Các hoạt động thể hiện mối liên hệ giữa quyền khai sinh và hoạt động công chứng bao gồm:
Thứ nhất, giấy khai sinh khi thực hiện các hoạt động công chứng liên quan đến nhân thân.
Luật Công chứng năm 2006 quy định khá chi tiết thủ tục công chứng theo hướng đơn giản hoá thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi, dễ dàng hơn cho người dân khi yêu cầu công chứng. Tuy nhiên khi áp dụng thực hiện quy định về hồ sơ y u cầu công chứng đã gặp những khó khăn do quy định chưa có cách hiểu rõ ràng, thống nhất. Tại điểm c, khoản 1 Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng quy định một trong những giấy tờ cần nộp trong hồ sơ y u cầu công chứng là "Bản sao giấy tờ tuỳ thân" nhưng không quy định cụ thể giấy tờ tuỳ thân bao gồm những loại giấy tờ nào, do vậy dẫn đến tình trạng áp dụng tuỳ tiện, không thống nhất các loại giấy tờ được cho là giấy tờ tuỳ thân giữa các tổ chức hành nghề công chứng, đã có tình trạng công chứng viên cho các giấy tờ như: Bằng lái xe, Thẻ hội viên, Giấy khai sinh, Giấy xác nhận nhân thân,…cũng à giấy tờ tuỳ thân, dẫn đến cùng một vụ việc tổ chức hành nghề công chứng này th àm được, tổ chức hành nghề công chứng khác thì từ chối vì không có giấy tờ tuỳ thân, gây hoài nghi cho người dân yêu cầu công chứng, và mất uy tín của các tổ chức hành nghề công chứng khác.
Trước hết, để làm được các giấy tờ tùy thân nói trên, cá nhân khi sinh ra cần được đăng ký khai sinh một cách đúng và đủ theo trình tự thủ tục mà pháp luật đã quy định. Công dân đủ 14 tuổi sẽ được làm CMND hoặc căn cước công dân. Trong hoạt động công chứng, giấy tờ tuỳ thân giúp công chứng vi n xác định, nhận dạng đúng chủ thể tham gia Hợp đồng, giao dịch. Việc áp dụng thống nhất giấy tờ tuỳ thân là giấy tờ nào trong hoạt động công chứng có một ý nghĩa rất quan trọng, ngoài việc đảm bảo chính xác trong nhận dạng chủ thể tham gia Hợp đồng, giao dịch nó còn tránh được các công chứng viên áp dụng tuỳ tiện các loại giấy tờ khác được cho là giấy tờ tuỳ thân, góp phần làm giảm tính cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Trong hệ thống pháp luật Việt Nam, chưa có văn bản
pháp luật nào quy định cụ thể giấy tờ tuy thân gồm những giấy tờ nào. Hiện chỉ có Nghị định số 05/2009/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân khẳng định giấy CMND là một loại giấy tờ tuỳ thân. Ngoài ra theo khoản 3, điều 4 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ quy định về xuất nhập cảnh thì Hộ chiếu quốc gia được sử dụng thay thế CMND. Ngoài hai loại giấy tờ trên không còn loại giấy tờ nào khác được quy định trực tiếp là giấy tờ tuỳ thân. Như vậy theo quy định của pháp luật hiện hành chỉ CMND và Hộ chiếu mới trực tiếp được coi là giấy tờ tuỳ thân.
Giấy tờ tuỳ thân hết hạn có được sử dụng? Hộ chiếu được coi là hợp lệ nếu còn thời hạn sử dụng được quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 4 Nghị định số 136/ 2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ quy định về xuất nhập cảnh. Thời hạn của hộ chiếu được cơ bản được áp dụng thống nhất chung giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Riêng về thời hạn của CMND th theo Điều 2 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về Chứng minh nhân dân và Khoản 4, Mục I Thông tư số 04/1999/TT-BCA(C13) ngày 29/4/1999 của Bộ Công an hướng dẫn một số quy định của Nghị định số 05 thì thời hạn sử dụng của CMND à 15 năm kể từ ngày cấp, nếu hết hạn thì phải làm thủ tục cấp lại. Quy định trên nhằm đảm bảo hình ảnh nhận dạng của một người chính xác nhất vì theo thời gian, tuổi tác hình ảnh có thể bị thay đổi, gây khó khăn cho việc nhận dạng. Nhưng tr n thực tế, để tạo điều kiện cho người yêu cầu công chứng, đa phần công chứng viên chấp nhận CMND hết hạn sử dụng, bởi trên thực tế theo thói quen rất nhiều người dân sử dụng CMND hết hạn, hơn nữa họ cho rằng cái đích cuối cùng của công chứng à đảm bảo tính xác thực (đúng người), còn CMND hết hạn hay còn hạn thì vẫn là giấy tờ tuỳ thân, Luật Công chứng chỉ quy định nộp "bản sao giấy tờ tuỳ thân" mà không quy định giấy tờ tuỳ thân đó còn hạn sử dụng hay không, do vậy vẫn có thể chấp nhận được. Và một thực tế trong bối cảnh xã hội hoá hoạt động công chứng, nếu tổ chức hành nghề công chứng này không chấp nhận, thì tổ chức hành nghề công chứng khác vẫn chấp nhận. Tuy nhiên việc áp dụng này chưa đảm bảo chấp hành đúng với quy định của pháp luật, bởi CMND chỉ được coi là hợp
