- Thành viên trong dự án nên xem xét các tài liệu của dự án và nắm được nguy cơ dẫn tớirủi ro từ nhà tài trợ của công ty.
- Mức độ chi tiết sẽ thay đổi những yêu cầu của dự án.
Bảng 9-1. Các câu hỏi cần đề cập trong kế hoạch quản lý rủi ro.
- Tại sao điều quan trọng là có/không tính rủi ro này trong mục tiêu Dự án? - Cái gì là rủi ro đặc thù, và các kế hoạch ngăn chặn rủi ro?
- Rủi ro này có thể ngăn chặn như thế nào?
- Những ai là có trách nhiệm về thực hiện kế hoạch ngăn chặn rủi ro? - Khi nào thì hiện ra các mốc chính trong các tiếp cận rủi ro?
- Cần những tài nguyên gì, tới đâu để ngăn chặn rủi ro?
Một số phạm trù rủi ro khác giúp nhận biết những rủi ro tiềm tàng:
- Rủi ro thị trường: Sản phẩm mới sẽ hữu ích cho công ty hay có thể tiêu thụ nó ở các côngty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ đó không? - Rủi ro tài chính: Liệu công ty có đủ điều kiện để thực hiện dự án? Có phải dự án này làcách tốt nhất để sử dụng nguồn tài chính của công ty?
- Rủi ro công nghệ: Liệu dự án có khả thi về mặt kỹ thuật? Liệu công nghệ này có lỗi thờitrước khi một sản phẩm được sản xuất?
Nhận biết rủi ro là quy trình nắm bắt những gì không thoả mãn tiềm tàng từ bên ngoài liênquan tới mỗi dự án. Một số công cụ và kỹ thuật nhận biết rủi ro bao gồm:
- Phát huy trí tuệ dân chủ (Brainstorming). - Kỹ thuật Delphi.
- Phỏng vấn (Interviewing)
- Phân tích Mạnh-Yếu-Thời cơ-Nguy cơ (SWOT=Strong-Weak-Opportunity- Threats)
b) Chiến lược quản lý rủi ro
Trong hầu hết các tổ chức, người quản lý dự án thường thấy mình hoạt động trong môi trường động và quản lý với tài nguyên hạn chế. Số các rủi ro, hay tổn thất tiềm năng có thể cao.
Những tổn thất này thường có tác động tiêu cực tới dự án về thời gian lịch biểu, ngân sách, chấtlượng hay tổ hợp các lĩnh vực này. Người quản lý dự án muốn ngăn chặn những tổn thất này màmột trong những cách tốt nhất để làm điều này là kiểm soát rủi ro.
Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện các hoạt động và các đe dọa ( Các sự kiện khôngmong muốn ) với họ. Điều này được gọi là phân tích rủi ro. Người quản lý dự án phải xác địnhxác suất xuất hiện ( như thấp, trung bình và cao) đối với những đe dọa này tác động kỹ thuật, vậnhành và kinh tế lên tổ chức, điều này được gọi là quá trình đánh giá rủi ro. Người quản lý dự án cóthế xác định các biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa đó khỏi xuất hiện hay để làm giảmnhẹ tác động của đe dọa, điều này được gọi là quản lý rủi ro.
Ưu điểm của kiểm soát rủi ro có nhiều. Bằng việc nhận diện các hoạt động găng và các đedọa với chúng, người quản lý dự án có thể sửa đổi lại các ước lượng thời gian và chi phí tươngứng. Họ có thể tập trung nỗ lực của mình vào các hoạt động găng để đảm bảo tác động tối thiểulên dự án. Họ có thể khái lược rủi ro tổng thể đối với dự án. Và kết quả là tự chuẩn bị cho mìnhphương án đối phó với tương lai không chắc chắn. Cuối cùng, họ có thể dùng kiểm soát rủi ro đểphát triển các kế hoạch dự phòng tin cậy, hữu dụng.
Khi thực hiện kiểm soát rủi ro, bạn nên khuyến khích sự tham gia của tất cả những ngườitham dự then chốt vào dự án…Việc đưa vào đầy đủ và phù hợp những người có khả năng tươngứng với sự khác biệt giữa việc kiểm soát rủi ro tin cậy và vô dụng. Việc thiếu họ có thể có nghĩalà không xác định các hoạt động găng và những đe dọa tương ứng.
Bạn cũng nên xác định các hoạt động quan trọng nhất và rồi nhận diện tất cả các đe dọatiềm năng cho những hoạt động đó. Những hoạt động này có thể hay không thể là những hoạtđộng trên đường găng. Phân tích này có thể làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic tronglịch biểu để phản ánh tầm quan trọng của một hoạt động.
Người quản lý dự án nên dùng sổ nhật ký kiểm soát rủi ro, được vẽ trong hình dưới đây đểghi lại
Hoạt động tới hạn(hoạt động găng) Tác động
Xác suất Đe dọa
Nhật ký kiểm soát rủi ro nên được dùng để xây dựng kế hoạch dự phòng giải quyết từng đedọa cho hoạt động Găng. Những kế hoạch này nên giảm bớt hay khử bỏ tác động của rủi ro chomột hoạt động Găng.
Kiểm soát rủi ro không khử bỏ rủi ro, nó đơn giản giúp cho người quản lý dự án xác địnhrủi ro quan trọng nhất với hầu hết các hoạt động quan trọng. Người quản lý dự án không bao giờcó thể nhận diện được tất cả các rủi ro. Về bản chất, tất cả mọi điều họ có thể làm giảm thiểu sốlượng và tác động của rủi ro.
Mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc rất nhiều vào khối lượng công việc, thời gian và nỗ lựcmà người quản lý dự án sẵn lòng dành ra để làm nó. Họ có thể bị ngập chìm trong các con sốthống kê xác suất và tính toán tác động tài chính của tổn thất. Mức độ kiểm soát rủi ro nên phụthuộc vào quy mô và tầm quan trọng của dự án. Hiển nhiên dự án càng lớn và quan trọng thì yêucầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học.
Bảng 9-2. Bảng đánh giá rủi ro theo hành động
Hoạt động Găng Đe dọa Tác động (H,M,L) Xác suất(1) (2) (3) (4) (1) Tên của nhiệm vụ cần thực hiện
(2) Hành động có thể cản trở hay làm dừng tiến triển của nhiệm vụ (3) Mức độ theo đó đe dọa ảnh hưởng tới nhiệm vụ
Người quản lý dự án cũng nên sử dụng danh sách kiểm duyệt để đánh giá rủi ro được nêu ởhình dưới đây. Danh sách kiểm duyệt có thể trợ giúp trong việc nhận diện các rủi ro cho dự án củabạn.
1. Nhận diện rủi ro kế hoạch, liên quan tới:- Phát biểu về công việc - Phát biểu về công việc