1 .3Công ty TNHH Agrex Việt Nam
1.3.3 Các chủ thể tham gia xây dựng VHDN
* Ban Giám đốc
Tổng giám đốc là người đặt nền móng xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại cơng ty theo hướng áp dụng văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản phù hợp với thực tế Việt Nam, đưa ra các quyết định trong việc xây dựng hệ thống các giá trị văn hóa. Tổng giám đốc là người đi đầu, gương mẫu trong các cơng việc cũng như nhiệt tình trong các hoạt động gắn kết của cơng ty, giao cho phịng Hành chính Nhân sự chịu trách nhiệm triển khai, đề xuất sự phối hợp của các phòng ban trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp chung. Đồng thời tạo sự cam kết cao nhất trong việc tạo dựng nên văn hóa cơng ty.
* Phịng Hành chính Nhân sự
Phịng Hành chính Nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc từng bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong cơng ty, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cao nhất trong việc đảm bảo các hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động nội bộ của cơng ty.
* Phịng Quản lý bảo mật thông tin (ISMS)
Tại Công ty Agrex Việt Nam việc đảm bảo an tồn thơng tin của khách hàng được coi là kim chỉ nam chi phối mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh. Một nội dung quan trọng trong cơng tác xây dựng VHDN của cơng ty đó là vấn đề bảo mật thơng tin. Thành tích đạt được chứng chỉ an tồn thơng tin do một tổ chức quốc tế uy tín cấp có ý nghĩa rất lớn trong hoạt động kinh doanh của một cơng ty BPO. Phịng ISMS có nhiệm vụ xây dựng các hành lang an tồn thơng
tin, thành lập Ban an tồn thơng tin, soạn thảo các chính sách và biện pháp thực hiện các nhiệm vụ an tồn thơng tin trong nội bộ cơng ty theo u cầu của tiêu chuẩn ISO quốc tế. Đây cũng là hoạt động đảm bảo cho tôn chỉ hoạt động của công ty được thực hiện nghiêm túc.
* Phịng IT
Trong q trình xây dựng VHDN của công ty. Với sự phân cơng của phịng Hành chính Nhân sự, phịng IT đảm nhận trách nhiệm hỗ trợ duy trì, bảo dưỡng hệ thống cơ sở vật chất phục vụ trực tiếp cho công việc như: quản lý hệ thống Data với Agrex Nhật Bản, cài đặt phần mềm và phần cứng đối với thiết bị máy tính, quản lý ra vào bằng thẻ từ, quản lý camera và hệ thống các ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động nghiệp vụ của công ty. Bên cạnh đó, phịng IT cịn phụ trách việc quản lý và phát triển các công cụ truyền thơng như: website, facebook.
* Phịng Sản Xuất
- Xây dựng các quy trình cơng việc thuộc chức năng nhiệm vụ của bộ phận sản xuất. Quán triệt các nhân viên thực hiện nghiêm túc các quy định về tác phong và giờ giấc làm việc, xây dựng môi trường làm việc thân thiện, cởi mở trong khuôn khổ các quy định của công ty.
- Thiết kế nơi làm việc, bố trí trang thiết bị, tổ chức phân công công việc cho các nhóm (unit) làm việc, xây dựng hệ thống các chỉ dẫn, quy trình làm việc, nội quy khu vực làm việc và tổ chức sắp xếp khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng. Hàng tháng dựa vào năng lực sản xuất và ý thức làm việc của nhân viên, phòng sản xuất sẽ đề xuất các mức thưởng trong kỳ trả lương. Trong các kỳ xét nâng bậc (Promotion) dựa vào thành tích của
nhân viên, phòng sản xuất sẽ đề nghị Ban giám đốc nâng các cấp bậc cho nhân viên thuộc bộ phận sản xuất.
* Cán bộ nhân viên trong Công ty
- Tuân thủ các nội quy, quy định của công ty, nỗ lực hết mình trong cơng việc và có ý thức giữ gìn hình ảnh của cơng ty.
