1 .3Công ty TNHH Agrex Việt Nam
1.3.4 Vai trò của phòng Hành chính Nhân sự trong xây dựng và duy trì VHDN tại công ty
VHDN tại công ty Agrex Việt Nam
Để VHDN có thể được xây dựng và duy trì tại công ty, cần có vai trò và trách nhiệm của phòng Hành chính Nhân sự. Dưới góc độ Quản trị văn phòng, có thể khái quát một số đóng góp và vai trò của phòng Hành chính Nhân sự qua những vấn đề cơ bản sau:
* Tham mưu, xây dựng và đề xuất hệ thống định chế về VHDN
- Tham mưu cho Tổng giám đốc, phối hợp với phòng ISMS trong công tác xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn và tôn chỉ hoạt động của công ty dựa trên những yêu cầu kinh doanh của tập đoàn mẹ.
- Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của công ty, các quy trình làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tham gia thẩm định các quy trình làm việc của các phòng ban khác và trình Tổng giám đốc xem xét. - Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng phòng
ban để Tổng Giám đốc trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Xây dựng các nội quy, quy định về ứng xử cũng như nội quy về làm việc trong công ty như: Nội quy lao động, bản mô tả công việc, các quy định về trang phục, quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi…
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt, xây dựng các chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực
- Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của cán bộ nhân viên trong công ty .
- Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật dựa trên sự công bằng, đặt ra những tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc, có các biện pháp tuyên dương, khích lệ kịp thời đối với các nhân viên có thành tích nổi bật.
- Là đầu mối lựa chọn, thuê các đơn vị tư vấn thực hiện các dịch vụ pháp chế thường xuyên trong công ty nhằm đảm bảo các mục tiêu kinh doanh.
* Triển khai thực hiện các quy định, chính sách về VHDN
- Giáo dục kiến thức, kỹ năng, tinh thần, thái độ đối với các nhân viên trong công ty. Trên phương diện này, phòng Hành chính Nhân sự đóng vai trò là cầu nối trong giao tiếp công sở giữa nhân viên với lãnh đạo, lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên và giao tiếp với khách hàng.
- Thực hiện các ngày đào tạo đầu tiên (Day one) đối với các nhân viên mới vào công ty để truyền đạt về sứ mệnh tầm nhìn, phương châm và tôn chỉ hoạt động của công ty.
- Đào tạo về 5S và quy trình Hou Ren Sou.
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện và cởi mở thông qua việc cho phép các nhân viên được chia sẻ các thông tin và các kiến thức một cách tự do, thoải mái trong môi trường làm việc nội bộ, khuyến khích nhân viên đưa ra những phản hồi từ cách thức làm việc cũng như cách thức xây dựng văn hóa làm việc mà công ty đang theo đuổi; tạo điều kiện để nhân viên đưa ra những ý kiến cá nhân, đại diện công ty trong các cuộc trao đổi nội bộ và luôn tạo không khí thân thiện khi giao tiếp.
- Kết hợp hài hòa giữa lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp thông qua các hoạt động phúc lợi hàng năm, cũng như đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động theo pháp luật lao động của Việt Nam.
- Chủ trì, phối hợp các phòng ban tổ chức các sự kiện, lên ý tưởng nội dung chương trình cho các sự kiện phát triển văn hóa công ty, các hoạt động team building, các sự kiện lớn trong công ty, hội nghị khách hàng, tham gia các hoạt động cộng đồng…
* Đảm bảo các điều kiện vật chất cho việc thực hiện VHDN
- Thiết kế biểu tượng logo, khẩu hiệu thương mại: Công ty sử dụng Logo chung từ tập đoàn TIS, phòng Hành chính Nhân sự phụ trách việc thiết kế bố cục đối với các chữ trên Logo. Đồng thời tổ chức thực hiện công tác in gắn logo trong các khu vực của công ty. Hàng năm, phòng Hành chính cũng chịu trách nhiệm chủ trì cuộc thi sáng tác Slogan, lựa chọn các
Slogan có ý nghĩa để trao thưởng, bên cạnh đó, thực hiện các cách thức tuyên truyền và quảng bá Slogan rộng rãi trong công ty.
- Đồng phục và thẻ đeo cho nhân viên: Ngoài việc đề ra các quy định về đồng phục, phòng Hành chính cũng là đầu mối thuê các đơn vị may đồng phục, in danh thiếp cho các quản lý và thẻ đeo cho nhân viên.
- Thực hiện mua sắm và quản lý các trang thiết bị khác phục vụ cho công việc, chịu trách nhiệm bài trí công sở, tạo cảnh quan môi trường làm việc thân thiên và phù hợp.
- Phát triển và quản lý các công cụ truyền thông như: website, facebook, poster, ngân hàng tạp chí tiếng Nhật, lịch hàng năm…
* Đánh giá và điều chỉnh
- Định kỳ rà soát, sửa đổi, bổ sung, các văn bản pháp lý trong công ty, kiến nghị các văn bản cần sửa đổi và ban hành mới cho phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty.
- Xây dựng các kênh đối thoại trong công ty như: đối thoại trực tiếp, hòm thư góp ý, gửi email, tổ chức buổi thuyết trình hàng năm (Kaizen)… - Thông qua các kênh phản hồi, phòng Hành chính tiếp thu những ý kiến từ
các công đoàn viên, những tâm tư nguyện vọng và những phản hồi không tích cực để kịp thời điều chỉnh.
- Hỗ trợ các phòng ban trong công ty về các vấn đề pháp lý, đại diện pháp lý khi có các vấn đề tranh chấp pháp lý của công ty.
Quy trình 1.4. Quy trình ban hành và sửa đổi tài liệu(nguồn 04- QT/ISMS/AGREXVIETNAM) – xem phụ lục 1.
Quy trình 1.5. Quy trình xem xét của lãnh đạo về việc ban hành các quy trình công việc, nội quy, quy định (nguồn 01-QT/ISMS/AGREXVIETNAM) – xem phụ lục 2.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương 1, luận văn đã trình bày tổng quan về tình hình đầu tư của Nhật Bản vào Việt Nam giai đoạn từ năm 1989 cho đến những năm gần đây, nêu bật một số nét đặc trưng trong VHDN Nhật Bản cũng như đề cập đến VHDN của một số công ty Nhật Bản thành công tại Việt Nam. Bên cạnh đó, cũng có những tổng quan về công ty TNHH Agrex Việt Nam.
Trên cơ sở đó, luận văn đã trình bày những nét khái quát về quá trình hình thành và phát triển, quy trình xây dựng VHDN trong công ty và các chủ thể tham gia xây dựng VHDN trong công ty.
Trong chương 2, chúng tôi sẽ đi sâu phân tích các biểu hiện của VHDN ở công ty Agrex Việt Nam, tập trung vào hai khía cạnh: các biểu hiện bên trong và các biểu hiện bên ngoài.
Chương 2. BIỂU HIỆN CỦA VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH AGREX VIỆT NAM