1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên
nguyên nhân
2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT còn bộc lộ những hạn chế, tồn tại sau:
- h c hi n quy trình s hoá ch c tri t , ch t ng, hi u qu ch
cao. Quy trình thực hiện cũng còn đơn giản, chưa có sự đầu tư về nguồn nhân lực
cũng như trang thiết bị đầu tư cho số hóa. Ở một số cơ quan trực thuộc việc tiến hành số hoá còn chưa được quan tâm, chưa tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả triển khai thực hiện công tác dân tộc. Hiệu quả ứng dụng CNTT trong điều hành tác nghiệp còn thấp, chưa đáp ứng được yêu cầu theo chủ trương Chính phủ điện tử.
- i c tri n h i th c hi n ch tr ng s hoá tài i u u tr c UBDT còn ch m, ch ồng ộ. Số hóa tài liệu lưu trữ do Trung tâm thông tin; văn thư, lưu trữ của Văn phòng Ủy ban và các Vụ, đơn vị trực thuộc UBDT chịu trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, quá trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ vẫn còn chậm, việc số hoá tài liệu của các vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức. Đến nay, đa số các vụ, đơn vị trực thuộc vẫn chưa thực hiện tốt công tác số hoá tài liệu. Ngay tại Trung tâm Thông tin; văn thư, lưu trữ của Văn phòng UBDT việc triển khai thực hiện các khâu, các bước trong quy trình số hóa và mức độ tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ cũng còn chậm trễ.
- ng tài i u u tr c ti n hành s hoá còn ít. Số lượng tài liệu lưu trữ về công tác dân tộc được số hoá còn ít, chủ yếu mới tập trung vào số hóa các hồ sơ tài liệu hành chính có giá trị lịch sử không thuộc danh mục bí mật nhà nước. Vẫn còn tài liệu giấy tích đống trong kho lưu trữ; tài liệu của các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc chưa thu thập triệt để về kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, chưa chỉnh lý hoàn chỉnh nên chưa tiến hành số hoá dẫn đến hư hỏng và không phát huy được hiệu quả và giá trị của nguồn tài liệu. Các vụ, đơn vị trực thuộc, đặc biệt là Trung
hoá và cập nhật các văn bản đi, văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên mạng nội bộ của UBDT, nhưng mức độ còn rất thấp.
Hàng năm chưa thu thập tài liệu đúng thời hạn nên chưa chỉnh lý kịp thời, công chức, viên chức chưa thực hiện việc lập hồ sơ công việc nên khi thu tài liệu về kho thu theo bó gói, lưu trữ phải khôi phục lập hồ sơ nên chất lượng hồ sơ chưa tốt, hồ sơ thiếu không đầy đủ. Ví dụ hồ sơ tài liệu giai đoạn 2009-2013 đã thu 2 lần (lần 1 chỉnh lý tháng 6/2013; lần 2 chỉnh lý năm 2015) và chỉnh lý 02 quyển mục lục và giai đoạn này còn chưa thu hết tài liệu (chưa thu của tất cả các chuyên viên của các vụ, đơn vị). Đến nay, UBDT mới thực hiện số hoá một số hồ sơ, tài liệu vĩnh viễn. Do đó, quy mô, phạm vi, số lượng văn bản được số hoá không nhiều
i c qu n ý, h i thác, s ng tài nguyên s còn nhi u h n ch . Quá trình
quản lý hoạt động số hoá nói chung, tài nguyên số nói riêng ở UBDT chưa sát sao. Việc khai thác, sử dụng tài nguyên số còn gặp nhiều khó khăn, bởi phần lớn người trực tiếp sử dụng chưa thành thạo các thao tác kỹ thuật để có thể tiếp cận tài nguyên số. Do chưa nắm chắc các quy định trong khai thác, sử dụng tài nguyên số nên dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình sử dụng.
C sở v t ch t ph c v s hoá tài i u u tr ch c u t úng mức. Do
phần lớn hệ thống máy chủ được đầu tư từ Đề án 112 (giai đoạn 2002 - 2006) nên đến nay hệ thống này đã xuống cấp và đang bước vào giai đoạn cần phải sửa chữa, nâng cấp nhưng chưa có kinh phí để thực hiện. Hiện tại có tới 8/13 máy chủ đã có niên hạn sử dụng trên 05 năm, trong đó có 06 máy chủ cấu hình thấp không có khả năng nâng cấp do không có linh kiện và 01 máy chủ bị hỏng không sử dụng được. Thực tế chỉ còn 06 máy chủ được sử dụng cho các dịch vụ và ứng dụng. Do vậy các máy chủ chính phải dùng chung cho nhiều ứng dụng, số máy chủ còn lại dùng cho hoạt động dự phòng, không đủ khả năng duy trì thường xuyên các ứng dụng khi máy chủ chính gặp lỗi.
- Ph n m m vẫn còn một s l i nh : cập nhật các trường trong bản ghi xong tiến hành gắn tệp toàn văn không được mà phải lưu bản ghi, sau đó mở bản ghi ra chọn chức năng “sửa” bản ghi thì mới gắn tệp được, scan văn bản luôn trong quá trình nhập thông tin các trường trong bản ghi không thực hiện được.
2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế
Một à, ứng ng công ngh thông tin vào công tác văn th , u tr ở UBDT
là v n còn m i m nên còn nhi u h hăn, t c p. Hầu hết các vụ, đơn vị đảm
nhiệm chức năng lưu trữ ứng dụng công nghệ số hoá mới dừng lại ở việc làm theo phong trào nên chưa có nền tảng vững chắc, chưa tự chủ được công nghệ mà phải nhập khẩu từ nước ngoài, thiếu đội ngũ chuyên gia, thiếu kỹ thuật viên lành nghề, thiếu kinh nghiệm triển khai thực hiện số hoá, phần mềm chưa tự xây dựng được phải nhờ Trung tâm Tin học trực thuộc Cục Văn thư, lưu trữ Nhà nước cung cấp, trong quá trình triển khai thử nghiệm phần mềm số hóa gặp một số lỗi không tự sửa được mà phải đề nghị đơn vị cung cấp phần mềm sửa giúp, khi muốn cài phần mềm vào máy của các vụ, đơn vị không ở địa chỉ 80 Phan Đình Phùng phải xin Trung tâm mã nguồn mới cài đặt được,... Đây là yếu tố khách quan gây khó khăn lớn đối với việc tiến hành ứng dụng công nghệ số hoá ở U Ban Dân tộc.
Hai là, nh n thức c một s công chức, viên chức một s v , n tr c thuộc Ủy n D n tộc v vị trí, v i trò c s hoá tài i u u tr còn h n ch , c n vị còn
ch a coi trọng công tác s h . Lãnh đạo một số vụ, đơn vị trực thuộc chưa quan
tâm đầy đủ đến việc triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, chưa nắm vững yêu cầu khách quan của nhiệm vụ công tác dân tộc trong giai đoạn mới. Một số vụ, đơn vị chưa thấy được yêu cầu cấp thiết phải ứng dụng công nghệ số hoá vào lĩnh vực công tác dân tộc, nên chưa có sự triển khai thực hiện một cách kiên quyết.
Ba là, nguồn inh phí th c hi n s hoá còn h n hẹp. Kinh phí để đầu tư cho
mua sắm trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác số hóa và quá trình thực hiện số hoá là rất lớn, trong khi nguồn kinh phí để thực hiện số hoá ở các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc do nhà nước chi trả nên còn rất hạn hẹp, Ủy ban Dân tộc cũng chưa tạo được nguồn kinh phí riêng để cấp cho các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc thực hiện dự án số hoá. Hơn nữa, U ban Dân tộc cũng chưa có các chủ trương, chính sách cụ thể để huy động các nguồn kinh phí đầu tư để mua sắm và đồng bộ hoá hệ thống thiết bị cho công tác số hoá. Đây là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc triển khai số hoá ở Ủy ban Dân tộc chậm được triển khai với quy mô, phạm vi lớn.
chi tiết đối với công tác số hoá và triển khai số hóa. Việc thiếu những văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể, đặc biệt là những văn bản liên quan đến cơ chế, chính sách triển khai thực hiện số hoá, tổ chức thực hiện quy trình số hoá, đầu tư, huy động nguồn lực, chính sách đãi ngộ, ưu tiên đối với các lực lượng tham gia thực hiện số hoá… đã làm cho việc triển khai thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ trong các vụ, đơn vị thuộc UBDT chưa được thực hiện đồng loạt, phạm vi, quy mô nhỏ lẻ.
Năm à, năng c c ội ngũ cán ộ, nh n viên th c hi n công tác s hoá còn h n ch . Để triển khai dự án số hoá tài liệu lưu trữ thì yếu tố nhân lực đóng vai trò quyết định. Cán bộ thực hiện số hoá cần có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tin học thành thạo để vận hành, quản lý cũng như sử dụng thiết bị số hóa; biết ngoại ngữ để có thể sử dụng hết các tính năng của máy. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do hạn chế về năng lực của công chức, viên chức (trong đó có năng lực ngoại ngữ). Hầu hết đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hoá ở Ủy ban Dân tộc hiện nay mới chỉ được đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ và các chuyên ngành khác, một số rất ít được đào tạo trình độ công nghệ thông tin, rất ít cán bộ được cử đi đào tạo nghiệp vụ chuyên môn phục vụ công tác số hóa, do đó trình độ, kỹ năng số hoá còn hạn chế. Việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ tại UBDT còn thiếu, năng lực chuyên môn còn hạn chế. Đến nay, Văn phòng UBDT mới có 01 cán bộ làm lưu trữ (học Đại học luật đã qua chuyển đổi về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ); phần lớn các vụ, đơn vị bố trí cán bộ chuyên môn kiêm văn thư, lưu trữ, không bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách. Hầu như cán bộ văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc và các vụ, đơn vị trực thuộc không đào tạo về văn thư, lưu trữ mà học các ngành khác làm kiêm nhiệm có đồng chí còn chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Điều đó, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả thực hiện số hoá cũng như việc phát huy khả năng sáng tạo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tiểu kết chƣơng 2
Chương 2 đã tập trung làm rõ thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc hiện nay. Khi nghiên cứu thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc, luận văn đã đánh giá quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở Ủy ban Dân tộc. trên cơ sở nghiên cứu quy trình số hóa, đã phân tích ưu điểm, nhược điểm của quy trình số hóa tài liệu lưu trữ mà Ủy ban Dân tộc lựa chọn. Đồng thời, giải thích rõ tại sao lại lựa chọn quy trình số hóa đó.
Bên cạnh việc đánh giá những kết quả đã đạt được, luận văn đã chỉ ra những hạn chế, tồn tại trong công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT. Việc triển khai thực hiện chủ trương số hoá tài liệu lưu trữ của lãnh đạo UBDT còn chậm, chưa đồng bộ; Thực hiện quy trình số hoá chưa triệt để, còn có biểu hiện đơn giản, chủ quan trong quá trình thực hiện; chất lượng, hiệu quả số hóa tài liệu lưu trữ chưa cao; Việc quản lý, khai thác, sử dụng tài nguyên số còn nhiều hạn chế; Cơ sở vật chất phục vụ số hoá tài liệu lưu trữ chưa được đầu tư đúng mức.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn chế trên là do ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ở UBDT là vấn đề còn mới mẻ, còn nhiều khó khăn, bất cập; nhận thức của một số công chức, viên chức một số vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc về vị trí, vai trò của số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế, có đơn vị còn chưa coi trọng công tác số hóa; thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể để triển khai thực hiện số hoá; năng lực của đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác số hoá còn hạn chế. Thực trạng trên là cơ sở để luận văn nghiên cứu đề xuất một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT trong thời gian tới ở chương 3.
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ
3.1.1. Mục tiêu
Số hóa tài liệu lưu trữ là công tác quan trọng, có tác động trực tiếp, toàn diện đến quá trình tổ chức thực hiện công tác dân tộc. Việc triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải có sự tính toán cụ thể, chi tiết nguồn lực đầu tư, nội dung thực hiện, phạm vi, tính chất, hình thức, mức độ tiến hành để bảo đảm cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ đạt được mục tiêu đề ra, mang lại hiệu quả thiết thực. Trong thời gian qua, công tác số hoá tài liệu lưu trữ đã từng bước được triển khai thực hiện tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT, tuy nhiên công tác này đang gặp không ít những khó khăn, lúng túng khi triển khai thực hiện; tốc độ số hoá còn quá chậm so với nhu cầu thực tế đặt ra. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do thiếu cơ sở pháp lý và hướng dẫn triển khai thực hiện cụ thể của các cơ quan chức năng. Do đó, ban hành văn bản về số hóa là giải pháp quan trọng hàng đầu nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai số hóa tài liệu ở các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT. Đây là căn cứ cho quá trình tổ chức thực hiện bảo đảm đúng pháp luật, đúng quy trình đạt được mục tiêu đề ra.
3.1.2. Nhiệm vụ
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ của Nhà nước, trực tiếp là các Nghị định, hướng dẫn của các cơ quan chức năng, Ủy ban Dân tộc cần nghiên cứu ban hành một số văn bản quy định cụ thể việc triển khai số hóa, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, điều kiện và khả năng thực tế với các vụ, đơn vị trực thuộc. Có nhiều văn bản cần được ban hành, trong đó cần nghiên cứu ban hành các văn bản sau đây:
- Quyết định ban hành “Quy trình công nghệ số hoá tài liệu lưu trữ ” và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc;
- Quyết định ban hành “Tiêu chuẩn kỹ thuật bản số hoá tài liệu lưu trữ ” tại Văn phòng, các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ số tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Quy định về hình thức, thủ tục trong việc khai thác, sử dụng số hoá tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Quy định về đầu tư kinh phí, huy động và sử dụng tài chính cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT;
- Quy định về tiêu chuẩn công chức, viên chức thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ số tại các vụ, đơn vị thuộc UBDT;
- Hướng dẫn triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT;
- Hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ cần số hoá tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
- Hướng dẫn về kỹ thuật bảo quản bản số hoá tài liệu lưu trữ tại các vụ, đơn vị trực thuộc UBDT;
Nếu như các văn bản nêu trên được ban hành sẽ là cơ sở quan trọng để công tác số hoá tài liệu lưu trữ nói riêng, công tác lưu trữ nói chung có điều kiện triển