- Giữ tác phong nghiêm túc trong công việc và hăng hái trong các hoạt động bên trong cũng như các hoạt động ngoại khóa do cơng ty tổ chức, mỗi nhân viên đều ý thức được vai trò và tầm quan trọng của vị trí mình đảm nhận. 100% nhân viên trong cơng ty ngồi ký kết hợp đồng lao động đều tham gia ký kết nội quy bảo mật thông tin và nghiêm chỉnh thực hiện. - Đề cao tầm quan trọng của 5S và tích cực trong các hoạt động Kaizen,
nhằm đảm bảo khơng khí làm việc trong cơng ty luôn là tinh thần nhiệt huyết, chuẩn mực trong giao tiếp cùng đồng nghiệp.
1.3.4 Vai trị của phịng Hành chính Nhân sự trong xây dựng và duy trì VHDN tại cơng ty Agrex Việt Nam
Để VHDN có thể được xây dựng và duy trì tại cơng ty, cần có vai trị và trách nhiệm của phịng Hành chính Nhân sự. Dưới góc độ Quản trị văn phịng, có thể khái quát một số đóng góp và vai trị của phịng Hành chính Nhân sự qua những vấn đề cơ bản sau:
* Tham mưu, xây dựng và đề xuất hệ thống định chế về VHDN
- Tham mưu cho Tổng giám đốc, phối hợp với phịng ISMS trong cơng tác xây dựng sứ mệnh, tầm nhìn và tơn chỉ hoạt động của công ty dựa trên những yêu cầu kinh doanh của tập đoàn mẹ.
- Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của cơng ty, các quy trình làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tham gia thẩm định các quy trình làm việc của các phịng ban khác và trình Tổng giám đốc xem xét. - Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của từng phòng
ban để Tổng Giám đốc trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Xây dựng các nội quy, quy định về ứng xử cũng như nội quy về làm việc trong công ty như: Nội quy lao động, bản mô tả công việc, các quy định về trang phục, quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi…
- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm trình Tổng giám đốc phê duyệt, xây dựng các chính sách về đào tạo và phát triển nhân lực
- Xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình đánh giá thành tích, năng lực của cán bộ nhân viên trong công ty .
- Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật dựa trên sự công bằng, đặt ra những tiêu chí để đánh giá hiệu quả cơng việc, có các biện pháp tuyên dương, khích lệ kịp thời đối với các nhân viên có thành tích nổi bật.
- Là đầu mối lựa chọn, thuê các đơn vị tư vấn thực hiện các dịch vụ pháp chế thường xuyên trong công ty nhằm đảm bảo các mục tiêu kinh doanh.
* Triển khai thực hiện các quy định, chính sách về VHDN
- Giáo dục kiến thức, kỹ năng, tinh thần, thái độ đối với các nhân viên trong cơng ty. Trên phương diện này, phịng Hành chính Nhân sự đóng vai trị là cầu nối trong giao tiếp công sở giữa nhân viên với lãnh đạo, lãnh đạo với nhân viên, nhân viên với nhân viên và giao tiếp với khách hàng.
- Thực hiện các ngày đào tạo đầu tiên (Day one) đối với các nhân viên mới vào công ty để truyền đạt về sứ mệnh tầm nhìn, phương châm và tơn chỉ hoạt động của công ty.
- Đào tạo về 5S và quy trình Hou Ren Sou.
- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện và cởi mở thông qua việc cho phép các nhân viên được chia sẻ các thông tin và các kiến thức một cách tự do, thoải mái trong mơi trường làm việc nội bộ, khuyến khích nhân viên đưa ra những phản hồi từ cách thức làm việc cũng như cách thức xây dựng văn hóa làm việc mà cơng ty đang theo đuổi; tạo điều kiện để nhân viên đưa ra những ý kiến cá nhân, đại diện công ty trong các cuộc trao đổi nội bộ và ln tạo khơng khí thân thiện khi giao tiếp.
- Kết hợp hài hòa giữa lợi ích cá nhân và lợi ích doanh nghiệp thông qua các hoạt động phúc lợi hàng năm, cũng như đảm bảo các quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động theo pháp luật lao động của Việt Nam.
- Chủ trì, phối hợp các phịng ban tổ chức các sự kiện, lên ý tưởng nội dung chương trình cho các sự kiện phát triển văn hóa cơng ty, các hoạt động team building, các sự kiện lớn trong công ty, hội nghị khách hàng, tham gia các hoạt động cộng đồng…
* Đảm bảo các điều kiện vật chất cho việc thực hiện VHDN
- Thiết kế biểu tượng logo, khẩu hiệu thương mại: Công ty sử dụng Logo chung từ tập đồn TIS, phịng Hành chính Nhân sự phụ trách việc thiết kế bố cục đối với các chữ trên Logo. Đồng thời tổ chức thực hiện công tác in gắn logo trong các khu vực của công ty. Hàng năm, phịng Hành chính cũng chịu trách nhiệm chủ trì cuộc thi sáng tác Slogan, lựa chọn các
Slogan có ý nghĩa để trao thưởng, bên cạnh đó, thực hiện các cách thức tuyên truyền và quảng bá Slogan rộng rãi trong công ty.
