7. Bố cục của luận văn
3.5. Các điều kiện đảm bảo quy trình đƣợc thực hiện
3.5.1. Thống nhất về chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh
Đồng Nai
Quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thƣ-Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai đƣợc áp dụng trong thực tế công tác thu thập tài liệu khao học kỹ thuật vào cơ quan mình, yêu cầu đặt ra đối với các cấp lãnh đạo của Chi cục nhƣ sau:
Thứ nhất, đồng ý, nhất trí với việc áp dụng quy trình vào nghiệp vụ thu thập tài liệu của lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Điều này tạo ra đƣợc sự nhất quán và là yêu cầu mấu chốt đảm bảo cho quy trình có thể đƣợc triển khai áp dụng.
Thứ hai, các cấp lãnh đạo phải là những ngƣời nắm chắc nội dung cơ bản của quy trình và thực sự quyết tâm chỉ đạo quá trình áp dụng quy trình này vào trong công việc thu thập tài liệu của lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Lãnh đạo cơ quan phải nắm rõ nội dung, hiểu đƣợc những lợi ích của quy trình mới có thể đƣa ra những chỉ đạo chặt chẽ nhất, sát sao nhất đối với việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu. Có đƣợc sự thống nhất về mặt chủ trƣơng và chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục sẽ là cơ sở vững chắc nhất cho việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu.
Thứ ba, trong quy trình đã phân chia thành các bƣớc thực hiện đầy đủ với trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, muốn cho quy trình đƣợc triển khai thực sự có hiệu quả đòi hỏi bản thân các cấp lãnh đạo phải thực hiện đúng những quy định liên quan đến trách nhiệm của mình đã đƣợc đặt ra trong quy trình. Chỉ khi các cấp lãnh đạo làm đƣợc điều này thì các cán bộ, nhân viên trong cơ quan mới nghiêm túc, tự giác thực hiện.
Thứ tƣ, đảm bảo việc cung cấp đầy đủ các yêu cầu về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực và kinh phí cho việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai. Việc triển khai thực hiện quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cần có một số điều kiện nhất định về cơ sở vật chất, do vậy, muốn áp dụng đƣợc quy trình và
quy trình thực sự mang lại hiệu quả các cấp lãnh đạo của Chi cục phải thấy đƣợc sự cần thiết và tầm quan trọng của yếu tố này và có sự trang bị đầy đủ để các phòng ban chức năng có thể thực hiện công tác thu thập tài liệu đƣợc thuận lợi.
3.5.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức làm nhiệm vụ thu thập
Để có thể áp dụng thành công quy trình thu thập tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai bên cạnh việc thống nhất chỉ đạo của các cấp lãnh đạo của Lƣu trữ lịch sử thì rất cần phải có sự nhận thức đúng đắn của các cán bộ Phòng nghiệp vụ thu thập.
Bản thân các cán bộ của phòng nghiệp vụ thu thập phải nhận thức đƣợc ý nghĩa, tác dụng của quy trình khi áp dụng vào công việc thu thập tài liệu, khi nhận thức đƣợc lợi ích của quy trình bản thân những cán bộ sẽ chủ động tìm hiểu kỹ nội dung của quy trình và thấy đƣợc ý thức trách nhiệm của mình trong việc triển khai áp dụng quy trình trên. Cũng chính từ việc nhận thức đƣợc lợi ích của quy trình thu thập tài liệu, bản thân các cán bộ Phòng nghiệp vụ sẽ chủ động và nghiêm túc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của mình đƣợc quy định trong quy trình thu thập tài liệu của lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Chỉ khi các cán bộ trực tiếp làm công việc thu thập tài liệu nhận thức đƣợc những lợi ích mà quy trình thu thập mang lại thì mới có thể tuyên truyền, giải thích cho những cán bộ khác trong cơ quan cũng nhƣ các cơ quan cùng thực hiện hoặc tạo các điều kiện thuận lợi nhất cho việc triển khai áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Ngoài ra các cán bộ phòng nghiệp vụ còn có thể trực tiếp tuyên truyên truyền, giải thích cho các cơ quan, tổ chức hay cá nhân có tài liệu giao nộp có thể nhận thức đƣợc ý nghĩa, tác dụng của quy trình thu thập và nghiêm túc thực hiện các trách nhiệm của mình đã đƣợc quy định cụ thể trong quy trình thu thập tài liệu vào Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
3.5.3 Điều kiện về nhân lực
Con ngƣời luôn là yếu tố quan trọng nhất và có tính quyết định đảm bảo cho công việc thành công hay thất bại. Các yếu tố khác đều do con ngƣời tạo ra và thực hiện, do vậy trong việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, điều kiện về nhân lực là điều kiện quan trọng và có tính chất quyết định đối với sự thành công hay không.
Đề có thể áp dụng và triển khai có hiệu quả quy trình thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, một trong những yếu tố quan trọng và có vai trò quyết định chính là bản thân các cán bộ trực tiếp làm công tác thu thập tài liệu.
