2.3.4 .Tổ chức công cụ tra cứu
3.1.2. Các nội dung, công việc cụ thể
3.1.2.3. Biên mục hồ sơ, tài liệu
Các bước tiến hành khi biên mục hồ sơ
- Đánh số trang trong từng đơn vị bảo quản. - Viết mục lục bên trong hồ sơ.
- Viết chứng từ kết thúc. - Viết hoàn chỉnh bìa hồ sơ.
+ Biên mục bìa hồ sơ là thể hiện tên đơn vị hình thành phông, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu kết thúc, số trang tài liệu, thời hạn bản quản, số đơn vị bảo quản. Tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối khi đưa ra tổ chức khoa học là những phông đã kết thúc hoạt động nên trên bìa hồ sơ còn ghi cả thời gian bắt đầu kết thúc của phông.
Ví dụ:
Phông Lưu trữ Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương (Giai đoạn 1982-2007)
+ Tên đơn vị hình thành phông là tên của cơ quan đảng uỷ khối như : Phông Đảng uỷ khối cơ quan Nội chính Trung ương, Phông Đảng uỷ khối cơ quan Dân vận Trung ương…
+ Tiêu đề hồ sơ phải ngắn gọn giới thiệu khái quát thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ. Thể hiện những đặc trưng cơ bản khi viết tiêu đề hồ sơ như thể loại, tác giả, nội dung tài liệu bên trong và thời gian tài liệu đề cập.
+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối chính là thời gian sớm nhất của tài liệu và thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ. Thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ được đặt ở vị trí góc phải phía dưới tiêu đề hồ sơ.
+ Số trang của hồ sơ là tổng số trang tài liệu có trong hồ sơ được đặt ở góc trái phía dưới tiêu đề hồ sơ.
+ Số đơn vị bảo quản là thứ tự đơn vị bảo quản trong toàn phông được đặt ở vị trí góc trái của tờ bìa hồ sơ.
+ Thời hạn bảo quản được đặt ở bên phải dưới tiêu đề hồ sơ
(Xem phụ lục số 10,11)