Phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ : Ấn phẩm định kỳ là dạng tài liệu được
xuất bản thành số liên tu ̣c, dưới cùng một tên và theo các khoảng cách đều đặn , mỗi số phát hành đều có ghi ngày tháng . Các ấn phẩm đi ̣nh kỳ (báo và ta ̣p chí ), đặc biệt là các ta ̣p chí khoa ho ̣c , là nguồn tài nguyên rất quan tro ̣ng đối với m ột thư viện đa ̣i học. Do đó, Trung tâm có chính sách đặt mua dài ha ̣n nhiều báo – tạp chí khoa học, chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đào ta ̣o của ĐHQGHN . Ngoài ra, nhằm đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và c ập nhật thông tin của ngu ̛ời đọc, Trung tâm cũng thường xuyên bổ sung các báo và ta ̣p chí phổ thông tiêu biểu . Do tính chất đinh kỳ đặc thù nên các ấn phẩm đi ̣nh kỳ sẽ đu ̛ợc quản lý riêng tại phân h ệ Đi ̣nh kỳ. Đây là nơi thực hiện các thao tác đăng ký, ghi nhận, khiếu na ̣i, đóng tập...đối với từng số ấn phẩm đi ̣nh kỳ. Khác với bổ sung tài liệu dạng sách, ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo chu kỳ và lạ ̆p la ̣i trong m ột khoảng thời gian nhất đi ̣nh nên vi ệc theo dõi trở nên đơn giản hơn. Các ấn phẩm được theo dõi tổng thể quá trình bổ sung từng năm. Đối với những ấn phẩm mới chu ̛a có trong kho , phần mềm Libol hỗ trơ ̣ thao tác khai báo thông tin như đi ̣nh kỳ phát hành , đăng ký kỳ mới cho ấn phẩm , kiểm tra quá trình bổ sung từng n ăm. Sau đó, mỗi tập của ấn phẩm được gắn một số hiệu để bạn đọc tiện tra cứu và theo dõi.
Hình 8: Giao diện phân hệ ấn phẩm định kỳ
Phân hệ quản lý:
Phân hệ quản lý: Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn b ộ hoạt động của hệ thống.. Phân hệ này do phòng máy tính của Trung tâm sử du ̣ng để ta ̣o mới và gán quyền sử du ̣ng cũng như quyền truy cập cho từng cán bộ và từng chức năng của các phân hệ cùng với đi ̣a chỉ IP . Thao tác trên nhằm tránh vi ệc dữ liệu bị xáo trộn, chỉnh sửa do mỗi phòng của Trung tâm quản lý một phân hệ riêng. Cán bộ chỉ có thể sử dụng tài khoản IP của mình tại máy tính của phòng và không thể truy nhập trên phân hệ máy tính phòng khác.
2.2.2.Kết quả đạt được
Tựu chung la ̣i , Trung tâm bắt đầu sử du ̣ng phần mềm Libol từ 2002. Về cơ
bản phần mềm có u ̛u điểm là đã giải quyết đu ̛ợc tất cả các công vi ệc của m ột thư viện, khép kín đường đi của m ột cuốn sách từ khâu bổ sung , phân loa ̣i đến khâu mượn trả. Toàn bộ hoạt động của Trung tâm đã đu ̛ợc tiến hành thông qua h ệ thống mạng.Đảm bảo hợp lý, khoa ho ̣c, chính xác và tiết ki ệm rất nhiều thời gian, chi phí. So với các phần mềm quản tri ̣ thư viện trước kia, Libol thể hiện nhiều ưu điểm vượt trội. Tuy nhiên, phần mềm này cũng còn một số nhược điểm, đó là:
- Khả nă ng lưu trữ biểu ghi ha ̣n chế (khoảng 1 triệu biểu ghi ) trong khi tài nguyên số của Trung tâm ngày càng phát triển về số lượng và đa dạng về loại hình.
- Còn có sự chồng chéo chức năng của từng modul. Ví như, chức năng in nhãn xếp giá không nằm trong phân hệ Biên mu ̣c mà la ̣i nằm trong phân hệ Bổ sung và do phòng Bổ sung quản lý, trong khi việc in và dán nhãn la ̣i do phòng Biên mu ̣c đảm nhiệm.
