1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tạ
trữ tại Ủy ban Dân tộc
Những năm gần đây, thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, UBDT đã tăng cường áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động. UBDT luôn coi số hoá tài liệu về công tác dân tộc là một trong những điểm mấu chốt góp phần nâng cao năng lực công tác, mở rộng mạng thông tin để đưa tri thức khoa học và áp dụng công nghệ thông tin vào việc hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội vùng dân tộc thiểu số và miền núi. Về cơ bản mặc dù còn nhiều khó khăn, nhưng công tác lưu trữ nói chung và đối với số hoá tài liệu lưu trữ của UBDT đã từng bước được quan tâm, triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc trong tình hình mới.
Năm 2011, UBDT đã ban hành Quyết định số 95/QĐ-UBDT ngày 14/4/2011 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan UBDT giai đoạn 2011 - 2015”.
Ngày 17 tháng 7 năm 2012, UBDT đã ban hành Quyết định 155/QĐ-UBDT về việc ban hành quy định số hoá văn bản đi, đến của UBDT. Trong đó, quy định các loại hồ sơ, tài liệu số hoá đưa vào cơ sở dữ liệu bao gồm: hồ sơ vấn đề, hồ sơ hội nghị, hồ sơ vụ việc, tập lưu văn bản đi, đến… có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (trừ văn bản mật); các hồ sơ, tài liệu khác sẽ được lãnh đạo U ban xem xét.
Ngày 30/8/2013, tại Quyết định số 432/QĐ-UBDT Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT đã thành lập Ban Chỉ đạo ứng dụng CNTT của UBDT để chỉ đạo triển khai ứng dụng CNTT ở UBDT và các cơ quan làm công tác dân tộc địa phương; Quyết định số 466/QĐ- UBDT ngày 02/10/2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT ban hành Quy chế đảm bảo an ninh, an toàn trên mạng thông tin trong hoạt động của UBDT.
Năm 2014, ban hành Quyết định số 238/QĐ-UBDT ngày 30/7/2014 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm UBDT ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chỉ đạo ứng dụng CNTT của UBDT.
Như vậy, UBDT đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo để tăng cường ứng dụng CNTT vào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác dân tộc. Các văn bản có liên quan đến ứng dụng CNTT vào các hoạt động triển khai thực hiện công tác dân tộc đã được xây dựng và ban hành kịp thời, tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động ứng dụng CNTT tại UBDT. Đối với công tác số hoá tài liệu lưu trữ, từ các văn bản chỉ đạo nêu trên, có thể nhận thấy những vấn đề chủ yếu sau đây:
- UBDT đã nhận thức được vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ, công tác số hoá tài liệu lưu trữ. Trong các chủ trương chính sách của UBDT đã đề cập đến nhiệm vụ ứng dụng CNTT nói chung, số hoá nói riêng vào quá trình hoạt động, coi đây là một khâu quan trọng tạo nên sự chuyển biến tích cực, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ về lĩnh vực công tác dân tộc. Đồng thời, đây cũng được xem là nhiệm vụ hàng đầu trực tiếp góp phần cải cách thủ tục hành chính, bảo đảm triển khai thực hiện nhanh chóng, hiệu quả chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng và Nhà nước ta.
- Các Quyết định của UBDT đã xác định rõ tài liệu lưu trữ được phép và cần thiết phải tiến hành số hoá. Theo các quy định của UBDT thì các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn sẽ được tiến hành số hoá. Ngoài ra, một số hồ sơ tài liệu khác khi được Lãnh đạo cho phép thì sẽ được số hoá. Như vậy, không phải tất cả các tài liệu lưu trữ của UBDT được tiến hành số hoá mà chỉ một số loại hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử mới được số hoá. Điều này cho thấy phạm vi, quy mô thực hiện quy trình số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT còn hẹp, chỉ tập trung vào các hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thật sự cần thiết đối với việc thực hiện công tác dân tộc.
- Nguồn lực đầu tư để thực hiện số hoá còn hạn hẹp; các chủ trương, chính sách của UBDT chưa xác định cụ thể nguồn tài chính bảo đảm cho công tác số hoá cũng chưa đưa ra các giải pháp để huy động nguồn vốn cho nhiệm vụ này. Do đó, cũng chưa xác định kinh phí bảo đảm cho nhiệm vụ số hoá. Đây là khó khăn lớn đối với việc triển khai dự án số hoá tại Văn phòng Ủy ban và các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc.
Ngoài ra, UBDT cũng ban hành các văn bản quy định một số nội dung có liên quan đến quá trình thực hiện số hoá và khai thác, sử dụng tài nguyên số. Các quy định về bảo mật thông tin, bảo đảm an toàn cũng được ban hành và tổ chức thực hiện. Các văn bản về chính sách ưu đãi cho cán bộ làm CNTT để tăng cường chất lượng nguồn nhân lực làm CNTT nói chung và đối với số hóa tài liệu nói riêng.
Nhìn chung, UBDT có sự quan tâm đến công tác số hoá, đã ban hành một số văn bản có liên quan đến vấn đề này. Tuy nhiên, đến nay chủ trương, chính sách liên quan đến số hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT còn chung chung, phần lớn được lồng ghép, hoặc được đề cập trong các văn bản liên quan đến việc ứng dụng CNTT vào quá trình tổ chức thực hiện chính sách dân tộc.