7. Bố cục của luận văn
3.4. Xây dựng Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu
lịch sử tỉnh Đồng Nai
Bằng các phƣơng pháp đã nêu ở trên, chúng tôi tiến hành xây dựng Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nhƣ sau:
CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH
ĐỒNG NAI
QUY TRÌNH Mã số:
THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT
Lần ban hành: Ngày ban hành:
Lần sửa đổi: Số trang:
Các cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận quy trình
TT Nơi nhận
1 Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai 2 Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai
3 Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh
4 Phòng Nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai 5 Các Sở, ban, ngành có liên quan....
SỬA ĐỔI
Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi
00 00
Ngƣời soạn thảo, sửa đổi Ngƣời xem xét Ngƣời phê duyệt
Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ Trƣởng phòng nghiệp vụ Chi cục trƣởng Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ ĐN CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TỈNH ĐỒNG NAI QUY TRÌNH Mã số:
THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT Lần ban hành: Ngày ban hành: Lần sửa đổi: Số trang: 1.MỤC ĐÍCH
Thứ nhất, đƣa ra trình tự, thủ tục để tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Thứ hai, nêu rõ các cá nhân, đơn vị, tổ chức có liên quan nắm đƣợc các bƣớc tiến hành nghiệp vụ, tử đó chủ động trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
Thứ ba, nâng cao hiệu quả việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai
Thứ tƣ, giúp lãnh đạo cơ quan thuận lợi trong việc giám sát, kiểm tra.
2. PHẠM VI
Quy trình này chỉ áp dụng cho việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Các cá nhân, cơ quan, tổ chức áp dụng quy trình này là Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh, Phòng nghiệp vụ thuộc Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh, các sở, ban, ngành trực thuộc tỉnhcó tài liệu cần thu thập.
3.TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Luật Lƣu trữ năm 2011
- Nghị định số 102/2008/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ về việc thu thập, quản lý, khai thác sử dụng dữ liệu về tài nguyên môi trƣờng.
- Thông tƣ số 12/2013/TT-BTNMT ngày 05 tháng 6 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng quy định về việc giao nộp, thu thận, lƣu giữ, bảo quản và cung cấp dữ liệu địa chất, khoáng sản.
- Thông tƣ số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ ban hành hƣờng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu lƣu trữ vào lƣu trữ lịch sử các cấp.
- Thông tƣ liên tịch số 01/2014.TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về việc hƣớng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lƣu trữ lịch sử.
- Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai hƣớng dẫn thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ lịch sử.
nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lƣu vào Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ
Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cần phải giải thích một số định nghĩa và thuật ngữ sau:
+ Thu thập tài liệu là việc tập hợp các tài liệu lƣu trữ từ các nguồn nộp lƣu theo danh mục của cơ quan, đơn vị đã đƣợc phê duyệt để chuyển vào bảo quản ở các kho lƣu trữ.
+ Tài liệu khoa học kỹ thuật là những tài liệu bản vẽ, bản thiết kế, bản đồ, tài liệu về thăm do khoảng sản, tài nguyên thiên nhiên, trắc địa bản đồ, tài liệu về thi công, thiết kế xây dựng các công trình, tài liệu về khí tƣợng thuỷ văn của tỉnh Đồng Nai.
Thu thập tài liệu là một trong những nghiệp vụ quan trọng của công tác lƣu trữ, nghiệp vụ này nhằm mục đích tập trung bảo quản thống nhất tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị vào lƣu trữ. Thực hiện nghiệp vụ này sẽ là cơ sở cho việc thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo của công tác lƣu trữ.
+ Thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là những tài liệu:
- Tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử; - Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tƣ xây dựng công trình; - Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình;
- Tài liệu thi công – nghiệm thu công trình;
- Các biên bản nghiệm thu chất lƣợng thi công xây dựng, kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, chạy thử trong quá trình thi công và hoàn thành công trình;
- Tài liệu đo đạc, quan trắc lún và biến dạng các hạng mục công trình, toàn bộ công trình và các công trình lân cận trong phạm vi lún ảnh hƣởng trong quá trình xây dựng (nếu có);
- Kết quả công tác nghiệm thu đƣa công trình vào sử dụng của cơ quan chuyên môn về xây dựng;
- Kết quả kiểm định chất lƣợng sản phẩm của các tổ chức kiểm định chất lƣợng công trình xây dựng hoặc thông báo kết quả kiểm tra chất lƣợng; báo cáo của tổ chức kiểm định chất lƣợng công trình đối với những bộ phận, hạng mục công trình hoặc công trình có dấu hiệu không đảm bảo chất lƣợng trƣớc khi chủ đầu tƣ nghiệm thu;
- Thông báo ý kiến đánh giá của Hội đồng nghiệm thu Nhà nƣớc về công tác quản lý chất lƣợng công trình xây dựng (đối với công trình thuộc danh mục kiểm tra); biên bản nghiệm thu xác nhận chất lƣợng công trình xây dựng (đối với công trình thuộc danh mục nghiệm thu);
5.NỘI DUNG gồm 3 phần: Lƣu đồ và phần mô tả chi tiết và các biểu mẫu.
