1 .3Công ty TNHH Agrex Việt Nam
1.3.1 Quá trình hình thành và lĩnh vực hoạt động
* Về tập đoàn TIS
Được thành lập vào tháng 4 năm 1971, có trụ sở tại thành phố Osaka (Nhật Bản). Hiện tại Tập đoàn sở hữu khoảng 60 Công ty là các Công ty về IT, Tập đồn có trụ sở và văn phòng đại diện tại các thị trường như: Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Việt Nam, Thái Lan.
Mảng hoạt động chính của của tập đồn là tập trung vào lĩnh vực gia cơng quy trình doanh nghiệp (BPO) tại thị trường Nhật và quốc tế. Với triết lý kinh doanh “Là một nhà cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin, hỗ trợ sự phát triển các cơng ty đối tác, chúng tơi sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của kinh doanh số và mở mang các cơ hội mới trong lĩnh vực này”. Tập đoàn chuyên hỗ trợ các
thức đa dạng liên quan đến mỗi loại ngành nghề, lĩnh vực, và cung cấp các dịch vụ phát triển/hỗ trợ phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng.
Tính đến tháng 3 năm 2017 tập đồn có khoảng 25.000 nhân viên và doanh thu đạt trên 400.000 triệu n. Tại Việt Nam tập đồn có 02 Cơng ty thành viên là Agrex VietNam và Intec VietNam.
* Về Công ty Agrex Việt Nam
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Agrex Việt Nam được đặt dưới sự quản lý của tập đồn TIS. Cơng ty tập trung vào lĩnh vực gia cơng quy trình doanh nghiệp (BPO). Trong kinh doanh, Agrex Việt Nam trực tiếp nhận sự hỗ trợ công việc và quản lý trực tiếp về chuyên môn từ hệ thống server chung với công ty Agrex Nhật Bản.
Khi bắt đầu thành lập, cơng ty có vốn điều lệ là 2 triệu USD. Trải qua hai lần đổi tên, hiện nay cơng ty có tên chính thức là cơng ty TNHH Agrex (Việt Nam) trong giao dịch bằng tiếng Việt và Agrex VietNam trong các văn bản giao dịch bằng tiếng Anh. Cơng ty có địa chỉ chính thức tại: Tầng 10 và tầng 14 tịa nhà Detech, số 8 Tơn Thất Thuyết, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. Trải qua quá trình hình thành và phát triển, hiện tại cơng ty có khoảng 200 nhân viên.
Được thành lập từ tháng 10 năm 2013. Đến nay Công ty đã và đang cung cấp dịch vụ gia cơng quy trình doanh nghiệp bằng tiếng Nhật cho rất nhiều khách hàng là doanh nghiệp lớn trên thị trường Nhật Bản. Bên cạnh đó cơng ty còn cung cấp các dịch vụ khác như: hỗ trợ hành chính, IT, dịch vụ xử lý ảnh và quyết tốn tài chính…Được đặt trong sự liên kết kinh doanh năng động và độc đáo của tập đoàn TIS cùng với hơn 50 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực BPO tiếp thu
được từ Agrex Nhật Bản, những năm qua sản phẩm cung cấp của công ty luôn làm hài lòng khách hàng và các đối tác.
Trên cơ sở định hướng và triết lý kinh doanh của tập đồn, trong q trình hoạt động tại Việt Nam, cơng ty xác định tầm nhìn là các thế mạnh của Nhật Bản và Việt Nam để triển khai các dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực BPO, đặc biệt hướng tới thị trường Nhật Bản. Công ty đề cao sứ mệnh phát triển sức trẻ, lòng nhiệt huyết, sự cạnh tranh về giá của lao động Việt Nam, các sản phẩm và dịch vụ cung cấp đạt chất lượng Nhật Bản. Qua đó khơng ngừng nâng cao quy mơ dịch vụ và quy mô công ty, tiên phong mở rộng thị trường.