Theo khảo sát của chúng tôi tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai hiện nay việc thu thập tài liệu do phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ lịch sử tỉnh. Số lƣợng cán bộ của phòng bao gồm 05 ngƣời với 02 ngƣời có trình độ cử nhân lƣu trữ, 01 ngƣời trình cao đẳng lƣu trữ, 01 nhân viên có trình độ đại học kế toán, 01 nhân viên có trình độ cao đẳng tin học. Do số lƣợng cán bộ không nhiều, nhƣng khối lƣợng công việc phải thực hiện tƣơng đối lớn. Ngoài việc phải tiến hành thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh, phòng còn phải thực hiện chức năng quản lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu. Đối với công việc thu thập tài liệu, đặc biệt là thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật cần nhiều thời gian và nhiều nhân lực do vậy công tác thu thập gặp khó khăn, đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho công tác thu thập tài liệu của Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai bị thụ động và kết quả công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là không cao. Trên thực tế hầu hết tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc diện nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh vẫn chƣa đƣợc thu thập về kho lƣu trữ.
Bên cạnh đó trình độ của cán bộ chuyên môn am hiểu về tài liệu khoa học kỹ thuật còn ít và mức độ am hiểu còn rất hạn chế nên khi thu thập tài liệu không quan tâm nhiều tài tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó để áp dụng quy trình thu thâp tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai muốn đạt hiệu quản cần đặt ra các yêu cầu về nhân lực nhƣ sau:
Bổ sung số lƣợng cán bộ cho Phòng nghiệp vụ. Trong công việc thu thập tài liệu, với đặc điểm các tài liệu khoa học kỹ thuật với những quy định, quy chuẩn về việc thành lập và trình bày đƣợc cơ quan quản lý ngành quy định cụ thể, chi tiết khi tiến hành kiểm tra các tài liệu khoa học kỹ thuật giao nộp vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, các cán bộ thu thập cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu các tài liệu này với quy định đã đƣợc ban hành. Khi có đủ số lƣợng cán bộ lƣu trữ mới đảm bảo đƣợc việc tiếp nhận tài liệu đặc biệt trong trƣờng hợp tiếp nhận nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật cùng một thời điểm. Bên cạnh đó cũng đảm bảo yêu cầu thời gian công việc kiểm tra tài liệu giao nộp theo quy định của Nhà nƣớc.
Các cán bộ của Phòng nghiệp vụ cần phải đƣợc đào tạo chuyên môn sâu về lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó, việc cử các cán bộ tham gia các lớp tập huấn, đào tạo về tài liệu khoa học kỹ thuật và khoa học công nghệ là cần thiết. Điều này giúp cho việc triển khai các nghiệp vụ của công tác lƣu trữ sẽ thuận lợi và nhanh chóng hơn đặc biệt là việc xây dựng và áp dụng các quy trình nghiệp vụ.
Đặc biệt khi làm việc với tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải có phẩm chất cẩn thận, tỉ mỉ vì nó trực tiếp ảnh hƣởng đến chất lƣợng tài liệu cũng nhƣ việc sử dụng thông tin khai thác trong tài liệu lƣu trữ về sau. Bên cạnh đó, công việc của cán bộ thu thập tài liệu có những đặc thù riêng (không cầu kỳ về ăn mặc, làm việc tiếp xúc với tài liệu trong các phòng khu riêng biệt…) nên không phải ai cũng có thể làm đƣợc. Thực tế này đòi hỏi bản thân các cán bộ của Phòng nghiệp vụ phải là những ngƣời có tâm huyết, trách nhiệm với nghề đồng thời phải chủ động trong công việc của mình.
3.5.4. Điều kiện về cơ sở vật chất
Hiện tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có hai kho để bảo quản tài liệu lƣu trữ tại tầng 7 và tầng 8 của toà nhà trụ sở khối cơ quan Nhà nƣớc đại chỉ là số 2 đƣờng Nguyễn Văn Trị, Biên Hoà, Đồng Nai và đang đầu tƣ xây dựng kho
lƣu trữ chuyên dụng mới tại huyện Vĩnh Cửu. Việc xây kho lƣu trữ chuyên dụng của tỉnh Theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg ngày 24/9/2010 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Hỗ trợ xây dựng kho lƣu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng”, trong đó Kho lƣu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai đƣợc đầu tƣ với số kinh phí 83,522 tỷ đồng, dự kiến đến năm 2018 sẽ đi vào hoạt động. Kho này chuyên phục vụ cho việc tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân sau đó phục vụ cho việc kiểm tra tài liệu của cán cán bộ Phòng nghiệp vụ cũng nhƣ triển khai thực hiện các công việc nghiệp vụ sau đó để có thể đƣa tài liệu lên kho lƣu trữ để bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.
Từ năm 2010 đến này thì mọi công việc thu thập tài liệu về kho lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh ở Đồng Nai đã tạm thời dừng lại do phòng, kho lƣu trữ đã hết diện tích đang chờ kho lƣu trữ chuyên dụng hoàn thành và đi vào hoạt động.