pháp khi nó còn giá trị ưu hành và không trái với quy định của Nghị định số 05 của Chính phủ. Việc chứng nhận trong hoạt động công chứng chỉ được coi là xác thực khi nó có các căn cứ xác thực, và căn cứ xác thực thì phải dựa vào các quy định của pháp luật hiện hành. Giấy xác nhận mất CMND của công an xã, phường, thị trấn và giấy hẹn cấp CMND có được coi là giấy tờ tuỳ thân? Đối với những trường hợp người yêu cầu công chứng bị mất CMND hoặc trong thời gian chờ cấp đổi lại CMND, trên thực tế đã có công chứng viên chấp nhận đơn xin xác nhận mất CMND (có ảnh đóng dấu giáp lai) của công an xã, phường, thị trấn hoặc phiếu giấy hẹn cấp đổi lại CMND của cơ quan công an để làm giấy tờ tuỳ thân thay thế CMND. Tuy nhi n, cách àm này đặt trong quy định của pháp luật hiện hành là không hợp pháp, bởi CMND phải được tuân thủ theo đúng về đặc điểm của CMND được quy định tại điều 2 Nghị định số 05/2009/NĐ-CP ngày 03/02/1999 của Chính phủ về chứng minh nhân dân. Mặt khác Luật Công chứng quy định "giấy tờ tuỳ thân" có nghĩa à oại giấy tờ đó phải được quy định trong hệ thống pháp luật hiện hành chứ không phải loại giấy tờ xác nhận khác để thay thế. Như vậy, căn cứ theo quy định của pháp luật, giấy tờ tuỳ thân phải là loại giấy tờ đáp ứng được các đặc điểm sau: Là loại giấy tờ được quy định trong hệ thống pháp luật; phải do cơ quan có thẩm quyền cấp; có thông tin về nhân thân; có dấu vết nhận dạng; còn thời hạn sử dụng và là loại giấy tờ giúp cho cá nhân có quyền ưu hành. Tuy nhi n để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của văn bản công chứng, Luật Công chứng cần có văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ, trong đó quy định cụ thể các giấy tờ nào là giấy tờ tuỳ thân tuỳ thân trong hoạt động công chứng, để đảm bảo tính thống nhất trong nghiệp vụ cũng như an toàn trong nghề nghiệp cho công chứng viên, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi yêu cầu công chứng và làm giảm tính cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng.
Thứ hai, vai trò của giấy khai sinh khi thực hiện các hoạt động công chứng i n quan đến hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất.
Trên thực tế, khi diễn ra các hoạt động i n quan đến chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất thì cần phải có bản gốc giấy tờ chứng minh nhân dân, giấy
khai sinh hoặc các giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ để được tặng cho. Trong một số trường hợp mất giấy khai sinh thì cần tiến hành xin các giấy tờ khác chứng minh. Tuy nhiên, một số địa phương khi áp dụng quy định pháp luật để thực hiện hoạt động công chứng vẫn cần phải có giấy khai sinh bản thì mới được thực hiện giao dịch.
Theo quy định tại Điều 35 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) th người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng ực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và với quy định như trên nên dẫn đến việc quy định về thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng rất đơn giản.Tuy nhiên, cùng với xác nhận năng ực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch…, th phải xem xét đến nội dung của hợp đồng giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch i n quan đến quyền sử dụng đất. Để xác định hợp đồng, giao dịch có đúng quy định hay không thì bắt buộc cơ quan thực hiện chứng thực phải yêu cầu các bên thực hiện hợp đồng, giao dịch bổ sung thêm các loại giấy tờ có liên quan như: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy chứng tử, Giấy khai sinh, giấy tờ chứng minh mối quan hệ của những người được hưởng di sản…Nhưng y u cầu này à không đúng quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP và thủ tục hành chính đã công bố công khai.
Ví dụ: Trường hợp công dân Nguyễn Văn B nh (Quảng Ninh) muốn làm thủ tục tặng cho quyền sử dụng đất cho em trai, hai người đều bị mất giấy khai sinh. Ông B nh đã đến UBND xã làm xác nhận mối quan hệ và được UBND xã chứng thực tuy nhiên khi nộp hồ sơ cán bộ tiếp nhận yêu cầu phải có giấy khai sinh mới được giải quyết.
