1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ
3.5.1. Mục tiêu
Đây là một trong những biện pháp cơ bản, là nhân tố quyết định chất lượng, hiệu quả công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Vì vậy, xây dựng kiện toàn và nâng cao năng lực lãnh đạo của đội ngũ công chức, viên chức các cấp là một yêu cầu khách quan, là điều kiện cơ bản, có ý nghĩa quyết định đến thành công trong công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Đặc biệt hiện nay việc nhận thức, trách nhiệm của một số lãnh đạo UBDT, Lãnh đạo vụ, đơn vị trực thuộc UBDT đối với việc công tác số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Thực trạng đó càng đòi hỏi phải tăng cường củng cố, nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý toàn UBDT.
3.5.2. Nhiệm vụ
Lãnh đạo, quản lý đối với quá trình triển khai số hóa cần bám sát quá trình triển khai số hóa để có sự chỉ đạo quản lý chặt chẽ, thường xuyên. Do vậy cần nghiên cứu làm rõ cơ chế lãnh đạo, quản lý có tính chất đặc thù với công tác số hóa, làm rõ các nội dung cần tập trung chỉ đạo, quản lý, trên cơ sở đó đề xuất hệ thống giải pháp tăng cường sự lãnh đạo, quản lý đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
3.5.3. Biện pháp thực hiện
Để tăng cường công tác chỉ đạo, quản lý đối với lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ cần thực hiện các biện pháp chủ yếu sau:
hứ nh t, t p trung x y ng và n ng c o năng c nh o và phát huy trách nhi m c cá nh n, tổ chức trong ho t ộng nh o công tác tri n h i s hoá tài i u u tr ở UBD .
Thường xuyên kiện toàn, bồi dưỡng nâng cao năng lực chỉ đạo toàn diện, trang bị kiến thức toàn diện cả về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ nhằm có đủ phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trên cương vị chức trách được đảm nhiệm.
Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, các vụ, đơn vị cần quán triệt sâu sắc mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Cụ thể hoá
cũng như tình hình có liên quan, để đề ra những chủ trương, biện pháp lãnh đạo sát đúng với thực tiễn của đơn vị. Trong nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ phải có nghị quyết chuyên đề phù hợp, trong đó xác định những nội dung, chỉ tiêu, biện pháp cụ thể đối với hoạt động công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Thường xuyên tiến hành công tác kiểm tra, chỉ đạo, tổ chức rút kinh nghiệm, kịp thời phát hiện những sai sót lệch lạc để bổ sung, uốn nắn, điều chỉnh kịp thời nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ.
Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc cần phải quán triệt sâu sắc chỉ thị, nghị quyết của cấp trên về công tác số hóa tài liệu, Quy định, nắm chắc mục tiêu, yêu cầu, nội dung kế hoạch, thực trạng mạnh, yếu trong hoạt động số hoá tài liệu lưu trữ. Kịp thời đề ra chủ trương, biện pháp lãnh đạo công tác quản lý chất lượng công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ đạt kết quả tốt.
Thứ hai, xây d ng k ho ch tri n khai s hoá tài li u u tr ở các v , n vị tr c thuộc Ủy ban Dân tộc.
Để công tác số hóa đạt hiệu quả cao, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT cần xây dựng kế hoạch triển khai số hóa. Trong kế hoạch cần xác định rõ các nội dung: mục tiêu số hoá; thành phần tài liệu cần số hoá; cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực; kinh phí; những yêu cầu về quản lý tài liệu số hoá; phần mềm quản lý tài liệu số; vấn đề bản quyền tài liệu số hoá… Trên cơ sở kế hoạch triển khai số hóa, các cơ quan đơn vị cần có sự cụ thể hóa phù hợp với điều kiện cụ thể và tổ chức thực hiện nghiêm túc, có chất lượng và hiệu quả cao.
hứ , tăng c ng công tác s tổng t, i m tr C n i chung, s h tài i u u tr n i riêng.
Cùng với việc xây dựng và tổ chức thực hiện nghiêm túc kế hoạch triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, các vụ, đơn vị cần tăng cường hoạt động sơ tổng kết, trao đổi rút kinh nghiệm để kịp thời đánh giá và phát huy những mặt đã làm được, phát hiện và khắc phục những vấn đề nảy sinh, tăng cường sự giúp đỡ lẫn nhau giữa các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc và giữa công chức, viên chức trực tiếp tiến hành số hóa.
