1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa
Ủy ban Dân tộc lựa chọn loại hình tài liệu hành chính (1.580 hồ sơ) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của 07 phông lưu trữ: Phông lưu trữ Ủy ban Dân tộc, Phông lưu trữ Viện Dân tộc, Phông lưu trữ Trung tâm Thông tin, Phông lưu trữ Trường Cán bộ Dân tộc, Phông lưu trữ Tạp Chí Nghiên cứu Dân tộc, Phông lưu trữ Báo Dân tộc và Phát triển, Phông lưu trữ Nhà khách Dân tộc đang bảo quản tại kho để số hóa. Trước mắt giai đoạn thử nghiệm (từ tháng 9/2015 đến quý I/2016) lựa chọn 01 mục lục tài liệu (giai đoạn 2009-2013) gồm 163 hồ sơ và 09 tập lưu văn bản đi có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để số hóa. Việc thẩm định văn bản trước khi số hóa và cung cấp lên mạng đã bảo đảm thực hiện tốt các yêu cầu, nguyên tắc. Đặc biệt, năm 2014, Văn phòng UBDT đã thể hiện rõ vai trò bao quát, đầu mối điều phối xử lý các vấn đề liên ngành, chủ động làm việc với các Vụ, đơn vị để triển khai số hóa các văn bản lưu trữ, bảo đảm cho việc thực hiện quy trình số hóa nhanh chóng, góp phần triển khai thực hiện có hiệu quả chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, Nhà nước ta, giảm bớt tình trạng chậm tiến độ xử lý công việc. Các hồ sơ, tài liệu của Phông lưu trữ Ủy ban Dân tộc được đưa vào số hóa gồm các hồ sơ vấn đề, hồ sơ vụ việc, hồ sơ hội nghị, hội thảo, các tập lưu văn bản đi, đến có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước) gồm:
- Tài liệu về lãnh đạo chỉ đạo chung về công tác dân tộc; - Tài liệu sơ kết, tổng kết công tác dân tộc;
- Tài liệu về tổ chức bộ, cán bộ; - Tài liệu về chính sách dân tộc;
- Tài liệu về thi đua khen thưởng; - Tài liệu về hợp tác quốc tế; - Tài liệu về kế hoạch, tài chính; - Tài liệu về các nguồn tài trợ;…