9. Bố cục của luận văn
1.2. Giới thiệu các phông lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các đảng ủy khối
1.2.1. Cơ sở xác định các phông lưu trữ Đảng uỷ khối
* Cơ sở lý luận để xác định các phông lưu trữ đảng uỷ khối
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải tổ chức theo phông đảm bảo mối liên hệ lịch sử giữa các phông lưu trữ. Khi thành lập một phông lưu trữ cơ quan phải dựa trên 4 điều kiện cơ bản để thành lập một phông lưu trữ độc lập :
+ Thứ nhất, có văn bản pháp quy về việc thành lập cơ quan, trong đó
quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đó. [5, tr.55]
Như đã trình bày ở phần lịch sử hình thành các Đảng uỷ khối, năm 1982, Ban Bí thư đã ra Quyết định số 12-QĐ/TW ngày 08/11/1982 một số vấn đề về hệ thống chỉ đạo các đảng bộ cơ quan Trung ương, tỉnh thành phố
trực thuộc Trung ương. Theo quyết định này, các Đảng uỷ khối về các lĩnh
vực công tác chính thức được thành lập. Nội dung của văn bản trên có quy định về chức năng, nhiệm vụ của các Đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương, do vậy đây là văn bản pháp quy về việc thành lập các Đảng uỷ khối.
+ Thứ hai, các Đảng uỷ khối có biên chế cán bộ và tổ chức bộ máy ổn định. Các Đảng uỷ khối có quyền tuyển dụng, đào tạo cán bộ.
+ Thứ ba, các Đảng uỷ khối có ngân sách độc lập, giao dịch, thanh
quyết toán với tài chính, ngân hàng,...
+ Thứ tư, có bộ phận văn thư tập trung và sử dụng con dấu riêng.
Các đảng uỷ khối đều bố trí cán bộ làm công tác văn thư. Văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản đi, đến của đảng uỷ; quản lý con dấu của đảng uỷ,...
Dựa vào bốn điều kiện trên có thể khẳng định rằng các đảng uỷ khối đều có cơ sở để lập thành những phông lưu trữ cơ quan độc lập.
* Cơ sở thực tiễn
Có nhiều cơ sở, căn cứ thực tiễn để quyết định thành lập một phông lưu trữ hay một sưu tập lưu trữ như căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu của cơ quan hình thành với số lượng nhiều hay ít; vị trí, tầm quan trọng của cơ quan- đơn vị hình thành phông; các nhu cầu về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều....mà lập nên các phông lưu trữ độc lập hay các sưu tập lưu trữ. Đối với các phông lưu trữ đảng uỷ khối, qua đối chiếu thì hội tụ đầy đủ và đáp ứng những căn cứ trên, do vậy tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các đảng uỷ khối phải tổ chức theo phông, đảm bảo mối liên hệ lịch sử giữa các phông lưu trữ.
* Giới hạn thời gian của phông lưu trữ.
Đối với cơ quan đang hoạt động thì thời gian bắt đầu của phông được tính từ ngày có quyết định thành lập cơ quan đó, còn thời gian kết thúc thì chưa xác định được. Còn đối với các phông lưu trữ đã giải thể, ngừng hoạt động thì thời gian bắt đầu và kết thúc được tính từ ngày có quyết định thành lập và quyết định giải thể cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Các đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương là những phông tài liệu lưu trữ ngừng hoạt động. Đối chiếu với lý luận và thực tiễn, các phông đảng uỷ khối, tên phông, giới hạn thời gian của các phông được xác định như sau :
BẢNG THỐNG KÊ TÊN PHÔNG, GIỚI HẠN THỜI GIAN CỦA CÁC PHÔNG LƯU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI
Stt Tên phông Thời gian tài liệu
1 Phông Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương Bắt đầu: 1/1982 Kết thúc : /2007 2 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Nội chính Trung ương - 3 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Dân vận Trung ương - 4 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Khoa giáo Trung ương - 5 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Đối ngoại Trung ương - 6 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Trung ương về công tác Tư
tưởng
-
7 Phông Đảng uỷ khối Kinh tế Trung ương -
8 Phông Đảng uỷ khối Phân phối Lưu thông Bắt đầu : 11/1982 Kết thúc :3/4/1984 9 Phông Đảng uỷ khối Công nghiệp Trung ương Bắt đầu : 11/1982
Kết thúc 01/6/1989 10 Phông Đảng uỷ khối Nông nghiệp Trung ương Bắt đầu : 11/1982
Kết thúc: 9/10/1991
Bảng thống kê các phông và giới hạn thời gian của phông