8. Bố cục đề tài:
2.1. Khái quát tình hình tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử địa phương
2.1.3. Tình hình tổ chức khoa học, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử địa phương.
Tổ chức khoa học tài liệu tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng
Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan tới việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu và tổ chức
công cụ tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Việc tổ chức khoa học tài liệu ở các Lưu trữ lịch sử địa phương là không giống nhau, điều này phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố, có thể kể tới: Trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ, trang thiết bị phục vụ cho công việc, các quy trình nghiệp vụ đầy đủ và hiện đại. Nhìn chung, các Lưu trữ lịch sử địa phương thuộc diện khảo sát đều tổ chức khoa học tài liệu tốt, chất lượng hồ sơ được lập tại các nguồn nộp lưu ngày càng được cải thiện, được chỉnh lý và biên mục đầy đủ, được vào hộp, dán nhãn hộp và lên giá đầy đủ. Công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu được quan tâm, chú trọng. Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ được xây dựng đa dạng, từng bước hiện đại hóa theo xu thế phát triển của khoa học công nghệ (bên cạnh các công cụ tra cứu tài liệu truyền thống như: Bộ thẻ, mục lục hồ sơ, các Lưu trữ lịch sử địa phương đã xây dựng cơ sở dữ liệu để tra cứu tài liệu trên máy tính giúp nâng cao khả năng phục vụ người nghiên cứu khi có nhu cầu tìm kiếm tài liệu). Ngồi ra, tại các kho Lưu trữ lịch sử địa phương đều có bản đồ chỉ dẫn để xác định vị trí lưu trữ tài liệu của các phông khác nhau. Trong số các Lưu trữ lịch sử trong địa bàn khảo sát, Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được đánh giá là có cơng tác tổ chức khoa học tài liệu tốt nhất. Như trên đã trình bày, để tổ chức khoa học tài liệu cần nhiều yếu tố, Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đều có những yếu tố này. Tuy nhiên, cũng chính do việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào nhiều yếu tố nên không phải Lưu trữ lịch sự địa phương nào cũng có thể tổ chức tốt nhất. Ví dụ, Lưu trữ lịch sử tỉnh Hưng Yên và Nam Định là hai đơn vị chưa khả năng xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ hiện tại có diện tích hẹp nên khơng có khả năng lưu trữ một lượng lớn tài liệu nếu thực hiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu. Điều này cũng gây ra những hạn chế nhất định trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại các đơn vị này.
Bảo quản tài liệu tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng
- Tình trạng vật lý tài liệu
Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ được bảo quản trong các Lưu trữ lịch sử địa phương phụ thuộc rất nhiều vào thời gian hình thành tài liệu và cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tại Trung tâm. Điều này có nghĩa là những tài liệu được hình thành cách ngày nay càng xa thì tình trạng vật lý tài liệu càng có nguy cơ xuống cấp. Tuy nhiên, do nhiều điều kiện khách quan, chủ quan nên hiện tại trong các Lưu trữ lịch sử
địa phương khơng có q nhiều tài liệu được hình thành thuộc các thời kỳ lịch sử cách quá xa ngày nay.
Ví dụ 1: Trung tâm lưu trữ lịch sử Thành phố Hà nội bảo quản 63 phơng tài liệu,
đa phần tình trạng vật lý tài liệu các phông là khá tốt, điều này do thời gian hình thành tài liệu khơng q xa và cơ sở vật chất được trang bị tại Trung tâm rất hiện đại. Theo khảo sát của chúng tôi trong số 63 phông đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội có một số phơng hình thành từ những thời điểm cách nay khá xa ngày nay và tài liệu đang có dấu hiêu xuống cấp như: Phông Kiến trúc sư trưởng 1923 – 2000; phông Chưởng khế Hà Nội 1923 – 1954; phông UBHC thành phố Hà Nội 1953 – 1976, những phơng này có tình trạng vật lý của tài liệu trong phông là rất kém, tài liệu mờ chữ, giịn – dễ vỡ, thủng và có tình trạng mốc.