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH Agrex Việt Nam
BAN GIÁM ĐỐC Tổng Giám đốc BAN GIÁM ĐỐC Bộ phận hỗ trợ BỘ PHẬN SẢN SUẤT Quản lý sản xuất Nhóm trưởng Nhóm phiên dịch Nhóm phó/ Bộ phận quản lý chất lượng CÁC BỘ PHẬN HỖ TRỢ Trợ lý giám đốc/ phiên dịch viên Phịng Hành chính Nhân sự Phịng IT Hỗ trợ IT Nhân viên Hành chính Nhân sự Kế tốn trưởng
1.3.2 Quy trình xây dựng VHDN tại Cơng ty Agrex Việt Nam
Tại công ty Agrex Việt Nam, việc xây dựng VHDN được tiến hành qua 5 hợp phần chính gồm: xây dựng định chế, môi trường làm việc, cơ sở vật chất, thực hành văn hóa và đánh giá điều chỉnh. Q trình này được cụ thể hóa qua sơ đồ sau:
Quy trình 1.3. Quy trình xây dựng VHDN tại cơng ty TNHH Agrex Việt Nam
Ký hiệu Giải nghĩa
Bắt đầu hoặc kết thúc quy trình Các bước trong quy trình
Nội dung trong các bước của quy trình
Quan hệ một chiều, kế tiếp giữa hai bước của quy trình Nội dung trong các bước của quy trình
Điều kiện đi tiếp
Quy trình đánh giá nội bộ Quy trình quản lý sự cố Quy trình khắc phục và phịng ngừa
Quy trình ban hành và sửa đổi tài liệu Quy trình xem xét của lãnh đạo (phụ lục 3) XÂY DỰNG CƠ SỞ VẬT CHẤT, PHƯƠNG THỨC QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH Đồng phục, thẻ đeo, danh thiếp…
Biểu tượng: Logo, khẩu hiệu, poster… Website, hoạt động từ
thiện, các kênh truyền thông…
THỰC HÀNH VĂN HĨA XÂY DỰNG MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC
Giáo dục kiến thức, kỹ năng, tinh thần và thái độ làm việc Khen thưởng, kỷ luật
Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng.
Kết hợp hài hòa lợi ích cá nhân và lợi ích công ty
XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐỊNH CHẾ
Theo đuổi triết lý kinh doanh của tập đồn
Xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn, phương châm và tôn chỉ hoạt
động, nội quy, quy chế làm việc. Đạo đức kinh doanh, xây dựng uy tín và sự tin cậy…
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH
Thay đổi về nguồn lực Các yếu tố thuộc về nhà
nước, công nghệ…
1.3.3 Các chủ thể tham gia xây dựng VHDN
* Ban Giám đốc
Tổng giám đốc là người đặt nền móng xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại cơng ty theo hướng áp dụng văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản phù hợp với thực tế Việt Nam, đưa ra các quyết định trong việc xây dựng hệ thống các giá trị văn hóa. Tổng giám đốc là người đi đầu, gương mẫu trong các cơng việc cũng như nhiệt tình trong các hoạt động gắn kết của cơng ty, giao cho phịng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm triển khai, đề xuất sự phối hợp của các phòng ban trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp chung. Đồng thời tạo sự cam kết cao nhất trong việc tạo dựng nên văn hóa cơng ty.
* Phịng Hành chính Nhân sự
Phịng Hành chính Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc từng bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong công ty, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cao nhất trong việc đảm bảo các hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động nội bộ của cơng ty.
* Phịng Quản lý bảo mật thông tin (ISMS)
Tại Công ty Agrex Việt Nam việc đảm bảo an tồn thơng tin của khách hàng được coi là kim chỉ nam chi phối mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh. Một nội dung quan trọng trong cơng tác xây dựng VHDN của cơng ty đó là vấn đề bảo mật thơng tin. Thành tích đạt được chứng chỉ an tồn thông tin do một tổ chức quốc tế uy tín cấp có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động kinh doanh của một cơng ty BPO. Phịng ISMS có nhiệm vụ xây dựng các hành lang an tồn thơng
tin, thành lập Ban an tồn thơng tin, soạn thảo các chính sách và biện pháp thực hiện các nhiệm vụ an tồn thơng tin trong nội bộ cơng ty theo u cầu của tiêu chuẩn ISO quốc tế. Đây cũng là hoạt động đảm bảo cho tôn chỉ hoạt động của công ty được thực hiện nghiêm túc.
