7. Bố cục của luận văn
2.1. Khái quát về Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai
2.1.4. Trách nhiệm và thẩm quyền của lƣu trữ tỉnh Đồng Nai trong việc thu
việc thu thập tài liệu.
Thứ nhất cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiến hành sƣu tầm, thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào lƣu trữ hiện hành của
cơ quan, tổ chức đã đƣợc chỉnh lý, lựa chọn, thống kê tài liệu nộp lƣu: Thứ hai tiến hành lựa chọn những hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lƣu theo hƣớng dẫn của lƣu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập và thống kê thành mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu.
Thứ ba hoàn thiện mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu, tổ chức đóng gói hồ sơ, tài liệu và vận chuyển đến nơi giao nộp, tiến hành giao nộp:
- Lập kế hoạch thu thập tài liệu và thống nhất với các cơ quan, tổ chức về thời gian giao nộp.
- Phối hợp với lƣu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức lựa chọn tài liệu để giao nộp.
- Hƣớng dẫn lƣu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu để giao nộp.
- Kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu và trình ngƣời phụ trách lƣu trữ lịch sử quyết định. Việc kiểm tra do Hội đồng xác định giá trị tài liệu của lƣu trữ lịch sử thực hiện và đƣợc lập thành biên bản.
- Hoàn chỉnh hồ sơ về việc nộp lƣu tài liệu và trình cơ quan chủ quản trực tiếp của lƣu trữ lịch sử duyệt. Hồ sơ về việc nộp lƣu tài liệu gồm:
- Văn bản đề nghị của lƣu trữ lịch sử;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị của lƣu trữ lịch sử về việc kiểm tra mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu;
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu của cơ quan, tổ chức.
- Thông báo cho cơ quan, tổ chức nộp lƣu về mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu sau khi đƣợc cấp có thẩm quyền duyệt; chuẩn bị kho tàng và các phƣơng tiện để tiếp nhận tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu:
liệu;
- Lập biên bản giao nhận tài liệu.
Dựa trên văn bản này lƣu trữ lịch sử tỉnh nói chung và lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực để tiến hành thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật đạt hiệu quả tốt nhất và phát huy giá trị của khối tài liệu có ý nghĩa quan trọng này.
Thông tƣ liên tịch số 01/2014.TTLT-BNV-BXD ngày 21 tháng 08 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về việc hƣớng dẫn thành phần tài
liệu dự án, công trình xây dựng nộp vào lƣu trữ lịch sử, thì cơ quan quản lý
nhà nƣớc về xây dựng có trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ thiết kế cơ sở do mình thẩm định, hồ sơ thiết kế do mình cấp phép xây dựng theo tiêu chuẩn kỹ thuật về lƣu trữ.
Cơ quan lƣu trữ nhà nƣớc phải chịu trách nhiệm trƣớc Pháp luật nếu không tiếp nhận hồ sơ lƣu trữ công trình xây dựng do chủ đầu tƣ nộp theo quy định; phải chịu các chi phí phát sinh do việc chủ đầu tƣ phải vận chuyển, bảo quản hồ sơ lƣu trữ không đƣợc cơ quan lƣu trữ nhà nƣớc tiếp nhận theo quy định.
Từ những nội dung đã nghiên cứu và tìm hiểu ở trên việc thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật về lƣu trữ lịch sử nói chung và lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh nói riêng là rất quan trọng cần đƣợc quan tâm đúng mức và thực hiện nghiêm tục trong thực tế. Trong khi khảo sát về tình hình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đông nai chúng tôi thấy thực tế đáng phải suy nghĩ về thực trạng thu thập ở đây, các tài liệu khoa học kỹ thuật đang bảo quản quản có số lƣợng rất ít, bảo quản thô sơ chƣa có giá kệ, hay hộc tủ. Những tờ bản đồ, cuộn bản vẽ, bản thiết kế đƣợc cuộn tròn và gác trên kệ bảo quản tài liệu hành chính. Tài liệu đã ít lại không đƣợc bảo quản tốt, kỹ thuật bảo quản và sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật đơn giản dễ gây ra tình trạng hƣ hỏng tài liệu. Tỉnh Đồng Nai là tỉnh có nhiều công
trình xây dựng lớn nhƣ quy hoạch xây dựng, phát triển hạ tầng của các khu công nghiệp, các công trình trong điểm của tỉnh và của Nhà nƣớc trên địa bản tỉnh nhƣ công trình cầu Đồng Nai, công trình sân bay Long Thành...làm tốt công tác này thứ nhất là để thu thập đầy đủ các loại hình tài liệu có giá trị vào phòng kho lƣu trữ, thứ hai là phát huy giá trị của khối tài liệu có ý nghĩa này khi cần thiết. Tóm lại việc xây dựng quy trình thu thập, bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai hiện nay là rất cần thiết để khắc phục tình trạng trên.