- Đồng phục và thẻ đeo cho nhân viên: Ngoài việc đề ra các quy định về đồng phục, phịng Hành chính cũng là đầu mối thuê các đơn vị may đồng phục, in danh thiếp cho các quản lý và thẻ đeo cho nhân viên.
- Thực hiện mua sắm và quản lý các trang thiết bị khác phục vụ cho công việc, chịu trách nhiệm bài trí cơng sở, tạo cảnh quan mơi trường làm việc thân thiên và phù hợp.
- Phát triển và quản lý các công cụ truyền thông như: website, facebook, poster, ngân hàng tạp chí tiếng Nhật, lịch hàng năm…
* Đánh giá và điều chỉnh
- Định kỳ rà soát, sửa đổi, bổ sung, các văn bản pháp lý trong công ty, kiến nghị các văn bản cần sửa đổi và ban hành mới cho phù hợp với tình hình hoạt động của Cơng ty.
- Xây dựng các kênh đối thoại trong cơng ty như: đối thoại trực tiếp, hịm thư góp ý, gửi email, tổ chức buổi thuyết trình hàng năm (Kaizen)… - Thơng qua các kênh phản hồi, phịng Hành chính tiếp thu những ý kiến từ
các cơng đồn viên, những tâm tư nguyện vọng và những phản hồi khơng tích cực để kịp thời điều chỉnh.
- Hỗ trợ các phịng ban trong cơng ty về các vấn đề pháp lý, đại diện pháp lý khi có các vấn đề tranh chấp pháp lý của cơng ty.
Quy trình 1.4. Quy trình ban hành và sửa đổi tài liệu(nguồn 04- QT/ISMS/AGREXVIETNAM) – xem phụ lục 1.
Quy trình 1.5. Quy trình xem xét của lãnh đạo về việc ban hành các quy trình cơng việc, nội quy, quy định (nguồn 01-QT/ISMS/AGREXVIETNAM) – xem phụ lục 2.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương 1, luận văn đã trình bày tổng quan về tình hình đầu tư của Nhật Bản vào Việt Nam giai đoạn từ năm 1989 cho đến những năm gần đây, nêu bật một số nét đặc trưng trong VHDN Nhật Bản cũng như đề cập đến VHDN của một số công ty Nhật Bản thành cơng tại Việt Nam. Bên cạnh đó, cũng có những tổng quan về cơng ty TNHH Agrex Việt Nam.
Trên cơ sở đó, luận văn đã trình bày những nét khái quát về quá trình hình thành và phát triển, quy trình xây dựng VHDN trong công ty và các chủ thể tham gia xây dựng VHDN trong công ty.
Trong chương 2, chúng tơi sẽ đi sâu phân tích các biểu hiện của VHDN ở công ty Agrex Việt Nam, tập trung vào hai khía cạnh: các biểu hiện bên trong và các biểu hiện bên ngồi.
Chương 2. BIỂU HIỆN CỦA VĂN HĨA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH AGREX VIỆT NAM
2.1 Các biểu hiện bên trong
2.1.1 Định hướng văn hóa doanh nghiệp
Ngay từ khi bắt đầu hoạt động, Agrex Việt Nam đã tuyên bố công khai một loạt định hướng về mơ hình VHDN mà công ty mong muốn xây dựng. Thể hiện qua hệ thống các triết lý, sứ mệnh, tầm nhìn, phương châm và tơn chỉ hoạt động. Trong đó có thể kể đến một số định hướng chính như sau:
Dựa trên triết lý từ tập đồn mẹ, cơng ty xác định rằng VHDN dựa trên bốn thành tố chính là: các yếu tố về nhân lực, bí quyết cơng nghệ, mơ hình doanh thu và các hoạt động quản lý.
Về nhân lực, công ty nhấn mạnh vào việc đào tạo con người, xây dựng các chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch và định hướng phát triển cho các doanh nghiệp mới.