5.1. Lƣu đồ
Ngƣời thực hiện Các bƣớc thực hiện Kết quả
Công chức, viên chức của phòng nghiệp vụ
Danh sách
các cơ quan nộp lƣu
Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ Danh sách hồ sơ cần nộp lƣu Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ Bản kế hoạch
Công chức, viên chức của phòng nghiệp vụ
Bản thông báo
Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ và đại diện cơ quan có
tài liệu giao nộp
Biên bản kiểm tra
Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ
Biên bản thu thập
Công chức, viên chức phòng nghiệp vụ
Hồ sơ thu thập tài liệu 1.Khảo sát các nguồn nộp lƣu 2. Khảo sát số lƣợng, thành phần tài liệu nộp lƣu 3.Lập kế hoạch, trình kế hoạch
4. Thông báo kế hoạch thu thập
5. Kiểm tra tài liệu
6. Tổ chức thu thập TL
7. Tổng kết thu thập và lƣu HS Thu thập
5.2. Mô tả chi tiết
Bƣớc 1: Khảo sát các nguồn nộp lƣu
Xác định nguồn thu là công việc quan trọng hàng đầu của nghiệp vụ thu thập tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật nói riêng. Chính vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cũng nhƣ hành lang pháp lý cho công việc này ngày 03 tháng 2 năm 2015 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành quyết định số 294/QĐ-UBND về danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lƣu vào Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai. Gồm các cơ quan quản lý nhà nƣớc trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức đôn vị nghề nghiệp...các công ty Nhà nƣớc do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ký quyết định thành lập. Chúng tôi thống kê đƣợc 79 đơn vị nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Trong 79 cơ quan, tổ chức trên đều có tài liệu khoa học kỹ thuật nhƣng tài liệu không nhiều chỉ có các cơ quan, tổ chức chủ yếu sau trong quá trình hoạt động sản sinh ra nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị cần nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử nhƣ: Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giao thông Vận tải, Ban quản lý các khu công nghiệp.
Thông qua khảo sát chúng tôi đƣợc biết từ năm 1976 cho đến nay Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai mới chỉ thu thập đƣợc 24 phông lƣu trữ từ 27 nguồn nộp lƣu. Các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lƣu vì những lí do khách quan và chủ quan chƣa giao nộp tài liệu vào lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
Bƣớc 2: Khảo sát số lƣợng, thành phần tài liệu nộp lƣu
- Thông tƣ số 01/2014/TTLLT-BNV-BXD hƣớng dẫn về thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử, Công văn số 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai hƣớng dẫn thành phần tài liệu nộp lƣu vào lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ lịch sử. Căn cứ vào hƣớng dẫn của các văn bản trên chúng tôi thống kê đƣợc thành
phần tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm:
- Công trình dân dụng từ cấp I trở lên; công trình phục vụ tín ngƣỡng; công trình trụ sở cơ quan cấp tỉnh; công trình kho lƣu trữ chuyên dụng cấp quốc gia và cấp tỉnh;
- Công trình công nghiệp cấp đặc biệt; các công trình công nghiệp dầu khí, công trình năng lƣợng, công trình công nghiệp hóa chất và hóa dầu từ cấp I trở lên;
- Công trình hạ tầng kỹ thuật cấp đặc biệt; công trình cấp nƣớc thoát nƣớc từ cấp I trở lên;
- Công trình giao thông từ cấp I trở lên;
- Công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn từ cấp I trở lên. - Tài liệu khoa học công nghệ;
- Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh, cấp quốc gia đã đƣợc nghiên thu;
- Tài liệu vế quy hoạch, kế hoạch đất, dự án các khu công nghiệp, cụm khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;
- Tài liệu về lĩnh vực đất đai nhƣ: Bản đồ phân dạng đất, đánh giá đất, thống kê, kiểm tra đất, quy hoạch đất, bản đồ địa chính...
- Tài liệu về tài nguyên Nƣớc, tài nguyên Khoảng sản, tài nguyên Môi trƣờng.
