7. Bố cục của luận văn
1.1. Khái quát về tài liệu khoa học kỹ thuật
1.1.3. Đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhà nƣớc, tƣ nhân có ý nghĩa Quốc gia đƣợc gọi là tài liệu lƣu trữ Quốc gia. Tài liệu lƣu trữ Quốc gia do nhà nƣớc thống nhất quản lý, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ quốc gia có những đặc điểm nhƣ sau:
- Thứ nhất về nội dung tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh kết quả thăm dò địa chất, khí tƣợng, thủy văn, thiết kế thi công các công trình xây dựng. Phản ánh kết quả công tác thiết kế, chế tạo, lắp ráp các sản phẩm công nghiệp, ngoài ra tài liệu khoa học kỹ thuật còn là kết quả của quá trình điều tra thăm dò tài nguyên, khoáng sản thiên nhiên...
- Thứ hai tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật do nhà nƣớc thống nhất quản lý, đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ quốc gia. Đây là tài sản của Quốc gia, di sản văn hoá của dân tộc.
- Thứ ba tài liệu khoa học kỹ thuật có tƣ liệu đƣợc mua bán, trao đổi để phục vụ nghiên cứu tham khảo cho các cán bộ khoa học kỹ thuật. (Tƣ liệu khoa học kỹ thuật khác với tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật ở chỗ thông thƣờng nó không phải do chính cơ quan, tổ chức cá nhân đó làm ra, không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan đó. Tƣ liệu khoa học kỹ thuật thông thƣờng là những ấn phẩm đƣợc in, sao, và phát hành rộng rãi trong các hiệu sách hoặc trên các mạng thông tin diện rộng. Vì thế tƣ liệu khoa học kỹ thuật chỉ đƣợc bảo quản trong các thƣ viện, hoặc các phòng tƣ liệu của cơ quan)
đều thuộc thành phần Phông Lƣu trữ Quốc gia. Nội dung tài liệu lƣu trữ quản lý hành chánh phản ánh quá trình hoạt động quản lý Nhà nƣớc, quản lý hành chính ở các tổ chức, của cơ quan; còn nội dung tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật phản ánh quá trình hoạt động thực hiện chức năng khoa học kỹ thuật của các tổ chức, các cơ quan. Hình thức tài liệu lƣu trữ hành chính có các loại nhƣ: Hiến pháp, Luật, Nghị định, Thông tƣ, Chỉ thị...Thể thức trình bày các loại văn bản này tƣơng đối giống nhau (Quốc hiệu, tác giả, số và ký hiệu, trích yếu, thời gian...) và thƣờng đƣợc đánh máy, chế bản điện tử hoặc in trên giấy có kích thƣớc nhất định. Hình thức tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật có các loại: văn bản, bản vẽ, bản tính toán, bản dự toán, phim, bản đồ, đồ thị...Mỗi loại tài liệu đó có hình thức trình bày khác nhau, phƣơng pháp thể hiện khác nhau, thậm chí vật liệu chế tác những loại tài liệu đó cũng có khác nhau. Tuy nhiên, giữa tài liệu lƣu trữ hành chính và tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật có mối liên hệ với nhau. Trong thành phần của tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật có một số tài liệu lƣu trữ hành chính. Nội dung những tài liệu này thƣờng để quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật, quy định những chỉ tiêu, nhiệm vụ kinh tế – kỹ thuật, những văn bản trao đổi giữa các cơ quan hữu quan để giải quyết những vấn đề thuộc về chủ trƣơng, chính sách, về quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật, về cấp vốn. Ngƣợc lại, trong thành phần tài liệu lƣu trữ hành chính có những loại tài liệu phản ánh đƣờng lối, chủ trƣơng, kế hoạch... hoạt động khoa học kỹ thuật của Đảng, Nhà nƣớc và các cơ quan khoa học kỹ thuật cũng nhƣ các cơ quan khác. Loại tài liệu lƣu trữ nêu trên thuộc thành phần tài liệu lƣu trữ hành chính, đồng thời cũng thuộc thành phần tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật. Ví dụ: Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản có giấy cấp đất xây dựng công trình; trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học, thăm dò tài nguyên thiên nhiên có văn bản giao nhiệm vụ nghiên cứu đề tài khoa học, các bảng thuyết minh, quyết định cấp kinh phí hoặc kế hoạch thăm dò tài nguyên thiên nhiên ở một địa phƣơng.v.v...
Căn cứ vào đặc điểm này trong các cơ quan hoạt động khoa học kỹ thuật hoặc các cơ quan quản lý Nhà nƣớc có quản lý hoạt động khoa học kỹ thuật thƣờng có hai loại tài liệu lƣu trữ: tài liệu lƣu trữ hành chính và tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật. Hai loại tài liệu này cơ bản khác nhau nên đƣợc bảo quản trong hai hệ thống riêng biệt. Tài liệu quản lý hành chính đƣợc tổ chức theo hệ thống lƣu trữ hành chính và tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật đƣợc tổ chức theo hệ thống lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.