Đồng thời, thường xuyên tiến hành kiểm tra công tác số hóa để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện
tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng vụ, đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và k luật khách quan, công bằng. Công tác kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác kiểm tra và xử lý các vi phạm trong ngành lưu trữ nói chung, nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác kiểm tra của ngành. Vì vậy, Ủy ban Dân tộc cần dựa vào các quy định của pháp luật về CTLT, công tác thông tin, truyền thông để tiến hành kiểm tra đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT. Công tác này rất quan trọng, trực tiếp phát hiện những sai sót để chấn chỉnh kịp thời, đồng thời phát hiện các mô hình, các tập thể, cá nhân tiêu biểu để kịp thời biểu dương, khen thưởng.
Trên đây là một số giải pháp cơ bản để tiến hành triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới. Những giải pháp cơ bản trên đây được xác định dựa trên những cơ sở lý luận và thực tiễn, chúng có mối quan hệ chặt chẽ, tác động biện chứng với nhau; không thể xem nhẹ hoặc tuyệt đối hoá bất kỳ giải pháp nào. Do đó, cần thực hiện đồng thời các giải pháp góp phần thực hiện có hiệu quả quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới.
Tiểu kết chƣơng 3
Chương 3 luận văn tập trung nghiên cứu đề xuất một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới. Theo tác giả, để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ cần thực hiện đồng thời nhiều giải pháp trong đó, luận văn đề xuất 5 giải pháp chủ yếu:
hứ nh t, n hành văn n v s hoá tài i u u tr . Đây là giải pháp quan
trọng hàng đầu nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai số hóa tài liệu ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc tại UBDT. Để hoàn thiện hệ thống các văn bản liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc cần: nghiên cứu đầy đủ, toàn diện quan điểm, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu điều kiện, khả năng và thực tiễn triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc; rà soát, bổ sung, hoàn thiện các văn bản liên quan đến công tác số hóa đã được ban hành; nghiên cứu các văn bản quy định và kinh nghiệm triển khai số hóa ở các cơ quan đơn vị khác; nghiên cứu tổng thể về quy trình, điều kiện bảo đảm cho quá trình tổ chức thực hiện công tác số hóa, khai thác, sử dụng tài nguyên số; thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ các cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị mình.
hứ h i, nghiên cứu các tiêu chu n thu t và chuyên môn nghi p v . Đây là
giải pháp cung cấp cơ sở khoa học cho quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay. Có nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, chuyên môn nghiệp vụ trong đó, cần tập trung nghiên cứu về những vấn đề sau: nghiên cứu xác định, lựa chọn và lập danh mục tài liệu để số hoá; nghiên cứu xác định công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ; nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá của tài liệu lưu trữ; nghiên cứu tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu số; nghiên cứu tiêu chuẩn công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu lưu trữ; nghiên cứu chế độ, chính sách bảo đảm về mọi mặt cho công số hóa tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị.
hứ , hoàn thi n quy trình tri n h i s hoá tài i u u tr . Đây là vấn đề
cần thiết, trực tiếp thực hiện số hoá tài liệu, quyết định đến kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi dữ liệu gốc thành dữ liệu dưới dạng tín hiệu số. Để xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, trong từng giai đoạn triển khai số hóa tài liệu
hứ t , tăng c ng nguồn c cho quá trình tri n h i s hoá tài i u u tr . Đây là điều kiện để triển khai số hóa lưu trữ tại UBDT hiện nay. Để tăng cường nguồn lực đầu tư cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay cần nghiên cứu xác định rõ nhu cầu, nguồn lực, định mức kinh phí cho tổng thể quá trình triển khai số hóa và từng giai đoạn, từng hạng mục, nội dung cụ thể; xây dựng cơ chế, chính sách bảo đảm ngân sách, huy động đầu tư cho quá trình triển khai số hóa; thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh, những sai phạm để kịp thời xử lý, bảo đảm hạn chế thấp nhất thất thoát kinh phí, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa.
