8. Bố cục của đề tài
2.1. Khái quát về Lưu trữ cơ quan, lưu trữ chuyên môn của Viện
2.1.1. Phòng Hành chính – Lưu trữ Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc V n phòng Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 362/QĐ ng y 08 tháng 9 n m 1975 của Chủ nhiệm Ủy ban Khoa học kỹ thuật Nh nước lúc đó có tên gọi là Phòng Hành chính. Trải qua các thời kỳ lịch sử đến nay phòng Hành chính – Lưu trữ có chức n ng v nhiệm vụ sau đây:
* Chức năng: Giúp Chánh V n phòng tham mưu cho Chủ tịch Viện quản lý và tổ chức thực hiện công tác v n thư lưu trữ của Viện, thực hiện công tác v n thư lưu trữ của V n phòng. Trực tiếp làm nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
* Nhiệm vụ
- Giúp Chánh V n phòng xây dựng:
+ Các v n bản của Viện hướng dẫn thực hiện các chế độ quy định về công tác v n thư lưu trữ đúng quy định của pháp luật.
+ Kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hằng n m trình Chủ tịch Viện phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác v n thư lưu trữ đối với các đơn vị, tổ chức trực thuộc Viện.
+ Kế hoạch trình Chủ tịch Viện phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ v o công tác v n thư lưu trữ; phối hợp với các đơn vị trực thuộc Viện v các cơ quan hữu quan h ng n m tổ chức đ o tạo, bồi dưỡng chuyên môn v n thư lưu trữ cho cán bộ, viên chức.
- Phối hợp với Ban Kiểm tra trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác v n thư lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của v n thư: + Tiếp nhận đ ng ký v n bản đến.
+ Trình, chuyển giao v n bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
+ Giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi đôn đốc việc giải quyết v n bản đến. + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
+ Đ ng ký l m thủ tục phát hành, chuyển và theo dõi việc phát hành v n bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, chuyển và theo dõi việc chuyển phát v n bản đi.
+ Quản lý sổ sách v cơ sở dữ liệu đ ng ký quản lý v n bản; thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, viên chức.
+ Bảo quản, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật.
+ Lập hồ sơ v n bản lưu để nộp v o lưu trữ theo quy định hiện hành. - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện h nh h ng n m tiến hành thu thập, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động v n thư lưu trữ thuộc phạm vi của Viện.
2.1.2. Phòng Lưu trữ tư liệu khoa học thuộc Trung tâm Thông tin tư liệu Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam l cơ quan nghiên cứu khoa học công nghệ lớn của Quốc gia. Chính vì thế nên nguồn thông tin tư liệu phục vụ nghiên cứu giữ vai trò vô cùng quan trọng. Do đó ngo i công tác lưu trữ chung của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Phòng Hành chính – Lưu trữ V n phòng Viện), Viện Hàn lâm còn thành lập Phòng Lưu trữ tư liệu khoa học thuộc Trung tâm Thông tin - Tư liệu Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Ngay từ n m 1978 nhóm lưu trữ được thành lập trực thuộc phòng Thư viện. Đến tháng 01 n m 1988 tại Quyết định số 19/VKH-QĐ của Viện Khoa
Hành chính từ V n phòng Viện Khoa học Việt Nam về Trung tâm Thông tin khoa học. Thành lập Phòng Lưu trữ tư liệu khoa học trực thuộc Trung tâm Thông tin khoa học trên cơ sở hợp nhất Tổ Lưu trữ tư liệu khoa học kỹ thuật được tách ra từ phòng Thư viện của Trung tâm Thông tin khoa học với Tổ Lưu trữ tài liệu hành chính.
Phòng Lưu trữ tư liệu khoa học có những nhiệm vụ sau:
- Tiến hành thu thập, phân loại, xử lý, bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu quản lý h nh chính lưu giữ các tài liệu mật của Đảng v Nh nước theo chế độ hiện hành;
- Chịu trách nhiệm dự thảo các thông tư chỉ thị và quy chế về công tác lưu trữ thuộc Viện Khoa học Việt Nam trình Viện trưởng xem xét và ban hành; - Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nh nước và của Viện Khoa học Việt Nam về công tác lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc Viện Khoa học Việt Nam;
- Thực hiện việc lập hồ sơ v t i liệu lưu trữ của Viện Khoa học Việt Nam cho Nh nước thông qua Cục Lưu trữ nh nước;
- Góp phần đ o tạo cán bộ thuộc lĩnh vực lưu trữ
Tháng 3 n m 1989 tại Quyết định số 11/TTKH-QĐ của Giám đốc Trung tâm Thông tin khoa học sáp nhập bộ phận kỹ thuật thông tin vào Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ được đổi tên l Phòng Lưu trữ - Kỹ thuật thông tin và có các nhiệm vụ như trên đồng thời còn có trách nhiệm toàn bộ trong việc tổ chức, xây dựng v điều hành mọi hoạt động thuộc lĩnh vực kỹ thuật thông tin của Trung tâm Thông tin Khoa học
Tháng 9 n m 1991 Quyết định số 675/VKH-QĐ của Viện trưởng Viện Khoa học Việt Nam chuyển giao nhiệm vụ lưu trữ hành chính từ Trung tâm Thông tin khoa học sang V n phòng Viện Khoa học Việt Nam.
Đến tháng 8 n m 1992 phòng có tên gọi là Phòng Lưu trữ tư liệu khoa học (Quyết định số 358/VKH-QĐ của Viện trưởng Viện Khoa học Việt Nam). [28, 31].
2.2. GS.VS Nguyễn Văn Hiệu và tài liệu hình thành trong hoạt động của ông
2.2.1. Sơ lược về tiểu sử Nguyễn Văn Hiệu
GS.VS Nguyễn V n Hiệu sinh ngày 21 tháng 7 n m 1938 tại Cầu Đơ, nay thuộc phường Hà Cầu, quận H Đông, Hà Nội trong một gia đình viên chức nhỏ. Ông l giáo sư vật lý đồng thời l một nh hoạt động chính trị của Việt Nam. Ông l Ủy viên Ban Chấp h nh Trung ương Đảng các khoá VI VII v VIII; Ủy viên dự khuyết Ban Chấp h nh Trung ương Đảng khoá V; đại biểu Quốc hội từ khóa IV đến khóa X. Ông từng đảm nhiệm các chức vụ nguyên viện trưởng Viện Vật lý Việt Nam, Viện Khoa học vật liệu, Chủ tịch Ủy ban nghiên cứu vũ trụ Việt Nam, Viện trưởng Viện Khoa học Việt Nam, Chủ tịch Hội đồng Trung tâm khoa học tự nhiên v Công nghệ Quốc gia. Ông là Hiệu trưởng sáng lập Trường Đại học Công nghệ (Đại học Quốc gia Hà Nội). Ông là Giáo sư, tiến sĩ khoa học ngành vật lý lý thuyết và vật lý toán học xuất sắc của Việt Nam; là Viện sĩ nước ngoài của Viện Hàn lâm Khoa học Liên Xô n m 1982, viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Thế giới thứ 3 n m 1984.
2.2.1.1. Quá trình hoạt động khoa học
N m 1954: Học ngành Vật Lý tại trường Đại học Sư phạm Khoa học. N m 1956: Tốt nghiệp cử nhân Vật lý loại xuất sắc sau đó được điều về giảng dạy tại trường Đại học Tổng hợp Hà Nội nay là Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học Quốc gia Hà Nội).
Tháng 10-1960: Nguyễn V n Hiệu được cử đi nghiên cứu sinh tại Viện nghiên cứu hạt nhân Dubna (gọi tắt là Dubna hoặc Viện Dubna), Liên Xô.
N m 1963: Ông bảo vệ thành công luận án phó tiến sĩ (nay là tiến sĩ). N m 1964: Bảo vệ thành công luận án tiến sĩ ng nh Toán - Lý (nay là tiến sĩ khoa học). Khi đó ông mới 26 tuổi.
Từ 1964-1969: Ông là Tổ trưởng Tổ nghiên cứu tại Viện Nghiên cứu hạt nhân Dubna, Liên Xô.
Từ n m 1969-1975: Ông là Viện trưởng Viện Vật lý Việt Nam Ủy viên Ủy ban Khoa học và Công nghệ Nh nước.
Từ 1975-1983: Ông làm việc tại Viện Khoa học Việt Nam khi Viện vừa mới thành lập (1975-1983), nay là Viện H n lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
N m 1982 ông được bầu là Viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Liên Xô, n m 1984 được bầu là viện sĩ Viện Hàn lâm Khoa học Thế giới thứ 3.
Từ n m 1983-1993: Ông là Viện trưởng Viện Khoa học Việt Nam; từ n m 1993 - 1994: Ông giữ chức Giám đốc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc gia. Đồng thời từ 1993-1998, ông là Viện trưởng Viện Khoa học Vật liệu.
Từ n m 1996 đến 1999, ông là thành viên Ủy ban về các hạt v trường, thuộc Liên minh quốc tế vật lý lý thuyết và ứng dụng (IUPAP).
Từ 1999- 2004: Ông l Chủ nhiệm khoa Khoa Công nghệ thuộc Đại học Quốc gia H Nội. Tiếp đó từ 2004-2006 ông giữ cương vị Hiệu trưởng Trường Đại học Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội trên cơ sở phát triển từ Khoa Công nghệ - Đại học Quốc gia Hà Nội.
Từ tháng 12/2007 đến 5/2008: Ông l Hiệu trưởng Trường Đại học tư thục và quản lý hữu nghị.
2.2.1.2. Những đ ng g p của Nguyễn Văn Hiệu
Từ n m 1960 đến n m 1963 ông đã nghiên cứu và công bố 12 công trình nghiên cứu về vật lý neutrino. Sau khi Viện nghiên cứu hạt nhân Dubna quyết định thành lập một nhóm nghiên cứu mới và giao cho ông phụ trách, nhóm gồm các nhà vật lý thuộc nhiều quốc tịch: Liên Xô, Hungary, Romania và Việt Nam. Thời gian đó dưới sự hướng dẫn của ông, 6 nghiên cứu sinh đã bảo vệ thành công luận án tiến sĩ.
N m 1967 ông ho n th nh tập sách gồm 20 công trình nghiên cứu có tựa đề “Thuyết đối xứng đơn của các hạt cơ bản” v được Nhà xuất bản Nguyên tử in ở Matxcơva n m 1967 với lời giới thiệu của nhà bác học danh tiếng Bogolubov, Viện trưởng Viện Dubna.
Ông là tác giả của hơn 200 công trình nghiên cứu khoa học, trải rộng trên nhiều lĩnh vực, từ tương tác yếu v đối xứng của các hạt cơ bản đến lý thuyết giải tích về tương tác mạnh và lý thuyết trường, rồi phương pháp lý thuyết trường lượng tử trong vật lý chất rắn trong đó có nhiều công trình được công bố trên các tạp chí chuyên ngành quốc tế có uy tín.
Trong công tác quản lý ông đã có đóng góp to lớn trong việc thành lập Viện Vật lý (Viện Khoa học Việt Nam) và Trường Đại học Công nghệ (Đại học Quốc gia Hà Nội). Ngoài ra, ông còn l đại biểu Quốc hội 7 khoá liên tiếp từ khoá IV tới khoá X.
Ngày 4-5-1964 nhà báo Liên Xô Svanev viết một b i tường thuật buổi bảo vệ luận án của Nguyễn V n Hiệu trong đó có đoạn ghi lại nhận định của viện sĩ Markov khi trả lời phỏng vấn của Svanev: "Đồng chí và tôi - lời viện sĩ Markov - đang tiếp xúc với một con người xuất chúng Đôi khi người ta thực sự gặp may trong công việc nhờ tìm thấy một ý tưởng thiên tài dẫn đến những kết quả quan trọng, như tìm thấy một mỏ vàng. Nguyễn Văn Hiệu đi theo một con đường khác Như người ta thường nói, anh không ngồi chờ khoa học đến "bố thí"; anh đã đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên bằng cách lao động rất nhiều, bằng năng lực lao động rất lớn. Viện Dubna tạo cho anh một môi trường thuận lợi. Mọi điều còn lại phụ thuộc vào lao động và phẩm chất cá nhân. Nguyễn Văn Hiệu là một nhà bác học thật lớn" [24, 478 - 479].
2.2.1.3. Một số danh hiệu, giải thưởng của Nguyễn Văn Hiệu
N m 1983 ông được trao tặng Huân chương kháng chiến hạng ba.
N m 1986 Nguyễn V n Hiệu được trao tặng Giải thưởng Lênin vì đã khám phá một định luật mới trong vật lý học: Định luật bất biến kích thước của quá trình sinh hạt.
N m 1993 Nguyễn V n Hiệu được trao tặng Huân chương lao động hạng nhất.
N m 1996 ông được trao tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh về khoa học kĩ thuật.
