9. Bố cục của luận văn
2.2.3. Tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo quản an toàn, chặt chẽ, giữ gìn
gìn bí mật, không để mất mát và thất lạc tài liệu.
Khi một phông lưu trữ được tổ chức khoa học và được nhập vào Kho Lưu trữ lịch sử đồng thời phông tài liệu đó sẽ được quản lý theo một chế độ bảo quản theo đúng thủ tục và rất nghiêm ngặt. Vì khi hồ sơ, tài liệu ở trong Kho Lưu trữ, việc khai thác, sử dụng nó phải trải qua một quy trình như xin ý kiến, thẩm duyệt, tiến hành các thủ tục rút tài liệu trong kho, lập hồ sơ khai thác,…
Đối với tài liệu hành chính thông thường chỉ cần có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Cục Lưu trữ; còn đối với tài liệu mật, tối mật, …phải xin ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và thậm chí có những tài liệu và nội dung thông tin tài liệu phải xin ý kiến của Bộ Chính trị, Ban Bí thư
(Xem phụ lục số 4)
Vì vậy, hồ sơ, tài liệu không thể tự tiện được rút ra, rút vào và khai thác một cách tự do nên tránh được nguy cơ thất lạc, mất mát.
Hơn nữa, một số nội dung tài liệu của các đảng uỷ trực thuộc Trung ương là những tài liệu thuộc dạng Tối mật, Mật, đặc biệt là khối tài liệu về kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kỷ luật. Do vậy, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ sẽ đảm bảo cho công tác bảo mật thông tin trong tài liệu, tránh tình trạng mất mát, thất lạc, lộ thông tin gây nên những hậu quả nghiêm trọng cho đất nước và cho dư luận xã hội.
2.2.4. Tổ chức khoa học giúp cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ được thuận lợi
Sau khi tài liệu lưu trữ đã được phân loại, xác định giá trị, lập thành hồ sơ (đơn vị bảo quản) thì hệ thống hoá và làm mục lục tổng hợp là một trong
những công đoạn cuối cùng của quá trình tổ chức khoa học tài liệu. Muốn cho việc ứng dụng tin học có hiệu quả thì phải dựa trên cơ sở khối tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khoa học tài liệu hoàn chỉnh. Dựa vào các nội dung cô đọng được ghi trên bìa hồ sơ như tên hồ sơ, số đơn vị bảo quản ở trong phông, thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ, số lượng trang, thời hạn bảo quản, cán bộ lưu trữ mới có thể nhập các thông tin trên vào các cơ sở dữ liệu để phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu.
Do vậy, chỉ sau khi tiến hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, sự ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ tài liệu mới có hiệu quả triệt để.
2.3. Thực trạng tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối được giao nộp về Kho Lưu trữ Trung ương.
2.3.1. Tình hình thu thập và giao nộp tài liệu
Một trong những chức năng, nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng là thu thập tài liệu từ các ban, đảng, đảng đoàn, ban cán sự đang hoạt động và đã ngừng hoạt động ở Trung ương, đồng thời các đảng uỷ khối cũng có trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ khi hết thời gian hiện hành vào Kho Lưu trữ Trung ương để quản lý tập trung, thống nhất. Từ ngày thành lập năm 1982 đến khi các đảng uỷ khối sáp nhập, hợp nhất, giải thể năm 2007, Kho Lưu trữ Trung ương đã tiến hành thu nhận rải rác tài liệu lưu trữ của các đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương về Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Kết quả cụ thể của như sau:
KẾT QUẢ THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC ĐẢNG UỶ KHỐI LẦN 1
Stt Tên phông Số lượng
cặp
Thời gian tài liệu
Ghi chú
1 Phông Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương
2 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Nội chính Trung ương
110 1982-2001 3 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Dân vận
Trung ương
50 1982-1992 4 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Khoa giáo
Trung ương 60 1982-1991
5 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Đối ngoại Trung ương
50 1982-1996 6 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Trung ương
về công tác Tư tưởng
155 1982-1996 7 Phông Đảng uỷ khối Kinh tế Trung ương 0
Nguồn: Hồ sơ các phông đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương, Kho Lưu trữ TW
- Lần hai, vào tháng 4 năm 2007, thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 (khoá X) của Ban Chấp hành Trung ương về việc hợp nhất, sáp nhập các ban, đảng ở Trung ương. Bảy đảng uỷ khối giải thể và hợp nhất thành hai đảng uỷ, đó là Đảng bộ khối các cơ quan Trung ương và Đảng bộ khối Doanh nghiệp Trung ương. Khi tiến hành giải thể và hợp nhất, “các đảng uỷ khối có trách nhiệm bàn giao hồ sơ lưu trữ, con dấu nộp về Kho lưu trữ Trung ương Đảng
theo quy định”. [34-35, tr.2]. Chính vì vậy, kết quả của đợt này được thống kê
như sau :
KẾT QUẢ THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÁC ĐẢNG UỶ KHỐI LẦN 2
Stt Tên phông Số lượng
cặp
Thời gian tài liệu
Ghi chú
1 Phông Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương
135 1997-2007
2 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Nội chính Trung ương
150 2002-2007
3 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Dân vận Trung ương
100 1993-2007
4 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Khoa giáo Trung ương
5 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Đối ngoại Trung ương
195 1997-2007
6 Phông Đảng uỷ khối cơ quan Trung ương về công tác Tư tưởng
200 1997-2007
7 Phông Đảng uỷ khối Kinh tế Trung ương (Bao gồm tài liệu của 3 phông: ĐUK Nông nghiệp Trung ương, ĐUK Công nghiệp Trung ương, ĐUK Phân phối Lưu thông)
600 1982-2007
(Tổng hợp từ báo cáo về tình hình nộp, lưu tài liệu của các ban, đảng sáp nhập, hợp nhất, giải thể của Cục Lưu trữ Trung ương năm 2007-2009)
Dựa vào kết quả khảo sát và làm thực tế tài liệu, chúng tôi nhận thấy, công tác thu thập, bổ sung, giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Trung ương có những ưu điểm và hạn chế sau :
* Ưu điểm
- Qua quá trình thu thập tài liệu từ văn thư, các ban tham mưu, các đồng chí lãnh đạo đảng uỷ, lãnh đạo các ban của đảng uỷ khối đã thực hiện việc giao nộp tương đối nghiêm túc và đầy đủ.