- Chức năng kế toán nằm trong modul Bổ sung chu ̛a được sử dụng nhiều do thủ tục thu chi khá phức tạp , trải qua nhiều công đoạn ký duy ệt. Mặt khác, công việc này do phòng Tài vu ̣ đảm nhi ệm do đó Trung tâm đã sử du ̣ng phần mềm chuyên về kế toán để thực hiện nhiệm vu ̣ trên.
- Mượn liên thư viện là phân hệ quan tro ̣ng khi tiến hành xây dựng thư viện điện tử. Hình thức chia sẻ phổ biến nhất là phối hợp nguồn dữ liệu thư mục giữa các cơ quan thông tin – thư viện đa ̣i ho ̣c. Mỗi cơ quan thông tin – thư viện đều có m ột số lượng biểu ghi nhất định về m ột lĩnh vực nào đó , sự hợp nhất giữa chúng sẽ ta ̣o nên một ngân hàng dữ liệu cực kỳ phong phú và đa da ̣ng . Người dùng tin sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc lựa cho ̣n tài liệu. Tuy nhiên, để vận hành và duy trì hoa ̣t động này phu ̣ thu ộc nhiều yếu tố , một trong những khó kh ăn gặp phải đó là sự không thống nhất về mặt chuyên môn, nghiệp vụ.Đây là cơ sở có tính chất nền tảng. Dù cơ sở v ật chất được trang bị đầy đủ nhu ̛ng không có tiếng nói chung về m ặt chuyên môn thì các cơ quan thông tin – thư viện đa ̣i ho ̣c khó mà cùng nhau thiết l ập một hệ thống thống nhất. Đây cũng chính là vấ n đề khá phức ta ̣p hi ện nay và là trở ngại đáng kể trong tiến trình kết hợp các co ̛ quan thông tin – thư viện đa ̣i ho ̣c . Chính vì thế, modul mượn liên thư viện không được Trung tâm khai thác trong hoạt động thông tin của đơn vi ̣.
- Phần mềm không tích hợp được với hệ thống RFID trong khi Trung tâm đang trong quá trình áp du ̣ng công nghệ này để xây dựng thư viện điện tử.
Với m ột số nhu ̛ợc điểm trên , lãnh đa ̣o Trung tâm đề xuất lựa cho ̣n phần mềm quản lý thư viện Virtual để thay thế phần mềm Libol 5.5.Một phần mềm thư viện muốn phát huy hết ưu điểm rất cần trang bi ̣ co ̛ sở ha ̣ tầng công ngh ệ phù hợp.
2.3. Thời kỳ 3: Từ quý II năm 2008 đến nay: Một số dự án hiện đại hoá Thƣ viện
2.3.1. Dự án Xây dựng thư viện điện tử (2008 – 2012)
2.3.1.1. Giai đoạn 1 (2008 – 2009)
Năm 2008, dự án đầu tu ̛ chiều sâu của Trung tâm “ Xây dựng và phát triển thư viện điện tử tại Trung tâm TT -TV, ĐHQGHN nhằm nâng cao chất lu ̛ợng phục vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo đẳng cấp quốc tế ”bắt đầu được triển khai với
tổng kinh phí 27 tỉ đồng. Theo đó, Trung tâm tập trung xây dựng ha ̣ tầng kỹ thu ật CNTT nhằm hi ện đa ̣i hóa cơ sở vật chất kỹ thu ật, công nghệ phù hợp và có đủ khả năng kết nối, chia sẻ tài nguyên thông tin với h ệ thống các trung tâm thông tin thư viện trong nước và quốc tế ; đồng thời đưa Trung tâm trở thành Trung tâm TT -TV đầu mối thông qua vi ệc ta ̣o lập một hệ thống quản lý khai thác , chia sẻ nguồn tài nguyên tri thức qua ma ̣ng với các bài giảng , giáo trình, các công trình nghiên cứu khoa ho ̣c , các CSDL điện tử chuyên ngành trong nu ̛ớc và m ột số nước khác trong khu vực .