Theo Sở tài nguy n và môi trường tỉnh Quảng Ninh, căn cứ quy định tại Khoản 5, Điều 14, Thông tư số 02/2015/TT-BTNMT ngày 27/1/2015 của Bộ Tài
nguy n và Môi trường quy định chi tiết một số điều của Nghị định số 43/2014/NĐ- CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định bổ sung về nộp hồ sơ, thủ tục khi đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất như sau:
Người có tên trên Giấy chứng nhận hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật về dân sự quy định tại Khoản 1 Điều 64 của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP chỉ được thực hiện việc ký hợp đồng, văn bản giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất khi đã được các thành viên trong hộ gia đình sử dụng đất đồng ý bằng văn bản và văn bản đó đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.
Như vậy trường hợp đất của hộ gia đ nh khi thực hiện thủ tục chuyển quyền thì phải có văn bản đồng ý của các thành viên trong hộ gia đ nh đó được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp trong gia đ nh ông Bình có 2 con còn nhỏ chưa đủ tuổi thành niên thì nộp bản phô tô sổ hộ khẩu để kiểm tra, đối chiếu.
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 9 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính thì hồ sơ tặng cho quyền sử dụng đất gồm có các giấy tờ:
2. Hồ sơ nộp khi thực hiện thủ tục chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp mà không thuộc trường hợp “dồn điền đổi thửa”; chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của vợ hoặc chồng thành của chung vợ và chồng gồm có:
a) Hợp đồng, văn bản về việc chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài
sản gắn liền với đất của vợ hoặc chồng thành của chung vợ và chồng theo quy định.
Trường hợp người thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là người duy nhất thì phải có đơn đề nghị được đăng ký thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của người thừa kế;
b) Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp;
c) ăn bản chấp thuận của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đối với tổ chức kinh tế nhận chuyển nhượng, nhận góp vốn, thuê quyền sử dụng đất nông nghiệp để thực hiện dự án đầu tư;
d) ăn bản của người sử dụng đất đồng ý cho chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, góp vốn tài sản gắn liền với đất đối với trường hợp chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, góp vốn bằng tài sản gắn liền với đất mà chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất không đồng thời là người sử dụng đất.
Như vậy trường hợp tặng cho quyền sử dụng đất giữa anh em ruột không quy định phải nộp Giấy khai sinh. Tuy nhiên người sử dụng đất phải nộp các giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng không phải nộp nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật (bản sao, nếu có) theo quy định tại Điều 6, Thông tư i n tịch số 88/2016/TTLT-BTC-BTNMT ngày 22/6/2016 của Bộ Tài chính, Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ và tr nh tự, thủ tục tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai của người sử dụng đất. Như vậy cán bộ tiếp nhận yêu cầu giấy khai sinh à để xác minh thuộc đối tượng không phải nộp nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Trường hợp người sử dụng đất bị mất giấy khai sinh và đã có văn bản xác nhận mối quan hệ anh em được UBND xã xác nhận thì cán bộ tiếp nhận không được yêu cầu người sử dụng đất phải nộp giấy khai sinh. Nhưng người sử dụng đất phải chấp hành quyết định được miễn hay không được miễn thực hiện nghĩa vụ tài chính của cơ quan thuế.
Khi thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp cho “Hộ gia đ nh” (có thể gọi chung là “Hộ gia đ nh sử dụng đất” th một trong những vấn đề còn tranh luận khá gay gắt hiện nay à xác định thành viên của “Hộ gia đ nh” như thế nào. Có rất nhiều quan điểm đưa ra để xác định thành vi n “Hộ gia đ nh sử dụng đất”. Quan điểm thứ nhất cho rằng: khi công chứng, chứng thực i n quan đến “Hộ gia đ nh sử dụng đất” th chỉ cần yêu cầu người có tên trên Giấy chứng nhận hoặc người được uỷ quyền ký t n. Quan điểm thứ 2 cho rằng: người thực hiện công chứng, chứng thực căn cứ trên sổ hộ khẩu của chủ hộ gia đ nh đứng tên trong giấy chứng nhận để xác định những thành vi n trong “Hộ gia đ nh” còn ại và yêu cầu những thành viên trên 15 tuổi cùng ký tên trong hợp đồng, giao dịch. Quan điểm thứ 3 cho rằng: để xác định thành vi n “Hộ gia đ nh sử dụng đất” th b n cạnh việc căn cứ sổ hộ khẩu gia đ nh phải có văn bản xác nhận của UBND cấp xã để xác định những thành viên “Hộ gia đ nh” tại thời điểm cấp Giấy chứng nhận và yêu cầu những thành viên từ 15 tuổi trở lên tại thời điểm ký công chứng, chứng thực cùng ký t n… Chính v có rất nhiều cách hiểu như vậy nên gây rất nhiều khó khăn, úng túng cho công chứng viên, cán