* Phòng IT
Trong quá trình xây dựng VHDN của công ty. Với sự phân cơng của phịng Hành chính Nhân sự, phịng IT đảm nhận trách nhiệm hỗ trợ duy trì, bảo dưỡng hệ thống cơ sở vật chất phục vụ trực tiếp cho công việc như: quản lý hệ thống Data với Agrex Nhật Bản, cài đặt phần mềm và phần cứng đối với thiết bị máy tính, quản lý ra vào bằng thẻ từ, quản lý camera và hệ thống các ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động nghiệp vụ của cơng ty. Bên cạnh đó, phịng IT còn phụ trách việc quản lý và phát triển các cơng cụ truyền thơng như: website, facebook.
* Phịng Sản Xuất
- Xây dựng các quy trình cơng việc thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ phận sản xuất. Quán triệt các nhân viên thực hiện nghiêm túc các quy định về tác phong và giờ giấc làm việc, xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở trong khuôn khổ các quy định của công ty.
- Thiết kế nơi làm việc, bố trí trang thiết bị, tổ chức phân công công việc cho các nhóm (unit) làm việc, xây dựng hệ thống các chỉ dẫn, quy trình làm việc, nội quy khu vực làm việc và tổ chức sắp xếp khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng. Hàng tháng dựa vào năng lực sản xuất và ý thức làm việc của nhân viên, phòng sản xuất sẽ đề xuất các mức thưởng trong kỳ trả lương. Trong các kỳ xét nâng bậc (Promotion) dựa vào thành tích của
nhân viên, phịng sản xuất sẽ đề nghị Ban giám đốc nâng các cấp bậc cho nhân viên thuộc bộ phận sản xuất.
* Cán bộ nhân viên trong Công ty
- Tuân thủ các nội quy, quy định của cơng ty, nỗ lực hết mình trong cơng việc và có ý thức giữ gìn hình ảnh của cơng ty.
- Giữ tác phong nghiêm túc trong công việc và hăng hái trong các hoạt động bên trong cũng như các hoạt động ngoại khóa do công ty tổ chức, mỗi nhân viên đều ý thức được vai trò và tầm quan trọng của vị trí mình đảm nhận. 100% nhân viên trong cơng ty ngồi ký kết hợp đồng lao động đều tham gia ký kết nội quy bảo mật thông tin và nghiêm chỉnh thực hiện. - Đề cao tầm quan trọng của 5S và tích cực trong các hoạt động Kaizen,
nhằm đảm bảo khơng khí làm việc trong cơng ty luôn là tinh thần nhiệt huyết, chuẩn mực trong giao tiếp cùng đồng nghiệp.
1.3.4 Vai trò của phịng Hành chính Nhân sự trong xây dựng và duy trì VHDN tại cơng ty Agrex Việt Nam
Để VHDN có thể được xây dựng và duy trì tại cơng ty, cần có vai trị và trách nhiệm của phịng Hành chính Nhân sự. Dưới góc độ Quản trị văn phịng, có thể khái quát một số đóng góp và vai trị của phịng Hành chính Nhân sự qua những vấn đề cơ bản sau:
* Tham mưu, xây dựng và đề xuất hệ thống định chế về VHDN
- Tham mưu cho Tổng giám đốc, phối hợp với phịng ISMS trong cơng tác xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn và tơn chỉ hoạt động của công ty dựa trên những yêu cầu kinh doanh của tập đoàn mẹ.
- Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của cơng ty, các quy trình làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tham gia thẩm định các quy trình làm việc của các phịng ban khác và trình Tổng giám đốc xem xét. - Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng phịng
ban để Tổng Giám đốc trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Xây dựng các nội quy, quy định về ứng xử cũng như nội quy về làm việc trong công ty như: Nội quy lao động, bản mô tả công việc, các quy định về trang phục, quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi…
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt, xây dựng các chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực
- Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của cán bộ nhân viên trong công ty .
- Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật dựa trên sự công bằng, đặt ra những tiêu chí để đánh giá hiệu quả cơng việc, có các biện pháp tuyên dương, khích lệ kịp thời đối với các nhân viên có thành tích nổi bật.
- Là đầu mối lựa chọn, thuê các đơn vị tư vấn thực hiện các dịch vụ pháp chế thường xuyên trong công ty nhằm đảm bảo các mục tiêu kinh doanh.