Những nội dung đã được triển khai của Dự án đầu tư chiều sâu đã bước đầu đem lại những hiệu quả thiết thực, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của đông đảo bạn đọc ĐHQGHN .Cụ thể:
Trung tâm đã xây dựng cụm máy chủ gồm 04 máy chủ phục vụ, bước đầu đã đáp ứng được gần 30.000 lượt bạn đọc truy cập vào Cổng thông tin điê ̣n tử và gần 600.000 lượt phục vụ bạn đọc thông qua hệ thống quản lý thư viện điện tử Libol 5.5 (tính từ tháng 1 đến hết tháng 11 năm 2009); xây dựng hệ thống tra cứu gồm 20 máy thin-client tại khu vực Thượng Đình, đáp ứng 100% nhu cầu tra cứu của bạn đọc tại khu vực này; xây dựng được hê ̣ thống an ninh , an toàn ma ̣ng và dữ liê ̣u với khả năng phòng chống các cuộc tấn công , xâm nhâ ̣p trái phép vào hê ̣ thống ma ̣ng (từ nô ̣i ma ̣ng của ĐHQGHN và từ ngoài Internet).
Ngoài ra, trung tâm còn thống nhất dùng chung CSDL trong toàn hê ̣ thống ; tổ chức xây dựng được 01 hê ̣ thống tài nguyên điê ̣n tử (dữ liê ̣u số) với 68.000 biểu ghi (tương đương 68.000 bài tạp chí ); tăng cường nguồn tài nguyên thông tin điê ̣n tử cho t rung tâm đáp ứng hầu hết các chuyên ngành đào ta ̣o của ĐHQGHN , tính đến 19/10/2009 đã có gần 100.000 lượt ba ̣n đo ̣c truy câ ̣p CSDL điê ̣n tử (chỉ tính riêng các tài liê ̣u thuô ̣c Dự án ĐTCS ), đáp ứng khả năng truy câ ̣p : truy cập trực tuyến đến hơn 50.000 sách và hàng triệu bài đăng tạp chí điện tử, 4.895 đầu sách điện tử thuộc các chuyên ngành và 856 đầu tạp chí điện tử từ Volume 1 đến năm 1994 thuộc các chuyên ngành đào ta ̣o của ĐHQGHN .
2.3.1.1.1. Phần mềm và công cụ
Hệ điều hành thư viện điện tử Virtual với nhiều tính năng tiên tiến, thích hợp cho quản trị mô hình thư viện phân tán và hệ thống chíp điện tử, công nghệ RFID (công nghệ nhận dạng bằng sóng radio - Radio Frequency Identification) được đưa vào khai thác, sử dụng phục vụ cho công tác chuyên môn, nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc đang khằng định tính ưu việt so với các phần mềm trước đó.
Lựa cho ̣n được phần mềm vừa thân thi ện với người dùng tin, lại vừa tích hợp được các tính năng kỹ thuật tiên tiến là bài toán cần lời giải ngay đối với Trung tâm . Phần mềm thư viện tích hơ ̣p Libol 5.5 là phần mềm trong nước được thiết kế rất linh hoạt, giá thành hơ ̣p lý, đáp ứng các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ của ngành song tính linh hoa ̣t, khả năng bao quát, lưu trữ của phần mềm còn ha ̣n chế . Trong khi đó, tài liệu ngày càng gia tăng cả về số lượng và dung lượng. Tất yếu phải có sự lựa cho ̣n phần mềm khác đáp ứng được các yêu cầu mới đặt ra cho Trung tâm trong giai đoa ̣n mới- giai đoa ̣n hoàn thiện quá trình điện tử hóa tiến tới môi trường số hóa.Qua khảo sát, nghiên cứu và cân nhắc , Trung tâm quyết đi ̣nh lựa cho ̣n phần mềm quản lý thư viện Virtual để thay thế Libol 5.5.Phần mềm này bắt đầu đu ̛ợc triển khai và cài đạ ̆t từ tháng 10/2010. Trong năm ho ̣c 2009-2010 Trung tâm triển khai đào ta ̣o hu ̛ớng dẫn, cài đặt, chuyển đổi dữ liệu để nhanh chóng đưa vào sử du ̣ng h ệ điều hành thư viện điện tử Vitual với nhiều tính năng ưu việt thay thế cho phần mềm thư viện cũ.