Để nâng cao phẩm chất, năng lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tại UBDT hiện nay, cần: nghiên cứu xác định rõ mục tiêu, nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao phẩm chất năng lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa; mời các chuyên gia đến đào tạo cho công chức, viên chức tại đơn vị hoặc gửi công chức, viên chức đi học tập và đào tạo ở các cơ sở đào tạo; tự học hỏi và trao đổi giữa công chức, viên chức với nhau; phát huy tinh thần tích cực chủ động tự học tập, tự rèn luyện nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa.
hứ năm, tăng c ng s chỉ o, qu n i v i quá trình tri n h i s hoá
tài i u u tr . Đây là một trong những biện pháp cơ bản, là nhân tố quyết định
chất lượng, hiệu quả công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Để thực hiện giải pháp này cần: tập trung xây dựng và nâng cao năng lực lãnh đạo và phát huy trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong hoạt động chỉ đạo công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT; xây dựng kế hoạch triển khai số hoá tài liệu lưu trữ ở các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc; tăng cường công tác sơ tổng kết, kiểm tra CTLT nói chung, số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng.
Những giải pháp cơ bản trên có mối quan hệ chặt chẽ, tác động biện chứng với nhau; không thể xem nhẹ hoặc tuyệt đối hoá bất kỳ giải pháp nào. Do đó, cần thực hiện đồng thời các giải pháp góp phần thực hiện có hiệu quả quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới.
KẾT LUẬN
Luận văn đã triển khai thực hiện và hoàn thành những nhiệm vụ cơ bản đã đặt ra:
- Đề tài đã nghiên cứu làm rõ việc cần thiết số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc. Đề tài đã nêu một số khái niệm có liên quan và tập trung, luận văn giải thích rõ khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở đó, tập trung nghiên cứu làm rõ mục tiêu số hoá tài liệu lưu trữ, quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan, đánh giá ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, đề tài đã nghiên cứu làm rõ các yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ. Đây là khung lý thuyết cơ bản để tác giả đánh giá thực trạng.
- Đề tài cũng đã nghiên cứu khái quát quá trình hình thành, phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBDT, đặc điểm của tài liệu lưu trữ tại UBDT, tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban dân tộc. Đặc biệt, trên cơ sở khung lý thuyết về số hoá tài liệu lưu trữ ở chương 1, tác giả đã nghiên cứu thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, làm rõ chủ trương, chính sách số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, tình hình số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, đánh giá kết quả đạt được, những tồn tại hạn chế trong công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay. Đề tài đã nghiên cứu làm rõ nguyên nhân của thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT hiện nay làm cơ sở đề đề xuất một số giải pháp phù hợp trong thời gian tới.
- Đề tài cũng đã nghiên cứu đề xuất một số giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới. Theo tác giả có nhiều giải pháp để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT, trong đó luận văn đề xuất 5 giải pháp chủ yếu. Mỗi giải pháp tác giả đã nghiên cứu làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ và những biện pháp cụ thể để triển khai thực hiện số số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới.
Tuy nhiên, một số nhiệm vụ thực hiện còn có nhiều hạn chế như: do hạn chế về tài liệu nên trong phần lý luận, tác giả mới dừng lại ở việc tổng hợp, hệ thống hoá một cách có tính khái quát, chưa đi sâu làm rõ quy trình số hoá tài liệu lưu trữ. Nghiên cứu đánh giá thực trạng còn chưa sâu sắc, số liệu, dẫn chứng còn hạn chế. Giải pháp đưa ra còn thiếu những biện pháp cụ thể có tính khả thi, phù hợp với tính
Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian và bị chi phối bởi nhiều yếu tố khách quan nên chất lượng luận văn chưa thật sự đạt được như mong muốn. Kính mong các Thầy, Cô giáo, các nhà khoa học đóng góp ý kiến để tác giả tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, hoàn thiện và nâng cao chất lượng luận văn.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử”, p chí ăn
th u tr , số 11/2011
2. Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn
Thâm (1990), u n và th c tiễn C , Nxb Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội.
3. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, H ng ẫn s 169/HD-VTLTNN ngày 10
tháng 3 năm 2010 c C c ăn th và u tr Nhà n c v x y ng c sở i u u tr .
4. Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ y u hội nghị ho học “ u tr tài i u
i n t , Hà Nội.
5. Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), ừ i n u tr i t N m, H-1992.
6. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 c C c ăn th và u tr nhà n c v n hành quy trình và h ng ẫn th c hi n quy trình s hoá tài i u u tr p n s o o hi m và n s o s ng.
7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Quy t ịnh s 310/QĐ-VTLTNN ngày 21