- Tài liệu về Khí tƣợng - Thuỷ văn, bản đồ chuyên đề, bản đồ vùng... Theo khảo sát của chúng tôi còn nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật ở các cớ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu và thành phần tài liệu nộp vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai vẫn bảo quản tại cơ quan chƣa giao nộp vào lƣu trữ lịch sử nhƣ: Tài liệu của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Sở Khoa học và Công nghệ, Ban quản lý các khu công nghiệp...với khối lƣợng tài liệu khá lớn. Vì vậy, công
tác thu thập tài liệu lƣu trữ về lƣu trữ lịch sử tình Đồng Nai là một yêu cầu cấp thiết.
Bƣớc 3: Lập kế hoạch, trình kế hoạch
Lập kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là một khâu cần thiết vì nó là cơ sở cho việc thu thập sau này diễn ra một cách có hiệu quả và nhanh chóng. Lập kế hoạch là vạch ra phƣơng hƣớng, nhiệm vụ thu thập tài liệu. Bên cạnh đó, khi nghiệp vụ thu thập đƣợc lập kế hoạch một cách rõ ràng sẽ giúp cho cán bộ, viên chức của lƣu trữ lịch sử tránh đƣợc những lãng phí không cần thiết về cơ sở vật chất, nhân lực và kinh phí khi tiến hành thu thập khối tài liệu này, kế hoạch cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát sau này. Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai (Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai) có nhiệm vụ xây dựng và duyệt kế hoạch thu thập tài liệu vào cơ quan mình. Kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật phải đƣợc xây dựng trên cơ sở nguồn kinh phí do tỉnh cấp, khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị lớn với sự phát triền kinh tế, văn hoá, giáo dục, lịch sử...của tỉnh sẽ đƣợc bảo quản và tổ chức sử dụng.
Kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm những nội dung chủ yếu nhƣ sau:
Thứ nhất, trong bản kế hoạch xác định rõ thời gian thực hiện thu thập, căn cứ vào thời gian tài liệu khoa học kỹ thuật đƣợc giao nộp vào lƣu trữ hiện hành theo quy định của nhà nƣớc. Tài liệu thời gian đầu sẽ đƣợc lƣu ở đây theo quy định, sau khi hết thời hạn tại Lƣu trữ hiện hành, cơ quan có nhiệm vụ lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo quy định của nhà nƣớc vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh.
- Tài liệu xây dựng cơ bản
- Tài liệu thiêt kế các sản phẩm công nghiệp - Tài liệu trắc địa bản đồ
- Tài liệu khí tƣợng thuỷ văn
Tài liệu các công trình xây dựng cấp I,II, cấp Quốc gia [1] sau khi tiến hành hoàn công thì tài liệu cần đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ hiện hành, kế thúc thời gian bảo quản ở hiện hành, cơ quan, tổ chức tiến hành lực chọn tài liệu có thời giạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nƣớc và địa phƣợng.
Theo giới hạn của đề tài chúng tôi chỉ thu thập tài liệu của các Sở, Ban, Ngành trực thuộc tỉnh Đồng Nai (Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Sở Khoa học và Công nghệ...) Trong quá trình hoạt động của mình những cơ quan, tổ chức trên sản sinh ra một khối lƣợng tài liệu tƣơng đối lớn gồm có tài liệu khoa học kỹ thuật. Vì vậy, để thu thập đầy đủ khối tài liệu này là một việc không dễ dàng, đặc biệt là trong điều kiện hiện này khi Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai còn chƣa chủ động đƣợc về phòng kho lƣu trữ. Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho việc tiến hành thu thập một cách tuần tự, chính xác và thuận lợi cho cơ quan mình.
Căn cứ vào quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai, quy định về việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ của cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu vào Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh. Quyết định này áp dụng đối với các cơ quan, tồ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh thực hiện tiếp nhận tài liệu lƣu trữ có giá trị về bảo quản.
1. QCVN 03: 2009/BXD quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dựng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị
Thứ hai, nội dung bản kế hoạch xác định rõ địa điểm thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh, vì xác định địa điểm thu thập liên quan đến việc xác định nguồn kinh phí, cơ sở vật chất, nhân lực để phục vụ cho việc thu thập khối tài liệu này. Địa điểm thu thập tài liệu đƣợc xác định ở hai nơi, một là tài liệu đƣợc thu tại đơn vị giao nộp, hai là tài liệu sẽ đƣợc đơn vị có tài liệu giao nộp vẫn chuyển đến kho lƣu trữ của Lƣu trữ lịch sử để giao nộp. Nếu xác định rõ đƣợc địa điểm giao nộp thì cơ quan, cá nhân, tổ chức có thể chủ động để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Thứ ba, trong bản kế hoạch còn xác định rõ số lƣợng tài liệu cần thu thập là bao nhiêu (mặc dù chỉ mang tính chất tƣơng đối), sau đó sẽ phân công công việc cụ thể đối với từng đối tƣợng trong suốt thời gian tiến hành thu thập tài liệu. Kế hoạch thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng