2.3.4 .Tổ chức công cụ tra cứu
2.3.5. Một số đặc điểm khác
* Thể thức, thể loại văn bản
Trước năm 1997, hệ thống chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Đảng chưa có một quy định chính thống nào về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, các cơ quan Đảng khi ban hành văn bản đều tham khảo mẫu văn bản của nhau và lựa sao cho phù hợp. Chính vì vậy, đã tạo ra sự không thống nhất trong kỹ thuật trình bày văn bản của mỗi cơ quan Đảng.
Đến năm 1997, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã giúp Văn phòng Trung ương Đảng soạn thảo văn bản trình Trung ương và đã được phê duyệt và ban hành Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01/10/1997 của Ban Chấp hành Trung ương về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02/02/1998 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể loại văn bản của Đảng và đến ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 11-HD/VPTW thay thế cho Hướng dẫn số 01.
Qua khảo sát thì tài liệu lưu trữ do các Đảng uỷ khối phát hành thường không có dấu, số lượng chiếm khoảng 1/5 tổng số lượng văn bản đi. Tập trung
ở hầu hết các Đảng uỷ như Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương, Đảng uỷ khối Dân vận Trung ương , Đảng uỷ khối Nội chính Trung ương ,…
Tình trạng văn bản, tài liệu lưu trữ do các Đảng uỷ khối và các ban tham mưu, giúp việc của các Đảng uỷ khối phát hành thiếu dấu đỏ ngày càng trở nên phổ biến
(Xem phụ lục số 6)
Ngoài tình trạng thiếu dấu đỏ, thiếu chữ ký thì kỹ thuật trình bày thể thức văn bản chưa đúng với quy định cũng diễn ra phổ biến như các chi tiết về ngày tháng, tiêu đề, số ký hiệu, kiểu chữ, cỡ chữ, dáng chữ...Một số ít tài liệu của các ban chuyên môn, giúp việc ban hành nhưng đóng dấu của Đảng uỷ khối; tài liệu có chữ ký nhưng không có họ, tên người ký; chắp vá, dán chữ ký để phôtô phát hành văn bản,...
Điều này phải chấn chỉnh ngay nếu cứ để tình trạng này kéo dài thì tương lai tài liệu lưu trữ sẽ lưu toàn những bản thiếu dấu đỏ. Nếu người khai thác muốn có bản chính đầy đủ thể thức để đối chiếu thì không có, ảnh hưởng rất lớn đến giá trị chân thực và tính pháp lý của tài liệu lưu trữ.
* Công tác bảo quản tài liệu tại các đảng uỷ khối
Việc áp dụng khoa học kỹ thuật trong việc sử dụng giấy in và mực in tốt cộng với điều kiện, trang thiết bị bảo quản và ý thức bảo quản của mỗi cán bộ làm việc liên quan đến công tác công văn giấy tờ hết sức quan trọng, quyết định đến tuổi thọ của tài liệu. Trong khoảng thời gian từ 10 - 15 năm trở lại đây, các đồng chí lãnh đạo đảng uỷ khối đã quan tâm, chú ý và tạo điều kiện cho việc mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như việc lắp điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi, hút ẩm, phòng chống cháy, nổ cho các phòng làm việc; kho lưu trữ; mua sắm cặp, hộp, tủ đựng tài liệu lưu trữ,...nên công tác bảo quản tài liệu đã có nhiều biến chuyển tích cực.
Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác bảo quản tài liệu tại các đảng uỷ khối vẫn còn nhiều bất cập. Thể hiện ở việc tài liệu lưu trữ được thu về Kho Lưu trữ Trung ương trong tình trạng xuống cấp khá nghiêm trọng, như ố vàng, nấm mốc, mủn, rách, dính chữ... ở giai đoạn từ 1980-2000.
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó là :
- Một là, các đảng uỷ khối chưa bố trí phòng, kho lưu trữ tài liệu riêng
biệt. Tài liệu của cán bộ nào thì cán bộ đó bảo quản, tài liệu của văn thư thì văn thư bảo quản. Nói chung tài liệu lưu trữ được bảo quản tại chỗ làm việc của các cán bộ.
- Hai là, do được bảo quản tại chỗ làm việc của cán bộ nên việc trang
bị các thiết bị, cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu không đáp ứng đầy đủ. Qua thống kê, các phòng làm việc chỉ có máy điều hoà nhiệt độ, cặp ba dây, tủ đựng tài liệu. Hơn nữa, các trang thiết bị bảo quản không được sử dụng thường xuyên 24/24, chỉ trong 8 giờ hành chính, thời gian còn lại các thiết bị không hoạt động. Do đó càng tăng thêm sự chênh lệch nhiệt độ dẫn đến ẩm mốc phát sinh, tài liệu nhanh bị bụi, bẩn, mủn, ố vàng,...Điều này khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử tốn rất nhiều công sức của cán bộ làm công tác chỉnh lý tài liệu như việc tổn hại sức khỏe do bụi bẩn và tốn tiền của Nhà nước trong việc tiến hành việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. (Xem phụ lục số 7)