Cùng với việc đầu tƣ xây dựng hoặc bố trí thêm kho lƣu trữ phục vụ công tác thu thập tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, cần phải bổ sung các trang thiết bị để bảo quản tài liệu nhƣ: giá đựng tài liệu hoặc các cặp, hộp…. Nhƣ vậy, điều kiện cơ sở vật chất là một trong những điều kiện quan trọng và cần thiết đòi hỏi Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai phải quan tâm và trang bị để phục vụ tốt hơn nữa công tác thu thập tài liệu vào lƣu trữ lịch sử cũng nhƣ việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật đƣợc hiệu quả.
Tiểu kết chương 3
Nội dung chƣơng này chúng tôi chủ yếu tập trung vào việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai:
- Trình bày sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh
- Cơ sở xây dựng quy trinh thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai
- Lựa chọn thông tin và xây dựng quy trình thu thập.
- Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng - Phân tích các yếu tố đảm bảo sự việc áp dụng quy trình thu thập tài liệu.
Nội dung Chƣơng 3 đã đạt đƣợc mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra cho để tài.
KẾT LUẬN
Tài liệu khoa học công nghệ là tài liệu có giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế, lịch sử đƣợc sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên. Đất nƣớc ta đang trên đà phát triển và có những bƣớc tiến dài trong lịch sử từ một nƣớc có nền kinh tế nghèo nàn lạc hậu với 80% dân số làm trong lĩnh vực nông nghiệp, nhƣng hiện nay các công ty, xí nghiệp, các khu công đƣợc xây dựng trên khắp cả nƣớc đã chuyển dịch cơ câu lao động từ bộ phận nông nghiệp sang công nghiệp, làm thay đổi bộ mặt kinh tế xã hội đƣa Việt Nam thoát khỏi tình trạng nghèo nàn lạc hậu. Trong quá trình phát triển đó thì, khoa học kỹ thuật, khoa học công nghệ đóng vai trò quan trọng và những tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trong giai đoạn vừa qua có ý nghĩa lớn tạo tiền đề và là bài học kinh nghiệm cho các giai đoạn sau nay đặc biệt với tỉnh Đồng Nai là tỉnh kinh tế trong điểm phía nam có nhiều khu công nghiệp, nhiều dự án kinh tế và các công trình trọng điểm có ý nghĩa đối với tỉnh nói riêng và với đất nƣớc nói chung. Xuất phát từ vai trò, ý nghĩa của khối tài liệu này thì việc thu thập bảo quản và phát huy giá trị của chúng là một nhu cầu tất yếu đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân và lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Xuất phát từ quan điểm trên, chúng tôi đã thực hiện luận văn với nội dung là xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Thông qua nghiên cứu xây dựng quy trình chúng tôi tìm hiểu đƣợc những nội dung quan trọng nhƣ quá trình ra đời và phát triển của khoa học kỹ thuật trên thế giới và Việt Nam, các loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật, đặc điểm, ý nghĩa của chúng trong đời sống xã hội. Khảo sát tình hình thu thập tài liệu của Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đông Nai chúng tôi có cái nhìn tổng quan về tình hình tổ chức thu thập tài liệu ở đây, từ đó nhận thấy những ƣu điểm và hạn chế trong việc thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh và
giúp chúng tôi tiến hành nghiên cứu xây dựng một quy trình thu thập tài liệu cụ thể.
Tóm lại việc nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử địa phƣơng (trƣờng hợp tỉnh Đồng Nai) là cần thiết, chúng tôi hi vọng những vấn đề đƣợc nêu ra trong luận văn này là cơ sở để cơ quan tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật trong thời gian tới và là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị.
Luận văn của chúng tôi đã đạt đƣợc những ý nghĩa, kết quả nhất định nhƣng vẫn tồn tại một số hạn chế cần tiếp tục nghiên cứu. Chúng tôi rất hi vọng sẽ nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các nhà chuyên môn, quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn của chúng tôi đƣợc hoàn thiện hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ths, Nguyễn Lan Anh, (2008) "Nghiên cứu, xây dựng một số quy trình nghiệp vụ cơ bản của công tác lƣu trữ, mã số 2008-98-02, Tƣ liệu thƣ viên Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam;
2. Báo cáo số 129/BC-SNV ngày 9 tháng 12 năm 2010 của Sở Nội vụ
Về việc tổng kết công tác văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Đồng Nai năm (2008-2010) và phƣơng hƣớng nhiệm vụ năm 2011;
3. Bảo Chánh, "Vài nét về sự hình thành tài liệu kỹ thuật", Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ, số 2/1975, tr26-27;
4. Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai Hƣớng dẫn thành phần tài liệu nộp vào lƣu trữ hiện hành
và lƣu trữ lịch sử;
5. Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/06/1999 của Cục Lƣu trữ