Việc xác định giá trị tài liệu lưu, loại, lưu có thời hạn là một công việc vô cùng phức tạp và khó khăn đối với người làm công tác tổ chức khoa học tài liệu. Thực tế cho thấy, các phông lưu trữ đảng ủy khối đều chưa được xác định giá trị tài liệu. Tài liệu lẫn lộn giữa có giá trị và hết giá trị, tài liệu không
thuộc phông, tài liệu không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, tài liệu mang tính chất sự vụ, tài liệu tham khảo, sách báo, tạp chí...
Ví dụ:
+ Các loại sách báo tạp chí như Xây dựng Đảng, Dân vận, lịch sử Đảng, Quản lý Nhà nước,...
+ Các loại tài liệu gửi đến để biết, để tham khảo : các loại công văn, giấy mời họp, thông báo sự vụ như giới thiệu chức vụ, chữ ký, xin văn phòng phẩm, mắc điện thoại, mời họp, đôn đốc góp ý văn bản, đề nghị trợ cấp,…
+ Bản thảo, bản nháp của chuyên viên, cán bộ trong cơ quan, + Các loại giấy nháp, giấy loại, phong bì, bìa,…
Ngoài ra, các văn bản có nội dung thông tin và hình thức trùng nhau chiếm một số lượng đáng kể, như các báo cáo 6 tháng, năm, chuyên đề, vụ việc của Đảng uỷ khối; tài liệu đến của Trung ương và các ban Trung ương chỉ đạo, phối hợp công tác với đảng uỷ khối.
Do không được lập hồ sơ hiện hành nên dẫn đến lâu năm tài liệu bị chất đống, bị bó gói. Tài liệu lưu, loại, ít giá trị để lẫn vào nhau, điều này gây khó khăn, mất thời gian trong việc tra tìm phục vụ sự khai thác tài liệu của cán bộ, lãnh đạo trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết phải tổ chức khoa học khối tài liệu bó gói này để bảo quản khối tài liệu lưu vĩnh viễn và loại ra tài liệu không có giá trị để phục vụ việc khai thác, sử dụng có hiệu quả.