Ví dụ 2: Trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định bảo quản 13 phơng tài liệu, trong đó có một phơng mở (phông UBND tỉnh Nam Định từ 1997 – 2003) và 12 phơng đóng. Qua khảo sát thực tế, tình trạng vật lý của tài liệu trong phông mở đang được bảo quản tại lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định là khá tốt, tuy nhiên vật mang tin tài liệu trong các phơng đóng đang trong tình trạng xuống cấp. Dấu hiệu xuống cấp của tài liệu lưu trữ trong các phơng đóng là tình trạng mờ chữ, rách, mủn, khó đọc, hiểu các thông tin trong tài liệu. Trong hai phông được khảo sát kỹ nhất là phông UBHC tỉnh Nam Định (1945 – 1965) và phông Công ty Cá biển Ninh Cơ, hai phơng này có tỷ lệ tài liệu bị xuống cấp rất lớn, điều này được cụ thể qua những hình ảnh sau:
Hình 1: Hình ảnh giá và hộp đựng tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định
Hình 2. Tài liệu trong hồ sơ số 01 – hộp số 01 phông UBHC tỉnh Nam Định (1945 – 1965) có dấu hiệu rách và mờ chữ.
Hình 3. Tài liệu trong hồ sơ số 260 – hộp số23 phông UBHC tỉnh Nam Định (1945 – 1965) có dấu hiệu mờ chữ.
Hình 4. Tài liệu trong hồ sơ số 08 – hộp số 01 phơng Cơng ty cá biển Ninh Cơ có dấu hiệu rách, mủn và mờ chữ.
Do nhiều yếu tố khách quan, chủ quan khiến tài liệu lưu trữ của các Trung tâm Lưu trữ lịch sử địa phương trong giai đoạn kháng chiến chống Pháp – Mỹ (1945 – 1976) không được tốt, nguyên nhân do chất lượng giấy, mực; tần suất khai thác sử dụng; môi trường; đôi khi những nguyên nhân xuất phát từ chính bản thân tài liêu. Hơn nữa, những cơ quan hình thành phơng khơng có cơng tác bảo quản tốt với tài liệu (để tài liệu trong bao, hòm, thùng... tại những nơi ấm ướt, điều kiện không tốt) trước khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử khiến tài liệu bị xuống cấp nhanh chóng.
- Bảo quản thông tin của tài liệu lưu trữ
Bảo quản an tồn thơng tin của tài liệu lưu trữ là một yêu cầu quan trọng trong công tác bảo quản tài liệu, trong số các lưu trữ lịch sử được khảo sát, duy nhất Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội có kho lưu trữ chuyên dụng. Việc phân chia các phòng chức năng trong cơ cấu tổ chức các Lưu trữ lịch sử cũng như các quy định về xác định đối tượng được quyền ra, vào kho lưu trữ cũng như nội quy kho lưu trữ góp phần bảo quản thơng tin trong tài liệu lưu trữ. Ví dụ: Khi chúng tơi vào khảo sát phông Kiến trúc sư trưởng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội, chúng tôi phải để tất cả các thiết bị có tính năng chụp hình ở ngồi theo quy định của Trung tâm. Khi chúng tơi tiến hành số hóa phơng Kiến trúc sư trưởng, chúng tôi được đề nghị không được mang các thiết bị có thể chụp hình, thu phát hay chứa đựng dữ liệu vào phòng làm việc. Các Lưu trữ lịch sử địa phương đã xác định được vai trò quan trọng trong việc bảo quản an tồn thơng tin trong tài liệu lưu trữ. Điều này cũng được thể hiện thông qua việc các Lưu trữ lịch sử địa phương sau khi tiến hành số hóa tài liệu chưa đưa bản số hóa tài liệu ra phục vụ rộng rãi trên mạng internet do lo sợ khả năng những người có ý đồ xấu có thể ăn cắp thông tin trong tài liệu lưu trữ mà các Lưu trữ lịch sử địa phương chưa thể kiểm soát. Tuy nhiên, điều này cũng hạn chế đi rất nhiều lợi ích của việc số hóa tài liệu mang lại.
- Cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản
Cơ sở vật chất, trang thiết bị đóng một vai trị quan trọng trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ lâu dài, tránh được một số tác nhân gây hại trực tiếp tới tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc đầu tư cho các trang thiết bị ở mỗi Trung tâm là không giống nhau. Tại các tỉnh, thành phố có nguồn lực kinh phí lớn, lãnh đạo các cấp quan
tâm, cơng tác lưu trữ ở địa phương đó được chú trọng đầu tư nhiều hơn và ngược lại. Hiện nay, theo báo cáo hàng năm của Sở Nội vụ các tỉnh tính đến thời điểm cuối năm 2015, trên cả nước mới chỉ có khoảng 13/63 tỉnh thành có kho lưu trữ chuyên dụng. Những tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng thường gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện cơng tác lưu trữ, cũng chính vì chưa có kho chun dụng nên việc đầu tư trang thiết bị cũng hạn chế. Trong số các Trung tâm lưu trữ lịch sử được tiến hành khảo sát, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là đơn vị được đầu tư cơ sở hạ tầng tốt nhất.