Phần mềm quản lý thu ̛ viện Virtual do công ty VTLS Inc - Mỹ xây dựng và được sử dụng tại ho ̛n 90 thư viện trên toàn thế giới . Phần mềm này có khả n ăng quản lý tới hàng triệu biểu ghi, chạy ổn định trên hệ điều hành UNIX, hệ quản trị dữ liệu Orade.Về mặt kỹ thuật, Virtual được cấu trúc tới 3 tầng khách/chủ, hỗ trơ ̣ bảng mã Unicode cho từng loa ̣i ngôn ngữ . Giao diện người dùng dưới hình thức đồ họa sinh động và hỗ trơ ̣ chuẩn truy c ập, tìm kiếm thông tin qua cổng Z 39.50. Phần mềm này tuân thủ đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ trên thế giới như chuẩn biên mu ̣c MARC , kết nối liên thư viện, chuẩn SIP 2, tích hơ ̣p với h ệ thống RFID và các thiết bị tự động. Số modul mà phần mềm Virtual thiết kế ít hơn (biên mu ̣c, bổ sung, lưu thông,
OPAC, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ ), những tính n ăng tương hỗ được đặt chung vào một modul.
Hệ thống Virtual bao gồm 3 thành phần chính: -Giao diện người dùng
-Hệ thống máy chủ
-Hệ thống CSDL
Máy tra ̣m Virtual là giao di ện chính kết nối người dùng với h ệ thống, tương tác bởi các giao di ện đồ ho ̣a dễ sử du ̣ng . Phần mềm này còn hỗ trợ rất nhiều tính năng thân thiện với người dùng như: người dùng được lựa chọn ngôn ngữ trên máy trạm, Virtual sẽ hiển thi ̣ phần di ̣ch tu ̛ơng ứng mà ngu ̛ời dùng đã tạo thông qua “Virtual Language Editor”, sử du ̣ng giao thức Z 39.50 cho mo ̣i hoa ̣t đ ộng, chạy trên Windows và các trình duyệt web khác.
Hệ thống máy chủ giúp cán b ộ quản trị mạng của Trung tâm tự chỉnh nhiều tính n ăng như thiết l ập, xem và chỉnh sửa các thông số của từng module , thông tin người sử dụng , cấu hình n ội dung biểu ghi xuất hi ện trên OPAC, lưu thông và cổng thông tin tích hơ ̣p iPortal . Hệ thống này kết nối thẳng với CSDL Oracle- một cơ sở dữ liệu mạnh mẽ nhất thế giới , nó có tính có tính an toàn , bảo mật cao , tính nhất quán và toàn ve ̣n dữ liệu, cho phép các user truy nhập tới CSDL phân tán như một khối thống nhất .
Phần mềm Virtual còn đu ̛ợc hỗ trợ bởi cổng thông tin tích hợp iPortal , cho phép người dùng sử dụng dịch vụ trên OPAC và lu ̛u thông từ xa trên trình duy ệt web và công nghệ hình ảnh đồ ho ̣ a vector sinh động. Bạn đọc của Trung tâm tìm kiếm thông tin theo phu ̛ơng thức tìm đo ̛n giản hoạ ̆c nâng cao , có thể tìm kiếm cùng lúc nhiều CSDL .
Modul bổ sung có tính tích hơ ̣p và tu ̛ơng tác cao , dễ dàng ta ̣o đo ̛n đặt bằng cách kéo - thả. Phần mềm tự đ ộng nhận khi có hóa đơn, tạo biểu ghi sơ lược và có thể truy c ập ngay vào danh sách mới .
Modul biên mu ̣c đu ̛ợc thiết kế bằng giao di ện đồ ho ̣a (GUI) để thay thế những dòng l ệnh tương tác với máy tính , thân thiện với người sử dụng , làm cho
máy tính trở nên sử du ̣ng dễ dàng ho ̛n đối với người dùng không có kinh nghi ệm nhiều. Cán bộthư viện sẽ trực tiếp biên mục và sửa trên biểu ghi gốc dựa trên MARC 21, chuẩn biên mu ̣c FRBR , Unicode.
Module lưu thông quản lý biểu ghi bạn đọc theo MARC , quản lý tiền phạt , áp du ̣ng công ngh ệ RFID tự đ ộng mượn- trả, báo cáo và theo dõi tài khoản ,...
Module quản lý ấn phẩm nhiều kỳ . Module này tự đ ộng ta ̣o biểu ghi ấn phẩm, công cu ̣ pattern editor dễ s ử dụng, tạo các biểu ghi nhanh và dễ dàng .
Với những thông tin trên cho thấy , phần mềm Virtual là sự lựa cho ̣n thay thế đúng đắn để Trung tâm có thể quản lý tốt ho ̛n tài nguyên số và thân thi ện hơn với người dùng tin.
2.3.1.1.2 Trang thiết bị
Về trang thiết bị nội thất, nhằm tăng cường chỗ ngồi phục vụ bạn đọc và thay thế các trang thiết bị, lạc hậu, xuống cấp, Trung tâm đã trang bị thêm một số các trang thiết bị nội thấtgồm các loại bàn, ghế, kệ sách, tủ… trong đó đặc biệt cần thiết là các trang thiết bị cho kho mở, các phòng truy cập số hóa và phòng multimedia.
Về trang thiết bị kỹ thuật Trung tâm trang bị 02 máy photocopy kỹ thuật số được bố trí cho cả khu vực chuyên môn, nghiệp vụ & phục vụ bạn đọc.Hệ thống thiết bị (Tivi, giá đỡ, đầu DVD, loa …) được bố trí tại các khu vực phục vụ bạn đọc với mục đích giới thiệu thường xuyên các nguồn lực thông tin thư viện, cách sử dụng thư viện cùng các vấn đề về dịch vụ thông tin tại Trung tâm. Ngoài ra Trung tâm còn trang bị thêm máy chụp ảnh kỹ thuật để phục vụ công tác cấp thẻ bạn đọc; máy quay (camera) kỹ thuật số để phục vụ hội thảo, đào tạo của các chuyên gia nước ngoài; máy chiếu đa năng phục vụ công tác đào tạo cán bộ nghiệp vụ, hướng dẫn bạn đọc khai thác nguồn lực thông tin một cách hiệu quả nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu khoa học và đào tạo trình độ quốc tế; loa, amply cho hội trường, phòng đọc; tăng cường hệ thống điều hòa nhiệt độ; tăng cường một số thiết bị mã vạch: máy in mã vạch, phôi in mã vạch … phục vụ cho công nghệ mã vạch được áp dụng đối với thẻ mượn, đọc của độc giả và một số tài liệu không quan trọng khác.
Hạ tầng CNTT đã được đầu tư từ dự án đầu tư chiều sâu giai đoạn 2008- 2009 gồm:
- Hệ thống mạng cục bộ (LAN) có kết nối tới mạng trục backbone: 1GBs - Hệ thống máy chủ: 04 máy chủ Sun fire X4600 M2 và 02 máy chủ Sun fire X4200 M2
- Hệ thống an ninh mạng - Hệ thống cân bằng tải
- Hệ thống máy trạm phục vụ, máy trạm tra cứu
- Hệ thống máy số hóa sách đóng tập Kirtas 1400 trang/giờ.
Trong khuôn khổ của dự án, Trung tâm đã trang bị các loại máy chủ với mục đích sử dụng: 02 máy chủ Web và máy chủ ứng dụng nhằm phục vụ các dịch vụ cung cấp thông tin trên mạng; 02 máy chủ cơ sở dữ liệunhằm lưu trữ toàn bộ dữ liệu số hóa; 01 máy chủ File server: lưu trữ các tài nguyên chia sẻ trong nội bộ thư viện; 01 máy chủ backup: điều khiển, giám sát quá trình sao lưu dữ liệu của hệ thống.
Trung tâm khi được nâng cấp, hiện đại hóa sẽ lưu trữ một khối lượng thông tin số hoá rất lớn và tăng nhanh theo thời gian do đó Trung tâm xác định cần thiết thiết lập một hệ thống SAN để lưu trữ dữ liệu.