Ngày 10-7-2009, Chủ tịch nước đã trao tặng Nguyễn V n Hiệu Huân chương Độc lập hạng Nhất.
Ông l nh giáo nhân dân của Việt Nam n m 2010.
Ngo i ra ông còn được trao tặng nhiều phần thưởng vinh dự khác trong khoa học v hoạt động quản lý.
2.2.2. Nội dung, thành phần tài liệu của Nguyễn Văn Hiệu
- Tài liệu về tiểu sử v liên quan đến tiểu sử: Các tờ khai lý lịch đảng viên, tiểu sử tóm tắt; giấy chứng nhận đại biểu Quốc hội; quyết định, thông báo phân công công tác, các tài liệu liên quan đến khen thưởng, thẻ đảng viên, phù hiệu, huy hiệu thư điện chúc mừng ngày sinh, nhận chức, các ngày kỷ niệm; tài liệu liên quan đến gia đình dòng họ…
- Tài liệu phản ánh về hoạt động nghiên cứu khoa học ở trong và ngoài nước, chủ yếu là những bài viết, nghiên cứu về vật lý, vật liệu…
- Tài liệu về hoạt động trong các cơ quan của Đảng v Nh nước.
+ Các bài nói, ý kiến góp ý, tài liệu có bút tích của Nguyễn V n Hiệu trong các đại hội, hội nghị Trung ương các chương trình v nội dung làm việc.
+ Bài nói, bài phát biểu tại các kỳ họp của Quốc hội. + Tài liệu của Đảng Nh nước gửi đến Nguyễn V n Hiệu. - Thư từ, thiếp chúc mừng (cả thư gửi đi v gửi đến). - Tài liệu khác:
+ Sổ công tác, sổ ghi chép.
+ Xuất bản phẩm: các nghiên cứu, giáo trình, giáo án của Nguyễn V n Hiệu xuất bản thành sách; các bài viết trên tạp chí ở trong v ngo i nước. Trong khối tài liệu cá nhân của Nguyễn V n Hiệu đây l nhóm tài liệu có thể nói là nhiều nhất, phong phú nhất.
- Tài liệu của người khác nói, viết về Nguyễn V n Hiệu. Đây l nhóm t i liệu rất phong phú đa dạng, gồm rất nhiều bài nói, bài viết của các nhà nghiên cứu, nhà báo, bạn bè trong v ngo i nước nói, viết về Nguyễn V n Hiệu.
2.2.3. Đặc điểm và giá trị tài liệu của Nguyễn Văn Hiệu 2.2.3.1. Đặc điểm tài liệu
Từ việc tìm hiểu thành phần tài liệu của Nguyễn V n Hiệu, chúng tôi cho rằng, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của ông rất đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung.
Về hình thức: tài liệu của cá nhân Nguyễn V n Hiệu cả về thể loại (bài nói, bài viết, sách, báo, tạp chí, quyết định, chỉ thị báo cáo công v n) cũng như chất liệu (giấy b ng đĩa phim ảnh, tài liệu điện tử). Ngoài tài liệu là các bản thảo có bút tích của Nguyễn V n Hiệu được viết trên giấy trắng, còn có những tài liệu gửi đến xin ý kiến, Nguyễn V n Hiệu viết góp ý trực tiếp bên lề các v n bản, sửa xen kẽ vào những chỗ cần thiết hay là những mẩu giấy, giấy vàng.
Khối tài liệu của Nguyễn V n Hiệu có nhiều giáo trình do ông viết như Giáo trình Cơ sở phương pháp tích phân phiếm hàm trong lý thuyết lượng tử hệ nhiều hạt; Lý thuyết lượng tử;Phương pháp lý thu ết trường lượng tử trong vật lý chất rắt và vật lý thống kê... Các sách n y do Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản. Ngoài ra còn nhiều sách, giáo trình khác.
Về nội dung: nội dung tài liệu của Nguyễn V n Hiệu vô cùng phong phú về lĩnh vực vật lý vũ trụ… Đó l những tài liệu của ông trong quá trình học tập, làm việc tại Dubna, những nghiên cứu khi ông trở về nước, làm việc tại Viện Khoa học Việt Nam, giữ vai trò l Đại biểu Quốc hội, Ủy viên Ban Chấp h nh Trung ương Đảng… Những tài liệu đó phản ánh thiên tài trí tuệ trong con người Nguyễn V n Hiệu…