2.1.5. Công tác lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật tỉnh Đồng Nai
Nhƣ trên đã trình bày, Đồng Nai là một tỉnh công nghiệp trọng điểm của đặc vùng kinh tế phía nam. Không chỉ có nền công nghiệp phát triển mạnh với nhiều khu công nghiệp và cụm khu công nghiệp lớn, ngành thủ công nghiệp và nông nghiệp cũng phát triển mạnh. Trong quá trình phát triển các khu công nghiệp nói riêng và toàn tỉnh Đồng Nai nói chung sản sinh ra một lƣợng tài liệu rất lớn bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tào liệu điện tử, tài liệu văn học nghệ thuật và tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị. Trong đó tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lƣợng khá lớn, Tài liệu về thi công thiết kế các công trình xây dựng lớn nhƣ Văn miếu Trấn Biên, Cầu Đồng Nai mới, sân bay quốc tế Long Thành. Tài liệu quy hoạch các khu công nghiệp, cụm khu công nghiệp, tài liệu thi công, thiết kế các công trình xây dựng, tài liệu thiết kế máy móc, các sản phẩm công nghiệp.
Tài liệu về thăm dò tài nguyên khoáng sản trên địa bàn tỉnh, tài liệu đo đạc bàn đồ, tài liệu về khí tƣởng thuỷ văn...
Sau khi khảo sát chúng tôi nhận thấy công tác lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật, công tác thu thập tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai chƣa thật sự đƣợc quan tâm đúng mức. Tại kho Lƣu trữ lịch sử tỉnh, chƣa có giá kệ, hộc tủ riêng dùng bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật, cũng nhƣ có rất ít tài liệu khoa học kỹ thuật đƣợc bảo quản trong kho,
không đƣợc liệt kệ, tách riêng để bảo quản, khai thác sử dụng mà nhập chung bảo quản với tài liệu hành chính. Vì vậy, việc tổ chức thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật về kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai là yêu cầu cấp thiết cần đƣợc tổ chức thực hiện.
2.2. Những quy định của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai về thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật
2.2.1. Quy định về nguồn tài liệu thu thập vào lƣu trữ tỉnh Đồng Nai
Việc xác định nguồn thu thập tài liệu vào lƣu trữ lịch sử địa phƣơng là rất quan trọng đặc biệt là với loại hình tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật thì việc xác định nguồn thu thập lại càng trở nên quan trọng và cấp thiết hơn. Việc xác định nguồn tài liệu thu thập vào lƣu trữ lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cũng rất quan trọng và có ý nghĩa đối với việc phát triển kinh tế trong địa bàn tỉnh nói riêng và trong chiến lƣợc phát triển kinh tế vùng trọng điểm Đông Nam bộ và cả nƣớc nói chung.
Dựa trên quy định của Thông tƣ số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/6/2011 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh, Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03 tháng 02 năm 2015 của Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Theo đó tất cả các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình làm việc sản sinh ra các loại tài liệu có ý nghĩa đƣợc bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Nhà nƣớc phải nộp vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh. Nhƣ vậy có thể thống kê các nguồn thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nhƣ sau:
1.VP UBND tỉnh Đồng Nai;
Đồng Nai;
3.Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đồng Nai; 4.Toà án nhân dân;
5.Viện kiểm sát nhân dân;
6.Công an, cảnh sát phòng cháy, chữa cháy, Bộ chỉ huy quân sự; 7.Các tổ chức thuộc cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng quản lý Nhà nƣớc;
8.Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND;
9.Cơ quan, tổ chức của Trung ƣơng, các đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế Nhà nƣớc, Tổng công ty nhà nƣớc đƣợc tổ chức hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh;
10.Doanh nghiệp Nhà nƣớc do Chủ tịch UBND tỉnh ký quyết định thành lập;
11.Các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách của Nhà nƣớc.
Nhƣ vậy tất cả các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên là nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Trong đó bao gồm tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị lớn về nhiều mặt.