Kho lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được xây dựng 17 tầng với hiện tích sử dụng là 4.131.84 m2, được bố trí bảo quản tài liệu theo chức năng lưu trữ (khu chỉnh lý, tu bổ, phục chế, khử trùng, phim, ảnh, bản đồ, tài liệu giấy). Trong kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như: giá sắt (8.629 mét với 709 mét giá cố định và 7.920 mét giá compac); máy hút ẩm (16 chiếc); hệ thống điều hóa nhiệt độ trung tâm (01 hệ thống); hệ thống chống đột nhập (01 hệ thống); hệ thống đo nhiệt độ, độ ẩm (01 hệ thống); hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động (01 hệ thống với bình chữa cháy CO2, bọt 58 bình); thiết bị thơng gió (01 chiếc); hệ thống camera quan sát (16 chiếc). Ngồi ra, cịn nhiều trang thiết bị, bàn ghế, máy tính phục vụ khai thác sử dụng.
Tuy nhiên, không phải Trung tâm Lưu trữ lịch sử nào cũng được trang bị, đầu tư lớn như Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội, với những Trung tâm chưa có kho lưu trữ chuyên dụng thì trang thiết bị hạn hẹp hơn rất nhiều, ví dụ:
Hiện nay, kho lưu trữ lịch sử tỉnh Hưng yên tạm thời đặt tại trụ sở Văn phòng UBND tỉnh (Hưng yên chưa có kho lưu trữ chuyên dụng) với tổng diện tích kho tàng là 60 m2, có 36 chiếc giá sắt để tài liệu theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước; có 04 hệ thống giá tay quay tự động, thực hiện chủ chương hiện đại hóa kho tàng; có 01 máy điều hịa 2 chiều; có thiết bị báo cháy tự động; 03 bình cứu hỏa và một số trang thiết bị khác như: bàn, ghế, máy tính, dụng cụ vệ sinh...Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh Nam Định có diện tích 180m2, được trang bị 02 máy điều hòa 1 chiều, 01 máy hút ấm, 03 bình cứu hỏa, 30 chiếc giá sắt cùng hệ thống báo cháy, báo khói, cặp, hộp hồ sơ.
Việc trang bị, đầu tư cơ sở vật chất ở các Trung tâm, kho Lưu trữ lịch sử địa phương là khác nhau. Điều này phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng nhất là nhận thức và sự quan tâm tới công tác lưu trữ của lãnh đạo các cấp chính quyền ở địa phương.
Cơng tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
- Hiện nay, tại các Trung tâm lưu trữ lịch sử thường áp dụng một số hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: phịng đọc, xác nhận thơng tin, chứng thực tài liệu, công bố, triển lãm, phục vụ thông tin chuyên đề, khai thác thông tin tài liệu qua Website của Chi cục Văn thư – lưu trữ.
- Các cơng cụ tra tìm và quản lý tài liệu lưu trữ: Mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu.
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng: số lượt người khai thác sử dụng tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử tỉnh là khác nhau và chênh lệch với nhau rất lớn. Ví dụ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hưng Yên phục vụ 30 lượt độc giả mỗi năm (trung bình trong ba năm 2012, 2013, 2014). Trong khi đó, Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội phục vụ 656 lượt người khai thác sử dụng tài liệu với 3.777 hồ sơ (trung bình trong ba năm 2012, 2013, 2014). Phòng đọc Lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định phục vụ trung bình 90 lượt độc giả mỗi năm (trung bình trong hai năm 2014, 2015). Phơng tài liệu lưu trữ có số lượt yêu cầu khai thác sử dụng nhiều nhất là phông UBND tỉnh, thành phố (trong năm 2016, tính tới ngày 17/6/2016 tại Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội có 15 lượt yêu cầu khai thác hồ sơ tại chỗ với 849 hồ sơ, trong đó có 6 yêu cầu với 760 hồ sơ của phông UBND thành phố Hà Nội và 4 lượt yêu cầu với 57 hồ sơ của phông UBND tỉnh Hà Sơn Bình). Việc các Trung tâm lưu trữ có số lượt khai thác sử tài liệu nhiều hay ít đơi khi khơng hồn tồn do thái độ phục vụ của cán bộ lưu trữ không tốt hoặc cơ sở vật chất phục vụ khai thác khơng đầy đủ mà chính là sự nghèo nàn của tài liệu, đơn điệu trong hình thức phục vụ và cơng tác quảng bá chưa rộng rãi trong việc đưa tài liệu đến gần hơn với người có nhu cầu khai thác, sử dụng.
2.2. Thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lƣu trữ tại các Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng