1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc:
Các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc, đặc biệt là Trung tâm Thông tin và Văn phòng UBDT đã có nhiều nỗ lực trong hoạt động triển khai số hoá trên phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ”.
Thực hiện Quyết định 155/QĐ-UBDT ngày 17 tháng 7 năm 2012 của UBDT về việc ban hành quy định số hoá văn bản, Trung tâm Thông tin (Phòng Ứng dụng và Cơ sở dữ liệu của UBDT) đã cài đặt phần mềm và hướng dẫn cán bộ lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc số hoá văn bản lên hệ thống quản lý. Văn phòng Ủy ban Dân tộc đã số hoá và cập nhật văn bản của UBDT để phục vụ công tác khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBDT.
Để tạo cơ sở, tiền đề cho số hoá tài liệu, ngày 03/5/2013, UBDT đã ra mắt Cổng Thông tin điện tử của UBDT với mô hình thiết kế truyền thông đa phương tiện, thực hiện các dịch vụ công trực tuyến, từng bước theo thời gian, sẽ hình thành một kho dữ liệu về công tác dân tộc, phục vụ trực tiếp hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của UBDT cũng như nhu cầu cung cấp thông tin về lĩnh vực dân tộc cho các tổ chức và cá nhân quan tâm đến công tác dân tộc. Cổng thông tin điện tử UBDT được đưa vào sử dụng ngày 03 tháng 5 năm 2013, lãnh đạo UBDT giao cho giám đốc Trung tâm thông tin chủ trì thực hiện, đến nay đã đăng tải hàng 1000 văn bản, hướng dẫn các loại. Việc nâng cấp Trang thông tin điện tử thành Cổng Thông tin điện tử của UBDT là chuỗi hoạt động nằm trong lộ trình của Chính phủ về xây dựng hệ thống Chính phủ điện tử ở các Bộ, ngành, địa phương, là cơ sở quan trọng để tiến tới số hoá tài liệu ở UBDT hiện nay.
Hiện tại, nguồn tài liệu số hoá toàn văn của UBDT mới chỉ ở mức độ khiêm tốn. Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu đang được Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc quan tâm, tiếp tục triển khai thực hiện trong thời gian tới. Dưới đây là thông tin kết quả một số tài liệu mà UBDT đã số hoá, đưa ra phục vụ độc giả.
Số lượng hồ sơ đã số hóa là 172 hồ sơ gắn tệp toàn văn và 245 hồ sơ chưa gắn tệp toàn văn, đây là nguồn tư liệu rất quan trọng đang được Ủy ban Dân tộc lưu trữ, phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban Dân tộc và độc giả quan tâm đến công tác dân tộc. Để bảo quản vĩnh viễn và phổ biến rộng rãi những chính sách của Đảng, Nhà nước đến cộng đồng các dân tộc Việt Nam, UBDT sẽ tiến hành số hoá toàn bộ hồ sơ (1.580 hồ sơ) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (trừ hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước). Những hồ sơ, tài liệu đã số hoá được đưa vào sử dụng và phục vụ trực tuyến tại địa chỉ: cema.gov.vn
Việc triển khai số hoá tài liệu và ứng dụng CNTT đối với các hoạt động của UBDT được quan tâm, đã ứng dụng thông qua Hệ điều hành tác nghiệp của U ban; Lãnh đạo U ban thường xuyên xử lý công việc chuyên môn, cũng như việc chỉ đạo, đôn đốc các đơn vị trực thuộc bằng thư điện tử và Hệ điều hành tác nghiệp; duy trì, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 của UBDT trong hoạt động chung của cơ quan.