.9. Nhân bản
Số lượng bản các quyết định do người đã soạn thảo quyết định đó quyết định. Sau khi người có thẩm quyền đã ký quyết định thì bộ phận sao chụp in đủ số lượng theo yêu cầu và đưa ra phịng văn thư đóng dấu.
2.1.1.4.10. Đóng dấu vào quyết định
Con dấu phải được quản lý và sử dụng đúng qui định tại Nghị định của Chính phủ số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
Có con dấu có hình quốc huy và con dấu khơng có hình quốc huy. Theo Điều 3 của Nghị định này thì chỉ các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy:
"1. Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của
Quốc hội, Văn phịng Quốc hội, đồn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ;
3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ;
4. Văn phòng Chủ tịch nước;
5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự;
6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định;
7. Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; 8. Cơ quan thi hành án dân sự;
9. Phịng Cơng chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
10. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định;
11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao : Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, Ủy ban người Việt Nam ở nước ngồi và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh;
12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép".
Ngồi các cơ quan nói trên thì các cơ quan có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân... dùng con dấu khơng có hình quốc huy.
Con dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên từ 1/3 đến 1/4 về phía trái chữ ký và theo khoản 5 điều 6 Nghị định nói trên thì "mực in dấu
thống nhất dùng màu đỏ". Chỉ đóng dấu khi quyết định đã được trình bày
đúng thể thức và có đúng chữ ký của người có thẩm quyền, khơng được đóng dấu khống chỉ (chưa ký đã đóng dấu, đóng dấu treo vào quyết định).
Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: người soạn thảo phải xác định nội dung của
quyết định có liên quan đến những nội dung thuộc bí mật nhà nước để yêu cầu đóng dấu: "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật". Các dấu này phải được đóng ở phía trên, trang đầu của quyết định. Những quyết định cần phải nhanh chóng chuyển đến những địa chỉ nhất định thì phải đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc" và "Hoả tốc hẹn giờ". Chỉ đóng dấu chỉ mức độ khẩn vào góc trái trên trang đầu của quyết định, dưới số và ký hiệu của quyết định trước khi chuyển đi.
2.1.1.4.11. Về hình thức
Hình thức của quyết định phải đảm bảo được tính nghiêm túc và thẩm mỹ của quyết định. Quyết định phải được đánh máy bằng phông chữ .VnTime, cỡ chữ 14, sạch sẽ, rõ ràng, khơng tẩy xố. Bố cục của quyết định phải cân đối, hài hoà. Toàn bộ quyết định phải được viết đúng chính tả và ngữ
pháp tiếng Việt hiện đại. Việc viết hoa trong các quyết định quản lý nhà nước phải tuân theo Qui định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phịng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1999. Không viết tắt các cụm từ thông dụng trong các quyết định. Đối với các từ nước ngồi khơng thể Việt hố được thì viết nguyên như trong tiếng Anh như: karaoke, Internet ...
Cách đánh số trang, chương, mục, điều, khoản, điểm: quyết định có
nhiều trang thì phải đánh số từ trang thứ hai bằng chữ số Ả-rập (1,2,3,...) cách mép trên của trang giấy 10 mm và cách đều hai mép phải, trái (giữa trang giấy).
Những quyết định có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số của phụ lục đó bằng chữ số La mã : I, II, III....
Việc đánh số các phần trong quyết định được thực hiện như sau:
- Các phần, chương dùng chữ số La mã;
- Các mục trong mỗi chương dùng chữ in hoa: A, B, C...; - Các điều, các khoản dùng chữ Ả rập: 1, 2, 3...
- Các khoản có các điểm thì đánh số bằng chữ in thường: a, b, c...; - Trong mỗi điểm có thể dùng các dấu gạch đầu dòng (-) để diễn đạt các ý khác nhau.
2.1.1.4.12. Về văn phong
Từ ngữ trong quyết định là tiếng Việt phổ thông, không dùng từ riêng của địa phương, những từ cổ, những từ không thông dụng, những tiếng lóng.
Cách hành văn trong quyết định: vì quyết định là văn bản thể hiện ý chí
quyền lực đơn phương của cơ quan nhà nước, người có chức vụ, quyền hạn, nên văn phong của quyết định phải là loại văn xuôi pháp luật, rõ ràng, rành mạch, chặt chẽ, nghiêm túc, thể hiện sự "thiêng" của quyết định, của pháp luật, không đa nghĩa, tránh hiểu thế nào cũng được. Tuỳ thuộc vào loại qui phạm trong quyết định mà nên dùng loại câu. Theo lý luận chung về nhà nước và pháp luật, căn cứ vào vai trò của qui phạm trong điều chỉnh pháp luật mà có các loại qui phạm như: qui phạm điều chỉnh (trong qui phạm điều chỉnh có qui phạm bắt buộc, qui phạm cấm đoán, qui phạm giao quyền), qui phạm bảo vệ và qui phạm chun mơn (trong qui phạm chun mơn có qui phạm định hình tổng quan, qui phạm định nghĩa, qui phạm tuyên bố và qui phạm xung đột)[7, tr. 316 - 318]. Loại câu dùng chủ yếu trong các quyết định là câu đơn giản hoặc câu phức hợp, câu khẳng định, phủ định, câu mệnh lệnh; tuyệt đối không dùng câu nghi vấn, câu cảm thán, dấu vân vân (v.v...).
2.1.1.4.13. Về thời gian có hiệu lực của quyết định
Đối với các quyết định qui phạm pháp luật thì thời gian có hiệu lực là sau 15 ngày, kể từ ngày ký ban hành; có trường hợp thời gian có hiệu lực của quyết định qui phạm pháp luật trở về trước, hoặc lâu hơn 15 ngày theo thời gian có hiệu lực của quyết định qui phạm pháp luật mà nó hướng dẫn.
Ví dụ: Nghị định của Chính phủ số 21/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 02
năm 2002 về ban hành Danh mục hàng hoá và thuế suất của Việt Nam để thực hiện Hiệp định ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung (CEPT) của các nước ASEAN cho năm 2002 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2002; Nghị định của Chính phủ số 28/1998/NĐ-CP ngày 11 tháng 5 năm 1998 qui định chi tiết thi hành Luật thuế giá trị gia tăng có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 1999 - ngày mà Luật thuế giá trị gia tăng có hiệu lực pháp luật.
Đối với các quyết định cá biệt thì thời gian có hiệu lực là ngày ký ban hành quyết định. Tuy nhiên, các quyết định xử lý vi phạm hành chính thì thời gian áp dụng các biện pháp hành chính phải tuân theo qui định của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính.
2.1.1.5. Các yêu cầu riêng đối với từng loại quyết định quản lý nhà