+ Tài liệu các phông lưu trữ đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương được giao nộp tương đối đầy đủ, phản ánh rõ nét quá trình hình thành và hoạt động của mỗi cơ quan. Kết quả của đợt thu thập đã thu được khối lượng lớn tài liệu lưu trữ hình thành từ những ngày đầu thành lập và phát triển qua các thời kỳ phát triển của các đảng uỷ.
Ví dụ:
* Đảng uỷ khối Kinh tế Trung ương cũ
Khoá 1 : 11/1982-03/5/1984 Khoá 2 : 4/5/1984-01/6/1989 Khoá 3 : 02/6/1989-18/10/1991 Khoá 4 : 19/10/1991-11/1991
Khoá lâm thời : 01/12/1991-27/02/1992 Khoá 1 : 28/02/1992-27/4/1996
Khoá 2 : 28/4/1996-03/01/2001 Khoá 3 : 04/01/ 2001-21/12/2005 Khoá 4 : 22/12/2005-4/2007
Qua từng giai đoạn của thời gian, tài liệu lưu trữ đã phản ánh đa dạng và phong phú về nội dung, thể hiện được các mặt hoạt động đặc trưng của các đảng uỷ khối. Bao gồm các mặt hoạt động sau : Công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung, công tác tổ chức - cán bộ, công tác kiểm tra, công tác tuyên huấn, công tác dân vận…
+ Việc giao nộp tài liệu tương đối đầy đủ về thành phần và nội dung đã thể hiện sự nghiêm túc, không giữ tài liệu làm của riêng của cán bộ và lưu trữ các đảng uỷ khối.
Thực hiện Nghị quyết của Trung ương về việc giải thể, sáp nhập, hợp nhất “các đảng uỷ khối có nhiệm vụ phải bàn giao nguyên trạng hồ sơ lưu trữ,
con dấu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” [34-35, tr.2 ], lãnh đạo đảng uỷ
khối, các ban giúp việc cho đảng uỷ, cán bộ công tác tại đảng uỷ đã hợp tác tốt trong việc tập trung và giao nộp đầy đủ tài liệu lưu trữ một cách nghiêm túc, thống nhất để bàn giao vào Kho Lưu trữ Trung ương.
Hơn nữa, vì thực hiện việc sáp nhập, giải thể, hợp nhất các đảng uỷ khối các cán bộ phải luân chuyển công tác và thay đổi địa điểm, môi trường làm việc, do vậy các cán bộ, chuyên viên không giữ lại những tài liệu làm của riêng cho mình mà tiến hành giao nộp tránh được tình trạng mang đi mang lại.
* Hạn chế
Bên cạnh việc thu tương đối đầy đủ thành phần tài liệu lưu trữ của các đảng ủy khối khi giải thể, hợp nhất, còn tồn tại một số khía cạnh sau:
- Một số mặt hoạt động, tài liệu lưu trữ còn thiếu và không đủ ở nhiều mức độ khác nhau, đặc biệt là những thời kỳ đầu thành lập của các đảng uỷ khối.
+ Trong từng hồ sơ vấn đề, vụ việc, từng đơn vị bảo quản và từng mặt hoạt động thiếu những tài liệu lưu trữ :
Ví dụ:
Tài liệu các khoá III, IV (1992-2001) của Phông Đảng uỷ khối Nội chính ở trong tình trạng sau:
+ Hồ sơ các kỳ Đại hội đại biểu Đảng bộ khối, đại hội các đảng bộ trực thuộc Khối hầu như bị thiếu lời khai mạc, diễn văn bế mạc, nghị quyết đại hội,…
+ Hồ sơ về thực hiện Chỉ thị, Nghị quyết của Trung ương của các Đảng uỷ khối chưa trọn vẹn, thiếu bản kiểm điểm, thiếu báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện của các đảng bộ, chi bộ trực thuộc Khối…
+ So với bản phương án phân loại chi tiết cho mỗi phông, thiếu hẳn từng tiểu mục thậm chí có khi cả một mục trong một mặt hoạt động, vì thế cán bộ lưu trữ không thể phục hồi lại hồ sơ, đơn vị bảo quản có thông tin liên quan.
