1.4 .Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc
3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ
3.4.1. Mục tiêu
Đây là giải pháp trực tiếp quyết định chất lượng quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Bởi lẽ, số hoá tài liệu lưu trữ sử dụng công nghệ hiện đại, đòi hỏi cần
hưởng đến quá trình số hoá tài liệu lưu trữ thì năng lực cho đội ngũ cán bộ, nhân viên đảm nhiệm công tác số hóa và kinh phí đầu tư là những nhân tố có tác động lớn. Con người luôn là yếu tố quyết định đến sự thành bại của bất kỳ công việc nào. Con người là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của công chức, viên chức lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ. Công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương án phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ của công chức, viên chức chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Thực tế cho thấy, công tác số hóa ở UBDT trong thời gian qua còn hạn chế một phần cũng do năng lực chuyên môn của công chức, viên chức làm công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa được đào tạo chuyên sâu. Chính vì vậy, trong thời gian tới, để công tác số hóa tài liệu ở UBDT đạt hiệu quả cao lãnh đạo UBDT cần quan tâm đến công tác đào tạo nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao phẩm chất, năng lực cho đội ngũ công chức, viên chức trực tiếp làm công tác số hóa tài liệu.
Không chỉ đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực mà còn cần đầu tư lớn về kinh phí để triển khai số hóa. Số hoá tài liệu lưu trữ tốn kém không chỉ ở việc lắp đặt hệ thống thiết bị ban đầu, mà còn cho duy trì hệ thống trong quá trình triển khai thực hiện. Kinh phí để triển khai và duy trì hệ thống số hoá rất lớn mà không phải cơ quan nào cũng có khả năng thực hiện.
3.4.2. Nhiệm vụ
Cần nâng cao phẩm chất, năng lực toàn diện cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa trong đó cần quan tâm hàng đầu đối với các phẩm chất và năng lực chuyên môn, nghiệp vụ. Để nâng cao phẩm chất, năng lực cho công chức, viên chức cần làm rõ thực trạng đội ngũ công chức, viên chức, xác định rõ những tồn tại, hạn chế, từ đó xác định rõ mục tiêu, nội dung, chương trình, kế hoạch và giải pháp nâng cao phẩm chất năng lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT.
Đồng thời, tăng cường nguồn kinh phí cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại UBDT. Để thực hiện điều này, cần làm rõ các nhu cầu cụ thể của các cơ
Nhà nước cấp, kinh phí cơ quan tự bảo đảm và các nguồn huy động từ xã hội; đề xuất cơ chế, chính sách và giải pháp huy động nguồn lực bảo đảm vừa tăng cường nguồn lực vừa sử dụng có hiệu quả.
3.4.3. Biện pháp thực hiện
* N ng c o ph m ch t, năng c cho cán ộ, nh n viên m nhi m công tác s h t i UBD hi n n y
Cần thực hiện các biện pháp sau:
Trước hết cần nghiên cứu xác định rõ mục tiêu, nội dung, hình thức, phương pháp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao phẩm chất năng lực cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa.
m c tiêu và yêu c u c ào t o, ồi ỡng
Mục tiêu và yêu cầu của đào tạo, bồi dưỡng là nhằm tăng cường trình độ, năng lực cho đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác số hóa tài liệu của UBDT đặc biệt là trang bị cho họ những kiến thức cơ bản nhất, bồi dưỡng, rèn luyện thành thạo các kỹ năng về số hoá tài liệu lưu trữ.
i t ng ào t o, ồi ỡng
Đối tượng cần được đào tạo, bồi dưỡng là công chức, viên chức của UBDT trực tiếp tham gia vào quá trình chỉ đạo và thực hiện việc số hoá tài liệu lưu trữ. Hiện nay, công chức, viên chức ở UBDT đã được cử đi đào tạo, tập huấn về số hoá tài liệu lưu trữ chủ yếu là các kỹ sư tin học và một số công chức, viên chức đảm nhiệm CTLT. Đối tượng tham gia đào tạo, tập huấn cần mở rộng không chỉ có đội ngũ công chức, viên chức chuyên trách số hóa mà cần phải có cả đội ngũ công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý của Văn phòng, các vụ, đơn vị và một số bộ phận thường xuyên liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung, số hóa nói riêng.
nội ung ch ng trình ào t o, ồi ỡng
Số hoá tài liệu lưu trữ vừa liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ, vừa là vấn đề kỹ thuật - công nghệ. Chính vì vậy, nội dung đào tạo, bồi dưỡng không chỉ tập trung vào lý thuyết và còn phải có thực hành. Nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng phải đảm bảo những nội dung sau:
- Sự cần thiết phải tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ;
- Tình hình số hoá tài liệu lưu trữ trên thế giới và tại Việt Nam;
- Điều kiện cần thiết để tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ: Cơ sở pháp lý; cơ sở vật chất, kho tàng, trang thiết bị; tài liệu lưu trữ, nguồn nhân lực, kinh phí…);
- Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ;
- Một số trường hợp hư hỏng thường gặp và cách sửa chữa, khắc phục đối với các thiết bị, máy móc, hệ thống số hoá.
hứ h i, đào tạo kỹ năng thực hành.
Đào tạo kỹ năng thực hành là vấn đề rất cơ bản bởi vì số hoá tài liệu lưu trữ chủ yếu là hoạt động mang tính chất kỹ thuật. Phần việc này chủ yếu do những công chức, viên chức kỹ thuật đảm nhiệm. Do vậy, nếu họ không được đào tạo tốt về kỹ năng thực hành thì bản số hoá được làm ra sẽ khó có thể đảm bảo được chất lượng và công tác số hoá sẽ trở nên vô nghĩa.
Số hoá tài liệu lưu trữ muốn thực hiện tốt thì công chức, viên chức không những cần được trang bị những kiến thức lý thuyết cơ bản mà còn được cần được thực hành, được hướng dẫn một cách tỉ mỉ, cụ thể. Đặc biệt, công chức, viên chức đảm nhận công tác số hóa cần phải được hình thành, rèn luyện thành thạo các kỹ năng, kỹ xảo để thực hiện tốt quy trình số hóa và các thao tác kỹ thuật có liên quan.
hình thức ào t o, ồi ỡng
Cần thực hiện đồng thời các hình thức, phương pháp bồi dưỡng, đào tạo, kết hợp cả chính quy và không chính quy, tập trung và không tập trung, ngắn hạn và dài hạn, bồi dưỡng hạt nhân nòng cốt với bồi dưỡng, tập huấn toàn thể công chức, viên chức… Tùy vào điều kiện khả năng cụ thể để xác định và thực hiện các hình thức, phương pháp bồi dưỡng khác nhau.
H i à, m i các chuyên gi n ào t o cho cán ộ t i n vị ho c g i công
chức, viên chức i học t p và ào t o, ồi ỡng ở các c sở ào t o. Đây là những
hình thức tối ưu nhất, tuy nhiên cũng đối mặt với một số khó khăn nhất định như: Kinh phí, trình độ ngoại ngữ, yêu cầu nhiệm vụ, biên chế, tổ chức…
B à, các c qu n, n vị và ng ti n hành s hoá t học hỏi và tr o ổi
cán ộ v i nh u. Hình thức này sẽ tiết kiệm được kinh phí cho các vụ, đơn vị, tuy
cử viên chức đi tham quan và học hỏi kinh nghiệm ở Trung tâm tin học Văn phòng TW Đảng.
B n à, phát huy tinh th n tích c c ch ộng t học t p, t rèn uy n n ng c o
trình ộ, năng c c ội ngũ công chức, viên chức m nhi m công tác s h .
Đây là giải pháp có tính quyết định, bởi mọi sự nỗ lực của tổ chức sẽ không đem lại hiệu quả nếu bản thân mỗi công chức, viên chức không tự nỗ lực học tập, rèn luyện nâng cao trình độ, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. Để việc tự học tập, tự rèn luyện đạt kết quả đòi hỏi mỗi cá nhân trên cơ sở trình độ, năng lực của bản thân, điều kiện môi trường làm việc cụ thể để xác định kế hoạch cụ thể và kiên quyết thực hiện kế hoạch, đề cao tinh thần ham học hỏi, cầu tiến bộ, thường xuyên tranh thủ học tập những người có trình độ, năng lực trong mọi điều kiện, hoàn cảnh cụ thể.
Ngoài việc nâng cao phẩm chất, năng lực của đội ngũ công chức, viên chức chuyên trách làm công tác số hóa, cần nâng cao trình độ, năng lực tin học của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác dân tộc. Bởi đây là lực lượng trực tiếp khai thức, sử dụng tài nguyên số, đội ngũ này không có những hiểu biết, kỹ năng tin học thì sẽ không có nhu cầu sử dụng tài nguyên số. Vì vậy, việc triển khai số hóa sẽ không mang liệu hiệu quả thiết thực và khó có thể đạt được yêu cầu đề ra. Do đó, cần tổ chức các khoá tập huấn về ứng dụng tin học, nhất là các hiểu biết và kỹ năng khai thác, sử dụng tài nguyên số cho đội ngũ cán bộ của UBDT và cơ quan làm công tác dân tộc.
Như vậy, việc đào tạo hình thành đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật viên lành nghề về số hoá tài liệu lưu trữ là rất cần thiết. Bên cạnh việc tập huấn lý thuyết, cần bồi dưỡng thực hành chuyên sâu và chi tiết quy trình số hóa để sau khi tập huấn, các công chức, viên chức có thể ứng dụng ngay những kiến thức được bồi dưỡng vào thực tiễn.
Thực tế tại UBDT hiện nay, kinh phí cấp cho công tác số hóa là rất hạn hẹp. Nguồn lực đầu tư cho chiến lược ứng dụng CNTT của UBDT còn hạn hẹp, kinh phí cấp cho hoạt động ứng dụng CNTT được cân đối từ nguồn kinh phí chi thường xuyên hàng năm của UBDT, nên chỉ đủ đế duy trì các hệ thống, không có khả năng phát triển. Do vậy, để đảm bảo thực hiện có hiệu quả công tác số hóa cần tăng cường kinh phí chi cho hoạt động ứng dụng CNTT nói chung, kinh phí để triển khai
* Tăng c ng u t kinh phí cho công tác tri n h i s h tài i u u tr t i UBD .
Cần thực hiện các biện pháp sau:
Một à, nghiên cứu xác định rõ nhu cầu, nguồn lực, định mức kinh phí cho tổng thể quá trình triển khai số hóa và từng giai đoạn, từng hạng mục, nội dung cụ thể. Đây là cơ sở khoa học quan trọng để UBDT xác định rõ nguồn đầu tư, mức đầu tư, nội dung cần ưu tiên đầu tư để tổ chức thực hiện. Hiện nay, ở UBDT cần xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống máy chủ đảm bảo được tích hợp và cài đặt tại cơ quan UBDT phục vụ tốt nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin về công tác dân tộc, hệ thống cơ sở dữ liệu về các vấn đề dân tộc để tăng cường khả năng đảm bảo hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành đồng bộ trong hệ thống các cơ quan làm công tác dân tộc, triển khai các dịch vụ công trực tuyến nằm trong chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc của UBDT, cần bổ sung đầu tư tối thiểu 05 máy chủ cấu hình cao, đảm bảo toàn bộ các dịch vụ được hoạt động ổn định, thông suốt. Hệ thống lưu trữ tập trung cần trang bị 01 hệ thống mạnh hơn với dung lượng lưu trữ cao hơn.
Hai là, xây dựng cơ chế, chính sách bảo đảm ngân sách, huy động đầu tư cho
quá trình triển khai số hóa. Đây là cơ sở để các cơ quan chức năng xác định kinh phí đầu tư và huy động đầu tư để triển khai thực hiện. Việc xác định rõ chủ trương chính sách, cơ chế, điều kiện bảo đảm tài chính sẽ tạo cơ sở bảo đảm tài chính cho việc triển khai số hóa. Để có thể ban hành được những chủ trương, chính sách phù hợp cần căn cứ vào cơ chế chính sách hiện hành; kinh nghiệm huy động nguồn lực cho công tác số hóa ở các cơ quan đơn vị, từ đó đề xuất ban hành chủ trương, chính sách phù hợp với điều kiện, khả năng của cơ quan đơn vị, phát huy mọi tiềm lực, khả năng, bảo đảm tốt nhất cho công tác triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, trong kế hoạch sử dụng tài chính của các cơ quan đơn vị, cần xác định cụ thể số lượng, nguồn tài chính bảo đảm cho quá trình triển khai số hóa, làm cơ sở cho các đơn vị tổ chức thực hiện.
Ba là, thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh, những sai phạm để kịp thời xử lý, bảo đảm hạn chế thấp nhất thất thoát kinh phí, nguồn lực đầu tư cho công tác số hóa. Triển khai số hóa là một công
cùng với việc hoàn thiện cơ chế chính sách, cần có sự kiểm tra, thanh tra, giám sát chặt chẽ của cơ quan chức năng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những thiếu sót và xử lý những sai phạm trong quá trình tổ chức thực hiện.