Về bí quyết cơng nghệ, định hướng của công ty là sử dụng các công nghệ tiên tiến khác nhau nhằm dự đoán các nhu cầu của khách hàng tiềm ẩn, áp dụng các bí quyết kinh doanh được tích lũy để thu hút các tài ngun bên ngồi. Tích lũy và chia sẻ công nghệ sản xuất cấp cao tạo cơ sở để củng cố các lĩnh vực chiến lược.
Về mơ hình doanh thu, triết lý mà công ty theo đuổi là, tạo ra các động lực thúc đẩy lợi nhuận trong đó có việc chuyển đổi cơ cấu phụ thuộc doanh thu dựa trên đầu tư. Thiết lập các cấu trúc doanh thu, lợi nhuận hợp nhất dựa trên vốn chủ sở hữu cho các hoạt động liên doanh và doanh thu từ cổ tức.
Về hoạt động quản lý, công ty nhấn mạnh việc tối ưu hóa làm việc nhóm, các quan điểm trung và dài hạn, ra quyết định nhanh, cải tiến hệ thống quản lý liên tục. Các định hướng về VHDN của cơng ty được thể hiện qua hình ảnh sau:
Hình 2.1 Các yếu tố cấu thành VHDN trong tập đoàn TIS [43]
nguồn: http://www.tis.com/group/vision/
Trên cơ sở định hướng VHDN trên, công ty đã xác định khẩu hiệu là
“Nhiệt huyết sức trẻ Việt Nam – Tinh thần chất lượng Nhật Bản”. Hàng năm,
công ty đều tổ chức cuộc thi “sáng tác Slogan” dành cho toàn thể cán bộ, nhân viên trong tồn cơng ty, theo đó Slogan được giải nhất sẽ do Ban giám đốc quyết định và trao thưởng. Khẩu hiệu trên đã được công ty chọn lựa qua cuộc thi sáng tác Slogan năm 2017 và chính thức trở thành một trong những giá trị được tuyên bố của công ty.
Khẩu hiệu này khơng chỉ phản ánh tầm nhìn và sứ mệnh của cơng ty, mà cịn thể hiện sắc nét mơ hình VHDN mà cơng ty hướng tới. Đó là sự kết hợp giữa sức trẻ, lòng nhiệt huyết, sự canh tranh về giá cả của lao động Việt Nam cùng
Doanh thu
Nhân lực
Quản lý Công nghệ
với sức mạnh của tinh thần Nhật Bản trong công việc cũng như sức mạnh công nghệ để từng bước triển khai các dịch vụ chất lượng cao trong lĩnh vực BPO, Tiên phong mở rộng thị trường, đặc biệt hướng tới thị trường Nhật Bản.
Triết lý này được cụ thể hóa qua phương châm và tơn chỉ hoạt động. Theo đó, cơng ty nhấn mạnh những yếu tố sau đây:
Thứ nhất là đảm bảo ở mức cao nhất tính liên tục, độ tin cậy, năng suất và
chất lượng các dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
Thứ hai là xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiện đại giúp nâng
cao năng suất và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng và mang lại hiệu quả cho công ty
Thứ ba là xây dựng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên đặc biệt là
nhân viên người Việt Nam, trẻ tuổi có năng lực để đáp ứng ngày một tốt hơn sự kỳ vọng và mong muốn của khách hàng.
Cuối cùng là đảm bảo và duy trì sự tín nhiệm và uy tín đối với khách
hàng, đối tác và các nhà đầu tư, bao gồm cả các đối tác Quốc tế và Việt Nam [9, tr. 3].
2.1.2 Không gian làm việc
Trên cơ sở định hướng VHDN như trên, cơng ty đã tiến hành cụ thể hóa việc xây dựng VHDN trên nhiều khía cạnh, trong đó trước hết là xây dựng không gian nơi làm việc. Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh, cũng như do cách bố trí cơ sở vật chất của tòa nhà cho thuê, hiện tại công ty thuê lại tầng 10 và tầng 14 của tòa nhà Detech. Tầng 10 là khu vực lễ tân và phòng họp, nơi sẽ diễn ra các cuộc họp nội bộ cũng như các cuộc họp đối với khách hàng, đồng thời là
nơi đón tiếp các đồn khách đến thăm và làm việc. Tầng 14 là khu vực làm việc