Trong mỗi mặt hoạt động bao gồm nhiều mục cụ thể. Như trong mặt hoạt động Công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung bao gồm các mục sau :
Qua khảo sát và làm thực tế tài liệu lưu trữ các phông đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương, tác giả nhận thấy tình trạng thiếu trên xuất hiện ở các phông lưu trữ Đảng uỷ khối sau :
Ví dụ:
* Phông Đảng uỷ khối I các cơ quan Trung ương
khối I các cơ quan Trung ương (12/1982-01/1984) thì cán bộ lưu trữ không xây dựng được hồ sơ của khối Đại hội trù bị, đại hội chính thức.
* Phông Đảng uỷ khối Nội chính Trung ương
Tài liệu phông Đảng uỷ khối cơ quan Nội chính Trung ương thiếu rất nhiều, đặc biệt là giai đoạn từ khoá lâm thời cho đến hết khoá II (1982- 3/1992). Khóa lâm thời (12/1982-9/1983) và khoá I (1983-1986) chỉ có 2 cặp tài liệu, trong đó khoá lâm thời chỉ có vài tài liệu về công tác tổ chức…).
* Nguyên nhân
Có cả nguyên nhân khách quan và chủ quan nhưng tập trung lại là do:
- Một là, các đảng uỷ khối chưa ban hành quy chế về công tác văn thư
và công tác lưu trữ tại cơ quan; chưa thực hiện đầy đủ và nghiêm túc văn bản hướng dẫn về công tác nghiệp vụ do các cơ quan có thẩm quyền của Đảng và Nhà nước ban hành.
Do chưa có quy định riêng về công tác này nên các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nói chung đều mang tính tự phát, không theo quy định, vì thế không có nội dung và yêu cầu cụ thể, cộng với không có các chế tài áp dụng. Việc thu thập tài liệu của bộ phận lưu trữ cơ quan hàng năm, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ lịch sử, trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành... là những nội dung được quy định trong quy chế về công tác văn thư, lưu trữ. Chính vì không có quy định cụ thể, cộng với ý thức thực hiện các văn bản hướng dẫn đã ban hành không nghiêm túc, nên đã gây ra tình trạng không nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.
- Hai là, các đảng uỷ khối không có phòng, kho lưu trữ riêng.
Do không có phòng, kho lưu trữ nên việc thu thập tài liệu khi hết năm văn thư từ các đồng chí lãnh đạo, các ban tham mưu, giúp việc của đảng ủy không thực hiện được.
Theo Quyết định số 20-QĐ/TW, của Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành ngày 23/9/1987 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam có quy định : Thời hạn bảo quản tài liệu ở bộ phận lưu trữ hiện hành của các cơ quan đảng và đoàn thể các cấp quy định ở Trung ương là 5 năm (hết một nhiệm kỳ) [32,tr.5].
Theo Quyết định này, tài liệu được bảo quản tại lưu trữ hiện hành ở các đảng uỷ khối là 5 năm, sau đó các đảng uỷ khối phải tiến hành giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Theo kết quả phản ánh thì tất cả các đảng uỷ chưa tiến hành giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ Trung ương theo đúng thời hạn quy định. (Theo dõi bảng thống kê ở trên). Thực tế cho thấy, tài liệu để từ năm này qua năm khác, tài liệu được bảo quản tại văn thư, tại các phòng làm việc của cán bộ từ 10-15 năm mới được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.
- Ba là, mặc dù đã đến thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
nhưng do văn thư- lưu trữ của các đảng uỷ khối chưa chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ thành các hồ sơ hoàn chỉnh, vì vậy không thể tiến hành giao nộp đúng thời hạn.
- Bốn là, các đảng uỷ khối không thực sự muốn nộp tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử vì mỗi lần sử dụng tài liệu lại phải đi xa và mất thời gian tiến hành các thủ tục hành chính khác. Hơn nữa, mỗi khi cần sử dụng những tài liệu lưu trữ, cán bộ đảng ủy khối phải thực hiện đầy đủ các thủ tục như những đối tượng khác, điều này đã khiến cho cán bộ cơ quan mất nhiều thời gian để tiếp cận tài liệu của chính mình.
Như vậy, nếu việc thu thập và giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử chậm chạp, lẻ tẻ và thiếu hoàn chỉnh sẽ khiến cho các phông lưu trữ đảng uỷ khối nói riêng và phông Lưu trữ Đảng Cộng sản nói chung không được đầy đủ và hoàn thiện. Điều này kéo theo việc chỉnh lý tốn nhiều thời gian,
công sức; gây khó khăn trong việc xây dựng công cụ tra cứu và quan trọng hơn độc giả không được tiếp cận với những tài liệu mới phục vụ cho công tác nghiên cứu và quản lý.