Theo khảo sát của chúng tôi hầu hết tài liệu khoa học kỹ thuật từ các nguồn đã thống kê ở trên chƣa giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. (Chúng tôi xin đơn cử trƣờng hợp của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, trong quá trình hoạt động của Sở Tài nguyên và Môi trƣờng cũng nhƣ các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở sản sinh ra rất nhiều tài liệu khoa học kỹ thuật nhƣ các bản vẽ, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ địa chất khoáng sản...chƣa giao nộp vào lƣu trữ lịch sử tỉnh. Cũng nhƣ vậy tài liệu
khoa học kỹ thuật sản sinh ra ở các cơ quan khác trực thuộc quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh hầu hết chỉ giao nộp tài liệu hành chính còn tài liệu khao học kỹ thuật chƣa giao nộp, và lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cũng chƣa chủ động thực hiện thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật, chƣa có văn bản hƣớng dẫn cụ thể ở cấp tỉnh về việc thu thập loại hình tài liệu này về kho lƣu trữ, nếu có thì cũng là đi kèm với tài liệu hành chính chƣa thu thập theo khối, hay một nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật nào rõ ràng, riêng biệt đƣợc bảo quản tại kho lƣu trữ).
Vì vậy, để thực hiện tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đòi hỏi sự cố gắng của các cơ quan quản lý về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh nhƣ Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh và từ mỗi cán bộ, viên chức làm nhiệm thu thập bổ sung tài liệu.
2.2.2. Quy định về thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật thu thập, bổ sung vào lƣu trữ tỉnh Đồng Nai
Dựa vào hƣớng dẫn tại thông tƣ liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng, ngày 21 tháng 8 năm 2014 ban hành hƣớng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử, công văn 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai chúng tôi xác định đƣợc thành phần tài liệu thu thập vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gồm 14 nhóm tài liệu (phụ lục 3) nhƣ sau:
- Tài liệu tổng hợp;
- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; - Tài liệu tồ chức, nhân sự;
- Tài liệu tài chính, kế toán; - Tài liệu xây dựng cơ bản:
- Tài liệu Tài liệu khoa học công nghệ; - Tài liệu hợp tác quốc tế;
- Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Tài liệu thi đua, khen thƣởng;
- Tài liệu pháp chế;
- Tài liệu về hành chính, quản trị công sở; - Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ; - Tài liệu của tổ chức Đảng và Đoàn thể cơ quan.
Hồ sơ, tài liệu phải nộp về lƣu trữ lịch sử khi đến hạn, quy định tại khoản 1 Điều 21 của Luật Lƣu trữ "trong 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lƣu tài liệu có trách nhiệm nộp lƣu những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lƣu trữ lịch sử". Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai thực hiện theo quy định của Luật lƣu trữ, Thông tƣ hƣớng dẫn của Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình triển khai giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ lịch sử theo đúng thời gian quy định. Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai củng tổ chức những đợt tập huấn về công tác lƣu trữ cho các sở, ban, ngành và các huyện, giúp các cơ quan, tổ chức tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu chuẩn bị tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nƣớc và quy định của tỉnh.
Thành phần tài liệu nộp về lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai quy định tại công văn 389/SNV-VTLT ngày 15 tháng 3 năm 2013 của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai gồm: (Trong phần này chúng tôi xin lƣợc bỏ bớt những loại hình tài liệu khác, chỉ liệt kê những tài liệu khoa học kỹ thuật thuộc thành phần
tài liệu giao nộp vào lƣu trữ lịch sử tình Đồng Nai). (phụ lục 3)
Thống kê thành phần tài liệu nộp về lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai
STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
1. Tài liệu thổng hợp
1 ... Vĩnh viễn
2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
11 ... Vĩnh viễn
a. Tài liệu quy hoạch
11 Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chƣơng trình mục tiêu của ngành, cơ quan đƣợc phê duyệt
Vĩnh viễn
12 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan Vĩnh viễn 13 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án,
chƣơng trình mục tiêu của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
14 ... Vĩnh viễn
3. Tài liệu tổ chức cán bộ
25 ... Vĩnh viễn
4. Tài liệu lao động, tiền lƣơng
36 ... Vĩnh viễn
5. Tài liệu tài chính, kế toán
6. Tài liệu xây dựng cơ bản
51 Hồ sơ xây dựng văn bản, chế độ/ quy định, hƣớng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
52 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tƣ xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm
Vĩnh viễn
53 Hồ sơ xây dựng công trình nhóm A, công trình áo dụng giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình đƣợc xếp hạng di tích lịch sử văn hoá
Vĩnh viễn
7. Tài liệu khoa học công nghệ
54 Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan
Vĩnh viễn
55 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức Vĩnh viễn