* Triển khai thực hiện các quy định, chính sách về VHDN
- Giáo dục kiến thức, kỹ năng, tinh thần, thái độ đối với các nhân viên trong cơng ty. Trên phương diện này, phịng Hành chính Nhân sự đóng vai trị là cầu nối trong giao tiếp cơng sở giữa nhân viên với lãnh đạo, lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên và giao tiếp với khách hàng.
- Thực hiện các ngày đào tạo đầu tiên (Day one) đối với các nhân viên mới vào công ty để truyền đạt về sứ mệnh tầm nhìn, phương châm và tơn chỉ hoạt động của công ty.
- Đào tạo về 5S và quy trình Hou Ren Sou.
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện và cởi mở thông qua việc cho phép các nhân viên được chia sẻ các thông tin và các kiến thức một cách tự do, thoải mái trong môi trường làm việc nội bộ, khuyến khích nhân viên đưa ra những phản hồi từ cách thức làm việc cũng như cách thức xây dựng văn hóa làm việc mà cơng ty đang theo đuổi; tạo điều kiện để nhân viên đưa ra những ý kiến cá nhân, đại diện công ty trong các cuộc trao đổi nội bộ và ln tạo khơng khí thân thiện khi giao tiếp.
- Kết hợp hài hịa giữa lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp thông qua các hoạt động phúc lợi hàng năm, cũng như đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động theo pháp luật lao động của Việt Nam.
- Chủ trì, phối hợp các phịng ban tổ chức các sự kiện, lên ý tưởng nội dung chương trình cho các sự kiện phát triển văn hóa cơng ty, các hoạt động team building, các sự kiện lớn trong công ty, hội nghị khách hàng, tham gia các hoạt động cộng đồng…
* Đảm bảo các điều kiện vật chất cho việc thực hiện VHDN
- Thiết kế biểu tượng logo, khẩu hiệu thương mại: Công ty sử dụng Logo chung từ tập đồn TIS, phịng Hành chính Nhân sự phụ trách việc thiết kế bố cục đối với các chữ trên Logo. Đồng thời tổ chức thực hiện công tác in gắn logo trong các khu vực của công ty. Hàng năm, phòng Hành chính cũng chịu trách nhiệm chủ trì cuộc thi sáng tác Slogan, lựa chọn các
Slogan có ý nghĩa để trao thưởng, bên cạnh đó, thực hiện các cách thức tuyên truyền và quảng bá Slogan rộng rãi trong công ty.
- Đồng phục và thẻ đeo cho nhân viên: Ngoài việc đề ra các quy định về đồng phục, phịng Hành chính cũng là đầu mối thuê các đơn vị may đồng phục, in danh thiếp cho các quản lý và thẻ đeo cho nhân viên.
- Thực hiện mua sắm và quản lý các trang thiết bị khác phục vụ cho công việc, chịu trách nhiệm bài trí cơng sở, tạo cảnh quan mơi trường làm việc thân thiên và phù hợp.
- Phát triển và quản lý các công cụ truyền thông như: website, facebook, poster, ngân hàng tạp chí tiếng Nhật, lịch hàng năm…
* Đánh giá và điều chỉnh
- Định kỳ rà soát, sửa đổi, bổ sung, các văn bản pháp lý trong công ty, kiến nghị các văn bản cần sửa đổi và ban hành mới cho phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty.
- Xây dựng các kênh đối thoại trong công ty như: đối thoại trực tiếp, hịm thư góp ý, gửi email, tổ chức buổi thuyết trình hàng năm (Kaizen)… - Thơng qua các kênh phản hồi, phịng Hành chính tiếp thu những ý kiến từ
các cơng đồn viên, những tâm tư nguyện vọng và những phản hồi khơng tích cực để kịp thời điều chỉnh.
- Hỗ trợ các phịng ban trong cơng ty về các vấn đề pháp lý, đại diện pháp lý khi có các vấn đề tranh chấp pháp lý của cơng ty.
Quy trình 1.4. Quy trình ban hành và sửa đổi tài liệu(nguồn 04- QT/ISMS/AGREXVIETNAM) – xem phụ lục 1.
Quy trình 1.5. Quy trình xem xét của lãnh đạo về việc ban hành các quy trình cơng việc, nội quy, quy định (nguồn 01-QT/ISMS/AGREXVIETNAM) – xem